公共の建物は、しばしば私たちの社会で複数の役割を果たしています。重要な歴史的出来事の舞台となったこれらの場所は、私たちの遺産の重要な一部であり、その建築的意義とともに、しばしば訪問者や観光客を魅了するものとなります。同時に、これらの建物の多くは、公邸、政府庁舎、市役所、博物館、図書館、その他の公共施設として、今でも日常生活の中で活躍しています。
これは、世界的な観光名所であり、2,500人以上の人々が働く場所でもある、ある象徴的な建物についての物語です。中世に建てられ、最後に改築されたのは150年以上前のことで、この場所は常に維持管理が困難でした。大がかりな工事は短い休暇期間中にしかできないため、費用がかさみ、改修の範囲も限られます。
その結果、暖房、換気、電気系統、屋根、窓、石造りなど、建物のほぼすべての面で再生が必要になります。安全衛生の観点からは、アスベストを除去し、防火システムを最新化する必要があります。障害者の対応や緊急避難手順も懸念されています。なぜなら、この建物はこうしたニーズに対応して設計されたものではなかったからです。
2019年10月、現地を管理する公的機関が行動を起こすことを決定しました。建物を全面的に改修し、維持しやすく、費用対効果の高いものにする対策を講じることを任務とした、独立した組織を立ち上げたのです。この新しい組織は、スコープ、予算、スケジュールを管理するスポンサー団体と、作業を監督して完了するデリバリー機関からなる二層組織として設立されました。
新しい組織は迅速に動くことが重要でした。最初の発表から6カ月以内に、修復プログラムのサプライヤーのオンボーディング、管理、支払いを担当することになりました。また、25人の最低限の初期スタッフから本格的なプログラムまで、社内チームを迅速に増強する必要もあります。
同組織は完全に独立した組織として設立されたため、既存の公共部門のITインフラストラクチャーを共有することは不可能でした。その結果、財務、調達、人事、採用のニーズを満たし、修復プログラムの拡大に合わせて柔軟に対応できるソリューションを見つけるには、約3カ月しか猶予がありませんでした。
より速い提供
ベスト・プラクティスに基づいた完全に機能するソリューションをわずか3カ月で提供
納期厳守
60%のリモートワーク・モデルに移行することで、新型コロナウイルス感染症の危機下に納期を厳守
時間が限られていたため、同組織は基本的なことに集中することにしました。つまり、初日に絶対不可欠な機能を提供する強固な基盤を作り、スタッフやサプライヤーが増えるにつれてそれを拡張していくというものです。
完全なITインフラストラクチャーをゼロから構築する時間がないことを認識し、最新で将来性のあるテクノロジーを採用したいと考えた同組織は、Software-as-a-Serviceソリューションの採用を決定しました。同組織は、すぐに使用できる合理的な業界標準プロセスを備えたプラットフォームを求めていました。また、プラットフォームがクラウドで動作することも重要なポイントでした。というのも、クラウドであれば、プログラム管理チームは、最先端のデータ・セキュリティーを提供する一方、基盤となるソフトウェアやインフラストラクチャーを心配せずに、ビジネス・プロセスの設計に集中できるからです。
いくつかの選択肢を調査した結果、同組織はOracle Cloud Applicationsスイートを優先プラットフォームとして選択しました。Oracleを導入することで、同組織の意思決定者は、当初の小規模なソリューションから将来的に予定されている状態まで拡大するための明確なロードマップを確認することができ、スケーラブルでモジュール化された方法で成長する方法を理解しました。また、Oracleが他の公共部門の機関において大規模な実績を有していることも認識しており、そのことが適切なソリューションであるという確信につながりました。
次に、厳しい時間制約の下でOracle Cloudソリューションを提供した経験を持つ実装パートナーを探したいと考えました。OracleはIBM® Servicesを推奨しました。IBM Servicesは、最近同じ国の別の公共部門の組織向けに非常によく似たプロジェクトを完了したばかりでした。
同組織は、要件を理解し、最小実行可能製品（MVP）を定義するというIBMのアプローチに感銘を受けました。IBMのデザイン思考のアプローチは、スコープにしっかりと焦点を当て、MVPに絶対に含まれなければならないコア機能と、プロジェクトの後のフェーズで提供できる拡張機能とを区別するというもので、この方法はプロジェクトを軌道に乗せるのに役立ちました。
