Gli ordini di lavoro sono la forza trainante della strategia di manutenzione di qualsiasi organizzazione. Quando un responsabile invia una richiesta di manutenzione, l'entità che riceve la richiesta crea un documento cartaceo e/o digitale formale che include tutti i dettagli delle attività di manutenzione e delinea un processo per il completamento di tali attività. Questo documento è chiamato ordine di lavoro. Gli ordini di lavoro possono includere anche informazioni su:
- L'azienda che gestisce l'ordine
- La sede di lavoro
- Eventuali competenze, strumenti e/o requisiti materiali
- Il soggetto autorizzante
- Il tecnico o il service provider assegnato all'attività
- Stima dei costi di completamento
- Stime dei prezzi dei materiali e della manodopera
- Data di completamento prevista
- Data di completamento effettiva
- Livello di priorità
Lo scopo principale di un ordine di lavoro è quello di tenere tutte le parti coinvolte nell'operazione di manutenzione aggiornate sul flusso di lavoro. Se utilizzati in modo efficace, gli ordini di lavoro aiutano un'organizzazione a organizzare, comunicare e monitorare in modo efficiente gli interventi di manutenzione all'interno di un dipartimento o di un'organizzazione.
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Un'organizzazione avrà probabilmente bisogno di diversi tipi di ordini di lavoro per eseguire operazioni di manutenzione. A seconda delle dimensioni dell'organizzazione e del settore in cui opera, alcuni tipi di ordini di lavoro possono essere più diffusi di altri. Uno stabilimento che produce sostanze chimiche pericolose, ad esempio, avrà un numero di ordini di lavoro per la sicurezza molto più elevato rispetto, ad esempio, a un complesso residenziale. Tuttavia, è importante conoscere gli otto principali tipi di ordini di lavoro che un'organizzazione può trovarsi a gestire.
- Ordine di lavoro per manutenzione correttiva: Come suggerisce il nome, gli ordini di lavoro per manutenzione correttiva aiutano le organizzazioni a correggere i problemi valutando se un tecnico ha riscontrato problemi durante un'ispezione o un altro tipo di ordine di lavoro. In genere, questi ordini di lavoro prevedono la riparazione o la sostituzione di apparecchiature o parti di esse. Gli ordini di lavoro per manutenzione correttiva differiscono dagli ordini di lavoro di emergenza, in cui l'attrezzatura o la risorsa sono già guaste.
- Ordine di lavoro elettrico: un ordine di lavoro elettrico è un ordine di lavoro per la riparazione o l'installazione di apparecchiature elettriche, inclusi illuminazione, alimentatori e cablaggi.
- Ordine di lavoro di emergenza: un'organizzazione emette un ordine di lavoro di emergenza quando un asset critico o un'apparecchiatura ha subito un guasto e sta causando problemi di produzione e/o sicurezza. Noti anche come ordini di lavoro di manutenzione reattivi, gli ordini di lavoro di emergenza richiedono un'azione immediata e quindi ricevono la massima priorità.
- Ordine di lavoro generale: un ordine di lavoro generale è un ordine di lavoro utilizzato per un'ampia gamma di servizi non urgenti che non rientrano in una categoria più specifica, comprese le richieste più comuni come la disinfestazione di routine o i servizi di verniciatura.
- Ordine di lavoro di ispezione: le organizzazioni utilizzano gli ordini di lavoro di ispezione quando desiderano ispezionare gli asset dell'organizzazione. Nell'ambito di programmi di manutenzione ricorrente e/o predittiva, un'organizzazione ordinerà un test (o una serie di test) per valutare le prestazioni degli asset nella speranza di identificare proattivamente anomalie, rischi e altri problemi di funzionalità.
- Ordine di lavoro di assistenza preventiva: un ordine di lavoro di assistenza preventiva consente alle organizzazioni di pianificare le attività di manutenzione ordinaria per garantire il funzionamento ottimale dei propri asset e prolungare il ciclo di vita delle apparecchiature. Gli ordini di lavoro di assistenza preventiva aiutano inoltre le organizzazioni a ridurre i tempi di inattività delle apparecchiature, garantire la conformità normativa e ridurre le spese associate alle principali riparazioni.
