学生に知の最前線を歩むよう促すには、コースのスケジュール管理、学生の登録処理、コース料金の徴収など、キャンパス生活のあらゆる側面を正確に管理する必要があります。職員が優れた教育の支援を行えるよう、Portland State University（PSU）では、IBM® Cognos® Analyticsを使ってBIツールを強化しました。
大規模な都市型大学であるPSUでは、業務が円滑に進むかどうかは、各学部の詳細なアナリティクスに依存しています。大学で、職員が最適な分析ツールにアクセスできるように担保するには、どのような方法があるでしょうか。
BIプラットフォームの機能と使いやすさを強化するために、PSUはIBM Cognos Analyticsにアップグレードし、1,500 名のユーザーにさらに充実した分析サービスを提供しました。
27,000名を超える学生が200以上の学位プログラムに登録しているPortland State University（PSU）の最優先事項は、各学生が充実した本格的な教育を受けられるようにすることです。そのためには、優れた計画とリソース・マネジメントが求められています。
Portland State UniversityのManager of the Business Intelligence Team（ビジネス・インテリジェンス・チーム・マネージャー）であるAlison Nimura氏は、次のように説明します。「入学者数のモニタリング、学生へのアドバイス、次年度の予算編成など、大学生活のほとんどすべての側面は、主要な業績データと業務に不可欠なレポートへの迅速なアクセスにかかっています。本学には約1,500名のCognosユーザーがおり、各業務部門の多くは、本学が毎日提供する正確で直観的なレポート機能がなくては回りません。
「長年にわたり、本学ではIBM Cognosを使って大学全体のレポート作成を支援し、大きな成功を収めてきました。けれども、改善の余地はまだたくさんあります。本学では各学科や教務職員と常に協力し、レポート機能を次のレベルに引き上げる方法を模索しています」
さまざまなユーザーから意見・感想を受け取った後、PSUのビジネス・インテリジェンス・チームは、大学全体のレポートを強化するための多くの方法を突き止めました。
Alison Nimura氏は次のように続けます。「本学のユーザーが求めていたのは、個々のニーズに合わせてダッシュボードを適用してカスタマイズできること、最新のインターフェースを備えたレポート・ツールの外観と操作性を強化したいということでした。また、ユーザーが情報を表示するときにさまざまな方法を積極的に探索できるようにする、より直感的なユーザー・インターフェースの可能性も認識しました」
たとえば、ビジネス・インテリジェンス・チームは、ユーザーが位置情報データを正確に解釈するのに役立つ、さまざまな視覚化のユースケースを突き止めました。
「以前から使っていたツールでは、データを視覚化できるのは世界レベルや国レベルの地図の上だけでした」とAlison Nimura氏は言います。「さらに深く掘り下げて、州、都市、さらにはキャンパスレベルでの地理データを見たいと考えていました」
彼女はさらにこのように述べています。「ユーザーは、Cognosへのデータのアップロードをさらに細かく管理したいと言っているのです。学生の登録期間など、一年の繁忙期には、IT部門が中央データ・ウェアハウスにデータを追加するのを待たなければいけないので、極めて重要な作業が遅れることがあります」
BI機能の向上を求めるユーザーの要求を満たすために、PSU は、分析ツールの外観、操作性、機能を開発できるソリューションを探し始めました。
「本学では、IBM Cognosプラットフォームに数千件のレポートが構築されているため、既存のレポート・インフラストラクチャと可能な限り連携して機能するレポート機能強化ができないかと模索しています」と、Alison Nimura氏は述べています。「データの可視化レイヤーとしてサードパーティ・ツールを統合することを検討しましたが、そうするとライセンス・コストが大幅に増加するだけでなく、データ・ガバナンスとセキュリティの管理が困難になってしまいます」
最新バージョンのIBM Cognos Analyticsの新機能について詳細を学んだ後、PSUは既存のIBM Cognos環境のアップグレードを決定しました。
「本学ではIBM ソリューションを長年利用しており、Cognosソリューションが迅速、正確で洞察に富んだBIを提供してくれると確信していたため、IBM Cognos Analyticsにアップグレードすることにしました。また、最新バージョンに実装された新しいパーソナライゼーション・オプションやカスタマイズ・オプションと、ユーザーが自分でデータをアップロードできる機能にも魅力を感じました。このような新機能により、職員は自分のニーズや働き方に最適なユーザー・エクスペリエンスを自由に作成できるようになると考えました。
