Un sistema di gestione della manutenzione digitale, o CMMS, è un software che centralizza le informazioni di manutenzione e facilita i processi delle operazioni di manutenzione. Aiuta a ottimizzare l'utilizzo e la disponibilità di attrezzatura fisica, come veicoli, macchinari, comunicazioni, infrastrutture degli impianti e altri asset. I CMMS, detti anche CMMIS, o sistema di gestione delle informazioni di manutenzione digitale, sono sistemi che troviamo nel settore manifatturiero, nella produzione di petrolio e gas, nella generazione di energia, nell'edilizia, nei trasporti e in altri settori in cui l'infrastruttura fisica è fondamentale.
Il centro di un CMMS è il suo database, che contiene un modello di dati in grado di organizzare le informazioni sugli asset che un'organizzazione di manutenzione deve mantenere, nonché sull'attrezzatura, i materiali e altre risorse per farlo.
Le informazioni presenti in un database CMMS supportano varie funzioni del sistema che consentono di ottenere le seguenti funzionalità:
Gestione delle risorse e della manodopera: Monitora i dipendenti disponibili e le certificazioni dell'attrezzatura. Assegna attività specifiche e metti insieme le squadre. Organizza i turni e gestisci i compensi.
Registro degli asset: Salva, accedi e condividi le informazioni sugli asset, come:
- Produttore, modello, numero di serie, classe di attrezzatura e tipologia
- Costi e codici associati
- Posizione e localizzazione
- Statistiche di prestazioni e tempi di inattività
- Documentazione associata, video e immagini come manuali di riparazione, procedure di sicurezza e garanzie
- Disponibilità di contatori, sensori e strumenti Internet delle cose (IoT)
Gestione dell'ordine dei lavori: Solitamente considerata la funzione principale del CMMS, la gestione dell'ordine dei lavori include informazioni come:
- Numeri dell'ordine dei lavori
- Descrizione e priorità
- Tipo di ordine (riparazione, sostituzione, programmato)
- Cause e codici di correzione
- Personale assegnato e materiali utilizzati
La gestione degli ordini di lavoro include anche funzionalità che permettono di:
- Automatizzare la generazione degli ordini di lavoro
- Riservare materiali e attrezzatura
- Programmare e assegnare dipendenti, squadre e turni
- Controllare lo stato e monitorare i tempi di inattività
- Registrare i costi pianificati e quelli reali
- Allegare contenuti multimediali associati per documentazione, riparazione e sicurezza
Manutenzione preventiva: automatizza l'avvio degli ordini di lavoro in base a tempo, utilizzo o eventi di attivazione. Utilizza la manutenzione preventiva per organizzare e associare gli asset su più ordini. Sequenzia e pianifica gli ordini di lavoro preventivi.
Gestione di materiali e inventario: crea l'inventario, distribuisci e recupera attrezzature e materiali per le operazioni di manutenzione e riparazione (MRO) su più aree di storage, centri di distribuzione e strutture. Gestisci i fornitori, monitora i costi di inventario e automatizza i rifornimenti.
Reportistica, analisi e audit: genera report fra varie categorie di manutenzione, come disponibilità degli asset, utilizzo dei materiali, costi di manodopera e materiali, valutazione dei fornitori e altro. Analizza le informazioni per comprendere la disponibilità degli asset, le tendenze di performance, l'ottimizzazione dell'inventario MRP e altre informazioni per supportare le decisioni aziendali e raccogli e organizza le informazioni per gli audit.¹
Prima dei CMMS, ottenere una visibilità dinamica e centralizzata e la gestione automatizzata era molto scomodo, perché le informazioni sulla manutenzione erano sepolte in immensi archivi cartacei e, più tardi, sparpagliate nei fogli di calcolo.
Le prime versioni di CMMS apparvero nel 1960, ed erano solitamente utilizzate dalle grandi aziende. I tecnici utilizzavano punch card e mainframe IBM per informare i record computerizzati e registrare le attività di manutenzione. Nel 1970, le punch card hanno lasciato il posto alle liste di controllo che venivano inserite nei sistemi CMMS dai tecnici a fine turno.
I CMMS ottennero una diffusione sempre maggiore tra le aziende più piccole o di medie dimensioni negli anni Ottanta e Novanta, in quanto i computer diventavano più piccoli, più economici, più distribuiti e più connessi. Negli anni Novanta, il CMMS iniziò a condividere le informazioni tra le reti delle aree locali o le LAN.
