2020년에 이 학교는 건물과 시설을 대규모로 확장했지만, 모바일 솔루션은 변경 사항을 따라가지 못했습니다. 시설 관리 부서는 새로운 소프트웨어로 모바일 환경을 업그레이드하고 시장에 출시된 최신 버전의 Maximo를 다시 구현하고자 했습니다. 이 프로젝트를 통해 유지보수 팀은 원격 모니터링을 통해 자산 상태와 이상 징후를 보다 효율적으로 추적하고, 모든 시설 직원에게 모바일 솔루션을 제공하며, 네트워크가 없는 상황에서도 데이터에 액세스할 수 있게 됩니다.

또한 팀은 사용자 지정 가능하고 기존 개발 도구를 통합할 수 있는 새로운 플랫폼을 원했습니다. 이러한 기능을 사용하면 새로운 도구를 배우기 위해 추가 교육을 받지 않아도 직원들이 쉽게 전환할 수 있습니다. 코넬은 유지보수 플랫폼 개편에서 다음 단계에 대한 컨설팅 지원을 위해 IBM을 찾았습니다.

"사내에서 새로운 시스템을 구현한 경험이 많지 않았습니다. Maximo였지만 오늘날의 모습은 아니었죠. 이전까지 사용하던 사내 도구보다 훨씬 더 견고했습니다"라고 비크래프트는 말합니다. "또한 공기 처리 장치와 같이 전반적으로 이름을 표준화하는 데 많은 시간이 걸렸습니다. 표준화를 위한 구성 요소가 너무 많아서 이를 모두 하나의 시스템 제목으로 통합하고 데이터를 기록하려고 했습니다. 하지만 저희가 진행하는 작업의 세부 사항과 보유 자산 및 리소스 유형에 대한 작업 계획의 모범 사례를 이해하는 데 도움이 필요했습니다." 

코넬 팀은 IBM의 컨설팅을 받아 더 많은 사용자를 지원할 수 있는 새로운 모바일 솔루션과 함께 레거시 시스템을 Maximo의 최신 버전에 통합했습니다. 직원들을 위한 교육 프로그램이 마련되었고, 몇 달 만에 사용자 기반이 파일럿 사용자 10명에서 260명으로 증가했습니다.

비크래프트는 "Maximo에서 해야 할 모든 작업을 모바일 솔루션에서 수행할 수 있었다는 점에서 큰 성과였습니다"라고 설명합니다. "이 데이터베이스는 Maximo와 별개의 데이터베이스가 아니라 그 연장 선상에 있었습니다."

모바일 장치에서 Maximo를 사용하면 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.

• 모든 작업의 원격 모니터링
• 운영에서 이상 징후 감지를 위한 AI 지원
• 모두를 위한 더 안전한 업무 공간
• 언제 어디서나 유지보수 관리
• 기술자의 생산성 향상
• 팀이 자산의 상태를 더 잘 이해하고 조치할 수 있도록 지식 향상

2020년 코로나19 팬데믹으로 인해 코넬대학교가 폐쇄되고 학생과 교직원이 캠퍼스를 떠났을 때도 시설 관리와 유지보수는 계속되어야 했습니다. 새로운 시스템에는 오프라인 기능이 있었지만, 대부분의 사용자가 캠퍼스에 있을 때에만 장치를 공유하면서 사용할 수 있었기 때문에 해당 기능은 무용지물이었습니다. Maximo 라이선스와 모바일 장치를 더 많이 확보해야 할 필요성이 대두되었습니다.

코로나19 이전에는 시설 내 모든 사람이 모바일 장치를 가지고 있지는 않았습니다. 예를 들어, 도색 담당자는 코로나 이전에 Maximo에 액세스할 필요가 없었습니다. 전표를 작성하여 행정 코디네이터에게 건네고 시간과 특정 작업 지시를 입력하기만 하면 되었습니다. 하지만 관리 직원이 캠퍼스를 떠나 근무 시간을 기록할 수 없게 되면서 정확한 작업 보고가 더 어려워졌습니다.

"코로나19가 닥쳤을 때 캠퍼스에 직원이 많지 않았기 때문에 누군가가 업무를 중단한 지점을 파악하려면 업무 일지가 매우 중요했습니다. 또한 장기간 병가를 내야 하는 사람들이 있었으므로 다른 기술자가 어느 부분부터 작업을 이어가야 하는지 알아야 했습니다."라고 코넬의 IT 관리자인 크리스티 쿨리(Kristi Cooley)가 말합니다. "또한 안전에 대해서도 생각해야 했고, 직원들 사이에 사회적 거리를 유지하고 더 이상 장치를 공유하지 않도록 해야 했습니다."

Maximo 및 모바일에 대한 액세스를 통해 기술자가 긴급 상황에 실시간으로 대처할 수 있습니다. 사용자는 현장에서 한 가지 작업을 진행하면서 다른 작업 지시가 들어오면 즉시 확인할 수 있습니다. 다른 구역에 있는 팀이라 하더라도 더 나은 위치에 있거나 더 적절한 리소스를 가진 사람에게 작업을 맡기거나 재배정할 수 있습니다.

