미국에서는 의료, 도로 유지 관리, 교육 등의 공공 서비스가 주 정부에서 제공됩니다. 주 정부는 서비스 선택, 규정 준수, 수령 및 조정, 마지막으로 지불을 포함하는 4단계 조달-지불 프로세스를 통해 이러한 서비스를 제공합니다. 이 프로세스가 올바르게 수행되면 정부 기관은 정부 지출을 늘리지 않고도 공공 서비스의 품질과 가용성을 향상할 수 있습니다.
2020년, 미국 최대의 주 정부 중 하나가 새로운 프로세스 분석 솔루션을 찾고 있었습니다. 주 정부는 조달 프로세스에 두 번째 관리 시스템을 통합했는데, 이를 위해서는 SAP SRM과 SAP ECC의 두 시스템이 실시간으로 데이터를 교환해야 했습니다.
SAP SRM 시스템은 구매 계약서, 장바구니 및 구매 주문서를 생성합니다. 그런 다음 이러한 구매 주문서는 SAP ECC 시스템으로 복제되어 구매 주문서 최종 승인 및 송장 발행과 같은 회계 업무를 관리합니다.
서로 다른 시스템과 프로세스 활동 간에 데이터 전송이 발생했기 때문에 기존의 비즈니스 인텔리전스는 데이터의 비효율성을 올바르게 검사하지 못했습니다. 수집된 데이터를 분석할 방법이 없었기 때문에 주 정부는 새로 통합된 SAP SRM 시스템의 영향을 모니터링하거나 조달 프로세스 중 편차를 감지할 수 없었고, 이로 인해 비용이 많이 드는 문제가 발생했습니다.
주 정부는 비용이 많이 드는 프로세스 문제를 식별하고 해결할 수 있는 프로세스 마이닝 솔루션을 구현하고자 IBM에 의뢰했습니다.
리드 타임 단축
송금 작업 완료 후 프로세스 리드 타임이 5일에서 15시간 으로 단축되었습니다.
비용 절감
송장 처리 순서를 수정한 후 매버릭 수수료 미화 140만 달러 절감
프로세스 마이닝은 워크플로우를 더 잘 이해하고 병목 현상을 발견하며 프로세스 관리에 대한 실행 가능한 인사이트를 얻기 위해 시스템 프로세스에 특수 데이터 마이닝 알고리즘을 적용하는 기술입니다.
IBM은 비즈니스 프로세스를 자동으로 검색, 모니터링, 최적화하여 운영 효율성을 달성하는 소프트웨어 솔루션인 IBM® Process Mining 툴을 개발했습니다. 프로세스 마이닝 솔루션은 IBM Cloud Pak for Business Automation을 포함한 모든 IBM Cloud Pak® for Automation 제품에 기본 기능으로 포함되어 있습니다.
주 정부에서는 IBM Process Mining을 사용하여 현재 워크플로우를 계획하고 SAP SRM 시스템 통합 진행 상황을 추적했습니다. 소프트웨어의 검색 툴을 사용하여 두 관리 시스템의 데이터를 최적화하여 포괄적인 단일 프로세스 모델을 만들었습니다. 엔드투엔드 프로세스가 계획됨에 따라 주 정부에서는 모든 프로세스 활동을 모니터링하고 특정 기관의 성과를 검토할 수 있었습니다.
이 프로세스 분석을 통해 몇 가지 중요한 기회 영역이 밝혀졌습니다.
첫째, 주 정부에서는 구매 주문 데이터가 즉시 SAP ECC로 전송될 것으로 예상했습니다. IBM Process Mining은 대부분의 경우 기관이 데이터 전송을 완료하는 데 약 7일이 걸린다는 사실을 발견했습니다. 이러한 지연으로 인해 프로세스 리드 타임이 길어지고 주 정부가 새로운 공공 서비스를 제공하지 못하게 되었습니다.