- Ordine di lavoro di sicurezza: a differenza di altri tipi di ordini di lavoro, gli ordini di lavoro di sicurezza esistono unicamente per proteggere le persone da danni o pericoli. Gli ordini di lavoro di sicurezza riguardano riparazioni che prevengono lesioni al personale, compresi problemi come fuoriuscite di liquidi/prodotti chimici e ostruzioni fisiche dovute a danni alla proprietà.
- Ordine di lavoro di progetti speciali: gli ordini di lavoro di progetti speciali si concentrano su aggiornamenti e miglioramenti. Questi ordini di lavoro consentono alle organizzazioni di installare nuovi asset che contribuiranno a modernizzare attrezzature/strutture, aumentare la produttività e semplificare i processi esistenti.
Il flusso di lavoro di gestione degli ordini di lavoro descrive il modo in cui un ordine di lavoro si muove attraverso il processo di manutenzione in una determinata organizzazione, a partire dall'identificazione dell'attività di manutenzione fino all'analisi post-completamento.
Nella prima fase del ciclo di vita, una persona o organizzazione identifica l'attività che il personale di manutenzione deve completare. Determina anche se le attività di manutenzione si qualificano come manutenzione programmata, in cui i lavori saranno facilmente identificabili in anticipo, o manutenzione non programmata, in cui l'ambito e le specifiche del lavoro richiederanno una valutazione iniziale.
Una volta identificati i problemi di manutenzione, un responsabile inserisce i dettagli in un modulo di richiesta dell'ordine di lavoro e lo invia al reparto di manutenzione per la revisione e l'approvazione. Le richieste di lavoro possono derivare da diverse circostanze, dalle richieste degli inquilini alle verifiche di manutenzione preventiva.
Il reparto di manutenzione (o il team di manutenzione) è responsabile della valutazione delle richieste di lavoro una volta presentate. Il reparto esamina i dettagli della richiesta di lavoro per determinare se è in grado di portare a termine il lavoro e quindi determina le esigenze di personale e risorse. Se approvata, la richiesta di ordine di lavoro viene convertita in ordine di lavoro.
Il team di manutenzione o il supervisore, una volta approvata la richiesta di lavoro e assegnato i materiali, le attrezzature e il personale necessari per completare i lavori, crea l'ordine di lavoro. L'ordine di lavoro includerà tutti i dettagli del lavoro necessari, nonché le informazioni di contatto dell'azienda e il termine per il completamento. La manutenzione dovrebbe anche decidere quale priorità dare al nuovo ordine di lavoro all'interno del flusso di lavoro complessivo.
In questa fase, il team/supervisore assegna i lavori a un manutentore qualificato che completa la lista di controllo delle attività secondo la tempistica proposta. Se l'organizzazione utilizza un software CMMS ( computerized maintenance management system), il lavoro viene assegnato automaticamente a un tecnico.
I tecnici della manutenzione sono responsabili della documentazione e della chiusura di un ordine di lavoro una volta completate tutte le attività. I tecnici devono indicare nel dettaglio la quantità di tempo dedicato a ciascuna attività, eventuali materiali/attrezzature utilizzati, le immagini del lavoro svolto ed eventuali note o osservazioni al riguardo. Un responsabile potrebbe dover approvare l'ordine di lavoro completato e fornire indicazioni sui passaggi successivi.
La revisione degli ordini di lavoro completati può fornire informazioni preziose sulle operazioni di manutenzione, quindi le organizzazioni dovrebbero analizzarli regolarmente per identificare eventuali opportunità di miglioramento nel processo relativo agli ordini di lavoro. L'analisi post-completamento aiuta inoltre i team di manutenzione a identificare eventuali attività mancate o da rivedere.
Il modo in cui un'organizzazione gestisce gli ordini di lavoro dipende da diversi fattori, tra cui le dimensioni, il settore, le risorse finanziarie e di personale, i requisiti di manutenzione delle strutture e l'approccio generale alla gestione degli asset. Tuttavia, esistono alcune procedure che consentono di ottimizzare il processo di gestione degli ordini di lavoro, indipendentemente dall'ambiente.
