그 편지는 비록 출발점은 소박했지만 여전히 미국 사법계에 파장을 불러 일으키는 획기적인 대법원 사건의 시작이 되었습니다. 1963년 이후 미국 시민들은 Gideon 대 Wainwright 판결 덕분에 형사 피고인이 무료 국선 변호를 받을 권리를 당연한 것으로 받아들이게 되었습니다.

그러나 최근 미국 남동부에 위치한 한 주의 법원행정처(AOC)는 오늘날 법원이 Gideon 대 Wainwright 판례의 약속을 계속 지킬 수 있도록 하는 데 무엇이 필요한지를 알게 되었습니다.

AOC는 IBM® 비즈니스 파트너인 Prolifics와 협력하고 IBM 자동화 기술을 적용하여 과중한 행정 프로세스를 혁신하고 국선 변호사 제도를 훨씬 더 효율적으로 만들었습니다.

AOC의 사례는 프로세스 자동화가 어떻게 업무 속도를 획기적으로 높일 수 있는지, 그리고 현대 사법 체계가 어떻게 최신 기술에 의존하여 핵심 헌법적 권리인 모두를 위한 정의를 보호할 수 있는지를 보여줍니다.

Prolifics의 북미 영업 책임자인 Matt Garst는 최근 효율성을 높이는 데 어떻게 도움이 될 수 있는지 알아보기 위해 해당 남동부 주의 AOC와 협력 관계를 맺었을 때 Clarence Gideon을 생각하지는 않았습니다. 하지만 AOC가 Garst와 대화하고 싶었던 이유 중 적어도 일부는 Gideon 때문이었습니다.

1962년 Gideon이 연필로 쓴 항소장을 대법원에 보냈을 당시 그는 플로리다주 파나마시티의 당구장에 침입해 맥주와 와인, 잔돈 5달러를 훔친 혐의로 유죄 판결을 받은 상태였습니다. 1961년 Gideon이 처음 재판을 받았을 때, 그는 자신이 미국 헌법 제6조에 따라 공정한 재판을 받을 권리가 있다며 플로리다 주에서 변호사를 선임해 줄 것을 요청했습니다. 판사는 플로리다주에서는 사형 사건에서만 무료 변론을 제공한다고 말했습니다. 스스로 변호를 맡게 된 Gideon은 유죄 판결을 받았습니다.

그러나 이듬해 Gideon의 항소를 접수한 후 대법원은 정의가 실현되지 않았다고 9대0으로 판결했습니다. Gideon은 재판을 다시 받게 되었습니다. 이번에는 주정부가 제공한 국선 변호인이 이전 증언의 신빙성을 낮추고 새로운 증인을 세웠습니다. Gideon은 무죄 판결을 받았습니다. 그 이후 모든 형사 사건 및 50개 주에서 법원이 빈곤층으로 분류한 법적 대리 비용을 감당할 수 없는 피고인은 주 정부에 실질적 변호를 요청하고 받을 수 있습니다.

오늘날 Gideon 대 Wainwright 판결을 실행에 옮기는 것은 공적 변호 제도(Indigent Defense Systems)라는 주 법원 프로그램에 달려 있습니다. 이것이 바로 AOC가 Garst와 Prolifics 팀과 논의하고 싶었던 내용입니다.

AOC는 공적 변호와 관련된 과도한 부담을 덜어줄 수 있는 방법을 모색했습니다. 캘리포니아주는 미국에서 인구가 가장 빠르게 증가하는 상위 10개 주 중 하나입니다. 법원의 경우 이는 사건 수가 꾸준히 증가하고 국선 변호인에 대한 수요가 더욱 높아진다는 것을 의미합니다.

공적 변호 제도에서 특정 사건에 대해 효과적이고 공정한 국선 변호를 제공한다는 것은 한 명 이상의 변호인과 전문가, 수사관 또는 통역사 등의 기타 자원을 투입하는 것을 의미합니다. 또한 이는 이러한 인원에게 이들의 업무 관련 경비를 지불하는 것을 의미합니다. 바로 이 부분에서 AOC는 상당한 어려움을 겪었습니다.

국선 변호인이나 다른 인원이 사건 관련 업무를 수행한 경우 급여를 받으려면 AOC에 청구서를 제출해야 합니다. AOC는 청구서가 모든 규정을 준수하는지 확인하기 위해 내부 절차를 거치게 한 후 대법원 대법관실에 제출하고, 대법원 대법관실은 인원에 대한 지불을 승인합니다.

