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建物を最良の状態に保つためのよりスマートな作業
HFL社は、MaxLogic社と協力し、IBM Maximoを使用して不動産管理のアプローチを刷新しました。
建物は組織が運営しなければならない最も大きく高価な資産の1つです。そのため、英国の多くの企業が、自社の資産を安全、快適、効率的に保つためにHFL Building Solutions社の専門知識を活用しています。
HFL社はメンテナンス・サービス、総合施設サービス、建物環境サービスを専門としています。その使命は、顧客の施設を可能な限り効率的かつ高い費用対効果で管理できるようにすることです。これを実現するため、同社は、エンジニアの活動と管理・保守対象の建築インフラストラクチャーに関する明確な洞察を頼りにしています。
HFL社の財務担当ディレクター、Mark Roberts氏は、「当社の業務は比較的単純ですが、業務量の多さにより複雑さが生まれています。当社は150人の従業員を抱え、400を超える拠点で業務を行っており、毎月約4,000件の作業指示を発行しています」と説明しています。
エンジニアは、予防保守のヘルス・チェックや暖房システムの修復作業などの作業指示を実行するために現場を訪れるたび、そこに保管されている日誌に、その作業に関する書面による報告を追記します。
各日誌は、顧客のために行った仕事の重要な記録であり、コマーシャル・プランナー、設計書、証明書などの重要な補助書類も含まれています。HFL社は、日々の業務を効率的に遂行し、継続的なコストを追跡し、施設の状況について顧客に情報を提供するため、この情報にすぐにアクセスできるようにしています。多くの場合、この情報は、顧客が企業施設に関する規制や法的要件を満たしていることを証明するためにも重要です。
以前、HFL社は、そのためのワークフローを管理するために、物理的な日誌を使用し、スプレッドシート・ベースのプロセスに依存していました。このやり方では、作業指示の報告書の完成が遅れ、書類の提出ミスや紛失が頻繁に発生し、時間のかかる手戻りにつながったり、ビジネスや顧客のリスクが高くなったりしていました。事業の拡大に伴い、HFL社はより持続可能で安全な作業指示の管理方法を求めていました。
管理を簡素化
HFL社は、未処理の作業指示の数を95％削減し、管理業務を簡素化しました
信頼できるプラットフォーム
Maximoは、400を超える顧客拠点にまたがる作業を管理するための信頼できる単一のプラットフォームを提供しています
Maximoをさらに活用
IBM Maximo EAM SAAS Flex Maximoソリューションの初期展開は、より基本的なユースケースに対応する上で効果的であることが証明されていますが、HFL社は次のレベルに進みたいと考えていました。
Mark Roberts氏は、「当社はこのシステムを成功させたいと決意していたため、Maximoソリューションに関する十分な知識を持っているだけでなく、当社と同じ分野の企業と協力した実績のあるパートナーを探すために改めて市場を調査しました。そこでMaxLogic社にたどり着きました」と語りました。
HFL社は現在、MaxLogic Managed Service（MMS）を利用することで、IBM Maximoの潜在能力を引き出し、管理にかかる労力を抑えながら、ソリューションを最大限に活用しています。同社のビジネス・プロセスの変革は現在順調に進んでおり、その範囲を、作業指示の管理を含むプランニングとエンジニアリングの基盤から、アカウントと契約の管理まで拡大させています。
Roberts氏は、「MaxLogic社は、当社が行っているすべてのことを新たな視点で観察することで、プロセスを徹底的に見直して改革する手助けをしてくれました。彼らは恐れることなく、準備を整え、共に仕事に取りかかってくれました。MaxLogic社のチームのもう1つの優れた点は、彼らがMaximoを隅々まで知っているテクニカル・スペシャリストであることですが、それだけではなく、当社の分野の歴史と組み合わせることで、当社が行っている業務や当社固有の要件までをも理解してくれるのです」と述べています。
HFL社の変革における主要なステップには、IBM Maximo Application Suiteがサポートする共有デジタル・データ・ストアに、何百もの顧客サイトの情報をまとめることが含まれていました。同社は、山のような事務処理を、バーチャルな日誌や、Maximoで現場と作業指示をセットアップするための標準化されたテンプレートに置き換えました。
このデジタル情報を現場のチームがすぐに利用できるようにするため、MaxLogic社はHFL社にMaximo Mobileを導入しました。これは、ヨーロッパで初めてのMaximo Application SuiteとMaximo Mobileの共同展開でした。これにより、エンジニアはいつでもどこでも作業指示や補助文書にアクセスできるようになり、効率的に作業できるようになりました。
