Fleet Hire Services는 임대하는 각 차량에 대해 임대 계약서, 청구서부터 수리 기록에 이르기까지 수많은 정보를 관리해야 합니다. 이 콘텐츠를 더 효율적으로 활용할 수 있는 방법을 찾을 수 있을까요?

Fleet Hire Services는 오픈 커넥션과 협력하여 IBM 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 솔루션을 사용하여 데이터 캡처 및 저장을 간소화함으로써 팀이 복잡한 운영을 보다 효과적으로 관리할 수 있도록 지원했습니다.

35년 넘게 영국 전역의 회사들은 유연한 차량 렌탈 서비스를 위해 Fleet Hire Services와 그 자회사인 West Wallasey Car Hire Limited를 선택해 왔습니다. 모든 고객에게 탁월한 렌탈 경험을 제공하기 위해 팀은 고객 서신과 렌탈 계약서부터 위약금과 청구서까지 방대한 양의 콘텐츠를 이면에서 처리해야 합니다.

11,500대의 차량이 꾸준히 확장되고 있고 비교적 소규모의 팀으로 이 모든 차량을 관리하고 있는 Fleet Hire Services는 급성장하는 비즈니스가 기존의 문서 관리 프로세스를 빠르게 능가하고 있다는 사실을 알게 되었습니다.

West Wallasey Car Hire Limited의 IT 프로젝트 코디네이터인 Tom Tierney의 이야기입니다. "전통적으로 우리는 서류에 기반하여 업무를 운영해 왔습니다. 예를 들어, 고객이 자동차나 밴을 예약하기 위해 전화를 걸면 채용팀은 세부 정보를 기록하고 핵심 렌탈 시스템에 정보를 입력한 후 렌탈 계약서와 파손 점검표를 출력합니다. 그리고 영국 전역의 고객에게 제품을 배송할 때 고객이 서류에 서명했습니다. 그런 다음 서류를 스캐너로 보내면 팀에서 별도의 시스템으로 스캔하여 보관하고, 렌트 시스템을 업데이트하여 해당 차량의 대여 상태를 변경합니다. 이는 우리 직원의 많은 시간과 노력을 소비하는 매우 복잡한 프로세스였으며 비즈니스의 거의 모든 다른 영역에서도 비슷한 이야기였습니다.”

그는 다음과 같은 예를 제시합니다. “우리는 차량을 갱신하거나 확장하려고 할 때 일반적으로 차량을 대량으로 구매합니다. 따라서 우리가 수백 대의 차량에 대한 대량의 송장과 배송 메모를 한꺼번에 받는 것은 드문 일이 아닙니다. 팀원들은 등록 번호, 엔진 번호, 섀시 번호, 색상, 도로 면허세(RFL), 구매 비용 등 각 차량의 정보를 백엔드 시스템에 수동으로 입력해야 했는데, 이는 시간이 많이 걸리고 지루한 작업이었습니다."

증가하는 정보를 보다 효과적으로 관리할 수 있는 방법이 필요하다는 사실을 깨달은 Fleet Hire Services는 백오피스 팀의 부담을 덜어주고 보다 간소화되고 자동화된 업무 방식을 지원할 수 있는 솔루션을 찾기 시작했습니다.

이 회사는 검색을 통해 IBM 골드 비즈니스 파트너인 Open Connections를 알게 되었고, 이 파트너는 IBM 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 소프트웨어를 기반으로 하는 강력한 문서 캡처 및 관리 플랫폼을 제안했습니다.

Tom Tierney는 "오픈 커넥티비티를 통해 IBM 엔터프라이즈 콘텐츠 관리가 우리가 원하는 방향으로 정확하게 안내해 줄 수 있다는 것을 알게 되었습니다."라고 회상합니다. "우리는 요구 사항과 기존 프로세스의 작동 방식에 대한 개요를 가지고 그들에게 연락했으며, 그들은 우리가 IBM 솔루션으로 일을 더 잘 수행할 수 있는 방법을 확인하는 데 도움이 되었습니다."

Fleet Hire Services는 차량 대여 정보를 보다 효율적이고 일관성 있게 캡처하고 저장하기 위한 기반으로서 IBM® Datacap과 IBM FileNet® Content Manager를 도입하며 소규모로 시작했습니다. 이 회사는 Open Connections와 협력하여 IBM 솔루션을 임대 관리 시스템을 포함한 백엔드 애플리케이션과 통합했습니다. IBM Content Navigator는 새로운 컨텐츠 관리 플랫폼을 위한 직관적인 프론트 엔드 인터페이스를 제공하여 비즈니스 사용자가 정보에 쉽게 액세스할 수 있도록 합니다.

당사가 고객에게 차량을 인도할 때 고객은 바코드가 포함된 임대 계약서에 서명하고 Fleet Hire Services는 이를 스캔합니다. Datacap은 문서 이미지에서 주요 정보를 자동으로 추출하여 임대 관리 시스템에 제공합니다. 이 프로세스는 또한 타이머 기능을 트리거하여 특정 차량이 '배송 중' 또는 '수거 중'과 같은 특정 상태에 머무른 시간을 표시하며, 이는 서류가 스캐너로 반환되지 않았음을 나타냅니다. 향후 Fleet Hire Services는 모바일 앱과 채용 서류에 전자 서명을 도입하여 고객이 더 빠르고 쉽게 프로세스를 진행할 수 있도록 고려하고 있습니다.

이러한 초기 성공을 바탕으로 Fleet Hire Services는 이후 Open Connections와 협력하여 IBM 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 솔루션을 백오피스 전체로 확장했습니다.