例えば、建物の建設に携わる多数の請負業者の管理を始める場合、サプライヤーのオンボーディングは組織にとって最も重要なプロセスの1つになります。しかし、同組織は、既存の契約や発注の多くを引き受けていたため、初日から比較的少数のサプライヤーをオンボーディングするだけで済みました。
そこで、チームは、この最初のサプライヤーのオンボーディング・プロセスを手動で処理することにし、その分、Oracleの初期導入においてより緊急性の高い優先事項に集中する時間を確保しました。副次的な利点として、この最初の採用プロセスを手動で実行することで、スタッフはデータを整理し、要件を深く理解することができます。これは、プロジェクトの次の段階で、より強固な自動化プロセスを構築するのに役立ちます。
IBMから学んだ重要な教訓の1つは、MVPアプローチと標準化の利点を組織の関係者に伝える方法でした。デザイン・スプリント中に、IBMとクライアントのチームは、 IBM® Blueworks Liveを使用してOracleプロセスをマップ化し、組み込むことで、プロセスがどのように機能しているのかを誰でも正確に把握できるようにしました。これにより、人々はプロセスがどのように機能すべきかに関する先入観に固執するのではなく、より標準化されたベスト・プラクティスの方法を受け入れることができました。
MVPの設計が完了すると、チームはOracle Cloudアプリケーションの構築とテストを計画および実行し、期限内に納品できるようにしました。チームは可能な限り組み込み機能を使用していたため、ビジネス・ロジックのほとんどは既にOracleによって徹底的にテストされていました。そのため、主に大量のトランザクションや高レベルのリスクが予想される分野を中心にテスト作業を行うことができました。こうして、品質を損なうことなく、テスト工程を時間内に収めることが可能になりました。
新型コロナウイルス感染症のパンデミックにより、プロジェクトの60%以上をリモートで実施する必要があったにもかかわらず、チームは納期を守りました。HR、調達、採用の各モジュールは3カ月以内に稼動し、財務モジュールはその1カ月後に稼動しました。切り替え作業はすべて成功し、新入社員が入社してすぐに生産的に仕事を開始できるように、システムは期限内にオンライン化されました。
Oracle Cloud Applicationsが導入されたことで、同組織はチームの規模を拡大し、数十もの重要な改修プロジェクトの設計と実施をサポートするサプライヤーのオンボーディングを開始しながら、日常業務を管理するために必要なツールを手に入れました。
財務、調達、人事、採用に業界標準のソリューションを採用することで、同組織は、明確で十分に文書化された単一のビジネス・プロセス・セットを持つようになりました。これは、スマートかつ効率的で、成長に合わせて拡張できる組織であり続けるのに役立ちます。それと同時に、基盤となるOracle Cloudプラットフォームは、規制要件に合わせて進化し、より豊富な機能を提供するため、組織はITインフラストラクチャーではなく、ビジネス・レベルの関心事に集中できるようになります。
このソリューションにより、強力なガバナンスと完全な透明性が実現します。これは公的資金を投入する組織にとって重要な優先事項です。Oracle Cloud Applicationsからの標準化されたレポートは、組織のスポンサー団体とデリバリー機関が資金の支出先を把握し、契約、要求、注文書に関するコメントと分析を作成するのに役立ちます。また、財務上および業務上の決定を監査するのが容易になり、完全な説明責任を果たすことができます。
業務が本格化するにつれて、同組織は企業レベルで年間管理総額を報告できるようになり、プログラムが支出超過または支出不足になっている分野を特定できるようになります。また、サプライチェーンを分析し、適切な承認が行われていることを確認し、サプライヤーへの支払いが公正、正確、かつ期限どおりに行われていることを確認することもできます。
同組織は最終的に政府と納税者の両方に対して説明責任を負っているため、修復プログラムに費やされた資金についてすべて説明できることが重要です。IBMとOracleの支援により、世界で最も象徴的な公共建築物の1つを現代的なものに再生するにあたり、修復プログラムが効率的に管理され、公的資金が最も価値ある仕方で運用されているという社会的な信頼を維持できると確信しています。
脚注
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2021年3月、米国で作成。
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