- Stabilisci gli obiettivi e decidi come misurare il successo. Per verificare se il processo relativo agli ordini di lavoro funziona in modo ottimale nella tua azienda, devi stabilire gli obiettivi del reparto e decidere le metriche da utilizzare per misurare i progressi fatti verso tali obiettivi. È inoltre fondamentale conoscere i propri KPI, in modo che il reparto sappia quali elementi del processo devono essere quantificati.
- Standardizza il processo relativo agli ordini di lavoro. Il processo di presentazione di una richiesta di lavoro, di generazione di nuovi ordini di lavoro e di chiusura degli ordini di lavoro esistenti dovrebbe essere sempre lo stesso per tutti. Sviluppa un modello di ordine di lavoro per garantire che la formattazione e i componenti siano coerenti in tutta l'organizzazione. Dovresti anche assicurarti di definire chiaramente ruoli e responsabilità in modo che tutte le parti sappiano chi è responsabile di ogni fase del processo.
- Sii proattivo. Sebbene sia impossibile prevedere ogni problema di manutenzione e ogni guasto alle apparecchiature, è importante essere proattivi riguardo agli elementi del processo di manutenzione che si possono controllare. Crea e rispetta un programma di manutenzione preventiva per gli asset. Utilizza strumenti di remote monitoring per impostare trigger automatici che creano e danno seguito alle richieste di lavoro secondo una pianificazione predeterminata. La manutenzione proattiva è quasi sempre più economica della manutenzione reattiva/di emergenza; adottare misure preventive per mantenere le risorse in perfetta forma aiuterà la tua organizzazione a raggiungere un'efficienza ottimale.
- Utilizza CMMS o software di EAM (Enterprise Asset Management). Il modo più semplice ed efficiente per gestire gli ordini di lavoro è utilizzare un sistema EAM o un software CMMS. Entrambi offrono una soluzione software high-tech per la gestione della manutenzione che consente di automatizzare il processo relativo agli ordini di lavoro, gestire le fatture e le date di scadenza e ridurre il backlog e l'errore umano.
Man mano che un'organizzazione cresce, può diventare insostenibile fare affidamento su sistemi di ordini di lavoro cartacei o persino su fogli di calcolo per gestire le esigenze di dati in continua evoluzione. Le organizzazioni più grandi e quelle con esigenze più complesse possono investire in software di gestione degli ordini di lavoro, come i sistemi CMMS o EAM.
Oltre alla creazione e al monitoraggio degli ordini di lavoro di base, i sistemi EAM e i CMMS utilizzano le app mobili e le tecnologie basate sul cloud per aiutare i team di manutenzione a pianificare la manutenzione preventiva, analizzare i processi completati, visualizzare e comunicare i dati e ottimizzare la gestione degli inventari. L'integrazione di un sistema di gestione degli ordini di lavoro può aiutare un'organizzazione a:
Un CMMS o un EAM di alta qualità pianifica, crea, monitora e organizza automaticamente le richieste di servizio e gli ordini di lavoro, riducendo la necessità di pianificazione per i responsabili della manutenzione e i supervisori. L'utilizzo di un sistema di gestione degli ordini di lavoro digitale consente inoltre all'organizzazione di archiviare elettronicamente grandi quantità di dati, riducendo le spese associate all'archiviazione cartacea.
Poiché tutti i dati degli ordini di lavoro si trovano in una posizione centralizzata, tutti i membri del team di gestione possono tenere traccia degli ordini di lavoro durante il flusso di lavoro. Le piattaforme CMMS/EAM con relativi software per dispositivi mobili facilitano l'accesso, utilizzando notifiche push e consentendo ai membri del team di visualizzare e modificare le attività in tempo reale.
I software di gestione degli ordini di lavoro consentono alle organizzazioni di aggregare e visualizzare i dati degli ordini di lavoro in base alle proprie esigenze specifiche. I team di manutenzione possono creare e visualizzare report personalizzabili e visualizzare dati di tendenza che aiutano a semplificare la gestione delle risorse e a prevedere la manutenzione preventiva.
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