Cos'è un ordine di lavoro?

Gli ordini di lavoro sono la forza trainante della strategia di manutenzione di qualsiasi organizzazione. Quando un manager invia una richiesta di manutenzione, l'entità che la riceve crea un documento formale cartaceo e/o digitale. Questa richiesta include tutti i dettagli delle attività di manutenzione e delinea un processo per completarle. Questo documento è chiamato ordine di lavoro. Gli ordini di lavoro possono includere anche informazioni su:

• L'azienda che gestisce l'ordine
• La sede di lavoro
  
• Eventuali capacità, strumenti e/o requisiti materiali
• Il soggetto autorizzante
• Il tecnico o il service provider assegnato al compito
• Stima dei costi di completamento
• Stime dei prezzi dei materiali e della manodopera
• Data di completamento prevista
• Data di completamento effettiva
• Livello di priorità

Lo scopo principale di un ordine di lavoro è quello di mantenere aggiornate in merito al workflow tutte le parti coinvolte nell'operazione di manutenzione. Se utilizzati in modo efficace, gli ordini di lavoro aiutano un'organizzazione a gestire, comunicare e monitorare in modo efficiente gli interventi di manutenzione all'interno di un reparto o organizzazione.

Un'organizzazione necessiterà probabilmente di diversi tipi di ordini di lavoro per eseguire le operazioni di manutenzione. A seconda delle dimensioni dell'organizzazione e del settore in cui opera, alcuni tipi di ordini di lavoro possono essere più diffusi di altri. Uno stabilimento che produce sostanze chimiche pericolose, ad esempio, avrà un numero di ordini di lavoro per la sicurezza molto più elevato rispetto, ad esempio, a un complesso residenziale. Tuttavia, è importante conoscere gli otto principali tipi di ordini di lavoro che un'organizzazione può trovarsi a gestire.

1. Ordine di lavoro per manutenzione correttiva
2. Ordine di lavoro elettrico
3. Ordine di lavoro di emergenza
4. Ordine di lavoro generico
5. Ordine di lavoro per ispezione
6. Ordine di lavoro per manutenzione preventiva
7. Ordine di lavoro di sicurezza
8. Ordine di lavoro per progetto speciale

• Ordine di lavoro per manutenzione correttiva: come suggerisce il nome, gli ordini di lavoro per manutenzione correttiva aiutano un'organizzazione a correggere i problemi individuati da un tecnico durante un'ispezione o un altro tipo di ordine di lavoro. In genere, questi ordini di lavoro prevedono la riparazione o la sostituzione di attrezzature o parti di esse. Gli ordini di lavoro per manutenzione correttiva differiscono dagli ordini di lavoro di emergenza, in cui l'attrezzatura o l'asset sono già guasti.

• Ordine di lavoro elettrico: un ordine di lavoro elettrico è un ordine di lavoro per la riparazione o l'installazione di apparecchiature elettriche, inclusi illuminazione, alimentatori e cablaggi.

• Ordine di lavoro di emergenza: un'organizzazione emette un ordine di lavoro di emergenza quando un asset critico o un'apparecchiatura ha subito un guasto e sta causando problemi di produzione e/o sicurezza. Noti anche come ordini di lavoro di manutenzione reattivi, gli ordini di lavoro di emergenza richiedono un'azione immediata e quindi ricevono la massima priorità.

• Ordine di lavoro generico: un ordine di lavoro generico è un ordine di lavoro utilizzato per un'ampia gamma di servizi non urgenti che non rientrano in una categoria più specifica, comprese le richieste più comuni come la disinfestazione di routine o i servizi di verniciatura.

• Ordine di lavoro per ispezione: le organizzazioni utilizzano questi ordini di lavoro quando desiderano condurre un'ispezione degli asset dell'organizzazione. Nell'ambito dei programmi di manutenzione ricorrente e/o predittiva, un'organizzazione ordina un test (o una serie di test) per valutare le prestazioni degli asset nella speranza di identificare proattivamente anomalie, rischi e altri problemi di funzionamento.

