공공 건물은 우리 사회에서 다양한 역할을 하는 경우가 많습니다. 주요 역사적 사건의 현장으로서 문화 유산의 중요한 부분이며 건축학적 중요성도 지니고 있어 방문객과 관광객으로부터 많은 관심을 끌고 있습니다. 동시에 이러한 건물 중 상당수는 관저, 정부 청사, 시청, 박물관, 도서관 및 기타 공공 편의 시설로서 여전히 일상 생활에서 중요한 역할을 하기도 합니다.
이 이야기는 거대한 세계적 관광 명소이자 2,500명 이상의 사람들의 일터이기도 한 매우 상징적인 건물에 관한 것입니다. 중세 시대에 처음 건축되어 150년 전에 마지막으로 재건된 이 유적지는 항상 유지 관리가 어려웠습니다. 주요 공사는 짧은 휴가 기간에만 완료할 수 있어 비용이 많이 들고 개조 범위가 제한되었습니다.
결과적으로 난방, 환기, 전기 시스템, 지붕, 창문, 석조물 등 건물의 거의 모든 측면을 개조해야 합니다. 건강과 안전의 관점에서 석면을 제거하고 화재 안전 시스템을 현대화해야 합니다. 장애인 접근 및 비상 대피 절차도 우려 사항입니다. 건물이 이러한 요구 사항에 맞게 설계되지 않았기 때문입니다.
2019년 10월, 해당 사이트를 담당하는 공공 기관은 조치를 취하기로 결정했습니다. 이 회사는 건물을 종합적으로 개조하고 유지 관리를 더 쉽고 비용 효율적으로 수행할 수 있는 조치를 취하는 독립 조직을 설립했습니다. 이 새로운 조직은 범위, 예산, 일정을 관리하는 스폰서 기관과 작업을 감독하고 완료하는 전달 기관으로 구성된 2계층 조직으로 구성되었습니다.
새로운 조직은 신속하게 움직이는 것이 중요했습니다. 처음 발표 후 6개월 이내에 복구 프로그램 공급업체의 온보딩, 관리 및 지불을 담당하게 될 것이기 때문입니다. 또한 25명으로 구성된 초기 스켈레톤 스태프에서 본격적인 프로그램으로 확장되면서 자체 내부 팀을 빠르게 늘려야 했습니다.
이 조직은 완전히 독립된 기관으로 설립되었기 때문에 기존의 공공 부문 IT 인프라를 공유하는 것은 불가능했습니다. 이에 따라 재무, 구매/조달, HR 및 채용 관련 요구 사항을 충족하고 복구 프로그램이 확장됨에 따라 유연하게 진화할 수 있는 솔루션을 찾는 데 약 3개월의 시간이 주어졌습니다.
더 빠른 제공
단 3개월 만에 모범 사례를 기반으로 완전한 기능을 갖춘 솔루션 제공
적시 구현
코로나 위기 상황에서 60% 원격 작업 모델로 전환하여 적시 구현 보장
시간이 촉박했기 때문에 조직은 기본에 집중하기로 결정했습니다. 첫날에는 꼭 필요한 기능을 제공하는 견고한 기반을 구축한 다음, 더 많은 직원과 공급업체가 합류하면서 기능을 확장해 나가기로 했습니다.
완전한 IT 인프라를 처음부터 구축할 시간이 없다는 것을 인지하고 현대적이고 미래 지향적인 기술을 수용하고자 했던 이 조직은 서비스형 소프트웨어(SaaS) 솔루션을 도입하기로 결정했습니다. 즉시 사용할 수 있는 합리적인 업계 표준 프로세스를 갖춘 플랫폼이 필요했습니다. 또한 플랫폼이 클라우드에서 실행되어야 프로그램 관리 팀이 기본 소프트웨어와 인프라에 대한 걱정 없이 비즈니스 프로세스를 설계하는 데 집중할 수 있고 최첨단 데이터 보안을 제공할 수 있기 때문에 클라우드에서의 실행 가능 여부가 중요했습니다.
옵션을 조사한 후 조직은 Oracle Cloud Applications 제품군을 기본 플랫폼으로 선택했습니다. Oracle을 통해 조직의 의사 결정자는 초기 소규모 솔루션에서 계획된 미래 상태로 확장하기 위한 명확한 로드맵을 볼 수 있었고 확장 가능하고 모듈화된 방식으로 성장하는 방법을 이해할 수 있었습니다. 또한 Oracle이 다른 공공 부문 기관들 사이에서 이미 큰 입지를 확보하고 있다는 점도 Oracle이 올바른 솔루션이라는 확신을 갖게 했습니다.
다음으로, 이 조직은 시간 제약이 심한 상황에서 Oracle Cloud 솔루션을 제공한 경험이 있는 구축 파트너를 찾고자 했습니다. Oracle은 최근 같은 국가의 다른 공공 부문 기관을 위해 매우 유사한 프로젝트를 완료한 적이 있는 IBM® Services를 추천했습니다.
이 조직은 요구 사항을 이해하고 최소 기능 제품(MVP)을 정의하는 데 도움을 준 IBM의 접근 방식에 깊은 인상을 받았습니다. IBM® Design Thinking 접근 방식은 범위에 집중하고 MVP에 반드시 포함되어야 하는 핵심 기능과 조직이 프로젝트 후반 단계에서 제공할 수 있는 향상된 기능을 구별함으로써 프로젝트를 순조롭게 진행하는 데 도움이 되었습니다.