Tom Tierney는 "IBM의 솔루션과 Open Connections를 통해 차량 대여 프로세스를 개선할 수 있다는 것을 확인한 후, 다른 많은 운영 영역을 최적화할 수 있는 큰 잠재력이 있다는 것을 깨달았습니다."라고 말합니다. "우리의 경험은 IBM 솔루션이 얼마나 유연한지 잘 보여줍니다. 처음에는 특정 요구 사항을 해결하기 위해 도입했지만, 다른 많은 프로세스를 개선하기 위해 소프트웨어를 조정할 수 있었습니다.

“Open Connections 팀은 이 모든 사용자 정의의 원동력이었습니다. 우리가 해결하고 싶은 아이디어나 문제를 가지고 오기만 하면, 구현할 방법을 찾을 것입니다. 우리는 그들이 제공한 작업의 품질과 지원 및 조언에 깊은 인상을 받았습니다. 그들은 이 프로젝트에 귀중한 자산이었습니다.”

콘텐츠 관리에 대한 새로운 접근 방식은 비즈니스 전반의 팀이 더 빠르고 효율적으로 작업하는 데 도움이 됩니다. 미지급금 부문에서 Fleet Hire Services는 수동 송장 처리에서 벗어나 현재 Datacap을 사용하여 송장 문서가 도착하면 자동으로 주요 정보를 추출하고 중앙 FileNet Content Manager 리포지토리에 데이터를 저장합니다. 그런 다음 전자 콘텐츠는 회계 시스템으로 전달되어 검토 및 지불 준비가 완료됩니다.

Tom Tierney의 말입니다. "한 달에 수백 건의 인보이스와 과태료 부과 통지서(PCN)를 처리하고, 가장 바쁜 시기에는 수천 건까지 처리하기 때문에 직원이 모든 문서에서 정보를 수동으로 입력할 필요가 없어져 직원들의 시간과 노력이 크게 절약됩니다.

“우리는 송장과 PCN을 관리하는 방식도 점점 더 스마트해지고 있습니다. Open Connections는 발행 날짜와 지불 기한을 기준으로 송장과 PCN을 구성하는 기능을 개발하는 데 도움이 되었습니다. 특정 송장이나 PCN의 마감일이 가까워지면 경고가 발생하여 곧 결제가 필요하다는 사실을 팀에 알립니다. 이를 통해 직원들은 가장 시급한 항목의 우선순위를 정하고 공급업체, 의회, 경찰에게 항상 제때 대금을 지급할 수 있어 업무량을 훨씬 쉽게 관리할 수 있습니다."

또한 기업 콘텐츠에 대한 새로운 인사이트를 통해 Fleet Hire Services는 상당한 비용 절감 효과를 거둘 수 있었습니다.

Tom Tierney는 이렇게 설명합니다. “우리의 모든 차량은 도로에서 사용하기 전에 세금을 부과해야 합니다. 차량을 구입했지만 즉시 사용할 계획이 없는 경우, 세금이 부과되지 않도록 법정 비영업용 차량 신고(SORN)를 신청해야 하며, 각 차량의 운행 기록부에 있는 참조 번호를 사용하여 SORN을 작성합니다.

"차량을 대량으로 구매하고 몇 달에 걸쳐 점진적으로 차량에 추가하는 경향이 있기 때문에 각 차량의 세금 상태를 쉽게 파악할 수 없었기 때문에 대리점에 그냥 방치되어 있는 차량에 대해 완전히 불필요한 비용을 지불하는 경우가 종종 발생했습니다."

그는 계속해서 이렇게 말합니다. “현재 우리는 Datacap을 사용하여 차량 일지에서 자동으로 정보를 가져와 세금을 부과해야 하는지 여부를 확인합니다. 불필요한 세금 비용을 피함으로써 한 달에 약 1,200파운드의 비용을 절감하고 있는 것으로 추정되며, 이는 모두 IBM 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 솔루션의 향상된 가시성 덕분입니다."

Fleet Hire Services는 IBM 엔터프라이즈 콘텐츠 관리 솔루션의 사용을 지속적으로 확대하면서 직원과 고객 모두 향상된 정보 액세스 및 제어의 이점을 누리고 있습니다.

Tom Tierney는 결론을 내립니다. "이전에는 많은 양의 데이터를 수집했지만, 그 데이터로 많은 것을 하지 못했습니다. IBM과 Open Connections 덕분에 이제 엔터프라이즈 콘텐츠를 최대한 활용하고 있습니다. 팀원들은 종이 파일을 찾고, 문서를 인쇄하고, 여러 시스템에 데이터를 입력하는 데 소요되는 시간을 훨씬 줄이고 더 빠르고 정확하게 작업할 수 있습니다. 결과적으로 그들은 더 많은 양의 작업을 처리할 수 있으며, 이는 우리가 직원 수를 늘리는 것을 피할 수 있기 때문에 비즈니스가 수익성 있는 방식으로 계속 성장하는 데 도움이 됩니다.

"마찬가지로 중요한 것은 효율성 향상으로 고객 대면 업무를 담당하는 직원들이 고객 응대에 집중할 수 있는 시간을 더 많이 확보할 수 있다는 점입니다. 고객이 연락할 때마다 매력적이고 반응이 빠른 서비스를 제공함으로써 우리는 고객의 충성도를 강화하는데, 이는 우리 비즈니스의 지속적인 성공에 매우 중요합니다.”

플릿 대여 서비스(IBM.com 외부 링크) 상용차 및 자동차의 서비스 및 수리를 전문으로합니다. 또한 자회사인 West Wallasey Car Hire Limited를 통해 상용차 렌탈 서비스를 제공합니다. Fleet Hire Services는 현재 11,500대 이상의 자동차와 경 상용차를 운영하고 있으며 영국 전역의 대기업과 중소기업에 서비스를 제공합니다.