• Ordine di lavoro per assistenza preventiva: un ordine di lavoro per assistenza preventiva consente alle organizzazioni di pianificare le attività di manutenzione ordinaria per garantire il funzionamento ottimale dei propri asset e prolungare il ciclo di vita delle attrezzature. Gli ordini di lavoro per manutenzione preventiva aiutano inoltre le organizzazioni a ridurre i tempi di inattività delle attrezzature, mantenere la conformità normativa e ridurre le spese associate alle riparazioni più importanti.

• Ordine di lavoro di sicurezza: a differenza di altri tipi di ordini di lavoro, gli ordini di lavoro di sicurezza esistono unicamente per proteggere le persone da danni o pericoli. Gli ordini di lavoro di sicurezza riguardano riparazioni che prevengono lesioni al personale, compresi problemi come fuoriuscite di liquidi/prodotti chimici e ostruzioni fisiche dovute a danni alla proprietà.

• Ordine di lavoro per progetto speciale: questi ordini di lavoro si concentrano su aggiornamenti e miglioramenti e consentono alle organizzazioni di installare nuovi asset che aiutano a modernizzare attrezzature/strutture, aumentare la produttività e ottimizzare i processi esistenti.

Il workflow di gestione degli ordini di lavoro descrive il modo in cui un ordine di lavoro si muove attraverso il processo di manutenzione in una determinata organizzazione, a partire dall'identificazione dell'attività di manutenzione e concludendo con l'analisi post-completamento.

Nella prima fase del ciclo di vita, una persona o organizzazione identifica l'attività che il personale di manutenzione deve completare. Identificheranno anche se le attività di manutenzione si qualificano come manutenzione programmata. In questi casi, i lavori sono facilmente identificabili in anticipo, oppure richiedono manutenzione non pianificata, per cui la portata e le specifiche del lavoro richiedono una valutazione iniziale.

Una volta identificati i problemi di manutenzione, un responsabile inserisce i dettagli in un modulo di richiesta dell'ordine di lavoro e invia il modulo al reparto di manutenzione per la revisione e l'approvazione. Le richieste di lavoro possono derivare da diverse circostanze, dalle richieste degli inquilini alle verifiche di manutenzione preventiva.

Il reparto di manutenzione (o il team di manutenzione) è responsabile della valutazione delle richieste di lavoro una volta presentate. Il reparto esamina i dettagli della richiesta di lavoro per determinare se è in grado di portare a termine il lavoro e quindi determina le esigenze di personale e risorse. Se approvata, la richiesta di ordine di lavoro viene convertita in ordine di lavoro.

Il team di manutenzione o il supervisore, una volta approvata la richiesta di lavoro e assegnati i materiali, le attrezzature e il personale necessari per completare i lavori, crea l'ordine di lavoro. L'ordine di lavoro include tutti i dettagli del lavoro necessari, nonché le informazioni di contatto dell'azienda e il termine per il completamento. Gli addetti alla manutenzione dovrebbero anche decidere come dare priorità al nuovo ordine di lavoro all'interno del workflow complessivo.

In questa fase, il team/supervisore assegna i lavori a un manutentore qualificato che completa la lista di controllo delle attività secondo la tempistica proposta. Se l'organizzazione utilizza un software CMMS (computerized maintenance management system), il lavoro è automaticamente assegnato a un tecnico.

I tecnici della manutenzione sono responsabili della documentazione e della chiusura di un ordine di lavoro una volta completate tutte le attività. I tecnici dovrebbero dettagliare il tempo dedicato a ogni compito, eventuali materiali/attrezzature utilizzati, immagini del loro lavoro ed eventuali note o osservazioni sul lavoro. Un responsabile potrebbe non avere bisogno di firmare l'ordine di lavoro completato e di fornire indicazioni sui prossimi passi.

La revisione degli ordini di lavoro completati può fornire insight preziosi sulle operazioni di manutenzione, quindi le organizzazioni dovrebbero analizzarli regolarmente per identificare eventuali opportunità di miglioramento nel processo degli ordini di lavoro. L'analisi post-completamento aiuta inoltre i team di manutenzione a identificare eventuali attività mancate o da rivedere.

Il modo in cui un'organizzazione gestisce gli ordini di lavoro dipende da diversi fattori, tra cui le dimensioni, il settore, le risorse di personale e finanziarie, i requisiti di manutenzione delle strutture e l'approccio generale alla gestione degli asset. Tuttavia, esistono alcune best practice che consentono di ottimizzare il processo di gestione degli ordini di lavoro, indipendentemente dall'ambiente.