Gli anni 2000 videro emergere le intranet e la connettività basata su web, che espansero le funzionalità di CMMS a diversi dispositivi mobili, a diverse applicazioni sul campo e siti operativi.
L'ultima generazione di CMMS è basata sul cloud e altamente mobile. Offre una funzionalità più ampia con un'implementazione più rapida, una manutenzione più semplice e una maggiore sicurezza dei dati.²
Il termine CMMS viene spesso confuso o utilizzato come sinonimo di EAM, o gestione aziendale degli asset (enterprise asset management). I due sistemi di gestione effettivamente condividono funzioni e obiettivi simili, ma sono molto diversi. Per distinguere le differenze chiave fra CMMS e EAM, è utile dare un'occhiata alla storia del CMMS e al rapporto fra CMMS, EAM e APM.
Nella sua evoluzione, il CMMS ha gettato le basi per l'EAM. Fondamentalmente, l'EAM contiene le funzionalità di CMMS,³ e le loro funzioni possono sovrapporsi. Ciò che l'EAM apporta al CMMS (in parte grazie alla maggiore connettività e alla condivisione delle informazioni) è la capacità di spaziare fra i siti, favorire la collaborazione fra i reparti e fornire un'integrazione più profonda con gli altri sistemi, come l'ERP (la pianificazione delle risorse aziendali).⁴
Queste funzionalità danno alle soluzioni EAM un contesto di business più ampio, che prende in considerazione il ciclo di vita globale degli asset e il suo impatto su analisi finanziaria, approvvigionamento, gestione dei processi, rischi e conformità, smaltimento degli asset e altro. Le soluzioni CMMS tendono a concentrarsi sulla disponibilità degli asset fissi e sul tempo di attività automatizzando gli ordini di lavoro e i workflow, pianificando la manodopera, gestendo i materiali e fornendo report e audit su queste attività.
Leggi: Comprendere l'impatto e il valore dell'EAM
Perché il tempo di attività è così importante?
Il CMMS (e l'EAM) sono fondamentali perché rendono semplice e più efficiente per i manager della manutenzione e dei reparti raggiungere il proprio obiettivo fondamentale: un tempo di attività affidabile.
Più attrezzature e asset fisici vengono mantenuti funzionanti, più valore forniscono. Nel suo post "The complete guide to the benefits of CMMS," (Guida completa ai vantaggi dei CMMS) la blogger IBM Sarah Dudley fa notare che "più riusciamo a tenere in funzione un apparecchio senza dover effettuare grandi riparazioni, più si risparmia a lungo termine."
Fornire un tempo di attività affidabile significa che le aziende possono accettare ed evadere gli ordini, soddisfare le richieste dei clienti, plasmare le esperienze del cliente e prendere varie decisioni dipendenti dagli asset. IBM segnala che, da un sondaggio tra alcuni manager degli asset, è emerso che il 75% ritiene che l'affidabilità dei sistemi sia la ragione principale per investire nell'EAM.
I vantaggi del CMMS includono:
Visibilità sugli asset: Le informazioni centralizzate nel database CMMS permettono ai manager e ai team di manutenzione di richiamare quasi istantaneamente quando un asset è stato acquistato, quando è stata effettuata la manutenzione, la frequenza delle rotture, le parti utilizzate, le valutazioni di efficienza e altro ancora.
Visibilità dei workflow: I dashboard e le visualizzazioni possono essere adattati a tecnici e ad arti ruoli per valutare lo stato e i progressi virtualmente in tempo reale. I team di manutenzione possono scoprire rapidamente dove si trova un asset, cosa richiede, chi deve lavorarci e quando.
Automazione: Automatizzare le attività manuali, come l'ordine dei pezzi di ricambio, la fornitura dell'inventario MRO, la pianificazione dei turni, la compilazione delle informazioni per gli audit e gli altri compiti amministrativi permette di risparmiare tempo, ridurre gli errori, migliorare la produttività e di far concentrare i team sulle attività di manutenzione, e non su quelle amministrative.
Processi semplificati: Gli ordini di lavoro possono essere visualizzati e monitorati da tutte le parti coinvolte. I dettagli possono essere condivisi sui dispositivi mobili per coordinare il lavoro sul campo con i centri operativi. La distribuzione e l'utilizzo di materiali e risorse possono essere resi prioritari e ottimizzati.
Gestire la forza lavoro sul campo: Gestire la forza lavoro interna ed esterna può essere complesso e costoso. Le funzionalità di CMMS e EAM permette di unificare e di distribuire in modo conveniente i team interni e le partnership esterne. Le recenti soluzioni EAM offrono miglioramenti in termini di connettività, mobilità, realtà aumentata e blockchain per trasformare le operazioni sul campo.
