「当社のプロセス管理ツールは、オープンソースのものでした。地元のサプライヤーはサポートしておらず、テクノロジーも古いため、社内の開発者に学んでもらうのは現実的ではありませんでした」とMNG Kargo社でCustomer Experience Application Managerを務めるMerve Faydali氏は言います。「当社の事業部門が必要とするアウトプットを提供できませんでした。さらに、デジタル変革の一環として手動プロセスの多くを自動化したいと考えていましたが、このプラットフォームではできませんでした」

当社のビジネス・プロセスとドキュメント管理システムが統合されていないことも課題でした。多くのプロセスは紙ベースであり、文書の物理的な保管が必要でした。これらのプロセスを監視して効率を高め、ビジネス上の意思決定に重要な情報を経営陣に提供することは困難でした。

MNG Kargo社は、ビジネス・プロセスを自動化するための新しいスケーラブルなプラットフォームと、組織全体のコンテンツを管理するためのデジタル化された自動文書管理システムを必要としていました。

「ビジネス自動化ワークフロー機能により、毎月約5,300件の請求書を当社のERPシステムに簡単に転送できるようになり、業務の継続性が向上しました。これは、市場をリードする運送会社の重要な達成目標です」とFaydali氏は言います。「さらに、現在ではワークフロー機能を使用して、車両のメンテナンス・プロセスを実行していますが、これまでは紙の請求書の処理に、最も多くの手作業を必要としていました。このプロセスをERPに統合することで、膨大な労力を削減することができました。

「また、ワークフロー機能を活用して、標準的ではない小包の承認プロセスも実行しています」と同氏は続けます。「そして、支店からの財務リクエストがデジタル経由で本社に送信される新しいプロセスを設計しました。このメインのリクエスト・フローにはさまざまなサブフローがあり、支店と本社の間に承認階層を構築しています」

このソリューションのコンテンツ管理機能は、同社の文書管理システムの基盤となっています。請求書やその他の重要な文書をデジタル化し、機密文書が権限のないユーザーに公開されないよう保護するための、複雑なセキュリティー・スキーマを組み込んで安全に保管することができます。

32bit社、IBM、MNG Kargo社のチームは連携して、目標のプロジェクト完了日に間に合わせるだけでなく、MNG Kargo社のITチームをトレーニングして、システム保守とアプリケーション開発を開始することができました。3年以内に、単独でプロセスを構築できるようになりました。

MNG Kargo社は現在、新しいビジネス自動化ワークフローとコンテンツ管理システムの恩恵を受けています。新しいビジネス自動化ワークフローにより、毎日2,500件以上のビジネス・プロセス・リクエストと8,000件以上のタスクを追跡できるようになりました。2021年末までに、ビジネス・プロセス・リクエストの件数を4,000件に増やし、1日あたり計10,000件以上の取引を追跡することを目指しています。

自動化ワークフローを導入することで、次が可能になります。

• 車両リクエストを送信し、毎日の配送量とコストの見積もりを生成する自動化プロセスにより、支払いの承認を大幅にスピードアップし、サプライヤーの満足度を高めます。
  
  
• 損害賠償請求プロセスの自動化により、賠償請求の迅速な解決と補償が可能になり、顧客の満足度を高めます。
  
  
• 文書や報告書に記載された機密情報へのアクセスを可能にすることで、損害賠償プロセスにおける具体的な因果関係を可視化し、経営陣は測定可能なデータに基づいて、より適切な経営判断を下すことができます。
  
  
• ERPシステムとの統合により、ユーザーからのリクエスト情報や最新の在庫情報へのアクセスを可能にすることで、重要なプロセスにおいて、より意識的かつ正確な承認判断が可能になります。
  
  
• Eメールや送付状のリクエストを自動転送することで、運用上の財務リクエスト・プロセスを迅速に解決できます。
  
  
• 運用上の請求書の可視性を高めることで、投資における意思決定を促進し、顧客の苦情データにアクセスしやすくなります。また、問題の解決と問題の根本原因におけるプロセスの改善に役立ちます。

また、チームは承認された購入金額と請求金額をより簡単に比較できます。「以前は、Eメールで承認を行っていたため、マネージャーは細かな違いを見分けるのが困難でした」とFaydali氏は言います。「このプロジェクトを始動して以来、マネージャーは数カ月にわたるすべてのプロセスの断片を見ることができるようになり、その結果、一部の不正行為を阻止できるようになりました」

新しいコンテンツ管理システムも非常に良い影響を与えています。ビジネス・プロセス・リクエストには、毎日均3,000件の文書と、6,000件の取引が発生します。これらの文書のほとんどは、機密情報を含む請求書です。文書の処理、取り扱い、保護に加えて、システムには約4,300万件の過去の請求書のバックアップが保存されます。

コンテンツ管理システムを使用することで、次が可能になります。

• 従業員が請求書やその他の文書を検索するのに費やす時間を大幅に短縮し、効率を高めて、コストを削減できます。
  
  
• 文書を簡単に取得できるようにし、それらの文書をよりセキュアに保存できます。

現在、MNG Kargo社は追加のプロセスをシステムに統合する過程にあり、自動化への取り組みの次の段階に向けて準備を進めています。「今年の初めに 32bit社との契約を更新し、来年には32bit社とIBM社の担当者方と会い、新しいAIおよびロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）テクノロジーについて学ぶ予定です」とFaydali氏は締めくくりました。デジタル・トランスフォーメーションを追求するための新しい自動化プロセスを開発する中で、チームワークとイノベーションの組み合わせが継続的な成功のカギを握っています。

2003年に設立され、トルコのイスタンブールに本社を置くMNG Kargo社（リンク先は、ibm.comの外部です）は、宅配便・小包配送サービスの国内大手プロバイダーです。850以上の支店、27の転送センター、35のミニハブ、および14の地域拠点を構えています。従業員数12,000名を超える同社は、レンタル車両に加えて、自社の陸上車両約3,500台を使って、220か国、60万を超える配送先に毎日荷物を届けています。

32bit Bilgisayar社について

1988年にトルコのイスタンブールで設立されたIBMビジネス・パートナーの32bit社は、企業顧客にターンキー・ITソフトウェア・ソリューション、テクノロジー統合、およびコンサルティング・サービスを提供しています。主な専門分野には、ビジネス・プロセス、サービス指向アーキテクチャー（SOA）および統合、財務アプリケーション、モバイルおよびJava Enterprise Edition（JEE）アプリケーションがあります。