1. Stabilisci degli obiettivi e decidi come misurare il successo. Per scoprire se il processo degli ordini di lavoro funziona in modo ottimale per la tua azienda, devi definire degli obiettivi a livello di reparto. Decidi inoltre quali metriche usare per misurare i tuoi progressi verso quegli obiettivi. È inoltre fondamentale conoscere i propri KPI, in modo che il reparto sappia quali elementi del processo devono essere quantificati.
2. Standardizza il processo degli ordini di lavoro. Il processo di inoltro di una richiesta di lavoro, di generazione di nuovi ordini di lavoro e di chiusura degli ordini di lavoro esistenti dovrebbe essere sempre lo stesso per tutti. Sviluppa un modello di ordine di lavoro per garantire che la formattazione e i componenti siano coerenti in tutta l'organizzazione. Assicurati anche di definire chiaramente ruoli e responsabilità, affinché tutte le parti sappiano chi è responsabile di ogni fase del processo.
3. Sii proattivo. Sebbene sia impossibile prevedere ogni problema di manutenzione e ogni guasto alle attrezzature, è importante essere proattivi riguardo agli elementi del processo di manutenzione che si possono controllare. Crea e rispetta un programma di manutenzione preventiva per gli asset. Utilizza strumenti di remote monitoring per impostare trigger automatici che creano e danno seguito alle richieste di lavoro secondo una pianificazione predeterminata. La manutenzione proattiva è quasi sempre più economica della manutenzione reattiva/di emergenza; adottare misure preventive per mantenere gli asset in perfetta forma aiuterà la tua organizzazione a raggiungere un'efficienza ottimale.
4. Utilizza un CMMS o un software EAM (Enterprise Asset Management). Il modo più semplice ed efficiente per gestire gli ordini di lavoro è utilizzare un sistema EAM o un software CMMS. Entrambi offrono una soluzione software high-tech per la gestione della manutenzione che automatizza il processo relativo agli ordini di lavoro, gestisce le fatture e le date di scadenza e riduce il backlog e l'errore umano.

Via via che un'organizzazione cresce, può diventare insostenibile fare affidamento su sistemi di ordini di lavoro cartacei o persino su fogli di calcolo per gestire le esigenze di dati in continua evoluzione. Le organizzazioni più grandi e quelle con esigenze più complesse possono investire in software di gestione degli ordini di lavoro, come i sistemi CMMS o EAM.

Oltre alla creazione e al tracciamento degli ordini di lavoro di base, i sistemi EAM e i CMMS utilizzano app mobili e tecnologie basate sul cloud. Queste tecnologie aiutano i team di manutenzione a pianificare la manutenzione preventiva, analizzare i processi completati, visualizzare e comunicare i dati e ottimizzare la gestione degli inventari.

L'integrazione di un sistema di gestione degli ordini di lavoro può aiutare un'organizzazione:

Un CMMS o un EAM di alta qualità pianifica, crea, monitora e organizza automaticamente le richieste di servizio e gli ordini di lavoro, riducendo la necessità di pianificazione per i responsabili della manutenzione e i supervisori. L'utilizzo di un sistema di gestione degli ordini di lavoro digitale consente inoltre all'organizzazione di memorizzare elettronicamente grandi quantità di dati, riducendo le spese associate all'archiviazione cartacea.

Poiché tutti i dati degli ordini di lavoro si trovano in una posizione centralizzata, tutti i membri del team di gestione ne possono tenere traccia durante il workflow. Le piattaforme CMMS/EAM con relativi software per dispositivi mobili facilitano l'accesso, utilizzando notifiche push e consentendo ai membri del team di visualizzare e modificare le attività in tempo reale.

I software di gestione degli ordini di lavoro consentono alle organizzazioni di aggregare e visualizzare i dati degli ordini di lavoro in base alle proprie esigenze specifiche. I team di manutenzione possono creare e visualizzare report personalizzabili e visualizzare dati di tendenza che aiutano a semplificare la gestione delle risorse e a prevedere la manutenzione preventiva.