AOC는 이러한 주기의 진행을 위해 크게 수작업으로 구성된 세 가지 개별 프로세스를 사용했습니다. Garst는 다음과 같이 설명합니다. “한 시스템에 로그인해서 한 가지 작업을 수행하고 로그아웃한 후 , 다른 시스템에 로그인해서 다른 작업을 수행하고 해당 시스템에서 로그아웃한 후, 다른 시스템에 로그인하는 식이었습니다. 그리고 기반 기술도 유지해야 했습니다. 따라서 업그레이드가 있을 때마다 서비스 중단이 발생했습니다. 관리 및 기술 관점에서 볼 때 이는 유지 관리상의 악몽과도 같았습니다.”

연간 135,000건의 클레임이 발생하고 그 수가 계속 증가함에 따라 이러한 프로세스와 수작업으로 업무를 처리하는 직원들은 이를 따라잡기 위해 고군분투했습니다. Garst는 "AOC에서는 사건 수가 급증하는 것을 목격했습니다."라고 회상합니다. “사건량이 처리할 수 있는 수준 이상이었습니다. 이들은 사람들이 급여를 받지 못하거나, 늦게 급여를 받거나, 잘못된 금액을 받는 등의 문제를 직면하고 있었습니다.” 실제로 70,000건 이상의 클레임이 보류되었는데, 대부분 관리 직원이 제출자에게 수작업으로 알릴 때까지 해결할 수 없는 단순 오류였습니다.

이 문제는 국선 변호인에게 불편과 혼란을 야기할 뿐만 아니라 전체 공적 변호 제도를 위험에 빠뜨립니다. Garst는 이렇게 설명합니다. "모든 주 정부 기관은 1년에 두세 번씩 감사를 받습니다. 감사관실에서 위반 사항을 발견하면 기관이 폐쇄될 수 있습니다. 법원행정처가 폐쇄되면 어떻게 될까요? 또 이것이 언론에 어떻게 보도될지 상상해 보세요. 대중의 인식은 심각한 우려 사항이고 주지사 사무실에서까지도 이러한 문제를 알 수 있게 됩니다.”

AOC는 수작업과 단절된 프로세스를 통합된 자동화 시스템으로 교체해야 한다는 것을 깨달았습니다. 클레임 처리를 가속화하고 보고 목적으로 완전한 추적성을 제공해야 했습니다. AOC는 Prolifics 외에도 최대 규모의 글로벌 전문 서비스 업체를 포함하여 여러 솔루션 제공업체에 컨설팅을 의뢰했습니다. "우리보다 수천 배나 규모가 큰 회사들과 경쟁하고 있었어요."라고 Garst는 말합니다. "우리의 장점은 확장이 가능할 만큼 규모가 크지만 민첩성을 발휘할 수 있을 만큼 작다는 것이었습니다." AOC에게는 바로 이 점이 성공을 위한 조합이었습니다. 대형 입찰업체 중 한 곳은 솔루션 구축에 3~5년이 걸릴 것으로 예상했습니다. Garst와 Prolifics 팀은 그 절반도 안 되는 기간 내에 솔루션을 구동할 수 있을 것이라고 약속했습니다. 그들은 계약을 따내었습니다. 그리고 그들은 약속을 지켰습니다.

Prolifics는 IT 솔루션을 구축합니다. 따라서 Garst와 그의 팀원들은 고객의 IT 부서와 협력하여 CIO 및 CTO의 승인을 얻어내는 데 익숙합니다. AOC 프로젝트는 시작부터 달랐고, 겉으로 보기에 완전히 다른 두 영역인 IT와 사법 사이의 연관성은 매우 명확했습니다. Prolifics는 IT 운영 관리자와 협력하는 대신 변호사와 협력했습니다. CIO 대신 주 대법원장의 승인이 필요했습니다. Garst는 "고객을 만날 때마다 회의실에 들어서면 회의실에 있는 모든 사람이 변호사였습니다. 또 법률서가 있었습니다. 그래서 변경하고자 하는 항목, 수행하고자 하는 항목이 무엇이든 그 책을 펼쳤습니다. 시스템 전체가 법조문을 중심으로 설계되었습니다."

참여의 이례적인 특성으로 인해 협업이 특히 중요했습니다. Prolifics 팀은 AOC를 더 잘 이해해야 했고, AOC는 IT가 제공하는 최신 기능을 이해해야 했습니다. Garst가 설명했듯이 "가능한 영역에 무엇이 있는지 이해할 수 있도록 모든 것을 가장 간단한 수준으로 낮춰야 했습니다." AOC가 모든 단계에 참여하는 디자인적 사고 접근 방식은 전체 프로세스에 걸쳐 협업과 솔루션 구축의 가이드로 사용되었습니다.

첫 번째 단계는 3주 동안의 디스커버리 및 자문 세션이었습니다. Garst는 이렇게 말합니다. "우리는 나사를 돌리기 전에 후드를 열고 그들이 직면한 중요한 과제를 파악하고 현재 환경과 앞으로의 환경에 대한 목표를 이해하고 싶었습니다.

