코로나19 팬데믹으로 인해 많은 기업의 업무가 둔화되었습니다. 예를 들어, 소매 판매, 여행 및 스포츠 행사는 모두 큰 침체를 겪었습니다. 하지만 바이러스에 대한 전 세계적인 대응은 혁신을 불러일으켰고, 많은 조직이 직원들의 안전과 건강을 최대한 지키면서 가장 중요한 업무를 처리할 수 있는 새로운 방법을 개발하도록 영감을 주었습니다.
Kuwait National Petroleum Company(KNPC)의 자동화 여정은 이러한 현상을 잘 보여줍니다. 팬데믹이 발생하기 약 1년 전부터 KNPC의 IT 팀은 IBM Cloud Pak for Business Automation 기술 기반 소프트웨어를 사용하여 중요한 부서 간 커뮤니케이션의 흐름을 디지털화하고 자동화하기 위한 노력을 시작했습니다. 이들은 4개 부서의 프로세스 자동화를 미세 조정하고 있었고, 팬데믹으로 모든 것이 바뀌었을 때 다른 부서도 참여할 수 있도록 준비하고 있었습니다.
갑자기 물리적 문서를 공유하여 조직 내 이해 관계자에게 전달하는 것이 잠재적으로 위험한 프로세스로 인식되었습니다. 추가 부서의 프로세스를 디지털화하기 위해 한 번에 하나씩 일을 처리하는 작업 방식은 더 이상 용납되지 않았습니다. 중요한 비즈니스 문서를 원활하게 진행하려면 디지털화 및 자동화 솔루션 프로젝트 책임자인 Anfal Al Rashed가 이끄는 IT 부서는 구현 속도를 높이고 가능한 한 빨리 회사 전체를 참여시켜야 했습니다.
주기 시간 단축
메모 주기를 5일에서 3시간 미만으로 단축
절약
솔루션을 통해 607,740장 이상의 종이 절약
2019년 KNPC는 IBM 비즈니스 파트너인 Ebla Computer Consultancy Company에서 개발한 비즈니스 애플리케이션인 Easy Memo를 사용하기 시작했습니다. Easy Memo를 사용하면 기업이 전자 메모 또는 서신을 작성, 검토, 승인 및 배포할 수 있습니다. Easy Memo는 IBM Cloud Pak for Business Automation의 콘텐츠 관리 기능을 사용하여 KNPC의 업무상 중요한 메모와 서신을 안전하게 저장합니다.
또한 이 솔루션을 통해 KNPC는 쿠웨이트 법원에서 정한 요건을 준수하는 방식으로 문서에 디지털 서명을 하고, KNPC의 고유한 분류 체계에 따라 문서를 분류하고, 검토 및 승인 프로세스를 거치는 동안 문서를 추적할 수 있습니다. 또한 KNPC는 Easy Memo를 사용해 전자 메모에 같은 방식으로 응답하고 메모에 첨부 파일을 포함하고 전체 콘텐츠 검색을 수행할 수 있습니다.
팬데믹이 시작되었을 때 Easy Memo 애플리케이션을 처음 도입한 KNPC의 4개 부서의 직원들은 새로운 워크플로에 막 익숙해지고 있었습니다. Al Rashed와 IT 부서는 조직 전체에 디지털 솔루션이 필요하다는 사실을 분명히 알고 있었지만, KNPC의 다른 29개 부서로부터 동의를 얻는 것은 완전히 새로운 과제였습니다.
다행히도 Al Rashed와 IT 부서는 무엇을 해야 할지 잘 알고 있었습니다. “우리는 IT 관리자에게 디지털 서명된 전자 메모를 모든 부서 관리자에게 보내도록 요청했습니다. 각 부서에서 Easy Memo 사용을 요청하면서 연쇄 반응이 시작되었습니다.”라고 Al Rashed는 말합니다.
그 후 팀은 매달 2~4개의 새로운 부서를 플랫폼에 추가했습니다. "이를 위한 별도의 교육 세션도 필요하지 않았습니다. 짧은 인식 세션만으로도 직원들은 이것이 무엇인지, 어떻게 사용하는지 파악할 수 있었습니다.”라고 Al Rashed는 말합니다.
2020년 12월에는 KNPC의 33개 부서 모두에서 메모와 서신을 공유, 편집, 서명, 저장하는 데 Easy Memo를 사용했습니다. 여기에는 168개 부서와 약 5,000명의 직원이 포함됩니다. KNPC는 총 26개의 핵심 비즈니스 프로세스를 자동화했습니다.
새로운 솔루션의 이점은 빠르고 놀랍습니다. 우선, 중요한 서신을 준비하는 데 걸리는 평균 주기가 5일에서 3시간으로 단축되었습니다. 조직에는 더 이상 택배나 종이 보관소가 필요하지 않으며, 종이와 잉크 사용량이 상당히 줄어들어 지금까지 약 80그루의 나무와 303개의 잉크 카트리지를 절약했습니다.
이제 변경하기가 더 쉬워졌으며 여러 번의 편집을 거친 문서도 프로세스를 빠르게 진행할 수 있습니다. 또한 이 솔루션을 사용하면 직원들이 회사를 이동하면서 메모의 진행 상황을 추적할 수 있기 때문에 병목 현상을 쉽게 파악하고 제거할 수 있습니다.
또한 파일당 약 6 쿠웨이트 디나르씩 소요되던 실물 문서 제출과 관련된 인건비도 사라졌고, 잘못 제출된 문서를 찾고(37 쿠웨이트 디나르) 분실된 문서를 재생성하는 데 드는 비용(68 쿠웨이트 디나르)도 사라졌습니다. 평균적으로 Easy Memo는 이전과 비교했을 때 KNPC 직원들이 내부 서신에 소요하는 시간을 약 75% 줄여줍니다.
이제 IT 부서는 IBM과 Easy Memo가 프로세스를 더욱 간소화할 수 있는 방법을 모색하고 있습니다. "우리는 Watson 기반의 음성 인식을 검토하고 있으며, 지루한 작업을 없앨 수 있는 로보틱 프로세스 자동화(RPA)를 사용하는 데에도 관심이 많습니다."라고 Al Rashed는 결론을 내립니다.
1960년에 설립된 KNPC(ibm.com 외부 링크)는 쿠웨이트 시장에서 원유 정제와 모든 석유 제품의 판매 및 유통을 담당합니다. 이 회사는 하루 총 정제 용량이 80만 배럴인 정유소 2곳을 운영하고 있으며 이동식 주유소 3곳을 포함하여 63개의 주유소를 운영하고 있으며 향후 5년 내에 82개 주유소를 추가로 시운전할 계획입니다. KNPC는 다양한 국적의 약 6,000명의 직원을 보유하고 있습니다.
EBLA(ibm.com 외부 링크)는 중동에서 가장 큰 전문 관리형 IT 기업 중 하나이자 아랍 걸프 지역의 선도적인 시스템 통합 기업으로 꼽힙니다. 1993년에 설립된 EBLA는 쿠웨이트와 카타르에 사무소를 두고 있습니다. 250명의 직원은 다양한 엔터프라이즈 솔루션을 판매하고 지원하는 데 주력하고 있습니다.
법률
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2021년 11월 미국에서 제작
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