急速に成長したことで、データセンターのディストリビューターTIM社には大きな変化がもたらされました。さらなる拡大をサポートし、柔軟性を高めるために、同社はプロセスを標準化し、新しいスタッフの受け入れを簡素化したいと考えていました。

TIM社は、クラウドベースでユーザーフレンドリーなIBM Blueworks Liveソリューションを選択することで、すべての部門で協力してプロセスを取得・管理する機能を獲得しました。

近年、TIM AG社は一貫した成長率を維持することに成功しています。同社は将来の成長のためにあらゆる機会を活用する予定です。

その目的を達成するために、同社の経営陣は社内に着目しました。具体的には、従業員の知識と経験を活用してビジネス・プロセスを継続的に分析し、最適化したいと考えていました。

TIM社の社内営業・プロセス管理のチームリーダー、Christian Franzen氏は次のように説明します。「業務量の増加による需要に対応するため、私たちは新しいスタッフを頻繁に採用しています。当社の顧客は、これらの従業員が高いレベルの能力を発揮することを期待しています。さらに、当社では、新しいスタッフの能力をより早く活用できるよう、新人スタッフの研修にかかる時間を短縮する努力を続けています。

「同時に、私たちは成長に合わせて従業員の生産性と会社の効率をさらに向上させることも目指しています。この効率性こそ、私たちが顧客に伝えるべきものなのです。」

TIM社では、こうした課題を克服するために、自社のアプローチと将来の計画を最大限サポートできる新しいプロセス管理ソリューションを探し始めました。Christian Franzen氏は次のように付け加えています。「スタッフ全員が積極的に参加できるようにしたいと考えています。プロセス図の作成に時間を費やすことなく、改善提案を簡単に提出できるはずなのです。」

TIM社では、市場に出回っているさまざまなツールの評価を行った結果、将来の成長に備えてビジネス・プロセス管理へのアプローチを変革するための基盤としてIBM Blueworks Liveを選択しました。

「私たちがIBM Blueworks Liveを選択したのは、私たちが探していたプロセス管理機能を提供し、非常にユーザーフレンドリーだったからです」とChristian Franzen氏は言います。「さらに、クラウド配信モデルは、IT環境をシンプルに保つのに役立ちます。この製品はクラウド・ソリューションなので、長いリードタイムや先行投資、管理コストがかからず、すぐに始めることができました。」

「現在、本社にいる従業員も、海外2か所にあるオフィスのいずれかにいる従業員も、1か所で最新のプロセス文書にすぐにアクセスできます」と同氏は続けます。「私たちはこれを『すべてに対応する1つのツール』と呼んでいます。休暇補償から監査に至るまで、すべてのプロセスを一元化したナレッジ管理ツールを提供してくれるからです。」

このソリューションは、分かりやすいフローチャートを自動生成することで、TIMがベスト・プラクティスに基づいてプロセスを形式化・標準化するのを支援し、ガイドライン、文書テンプレート、その他のサポート文書をプロセス情報と一緒に保管します。

TIM AG社は、IBM Blueworks LiveのREST APIを使用して、クラウドに保管されている文書やその他の成果物の定期的なバックアップを自動作成します。これには、たとえば、オープンなBPMN 2.0標準形式のプロセスが含まれます。さらに、クラウド・ソリューションからのデータは、他のアプリケーションやシステムと統合できます。

「IBM Blueworks Liveチームの専門知識のおかげで、このソリューションをすぐに使い始めることができ、自動ローカル・バックアップの実装など、ニーズに適合させることができました」とChristian Franzen氏は付け加えます。「シンプルさと豊富な機能のバランスが取れた素晴らしい製品です。」

全従業員が必要なプロセス情報を1か所で見つけることができるようになったことで、特定のワークフローや関連するテンプレートについて学ぶためにさまざまなシステムをチェックする必要がなくなりました。節約した時間を、より生産的に使えるようになりました。

とりわけ、TIM社では主要な手順の概要をすばやく提供しています。これは、新入社員がすぐに業務に慣れるのに特に役立っています。Christian Franzen氏は次のように述べています。「これまでのところ、新しいスタッフからは非常に良いフィードバックを受けています。IBM Blueworks Liveのおかげで、新入社員の受け入れにかかっていた時間が50%短縮され、新入社員はより早く業務を始められ、より効率的に働くことができるようになりました。また、マネージャーにとっては、スタッフが上司にアドバイスを求めるのではなく、自分たちで物事を調べることができるため、成長を続けるチームと協力することが容易になります。これは大きな時間節約になることが証明されました。」

共同改善

直感的なユーザー・インターフェイスとしっかりと設計されたワークフローの存在により、TIM社はプロセスのキャプチャを高速化することができました。使い勝手の良さも、全社のユーザーが受け入れている割合が高いことに貢献しています。

Christian Franzen氏は次のようにコメントしています。「IBM Blueworks Liveを使用することで、すべての従業員がワークフローについてコメントし、物事をより良く行う方法を提案できるため、従業員の実務経験と組織的な知識を活用することができます。この協力的なアプローチによって、数多くのプロセスが最適化され、継続的な改善が促進されます。」

ワークフローの標準化

プロセスが明確に文書化されるため、社内の全チームで標準化することも可能です。Christian Franzen氏は事例を紹介しています。「以前は、同じような業務でもチームによってプロセスが異なっていました。1つの標準的な方法に合意することで、すべてのチームの生産性が向上しました。これにより、たとえば従業員が休暇に入った場合などに、他のチームメンバーに業務を引き継ぐことが非常に簡単になるため、組織全体がより柔軟になります。」

IBM Blueworks Liveにより、TIM社は社内ワークフロー全般をさらに最適化した、信頼できる基盤を獲得しました。

Christian Franzen氏は、「IBM Blueworks Liveは、新しいスタッフの受け入れにかかる時間を短縮し、プロセスの改善を段階的かつ協力的に進めて効率を高めてくれる、将来のビジネス成長を実現する上で欠かせないツールです。」と結論付けています。

TIM AG社は、ドイツ語圏におけるデータセンター・ソリューションの大手付加価値ディストリビューターで、本社はドイツのヴィースバーデンにあります。同社には160名を超える従業員が在籍しており、オールインワンのソリューションを含む包括的な製品とサービスをITサービス・プロバイダーに提供しています。