UCOP と IBM は、大学の広大な不動産を維持するために、長期的な統合システムの導入に取り組みました。UCOP は、IBM® TRIRIGA® Application Suite を使用して、大学システム全体で最大かつ最も広範な FCA の 1 つを展開しました。 統合職場管理システム (IWMS) は、需要の進化に応じて拡張可能なアプリケーション機能とスケーラビリティを提供します。

ICAMP チームは、IBM TRIRIGA の FCA モジュールの構成から開始し、他のモジュールへの拡張をサポートするシステムを構築しました。これにより、将来的にはさらに充実した統合された資産ライフサイクル管理エクスペリエンスが提供できるようになります。

ICAMPは、各キャンパスで使用されている多数のシステムや資産管理の慣例を克服するため、ユニフォマットの建物分類フレームワークを適用し、建物とインフラストラクチャー資産の標準化されたカタログの開発と統合に着手しました。このカタログには、各資産の標準化された測定単位とライフサイクル、および延期されたメンテナンスに対処するための修復活動コストの完全な補足も含まれていました。

「TRIRIGA のカタログ (BSC およびアセンブリ) 機能は非常に強力です。そして実際にプログラムの基礎 DNA を形成しています。これが私たちが一致団結を達成する方法です。」と Powers 氏は説明します。

設計が必要な次の基本的な構成要素は、各資産の潜在的な障害が特定の施設とその使命にもたらす可能性のあるリスクを判断する方法でした。これに対処するために、ICAMPは標準化されたリスク評価セットを開発しました。

UCOP の施設資産管理および ICAMP ディレクターである Ron Kalich 氏は次のように説明します。 「私たちは、失敗の可能性と失敗の結果という 2 つの主要な要素に基づいて、リスク分類とスコア付けの優先順位付けフレームワークを構築しました。これら 2 つの側面を組み合わせることで、資産が故障するリスクを定量化できるようになります。 これにより、優先順位のない延期メンテナンスリストの問題も解決され、延期メンテナンスの機会をラダーランク化し、赤、黄、緑に色分けできるようになります。」

人がいなければ、システムは単なるシステムでしかありません。そのため、計画の次のステップとして、ICAMP はキャンパスと協力して、プログラムの最も重要な基礎要素である FCA チームを形成しました。UC は、チーム構築演習にハイブリッド・アプローチを採用することにしました。一部のキャンパスでは、FCA チームには、最初の設置以来多くの資産の設置と保守を担当してきた既存の保守担当者が配置されていました。他のキャンパスでは、メンテナンスリソースからチームを構築することが選択肢になかったので、UC は、現地スタッフを補うために、施設資産の目録と状態評価のリーダーとして認められているパーソンズとのパートナーシップを導入しました。

これらのチームは一緒に、UC FCA プロセスとシステムに関する広範な初期トレーニングプログラムを受け、高品質の FCA を実行することが何を意味するかを学びます。

ParsonsのシニアFCAプログラム・リーダー、Hayden Collins博士は次のように語ります：「基本的な方法論について全員がトレーニングを受けただけでなく、キャンパス・チーム全体で定期的なキャリブレーション・ミーティングを導入し、作業成果物の再現性と一貫性を確保しました。私たちは品質管理の結果を利用して、主要な改善点を特定しました。こうした知識の共有が好循環を生んだのです」

今後4年間で、これらのチームは2,300の建物とキャンパスのインフラシステムを調査し、ICAMP-TRIRIGAプラットフォームを使用して、125,000を超える資産の目録を作成し、その状態にアクセスし、リスク評価を割り当て、41,000を超える繰延保守の機会をコスト計算します。「最終的には」とパワーズ氏は説明します。「合計 67 億米ドルに達する延期されたメンテナンスの未処理が判明しました。これらはすべて、標準化されたカタログと FCA プロセスを通じて定量化されました。」

カリフォルニア大学バークレー校の設備サービス、資産管理担当ディレクターのスーザン・フィッシュ氏は次のように述べています。「ICAMP で取得したデータは、[IBM] Maximo で取得したデータを補完するものであることが明らかになりました。これは、キャンパスのミッションに対する資産の重要性や運用に対する資産のリスクなど、欠落している部分を補います。これで、チームが障害を起こして業務が中断される前に、予測して修正措置を講じたり、資産を交換したりするためのより適切な意思決定を行うことができる情報が得られました。」