Roberts氏は、新しいアプローチがどのように機能しているかについて、「エンジニアがMaximo Mobileで作業指示を開くとすぐに、当日期限の作業と、関連する具体的な作業を確認できます。また、このソリューションでは、ユーザーにタスクを確認するよう促すことができ、各タスクが完了したことを確認できます。作業指示のタスク・リストが完了すると、ソリューションによって作業指示に日付が記入され、レポートが作成され、バーチャルな日誌に保存されます」と説明しました。
現在、ビジネス・サポート・チームや契約マネージャーを含む企業全体のユーザーが、Maximoを通じてこれらのデジタル・ファイルに簡単にアクセスできるようになりました。HFL社はまた、顧客が関連する日誌にセルフサービスでアクセスできるWebポータルを初めて開設しました。
HFL社は作業指示管理の基本を変革しましたが、次はより複雑な計画と分析プロセスの最適化に目を向けています。
HFL社の事業開発担当ディレクター、James Kissane氏は、「作業指示を迅速に把握し、お客様の現場や業務から生じるすべての情報を単一のシステムに統合することで、データから新しい種類の質問に答えられるようになりました。例えば、特定の拠点において、値上げした契約がどのような成果を上げているかを確認することができます。利益が得られているか。コストが見積もりよりも高いか、それとも低いか。これらは、MaxLogic社と協力する前は得られなかった洞察です」と語りました。
新しい洞察、新しい可能性
HFL社はMaxLogic社とのコラボレーションを通じて、チームや顧客が利用できる情報の質を大幅に改善し、より良い意思決定の推進を支援しています。
Roberts氏は、「最初にMaximoを導入したとき、データに対する当社の理解とその管理方法は理想的ではありませんでした。当初、Maximoには200,000件の未処理の作業指示がありました。MaxLogic社の助けを借りたことで、未処理のレコードを20,000件以下にまで削減することができました。これにより、当社のチームはどのようなデータを取得して保存しているのかを正確に理解できるようになり、それに関するより良いハウスキーピング・ルールを構築できるようになりました」と認めました。
同氏はさらに、「このデータは、経営面だけでなく財務面でも、当社の業績をより詳細に理解するための鍵となるでしょう。現在、当社は全体的なマージン、トップライン、ボトムラインを把握しています。Maximoを使用すると、これに加えて、拠点レベルの収益性を非常にきめ細かく把握できるようになります。これにより、拠点レベルでコストを把握し、よりターゲットを絞った対策を講じて現場のコストを管理できるようになり、当社とエンド・クライアントにとって非常に重要なコストの節約がもたらされます」と付け加えました。
このデータと洞察の強固な基盤は、作業指示と契約管理に関する高度に最適化されたプロセスと相まって、HFL社がよりスリムで俊敏な事業運営を実現できるようにしています。
Roberts氏は、「当社は今、すべてをMaximo内で行おうとしています」と語りました。「当社のチームにとっては物事が単純化されるだけでなく、計画が変更されたときに迅速に対応できるようになるのです。当社の業務では、計画の変更が頻繁に発生します。例えば、あるエンジニアがお客様を訪問する予定だったにもかかわらず、直前になって別の現場への緊急呼び出しがあり、本来の仕事に手が回らなくなったとします。Maximoがあれば、このような変化が起きても対応することができるため、後手に回ることもなく、業務の中断を最小限に抑えられるようにリソースを編成することができます」
「同様に、エンジニアがMaximoで作業指示をリアルタイムで管理できるようになったことで、作業指示をより早く完了し、それをよりタイムリーにお客様に伝えることができるようになりました。仕事は早く終わったほうが良いですし、お客様もそのことに非常に満足しています」
今後、MaximoはHFL社のさらなる改善と革新への足がかりになるでしょう。同社は、MaxLogic社との協力を継続し、資産の稼働時間と従業員の生産性を高めるための新しいインテリジェントな資産監視機能と予知保全機能を導入する予定です。
Roberts氏は、「MaxLogic社との連携から得た最も価値あることの1つは、Maximoの機能を正確に理解できたことです。その可能性を知った今、当社はこのソリューションの機能をさらに活用したいと考えています。これは、当社の事業運営を改善し、お客様により高いレベルのサービスを提供するのに役立つでしょう」と締めくくりました。
HFL Building Solutions社（IBM.com外部へのリンク）は、英国マンチェスターに本社を置く大手建築サービス企業です。小売店、レジャー施設、教育機関、商業施設などを対象に、英国全土の何百もの顧客に建物管理、運営、技術サービスを提供しています。
法的条項
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2022年10月米国で作成。
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