빠르게 성장하는 Sol Caribbean, Ltd.에 있어 비즈니스 민첩성은 중요한 요소입니다. 이 석유 회사는 2005년에 설립된 이후 가파른 성장세를 이어가고 있습니다. 현재 수십억 달러의 가치를 지닌 이 회사는 소매 자동차, 항공, 해양 및 트럭 운송 업계 등에 연료, 액체 석유 및 윤활유를 공급하며 카리브해 유역 23개국에서 사업을 운영하고 있습니다.
Sol Caribbean은 복잡하고 다양한 조직 구조에서 자본 지출(CapEx) 프로세스를 조정하고 자동화하기 위해 IBM Cloud Pak for Business Automation을 사용합니다. 이러한 조정 작업은 결코 쉽지 않습니다. 이 회사는 여러 국가와 사업체에 걸쳐 매년 약 1,000개의 프로젝트를 시작합니다. 새 주유소 건설부터 사무용 컴퓨터 구입까지, 프로젝트 범위도 매우 다양합니다.
2017년 IBM과 협력하기 전에는 회사의 자본 지출 프로세스가 민첩하지 못했습니다. "당시에는 전체 프로세스가 이메일을 통해 이루어졌습니다."라고 Sol Caribbean의 지역 운영 관리자 후안 로페즈(Juan Lopez)가 이야기합니다. “중앙 저장소도 없었고, 프로젝트 문서를 추적할 방법도 없었으며, 워크플로우도 없었고, 모든 이해관계자가 프로젝트를 승인했을 때 승인 스탬프도 없었습니다.”
"따라서 감사가 시작되었을 때 각 프로젝트에 대한 지원 문서를 찾기가 어려웠습니다. "저희는 자산이 많기 때문에 투자를 더 잘 통제하고 싶었습니다. 승인 과정부터 완료까지 프로젝트의 상대적인 성공 여부, 즉 비용이 얼마나 지출되었는지, 어떤 비즈니스가 창출되었는지, 수익이 좋았는지 나빴는지 등을 검토할 방법이 없었죠."
이 회사는 자본 지출 프로세스를 더 잘 관리하고, 프로젝트를 추적 및 감사하고, 부정행위 위험을 최소화하는 데 도움이 되는 기술 솔루션이 필요했습니다.
광범위한 프로세스 자동화
23개국에서 연간 1,000개의 프로젝트에 대한 자본 지출 프로세스 자동화
간소화된 워크플로
주요 프로젝트 승인 시간을 몇 주에서 1주 이하로 간소화
Sol Caribbean은 IBM 비즈니스 파트너인 LPA Corporate Solutions(LPA)와 협력하여 어떤 클라우드 또는 IT 환경에서든 Red Hat OpenShift에 배포할 수 있는 IBM Cloud Pak for Business Automation에 기반한 자동화 플랫폼을 구축했습니다. Sol Caribbean 경영진은 선정 과정에서 제시된 프로토타입 LPA를 살펴본 후 이 솔루션을 선택했습니다. "비즈니스 프로세스 관리, 문서 관리, 콘텐츠 관리, 자동화된 워크플로우 등, 저희에게 필요한 모든 사항을 다루었습니다."라고 로페즈는 말합니다.
바베이도스에 위치한 온프레미스 가상화 서버에 구축된 중앙 집중식 플랫폼은 회사의 투자 프로세스를 완전히 자동화합니다.
- 프로젝트를 시작하려면 권한이 있는 사용자(주로 해당 국가 담당 관리자)가 IBM 솔루션의 웹 기반 인터페이스를 통해 플랫폼에 로그인하여 온라인 신청서를 작성하고, 필수 증빙 서류를 제출하여 프로젝트 관련 콘텐츠의 중앙 저장소에 저장하면 됩니다. 이 저장소는 IBM Cloud Pak for Business Automation 솔루션의 콘텐츠 관리 구성 요소로서, 권한 없는 사용자에게 기밀 문서가 노출되지 않도록 강력한 보안 스키마를 사용하여 보호합니다.
- IBM Cloud Pak for Business Automation 솔루션의 Business Automation Workflow 구성 요소에 포함된 규칙 기반 엔진은 예산 한도, 비즈니스 부문 및 제출 국가에 기반한 승인 매트릭스를 사용하여 프로젝트 요청을 적절한 검토자에게 자동으로 할당하고 라우팅합니다. 검토자는 프로젝트를 승인 또는 거부하고, 해당 결정에 대한 근거를 제출합니다.
- 그런 다음 시스템은 승인부터 프로젝트 완료까지 자본 지출 프로젝트의 모든 단계를 추적하고 프로젝트 실행 중 또는 완료 후 언제든지 프로젝트의 상태에 대한 보고서를 생성할 수 있습니다. 또한 시스템은 예산이 동기화되고 계획대로 진행되도록 회계 시스템과의 협업 프로세스에 통합됩니다.
