新型コロナウイルス感染症のパンデミックにより、多くの企業が業務を停滞させました。例えば、小売業、旅行業、スポーツ・イベントなども、すべて収益が大幅に落ち込みました。しかし、このウイルスに対する世界的な対応が、イノベーションを促進させると同時に、多くの組織に従業員の安全と健康を可能な限り維持しつつ最も重要な仕事を遂行できるような新しい方法を開発させるきっかけとなりました。
Kuwait National Petroleum Company（KNPC）社の自動化への取り組みは、まさにこのことを示していると言えます。パンデミックの約1年前、KNPC社のITチームは、IBM Cloud Pak® for Business Automationテクノロジーをベースにしたソフトウェアを使用して、部門間の重要なコミュニケーション・フローをデジタル化および自動化する取り組みを開始しました。チームは4つの部門のプロセス自動化を微調整し、パンデミックによってすべてが変わったときに他の部門を参加させる準備をしていました。
物理的な文書を共有し、それを組織内の利害関係者に配布することが、突然、危険を伴う可能性のある提案になりました。追加された部門のプロセスを一度に1つずつデジタル化する方法を採用することは、もはや受け入れられませんでした。重要なビジネス文書を継続的に移動させるには、デジタル化・自動化ソリューションのプロジェクト責任者であるAnfal Al Rashed氏が率いるIT部門が導入を加速化し、できるだけ速やかに全社を参加させる必要がありました。
サイクルタイムの短縮
メモのサイクルを5日から3時間未満に短縮
節約
このソリューションにより、607,740枚以上の紙を節約できました
2019年、KNPC社は、IBMのビジネス・パートナー、EBLA Computer Consultancy Company社が開発したビジネス・アプリケーションであるEasy Memoの使用を開始し、企業は電子メモやレターを作成、レビュー、承認、配布できるようになりました。Easy Memoは、IBM Cloud Pak for Business Automationのコンテンツ管理機能を使用することで、KNPC社のビジネス・クリティカルなメモや通信文書を安全に保管します。
また、このソリューションにより、KNPC社はクウェートの裁判所が定める要件に準拠した方法で文書に電子署名を行い、自社独自の分類法に従って文書を分類し、そしてレビューおよび承認プロセスを経て文書を追跡することもできます。さらに、Easy Memoを使用すると、KNPC社は電子メモに対して同じ対応をとったり、メモの添付ファイルを含めたり、全コンテンツ検索を行ったりすることもできます。
Easy Memoアプリケーションを最初に導入した、KNPC社の4つの部門の従業員は、パンデミックが始まったとき、新しいワークフローに慣れてきたところでした。Al Rashed氏とIT部門にとって、組織全体がデジタル・ソリューションを必要としていることは明らかでしたが、KNPC社の他の29部門からの賛同を得ることは、まったく別の課題でした。
幸いなことに、Al Rashed氏とIT部門は何をすべきかわかっていました。「私たちは、ITマネージャーに、デジタル署名された電子メモをすべての部門マネージャーに送信してもらいました。Easy Memoを使いたいという部署が次々と現れ、連鎖反応が始まったのです」と、Al Rashed氏は語ります。
その後、チームは毎月2～4の新しい部門をプラットフォームに追加しました。「そのためのトレーニング・セッションを行う必要すらありませんでした。それがどのようなもので、どのように使用するかを従業員が理解するには、短い啓発セッションで十分でした」と、Al Rashed氏は述べています。
2020年12月までに、KNPC社の33部門すべてが、Easy Memoを使用して、メモや通信文書を共有、編集、署名、保管するようになりました。これには168の下位部門と約5,000名の従業員が含まれます。KNPC社は合計26のコア・ビジネスのプロセスを自動化しました。
この新しいソリューションのメリットは、迅速できわめて効率がよいということでした。まず、重要な通信文書を準備する平均サイクルは、5日から3時間になりました。組織では宅配便や紙の保管が不要となり、紙とインクの使用量も大幅に削減したことで、これまでに約80本の木と303個のインク・カートリッジを節約できたことになります。
今では変更がより簡単になり、複数回の編集が必要な文書であっても、プロセスを迅速に進めることができます。また、このソリューションを使用すると、従業員が社内を移動する際にメモの進捗状況を追跡できるため、ボトルネックを簡単に特定して解消することができます。
さらに、物理的な文書のファイリングに関連する人件費（1ファイルあたり約6 KWD）に加え、誤ってファイリングした文書の検索（37 KWD）や紛失した文書の再作成（68 KWD）に関連する人件費も削減されました。Easy Memoのおかげで、KNPC社の従業員は、社内連絡に費やす時間を、以前に比べて平均で約75%削減できています。
現在、IT部門は、IBMとEasy Memoがプロセスをさらに合理化できる方法を検討しています。「当社はWatsonベースの音声認識を検討しており、ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）を使用することで、面倒な作業の一部を削減することにも大いに関心があります」と、Al Rashed氏は締めくくりました。
1960年に設立されたKNPC社（ibm.com外部へのリンク）は、原油精製に加え、クウェート市場におけるすべての石油製品の販売と流通を行っています。同社は2つの製油所を所有し、総精製能力は日量80万バレルで、3つのモバイル・ステーションを含む63か所の充填ステーションを運営しています。今後5年間でさらに82か所のステーションを稼働させる予定です。KNPC社では、多国籍の従業員約6,000名が雇用されています。
EBLA 社（ibm.com外部へのリンク）は、中東最大の専門的に管理されたIT企業の1つで、アラブ湾岸地域の大手システム・インテグレーター企業とされています。EBLA社は1993年に設立され、クウェートとカタールに事務所を構えています。250名の従業員は、あらゆる種類のエンタープライズ・ソリューションの販売とサポートに注力しています。
法務
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2021年11月、米国で作成
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