그래서 브레인스토밍 세션이 많았죠. AOC 기관장과 같은 주요 이해 관계자, 즉 상위 사용자가 1단계에서의 목표가 무엇이 될지 파악하는 과정에 직접 참여하여 아이디어를 가져왔습니다."

처음에 AOC는 이 세 가지 기존 시스템의 하드 코딩을 상당 부분 적용하고, Garst의 말을 빌리자면 "새로운 구성 요소 몇 개를 추가하는 것"을 희망했습니다. 반면 Prolifics 팀은 처음부터 새로 시작하는 접근 방식이 필요하다고 생각했습니다.

Garst는 "사용자 중에는 40년 이상 이 프로세스에 참여해 온 분들도 있어요. 그래서 이 분들은 이러한 프로세스에 익숙해져서 '그냥 똑같이 했으면 좋겠다'고 생각하죠."라고 설명합니다.

Prolifics는 다음과 같은 질문을 던지며 사고의 방향을 바꾸었습니다. 어디로 향하고 싶나요? 보다 효율적으로 운영하는 데 도움이 되는 개선 사항과 기능은 무엇일까요? 이상적인 프로세스는 무엇일까요? 이러한 질문을 통해 새로운 아이디어가 도출되었고, Prolifics는 이러한 아이디어를 사용하여 훨씬 더 효율적이고 완전한 투명성을 갖춘 향후 프로세스에 대한 프레젠테이션을 준비했습니다. 이에 AOC 팀이 함께했습니다.

법정에서 판결은 증거에 따라 달라집니다. AOC의 경우 Prolifics가 향후 프로세스에 대한 약속을 이행할 수 있음을 입증해야 할 때였습니다.

Prolifics 팀은 IBM® Cloud Pak for Automation 솔루션의 소프트웨어 구성 요소와 IBM 비즈니스 파트너 Intellective의 제품을 사용하여 초기 제출, 워크플로 및 보고로부터 대법원장의 승인, 최종 지급에 이르는 전체 공적 변호 클레임 과정을 자동화하는 단일 통합 프레임워크를 구축했습니다. Garst는 “우리는 이 프로세스의 상당 부분을 간소화했습니다.”라고 말합니다. “시스템은 단순히 단일 선상에서 작동되는 것이 아닙니다. 어느 시점에든 대기열에서 프로세스를 벗어난 무언가가 있으면 자동으로 2위, 3위로 넘어가 프로세스를 계속 진행할 수 있도로 자동화되어 있습니다."

감사관의 담당자가 감사를 시작할 때 모든 세부 정보를 쉽게 확인할 수 있습니다. Garst는 “전체 프로세스가 완전히 투명합니다.”라고 말합니다. "프로세스의 모든 단계에서 누가 소유자인지, 어디에 병목 현상이 있는지 확인할 수 있습니다."

더 이상 오류가 이전 단계로 전달되기 위해 대기하는 일이 없습니다. 즉각적인 알림을 통해 제출자와 다른 사용자는 오류가 있는지 즉시 파악할 수 있기 때문에 추가 개입 없이 바로 문제를 해결할 수 있습니다.

자동화는 변호사들이 항상 참조하는 법률서에 솔루션을 맞추는 데도 도움이 됩니다. Prolifics와 AOC 팀은 IBM® Cloud Pak for Automation의 규칙 엔진 구성 요소를 사용하여 합리성과 효율성을 개선하기 위한 여러 워크플로를 생성하고 모든 절차 관련 결정이 주법에 부합하도록 해 주는 규칙을 마련했습니다.

새로운 시스템이 사용자들에게 어떻게 보일까요? 40년 경력의 베테랑들이 얼마나 익숙하게 사용할 수 있을까요? Intellective의 Unity 소프트웨어가 바로 이 부분에서 역할을 담당합니다. Garst는 이렇게 말합니다. "매우 직관적이고 사용하기 쉬운 프런트엔드가 필요하다는 것을 알고 있었습니다. 그래서 Intellective Unity 콘텐츠 탐색 솔루션을 선택했습니다. 이는 모든 Cloud Pak for Automation 구성 요소와 통합되며 매우 풍부하고 사용자 지정 가능한 사용자 인터페이스를 제공합니다."

IBM과 Intellective 솔루션은 주 데이터 센터에서 호스팅되는 내부 프라이빗 클라우드 환경에서 실행되어 민감한 데이터의 주 내 상주에 대한 주 요구 사항을 준수합니다.

글로벌 IT 엔지니어링 서비스 및 솔루션 제공업체인 IBM 비즈니스 파트너 Prolifics는 고객과 긴밀히 협력하여 고객의 비전을 이해하고 산업 및 기술 전문성을 활용하여 시장 출시 시기를 앞당깁니다.