다음으로, 주 정부에서는 일부 기관이 구매 주문 활동 중에 역방향 데이터 전송 흐름을 생성했다는 사실을 알게 되었습니다. A 부서의 경우 구매 주문의 70%를 SAP ECC에서 직접 생성한 다음 SAP SRM에 복제했으며, B 부서는 구매 주문의 100%를 같은 방식으로 수행했습니다. 후자는 예상치 못한 데이터 전송 흐름으로 인해 프로세스 편차, 리드 타임 연장 및 규정 준수 문제를 야기했습니다.
마지막으로 주 정부에서는 두 기관이 송장 단계를 잘못된 순서로 완료하고 있음을 발견했습니다. 송장 지불을 위한 올바른 프로세스는 송장 등록, 송장 지급금 전송 및 송장 승인입니다.
C 부서에서 지급금 송금 활동을 수행하지 않았습니다. 이 기관은 또한 송장을 등록하기 전에 송장을 승인했는데, 이는 주에서 6천만 달러 이상의 지출에 대해 120만 달러의 비용이 드는 프로세스 편차였습니다. 결제 승인 전에 송장을 등록했을 때, 이 프로세스로 덕분에 이러한 지출이 크게 감소했습니다.
D 부서는 청구서 지급금을 전송하고 청구서를 등록한 다음 승인했습니다. 프로세스를 순서대로 수행하지 않으면 주 정부는 1,000만 달러 지출에 대해 20만 달러를 추가로 지출하게 됩니다. 프로세스가 올바른 순서로 완료되면 주 정부에서는 규정 위반 및 관련 수수료를 피할 수 있었습니다.
IBM Process Mining을 통해 주 정부는 엔드투엔드 조달 프로세스에 대한 복잡한 시각을 확보할 수 있었습니다. 이 새로운 수준의 가시성은 주 정부가 프로세스 격차를 근절하고 시스템 간의 프로세스 활동을 관리 및 모니터링하며 모든 기관이 따를 수 있는 성공적인 거버넌스 구조를 개발하는 데 도움이 되었습니다.
또한 주 정부는 사용자 지정 대시보드를 활용하여 기관 통계를 시각적으로 확인하고 여러 부서의 프로세스 변형을 비교합니다. IBM Process Mining 대시보드는 다음을 제공합니다.
- 특정 활동으로 드릴다운하여 각 프로세스 활동의 성과를 시간(기간 및 전환), 재작업, 비용 및 KPI 정렬 측면에서 보여주는 성과 보기입니다. 주 정부는 성과 보기를 사용하여 두 시스템 간의 데이터 전송 시간을 분석했는데, 이는 기존 비즈니스 인텔리전스가 수행할 수 없었던 분석이었습니다.
- 경로 분석은 소프트웨어의 케이스 변형 기능을 사용하여 활동 간에 가장 빈번한 경로를 정확히 찾아냅니다.
- 적합성 검사는 실행 중인 프로세스의 실제 동작과 프로세스의 예상 동작을 비교하여 프로세스 경로 편차로 인한 시간 및 비용 영향을 식별합니다.
주 정부는 IBM Process Mining 대시보드의 상세한 분석을 통해 새로운 SAP SRM 시스템이 프로세스 리드 타임, 변형 탐지 및 변경 관리를 위한 프로세스 격차에 미치는 영향을 완벽하게 분석할 수 있습니다.
이러한 데이터 기반 인사이트를 손쉽게 활용할 수 있게 된 주 정부는 마침내 조달 프로세스를 개선하여 시민들에게 더 빠르고 비용 효율적인 서비스를 제공할 수 있는 힘을 갖게 되었습니다.
이 미국 주 정부는 시민의 성공과 복지에 기여하는 공공 서비스를 관리할 책임이 있습니다. 주 정부에서는 IBM Process Mining을 사용하여 지출을 늘리지 않고도 더 많은 공공 서비스를 제공합니다.
*이사례 연구에 소개된 고객은 2021년 8월 1일에 IBM으로 사업을 시작한 myInvenio와 처음에 계약을 맺었습니다. 이 사례 연구의 myInvenio 제품인 myInvenio Process Mining은 현재 IBM Process Mining으로 알려져 있습니다.
법률
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2022년 3월 미국에서 제작.
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