2019년 플랫폼이 구현된 이후, 2019년 1월 Sol Caribbean을 인수한 캐나다 최대 연료 및 석유 제품 공급 업체 중 하나인 Parkland Fuel Corporation의 긍정적인 반응으로 그 약속을 이행하고 있습니다. “저희는 Parkland에 시스템의 가치를 입증할 수 있었습니다.”라고 로페즈가 설명합니다. "Parkland의 이해관계자들은 이를 다양한 관점에서 바라보고 지지해주었어요.."
가장 중요한 점은, 이 솔루션이 Sol Caribbea에게 중요한 프로세스 개선을 제공했다는 점입니다. 중앙 집중식 저장소를 통해 사용자가 언제 어디서나 프로젝트 문서에 액세스할 수 있으므로 처리 시간을 단축하면서 규정을 준수할 수 있습니다. 로페즈는 “규정 준수 측면에서 훨씬 더 효과적으로 제어할 수 있습니다.”라고 말합니다. “모든 프로젝트에 관련된 문서를 보유하고 있으니 어떤 감사에서든 입증할 자료를 제출할 수 있죠. 자본 지출 승인 프로세스가 간소화되어 프로젝트 승인에 걸리는 시간도 단축됩니다. 어떤 작업을 누가 수행해야 하는지를 모두가 알고 있으니 프로젝트 승인에 걸리는 시간이 줄어듭니다.
"저희는 이제 프로젝트 기간을 추적할 수 있는 도구를 갖게 되었고, 이는 지속적인 개선에 도움이 됩니다. 그리고 예산에 맞춰 진행 중이거나 기한 내에 완료된 프로젝트의 비율과 같은 KPI를 추적할 수 있는 정보를 생성하기 시작했습니다."
또 다른 이점은 사기 예방입니다. LPA의 상무이사인 엘레나 헨켈-다코스타(Elena Henckel-DaCosta)는 “ERP 투자 도구를 기준으로 조달을 측정할 수 있도록 견제와 균형이 이루어지고 있습니다.”라고 말합니다. "이러한 기능은 사기 가능성을 최소화하는 데 도움이 됩니다."
또한 플랫폼의 규칙 엔진을 통해 더 빠른 의사 결정을 내릴 수 있습니다. IBM Cloud Pak for Automation 솔루션은 프로젝트 결재를 위한 중요한 중간 점검 시점과 마감일을 포함하도록 구성되어 있습니다. 검토자가 마감일을 놓치면 최종 승인자에게 플랫폼에서 자동으로 알림이 전송됩니다. "과거에는 복잡한 프로젝트에 관해 몇 주 동안 머리를 맞대고 의사 결정 합의에 도달하기 위해 노력했습니다."라고 로페즈는 말합니다. "이제 프로젝트가 시작되면 플랫폼에서 자동으로 타임라인이 할당되므로 관련자들은 주어진 기간 내에 피드백을 제공하면 됩니다. 말 그대로 의사 결정이 더 빨라져야 합니다. 대부분의 승인은 일주일 안에 완료됩니다."
LPA에 따르면, 향후 권장 사항에는 로보틱 프로세스 자동화(RPA)를 사용하여 플랫폼을 Sol Caribbean의 ERP 시스템과 통합하는 것이 포함될 수 있습니다. 앞으로 탐구해야 할 또 다른 영역은 AI를 사용해 통계 및 시장 분석을 개선하는 것입니다.
그때까지 Sol Caribbean은 현재 플랫폼의 장점을 누리고 있습니다. “이 솔루션이 저희의 투자 프로세스 관리를 보완해 주므로 매우 만족합니다.”라고 로페즈는 말합니다. 모든 IT 구현은 어렵습니다. 변경 관리도 어렵죠. 많은 노력과 헌신이 필요했지만 지금은 시스템이 잘 작동하는 단계에 이르렀습니다."
2005년에 설립된 Sol Caribbean (ibm.com 외부 링크)는 23개국에서 사업을 운영하며 카리브해 유역 전역에 석유 제품을 공급하고 있습니다. 바베이도스 브리지타운에 본사를 둔 이 회사는 주유소 네트워크를 통해 해운, 항공, 트럭 운송, 광업 및 고급 보트 업계의 상업 고객에게 연료, 윤활유 및 액화석유가스를 유통합니다. 이 회사는 2019년 초에 캐나다 최대의 독립 연료 및 석유 제품 공급업체인 Parkland Corporation에 인수되었습니다.
1996년에 설립된 IBM 비즈니스 파트너 LPA(ibm.com 외부 링크)는 비즈니스 프로세스 관리, 사례 관리, 엔터프라이즈 콘텐츠 관리, 로보틱 프로세스 자동화(RPA), 지능형 자동화, AI, 웹 애플리케이션 및 포털 개발, 전자상거래 개발 등 디지털 혁신 솔루션의 생산 및 통합을 전담하는 국제적인 입지와 리더십을 갖춘 기업 그룹입니다. 이 솔루션은 200개 이상의 고객사가 자산과 문서를 지능적으로 관리하고 중요한 조직 프로세스를 최적화하여 경쟁 우위를 확보할 수 있도록 지원합니다. LPA는 아르헨티나, 칠레, 페루, 에콰도르, 콜롬비아, 바베이도스에 지사를 두고 있습니다.
법률
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2021년 5월 미국에서 제작.
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