ICAMP は、より正当なシステム全体の投資戦略を開発することで UC のリーダーシップをサポートするだけでなく、十分な資金源が常に課題であり、各投資を最大限に活用することが不可欠であるキャンパスレベルでも変化をもたらしています。しかし、それぞれの投資を最大限に活用するには、部門を超えたコラボレーションと、エンドユーザーが信頼できるデータが必要です。

Powers 氏は次のように説明しています。「FCA プロセスは、資産データを収集し、延期されたメンテナンスの機会を記録するための体系的なアプローチを設計上作成しています。しかし、これにより FCA 検査官、施設管理者、メンテナンスサポートチームの間に会話が生まれ、それによってチームが協力して、人々の頭の中や日誌にのみ存在することが多い情報を明らかにすることができます。このようにして、FCA は、対象分野の専門家が知っていることが時代を超えて失われないようにするだけでなく、現場から重要な投資を計画し実行するチームのオフィスに至るまで、私たちのニーズの包括的なビューを提供しています。」

Fish氏は、カリフォルニア大学バークレー校は、この新しく改善されたコラボレーションとデータの意思決定が機能している良い例だと話します：「私たちのチームは常に、あるプロジェクトから最大限の効果を得るために、繰延メンテナンス資金を他の投資資金と併用する方法を模索しています。モフィット図書館では、施設と資本計画が協力して、延期された維持資金と多額の民間寄付を組み合わせました。そうすることで、スペースの大部分を更新し、照明制御や備品などの重要なコンポーネントや、耐用年数を大幅に過ぎて劣化したビル制御機器に対処する大規模改修に着手することができた。 その結果、チームは老朽化した建物システムに対処し、持続可能性や、価値の高い研究と教育の使命をサポートする能力の向上など、複数の目標を達成しました。」

UC のますます多くのチームが FCA データと耐震性や持続可能性などの重要な取り組みとの交差点を認識し始めており、データ主導型の意思決定が改善されるでしょう。Kalich 氏はさらに、「このツールとアプローチは、資産ライフサイクル管理の新しいベストプラクティスを推進し、最適な投資戦略を作成する上で非常に価値があります。」と付け加えています。

ポートフォリオの管理は、特に絶えず変化する経済、技術、運用環境においては決して簡単ではありません。そのため、ポートフォリオデータを管理するための動的なシステムとプロセスを作成することが、これまで以上に重要になっています。

古いコンサルタントの FCA モデルでは、技術者はおそらく 3 ～ 5 年ごとに施設を訪問し、ニーズのリストを作成し、参考用の本を提供していました。UC モデルについて、Kalich 氏は次のように説明します。「ICAMP には生きたシステムがあります。キャンパス職員と検査官がデータに変更を加えると、そのデータはメイン管理ダッシュボードで 1 日に 2 回更新されます。これにより、データを常に最新かつ実用的な状態に保つことができ、これは 400 億ドルを超える規模のポートフォリオにおいて不可欠です。」

フィッシュ氏も同様の意見を述べています。「カリフォルニア大学バークレー校では、施設の状態評価は 1 時点だけの取り組みではありません。現在、施設管理チームと運用チームは資産を更新し、データのそれらの側面をリアルタイムで取得し、時間の経過に伴う資産の健全性の変化を示しています。」

ICAMP-TRIRIGA の将来に関して、Kalich 氏は次のように述べています。「資本資産管理、資本予算編成、資本プロジェクト管理など、プラットフォーム内には活用できる機能が他にもたくさんあります。計画から調達、持続可能性に至るまで、運用効率と投資効率をもたらす追加の利点と使用例が多数あります。」

UC はパラダイムをシフトし、施設のリーダーと関係者が現在の状況に適応するデータ主導の意思決定を行い、必要に応じて健全なデータに基づいて即興で行動し、発生する課題やニーズを克服できるようにします。

カリフォルニア大学は 1868 年にわずか 10 人の教員と 40 人の学生で設立されました。2022 年の時点で、この大学は 15 万人以上の従業員を擁し、年間 25 万人以上の学生を教育しています。10 のキャンパスと 6,000 の建物からなる 6 つの医療センターが含まれています。カリフォルニア州オークランドにあるUCOP（リンクはibm.comの外にあります）が大学の本部です。