米国では、医療、道路整備、教育などの公共サービスは州政府によって提供されています。州は、サービスの選択、コンプライアンス、受領と調整、そして最後に支払いを含む4段階の調達から支払いまでのプロセスを通じてこれらのサービスを提供します。 このプロセスが正しく行われれば、政府機関は政府支出を増やすことなく公共サービスの質と可用性を向上させることができます。
2020 年、アメリカ最大の州政府の 1 つが、新しいプロセス分析ソリューションを模索していました。同州では、調達プロセスに 2 番目の管理システムを統合したばかりで、SAP SRM と SAP ECC の 2 つのシステムがリアルタイムでデータを交換する必要がありました。
SAP SRM システムは、購買契約、ショッピング カート、発注書を生成します。これらの発注書は SAP ECC システムに複製され、発注書の最終処理や請求書発行などの会計業務が管理されます。
データ転送は異なるシステムとプロセス アクティビティ間で発生するため、従来のビジネス インテリジェンスはデータの非効率性を正しくスキャンできませんでした。収集されたデータを分析する方法がないため、州は新しく統合された SAP SRM システムの影響を監視したり、調達プロセス中の逸脱を検出したりすることができず、費用のかかる問題が生じていました。
州は、コストのかかるプロセスの問題を特定して解決できるプロセス マイニング ソリューションの導入を IBM に依頼しました。
リードタイムの短縮
プロセスのリードタイムを 5 日から 6 日に短縮 15時間 支払い送信タスクの完了後
コストの削減：
請求書処理順序を修正した結果、異端児手数料が 140 万ドル削減されました
プロセス マイニングは、ワークフローをより深く理解し、ボトルネックを明らかにし、プロセス管理に関する実用的な洞察を得るために、特殊なデータ マイニング アルゴリズムをシステム プロセスに適用する手法です。
IBMは、業務効率を達成するためにビジネスプロセスを自動的に発見、監視、最適化するソフトウェアソリューション、IBM® Process Miningツールを開発しました。プロセスマイニングソリューションは、IBM Cloud Pak ® for Business Automation を含む、すべてのIBM Cloud Pak® for Automationオファリングの基盤機能として含まれています。
同州は、IBM Process Mining を使用して現在のワークフローを計画し、SAP SRM システム統合の進捗状況を追跡しました。ソフトウェアの検出ツールを使用して、両方の管理システムからのデータを最適化し、単一の包括的なプロセス モデルを作成しました。エンドツーエンドのプロセスを計画したことで、州はすべてのプロセス活動を監視し、特定の機関のパフォーマンスをレビューすることができました。
このプロセス分析により、いくつかの重要な機会領域が明らかになりました。
まず、州は発注書データが SAP ECC に即座に転送されることを期待していました。IBM Process Mining は、ほとんどの場合、政府機関によるデータ転送が完了するまでに約 7 日かかっていることを発見しました。この遅れにより、プロセスのリードタイムが長くなり、州が新たな公共サービスを提供する能力が妨げられました。
次に州は、一部の政府機関が発注書のアクティビティ中に逆データ転送フローを作成していたことを知りました。部門 A では、発注書の 70% が SAP ECC で直接作成され、その後 SAP SRM に複製されましたが、部門 B では発注書の 100% が同じ方法で実行されました。後者では予期せぬデータ転送フローが発生し、プロセスの逸脱、リードタイムの延長、コンプライアンス問題が発生しました。
最後に、州は 2 つの機関が請求書作成の手順を間違った順序で完了していることを発見しました。請求書を支払うための適切な手順は、請求書の登録、請求書の送信、支払い、請求書の決済です。
部門 C は支払の送信アクティビティを実行していませんでした。 代理店はまた、請求書を登録する前に請求書をクリアしましたが、プロセスの逸脱により、州は6,000万を超える支出で120万米ドルの費用がかかりました。 通関前に請求書が登録されると、このプロセスにより、これらの支出が大幅に減少しました。
部門 D は請求書の支払いを送信し、請求書の登録と決済を行っていました。このプロセスを順不同で実行すると、州は 1,000 万の支出に対してさらに 20 万ドルの費用がかかりました。このプロセスが正しい順序で行われた場合、州は違反とそれに伴う手数料を回避することができました。
IBM Process Mining は、州にエンドツーエンドの調達プロセスの複雑なビューを提供しました。この新しいレベルの可視性により、州はプロセスのギャップを解消し、システム間のプロセス活動を管理および監視し、すべての機関が従うべきガバナンス構造を成功させることができました。
さらに、州はカスタム ダッシュボードを利用して政府機関の統計を視覚的に確認し、さまざまな部門間のプロセスの差異を比較しています。IBM Process Mining ダッシュボードは以下を提供します。
- パフォーマンス・ビューは 、特定のアクティビティにドリルダウンし、各プロセス・アクティビティのパフォーマンスを、時間（期間と移行）、再作業、コスト、KPIアライメントの観点から表示します。同州はパフォーマンス・ビューを使用して、従来のビジネス・インテリジェンスではできなかった、2つのシステム間のデータ転送時間の分析を行いました。
- パス分析。ソフトウェアのケース バリアント機能を使用して、アクティビティ間の最も頻繁に発生するパスを特定します。
- 適合性チェック。実行中のプロセスの実際の動作とプロセスの予期される動作を比較することにより、プロセス パスの逸脱による時間とコストへの影響を特定します。
IBM Process Mining ダッシュボードの詳細な分析により、州は新しい SAP SRM システムがプロセスのリードタイム、バリアント検出、変更管理のプロセスギャップに与える影響を完全に分析できます。
こうしたデータ主導の知見をすぐに手に入れることができるようになったことで、州はついに調達プロセスを改善し、より良い、より迅速に、より費用対効果の高いサービスを市民に提供できるようになりました。
この米国の州政府は、住民の成功と福祉に貢献する公共サービスを管理する責任を負っています。同州は IBM Process Mining を使用して、支出を増やすことなくより多くの公共サービスを提供しています。
*このケーススタディに登場するクライアントは、2021年8月1日にIBMとしてビジネスを開始したmyInvenioと当初契約を結んでいます。このケーススタディに登場するmyInvenioの製品、myInvenio Process Miningは、現在IBM Process Miningとして知られています。
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2022年3月、米国で作成。
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