「たとえば、最新バージョンには、さらに詳細なマッピング機能が搭載されており、データをストリートマップレベルまで可視化できます。そのため、緯度と経度の座標（キャンパス内の建物の位置など）を含むデータセットがあれば、まったく新しい分析範囲を検討できる可能性があります」
PSUは、9カ月間かけてIBM Cognos Analyticsをオンプレミスに導入しました。アップグレードはスムーズに進み、大学の日常業務への影響は最小限に抑えられました。
「私たちはまったく新しいプラットフォームに移行していたわけではありません。使い慣れたBIツールの強化版をユーザーに用意しただけで、新しいソリューションへの移行がしやすくなりました。中断のリスクをさらに軽減するために、変更管理を戦略の中心に据えた詳細な実施計画を策定しました。
「同じく最近IBM Cognos AnalyticsにアップグレードしたUniversity of OregonのBIチームにもアドバイスを求めました。新しいソリューションへの移行をスムーズにするために役立つヒントをたくさんいただくことができました」
IBM Cognos AnalyticsによりBIを強化することで、PSU全体の職員が、ワークスペースを個人の好みに合わせてカスタマイズし、独自のデータセットの作成、分析、可視化を詳細に管理できるようになります。
「最大のメリットは、新しいソリューションへの移行がとてもスムーズだったことです」とAlison Nimura氏は言います。「本学では、今後の変更点を伝え、新しいインターフェースの使用方法についての職員研修に多くの労力を割きました。インターフェースの操作に役立つ動画や1 対1 のトレーニング・セッションを用意しました。このような最初の準備と製品の準備が整ったため、IBM Cognos Analyticsへのアップグレードはスムーズに完了しました。本番環境の問題のトラブルシューティングに費やす時間は、予想よりもずっと少なくてすみました。
IBM Cognos Analyticsのユーザー・エクスペリエンスについての意見や感想はとても良く、ユーザーは特にカスタマイズ可能なダッシュボードをとても気に入っています。ダッシュボードを使うと、必要なデータをドラッグ・アンド・ドロップして、自分に最適なワークスペースを作成できます。Cognosの新バージョンの検索機能も大幅に改良されているため、必要なレポートを見つけやすくなっています。
「また、初心者に適しているだけではなく、経験豊富なユーザーも新しいデータ・アップロード機能を楽しんでいます。IT担当者は、分析に入る前にデータをアップロードするよう依頼する必要がなく、数回クリックするだけで、データセットの作業を開始できます」
また、PSUは、地理位置情報可視化ツールをさまざまなアクティビティやレポートに適用する方法を検討しており、この種のデータを探索する興味深い方法を明らかにしています。
Alison Nimura氏は次のように述べています。「IBM Cognos Analyticsを使うと、たとえば建物内を通る人の動的な流れを追跡し、予測できるようになる可能性があります。クラス間の移動時間を短縮できるスケジュールを判別して、学生の体験を改善することで、クラスのスケジュール管理に大いに役立てることができます。このほかにも、Cognos Analyticsによって実現したさまざまな事例があります」
彼女は次のようにまとめています。「IBM Cognos Analytics を使って、迅速で正確なデータ分析のすべての利点を保ちながら、新しい機能を使うことができ、パーソナライズされたユーザー・エクスペリエンスを職員に用意できるようになりました。BIは大学生活のほぼすべての側面に関わっているため、強化された分析ツールで職員を支援することで、最終的には学生にさらに充実した仕組みの学習環境を提供できます。
Portland State University （PSU）（ibm.com外部へのリンク）は、ダウンタウンに49エーカーのキャンパスがあり、毎年約27,000名の学生が学んでいます。アメリカで最も活気ある文化、ビジネス、テクノロジーの中心地に位置するPSUは、都市計画、ソーシャルワーク、環境学など、地域社会と直接関わり、より良い持続可能な世界の創造を目指すプログラムで世界的に知られています。 Portland State Universityは、U.S. News & World Report誌の「最も革新的な大学10校」に3年連続で選ばれています。
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