2020年に建物と施設の大規模な拡張工事が行われましたが、モバイル・ソリューションは提案された変更に対応できるものではありませんでした。施設管理部門は、新しいソフトウェアでモバイル環境をアップグレードし、最新バージョンのMaximoを再実装することを検討しました。このプロジェクトにより、保守チームはリモート監視を通じて、資産の状態と異常をより効率的に追跡できるようになりました。すべての担当者がモバイル・ソリューションを利用できるようになり、ネットワークがない場合でもデータにアクセスできるようになりました。

チームはまた、カスタマイズ可能で既存の開発ツールを組み込める新しいプラットフォームも望んでいました。このような機能により、新しいツールを習得するための追加のトレーニング時間を必要とせずに、従業員の移行が容易になります。コーネル大学は、メンテナンス・プラットフォームのオーバーホールの次のステップとして、IBMにコンサルティングの支援を求めました。

「新システムの導入については、社内であまり経験がありませんでした。Maximoは、今日のようなものではありませんでしたが、私たちが慣れ親しんでいた社内ツールよりもはるかに堅牢でした」とBecraft氏は言います。。「また、エア・ハンドリング・ユニットのような名称を全体で標準化するために、多くの時間を費やしていました。標準化には多くの要素がありますが、そのすべてを1つのシステム・タイトルに押し込めて、データを記録しようとしていました。しかし、私たちがしたかったことの細かさや、私たちの資産やリソースに応じた業務計画のベスト・プラクティスを理解するための支援が必要でした」

IBMのコンサルティングを受けて、より多くのユーザーに対応できる新しいモバイル・ソリューションとともに、レガシー・システムをMaximoの最新バージョンに統合しました。従業員向けにトレーニング・プログラムが組まれ、数か月以内に、10名のパイロット・ユーザーから260名へと、ユーザー・ベースが拡大しました。

「私たちにとって大きな勝利でした。Maximo 行う必要があったすべてをモバイル・ソリューションで実行できるようになったのです」とBecraft氏は言います。「Maximoとは別のデータベースを持つのではなく、Maximoの延長でした」

モバイル・デバイスにおけるMaximoのメリットには、次のようなものがあります。

• すべての操作を遠隔監視
• AIによる異常検知の支援
• すべての人にとってより安全なワークスペースの構築
• いつでもどこでも保守管理
• 技術者の生産性の向上
• チームが資産の健全性をよりよく理解し、それに基づいて行動できるようにするためのナレッジの強化

新型コロナウイルス感染症の拡大によって2020年にコーネル大学が閉鎖され、キャンパスから学生や職員が去っても、施設管理と保全の必要性は続きました。新しいシステムにはオフライン機能がありましたが、ほとんどのユーザーは学内でデバイスを共有しながら使う必要があり、実質不可能でした。より多くのMaximoライセンスとモバイル・デバイスを取得する必要性が顕著になりました。

新型コロナ以前は、施設内の全員がモバイル・デバイスを持っているわけではありませんでした。たとえば、塗装職人は、パンデミック以前にはMaximoにアクセスする必要はありませんでした。伝票に記入して、管理コーディネーターに渡し、時間と特定の作業指示が入力されていました。しかし、管理スタッフがキャンパスを離れ、勤務時間を記録することができなくなったため、正確な労働内容を把握することが難しくなりました。

「新型コロナが感染拡大したとき、キャンパスにはスタッフがあまりいなかったため、誰かがどこで仕事を中断したかを把握するために、作業記録が重要になりました。さらに、長期にわたって病気休暇を取る必要がある人もいたため、その人のために他の技術者がどこから作業を引き継げばいいかを知る必要がありました」と、コーネル大学ITマネージャーのKristi Cooley氏は言います。「従業員同士の物理的な距離を取って、デバイスを共有しないようにして、安全性を確保する必要もありました」

Maximoとモバイルにアクセスすることで、技術者は緊急事態にリアルタイムも対応できます。 ユーザーは現場で作業しながら、入ってきた作業指示書にすぐにアクセスできます。たとえそれが別のエリアのチームであっても、より適切な場所にいる人や、より適切なリソースを持っている人が引き受けたり、タスクを再割り当てしたりできます。