비크래프트는 이렇게 설명합니다. “코로나19 때문에 유지보수를 간소화하고 다양한 유형의 작업을 담당해야 했습니다. "저희 부서의 새로운 리더십은 데이터 기반 의사 결정을 신뢰했죠. 다른 누구도 줄 수 없는 답을 제공하는 시스템이 필요했습니다. 경영진은 각 작업 지시에 무엇이 있는지, 해당 팀과 다른 팀에 누가 배정되었는지 살펴보기 시작했습니다. '리소스를 공유해야 했나? 한 팀이 한 구역에서 상당한 백로그를 가지고 있다면 다른 구역의 작업자가 백로그에를 지원할 수 있을까?"

코넬은 이전에는 Maximo를 업무 전달 및 청구 시스템으로 사용하고 있었습니다. 이제는 예방적 유지보수를 예측하고 수정 유지보수와 프로젝트 작업을 통합하기 위한 작업 관리 도구로도 사용합니다. Maximo를 통해 지원되는 최신 업데이트는 매일 800개 이상의 서비스 요청을 지원하고 효율성과 최적화를 제공합니다. 이를 통해 중복된 수동 프로세스와 비용이 많이 드는 특수 절취 용지를 없애고 Maximo 사용자에 대한 고객 서비스 및 지원을 개선할 수 있습니다.

"Maximo 덕분에 완전히 종이 없이 일할 수 있게 되었습니다."라고 비크래프트가 덧붙입니다. "업무나 유지보수 프로젝트와 관련된 어떤 것도 종이를 사용하지 않으며, 모든 건물과 그 안의 모든 시스템에 대한 정보를 하나의 시스템에 보관할 수 있기 때문에 더욱 수준 높은 유지보수 조직이 될 수 있었습니다."

이제 관리 팀은 필요한 인력과 같은 리소스를 보다 효율적으로 할당할 수 있습니다. IT 개발자 5명이 담당하던 작업을 이제 2명이 처리할 수 있게 되어 개발자를 다른 필수 분야로 이동할 수 있었습니다. 현재 모바일 라이선스 및 장추 수는 377개로 급증했습니다.

검사 측면에서만 추가적인 비용 절감이 입증되었습니다. 새로운 환경은 독립형 검사 솔루션을 대체하므로 Maximo 데이터를 해당 시스템으로 지속적으로 교환할 필요가 없습니다. Maximo의 규정 준수 및 규정 구성 요소는 대학 유지 관리 부서의 효율성도 향상시켰습니다.

“Maximo의 새로운 검사 모듈에도 기대를 걸고 있습니다.” 라고 비크래프트는 덧붙입니다. "지난 6개월 동안에만 모든 그룹에 많은 효율성과 효과성의 기회를 창출했습니다. 이제 종이 로그 대신 Maximo를 사용하여 보고할 수 있으며 검사 대상 자산에 대한 데이터를 바로 확인할 수 있습니다."

쿨리는 또한 이렇게 덧붙입니다. "규정 준수는 큰 부분을 차지합니다. 저희는 여러 기관에서 요구하는 사항을 위해 필요한 모든 것을 추적할 수 있는 시스템을 갖추고 있습니다. 조직의 모든 수준에서 소통할 수 있고 업무에 대한 자신감과 책임감을 부여하는 도구가 있죠. 캠퍼스를 유지하는 데 필요한 것이 무엇인지 보여줍니다."

앞으로도 시설 관리 부서는 조직의 모든 시설에 걸쳐 비전과 표준화를 완전히 구현하여 보다 지속 가능한 운영이 실현하기 위해 노력할 것입니다. 한 가지 목표는 캠퍼스에서 물질적 낭비를 없애고 이미 있는 자원을 더욱 활용하는 것입니다. 이 대학은 현장 직원이 성능 요인을 파악하고, 유지보수 신뢰성을 개선하며, 자산 활용도를 높여 유지보수 비용을 절감할 수 있도록 AI로 구현된 Maximo를 업그레이드할 계획입니다.

"이미 큰 성공을 거두었지만, 전반적으로 개선해야 할 부분도 있습니다. 하지만 일반적으로 자산은 먼 길을 왔습니다."라고 비크래프트는 말합니다. "지속가능성과 관련해서는 공급망 최적화를 위해 노력하고 있습니다. 이 시스템 덕분에 캠퍼스 곳곳에 자재를 쌓아두거나 미리 주문하여 필요할 때를 위해 구비해 두지 않아도 됩니다. 또한 더 많은 사용자를 온보딩하고 더 예측 가능한 유지 보수를 수행하는 것도 로드맵에 포함되어 있습니다. 저희는 새로운 건물 자동화 시스템을 더 완벽하게 통합하고 싶습니다."

비크래프트는 이렇게 이야기합니다. "지금까지 이룬 성과보다는 앞으로 해야 할 일에 더 많은 관심을 기울이는 경우가 많지만, 시작부터 지금에 이르기까지 놀라운 성장을 이루었습니다. Maximo의 진정한 가치는 데이터 기반 의사 결정을 내릴 수 있는 능력을 제공한다는 것입니다. 이를 통해 대학과 대학의 사명을 지원하는 데 필요한 적절한 리소스를 확보할 수 있었습니다."

뉴욕주 이타카에 위치한 코넬(ibm.com 외부 링크)은 1865년에 설립된 사립 아이비리그 법정 토지 보조금 연구 대학교입니다. 미국 50개 주와 119개국에서 온 15,500명 이상의 학부생과 10,000명 이상의 대학원생으로 구성되어 있습니다. 이 기관은 메인 캠퍼스에 7개의 학부 단과대학과 7개의 대학원 학과로 운영되고 있습니다.