예를 들어, 공급업체 온보딩은 조직이 건물 작업을 위해 다수의 계약자를 관리하기 시작하게 되면 조직에 가장 중요한 프로세스 중 하나가 될 것입니다. 그러나 첫날 회사는 다수의 기존 계약 및 구매 주문에 대한 책임을 맡았기 때문에 상대적으로 적은 수의 공급업체만 온보딩하면 되었습니다.
따라서 팀은 첫 번째 공급업체 집합에 대한 온보딩 프로세스를 수동으로 처리하기로 결정하여 초기 Oracle 구현을 위한 보다 긴급한 우선순위에 집중할 시간을 확보했습니다. 이 초기 온보딩 프로세스를 수동으로 실행하면 직원이 데이터를 정리하고 요구 사항을 더 깊이 이해할 수 있어 프로젝트의 다음 단계에서 더욱 강력한 자동화된 프로세스를 구축하는 데 도움이 됩니다.
IBM으로부터 배운 주요 교훈 중 하나는 MVP 접근 방식과 표준화의 이점을 조직의 이해관계자에게 전달하는 방법이었습니다. 설계 스프린트 동안 IBM과 고객사 팀은 IBM® Blueworks Live를 사용하여 Oracle 프로세스를 구상하고 임베드함으로써 모두가 정확히 어떻게 작동하는지 확인할 수 있도록 했습니다. 이를 통해 사람들은 프로세스의 작동 방식에 대한 선입견을 고수하는 대신 더욱 표준화된 모범 사례 작업 방식을 수용할 수 있었습니다.
MVP 설계가 완료된 후 팀은 Oracle Cloud Application의 빌드 및 테스트를 계획하고 실행하여 기간 내에 제공할 수 있도록 했습니다. 팀은 가능한 한 기본 제공 기능을 사용했기 때문에 대부분의 비즈니스 로직은 이미 Oracle에서 철저한 테스트를 거쳤으며, 따라서 테스트 작업은 주로 대량의 트랜잭션이나 높은 수준의 리스크가 예상되는 영역에 집중할 수 있었습니다. 이를 통해 품질 저하 없이 테스트 프로세스를 사용 가능한 시간에 맞출 수 있었습니다.
코로나19 팬데믹으로 인해 프로젝트의 60% 이상이 원격으로 전달되어야 했지만 팀은 마감일을 준수했습니다. HR, 조달 및 채용 모듈은 3개월도 채 안 되어 가동되었고, 한 달 후에는 재무 모듈이 가동되었습니다. 모든 컷오버 이벤트는 성공적이었고 신입 사원이 조직에 합류하자마자 생산적으로 업무를 시작할 수 있도록 시스템이 적시에 온라인 상태가 되었습니다.
Oracle Cloud Applications를 구축함으로써 조직은 이제 팀을 확장하고 수십 개의 중요한 리노베이션 프로젝트의 설계 및 납품을 지원하는 공급업체를 온보딩하기 시작하면서 일상적인 비즈니스를 관리하는 데 필요한 도구를 갖추게 되었습니다.
재무, 구매/조달, HR 및 채용을 위한 업계 표준 솔루션을 도입함으로써 이 조직은 명확하고 체계적으로 문서화된 단일 비즈니스 프로세스를 갖추게 되어 앞으로 성장함에 따라 스마트한 운영과 효율성 그리고 확장성을 유지할 수 있게 되었습니다. 한편, 기본 Oracle Cloud 플랫폼은 규제 요건에 부합하고 더욱 풍부한 기능을 제공하도록 진화하여 조직이 IT 인프라가 아니라 비즈니스 차원의 문제에 집중할 수 있도록 지원합니다.
이 솔루션은 공적 자금을 투자하는 조직의 중요한 우선 순위인 강력한 거버넌스와 완전한 투명성을 가능하게 합니다. Oracle Cloud Applications의 표준화된 보고서는 조직의 후원 기관 및 납품 기관이 자금이 어디에 지출되는지 파악하고 계약, 요청 및 구매 주문에 대한 해설 및 분석을 구축하는 데 도움이 됩니다. 또한 재무 및 운영 결정을 쉽게 감사할 수 있어 완전한 책임을 제공합니다.
이 조직은 업무가 증가함에 따라 기업 수준에서 연간 관리 총액을 보고하고, 프로그램을 위해 과대 지출 또는 과소 지출되는 영역을 파악할 수 있게 됩니다. 또한 공급망을 분석하고 올바른 승인이 이루어지도록 하며 공급업체가 적시에 공정하고 정확하게 대금을 받는지 확인할 수 있습니다.
이 조직은 궁극적으로 정부와 납세자 모두에 대해 수행할 책임이 있기 때문에 복원 프로그램에 지출한 모든 비용을 계산할 수 있는 것이 중요합니다. IBM과 Oracle의 지원을 바탕으로 이 조직은 세계에서 가장 상징적인 공공 건물 중 하나를 현대적 표준에 맞게 복원하는 과정에서 해당 프로그램이 효율적으로 관리되고 있으며 공공 자금을 활용해 최고의 가치를 제공한다는 점에 대해 대중의 신뢰를 유지할 수 있을 것으로 확신하고 있습니다.
각주
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2021년 3월 미국에서 제작.
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