「新型コロナウイルス感染症の影響で、メンテナンスやその他のさまざまな業務に対して、合理的なアプローチを採用する必要がありました」とBecraft氏は言います。「私たちの部門には、データに基づいた意思決定を重視する新しいリーダーがいました。他の誰もが提供できない回答を提示してくれるシステムが必要でした。リーダーは、各作業指示書に何が含まれているか、あるチームやその他のチームに誰が割り当てられているかを確認し始めました。「彼らはリソースを共有する必要がありましたか」あるチームが1つのエリアでかなりのバックログを抱えている場合、別のエリアの誰かがバックログから抜け出すためのサポートを提供できるでしょうか」

以前、コーネル大学では、Maximoを作業配信および請求システムとして使用していました。現在では、予防保守を予測し、改良保守とプロジェクトを統合するための作業管理ツールとしても使用されています。Maximoによって有効になった最新のアップデートは、毎日800件を超えるサービス・リクエストをサポートし、効率化と最適化をもたらしています。これにより、冗長な手動プロセスと高価な専用穴あき紙が不要になり、Maximoユーザーへのサービスとサポートが向上します。

「Maximoのおかげで、完全にペーパーレスになりました」とBecraft氏は付け加えます。「作業やメンテナンスのプロジェクトで紙を使っている人は一人もいません。すべての建物とそのシステムに関するすべての情報を1つのシステムに保存できるので、より高いレベルのメンテナンス組織になることができます」

アドミニストレーション・チームは、人員などのリソースをより効率的に割り当てることができるようになりました。以前は5名必要であったIT開発者を2名に削減し、従業員を他の重要な業務にシフトできるようになりました。今日までに、モバイル・ライセンスとデバイス数は、377ユーザー分に急増しています。

検査面だけでも、追加のコスト削減がそれを物語っています。新しい環境は、スタンド・アロンの検査ソリューションの代わりとなり、そのシステムとのMaximoのデータの交換を継続的に行う必要がなくなります。Maximoのコンプライアンスと規制のコンポーネントは、大学のメンテナンス部門の効率も向上させました。

「Maximoの新しい検査モジュールにワクワクしています」とBecraft氏は言います。「過去6か月の間に、すべてのグループにおいて、効率と効果アップにつながる多くの機会が生まれました。レポートの作成に、紙のログの代わりにMaximoを使用することが許可されており、データは検査対象の資産に至るまで保存されています」

Cooley氏は言います。「コンプライアンスはその重要な部分を占めています。我々のチームには、さまざまな機関から要求されているすべてを追跡できるシステムがあります。組織のあらゆるレベルでのコミュニケーションを可能にし、業務に対する一定レベルの自信を持って、説明責任を果たすためのツールがあります。キャンパスを維持するために本当に必要なものを示してくれます」

施設管理部門は今後も、組織内のすべての施設にわたって、そのビジョンと標準化を推進し、より持続可能な運営を実現できるよう取り組んでいきます。目標の1つは、キャンパスから廃棄物を取り除き、すでに地上にある資源をもっと活用できるようにすることです。コーネル大学は、現場のスタッフがパフォーマンス要因を特定し、保守・保全の信頼性を高めて、資産をさらに活用して保守コストを削減できるように、AIを活用したMaximoをアップグレードすることを計画しています。

「大きな成功を収めている部分もありますが、全体的には改善の余地があります。しかし、資産は一般的に、長い道のりを歩んできました」とBecraftト氏は言います。「持続可能性に関しては、サプライチェーンの最適化に取り組んでいます。このシステムを利用して、大量の資料がキャンパス内に散乱したり、必要になる前に事前注文して手元に置いておく、といった事態を避けることができます。より多くのユーザーをオンボーディングし、より多くの予知保全を実行することもロードマップに含まれています。新しいビルディング・オートメーション・システムも導入し、統合をさらに進めていきたいと考えています」

Becraft氏は言います。「これまでに達成したことよりも、まだやらなければならないことに注意を払うことがよくありますが、当初から現在に至るまでには、信じられないほどの成長がありました。Maximoによって実際に得られるのは、データに基づいて意思決定を行う能力です。Maximoを導入したおかげで、大学とそのミッションをサポートするために必要なことを行うための適切なリソースを得ることができるようにりました」

ニューヨーク州イサカにあるコーネル大学（ibm.com外部へのリンク）は、1865年に設立された、アイビー・リーグに属する私立の土地付与大学です。アメリカ全50州と119か国から集まった15,500人を超える学部生と、10,000名を超える大学院生が在籍しています。メインキャンパスに7つの学部と、7つの大学院に分かれています。