Manutenzione preventiva: I dati CMMS permettono alle operazioni di manutenzione di passare da un approccio reattivo a uno proattivo, in modo da poter sviluppare una strategia di manutenzione degli asset avanzata. I dati derivati dalle attività quotidiane e da sensori, contatori e altri strumenti IoT possono fornire approfondimenti su processi e asset, informare su misure preventive e attivare avvisi prima che gli asset si guastino o riducano le proprie prestazioni.
Coerenza e trasferimento delle conoscenze: La documentazione, i manuali di riparazione e i contenuti multimediali che raffigurano le procedure di manutenzione possono essere archiviate nel CMMS e associate agli asset corrispondenti. Acquisire e conservare questa conoscenza crea procedure e lavorazioni coerenti. Inoltre, conserva queste conoscenze per trasferirle ai nuovi tecnici, invece che farle andare via quando il personale se ne va.
Gestione della conformità: Gli audit di conformità possono essere destabilizzanti per le operazioni di manutenzione e per le attività ad alta intensità di asset nel loro complesso. I dati CMMS semplificano enormemente gli audit generando risposte e report su misura per le richieste specifiche degli audit stessi.
Ambiente, salute e sicurezza: In linea con la gestione della conformità, CMMS e EAM offrono una reportistica centralizzata per le questioni relative ad ambiente, salute e sicurezza. Gli obiettivi sono ridurre i rischi e mantenere un ambiente operativo sicuro. CMMS e EAM possono fornire indagini di analisi su incidenti o difetti ricorrenti, tracciabilità di incidenti e azioni correttive, e gestione delle modifiche ai processi.
Selezionare e implementare un CMMS prevede di considerare alcuni fattori funzionali e tecnologici. I fornitori e gli adottanti possono utilizzare i termini CMMS e EAM come sinonimi in questo contesto, il che è accettabile a causa della sovrapposizione delle loro funzionalità.
Una delle considerazioni più importanti sulla funzionalità, secondo l'analista IT IDC, è la gestione di una quantità sempre più grande di dati: "Con l'aumentare delle origini dei dati disponibili per i manager degli asset (sensori, dati spaziali, dati visivi ecc.), gestire, sovrapporre e analizzare rapidamente questi pool di dati sarà una sfida immane per i professionisti EAM nei prossimi cinque anni".
IDC indica anche che l'allineamento delle risorse umane e di sviluppo con la gestione degli asset sarà fondamentale: "La funzione è spesso carente di personale, formazione e sviluppo. Questa mancanza erode la motivazione e crea una cultura controproducente fra i dipendenti".
Infine, IDC afferma che modernizzare le funzioni CMMS e EAM è estremamente importante, e che "alcune organizzazioni devono ancora passare dai sistemi legacy e dai fogli di calcolo alle funzioni EAM fondamentali, come l'order management, la pianificazione del lavoro e le decisioni di sostituzione o riparazione".
Le soluzioni CMMS e EAM gestiscono le sfide funzionali in diversi modi, ma uno degli approcci tecnologici chiave è quello di distribuire soluzioni CMMS e EAM ospitate su cloud come Software-as-a-Service (SaaS).
Secondo IBM, "Quando si sceglie un software di gestione degli asset, le organizzazioni gravitano sempre più verso il Software-as-a-Service (SaaS), un modello di implementazione basato sul cloud nel quale il software è ospitato a livello centrale da un fornitore e disponibile su richiesta".
Come approccio tecnologico, il SaaS si rivolge ad alcuni fattori funzionali primari:
- Ospitato sul cloud, il CMMS SaaS offre la flessibilità di espandersi e contrarsi a seconda delle richieste dei dati. Gli utenti ottengono il vantaggio di pagare solo per le risorse di dati di cui hanno bisogno, piuttosto che effettuare grossi investimenti iniziali per poter gestire l'influsso dei dati in continua crescita proveniente dagli strumenti IoT, eliminando virtualmente i costi dell'hardware.
- Il SaaS aiuta a risolvere le sfide di carenza di personale e di risorse, perché richiede molto meno intervento e assistenza da parte dell'IT rispetto alle implementazioni on-premise. Gli ingegneri e gli amministratori CMMS e i team tecnici sul campo possono gestire il sistema in gran parte da soli. Come risultato, le spese legate all'IT possono essere convertite in spese e risorse operative.
- I sistemi legacy, la modernizzazione e l'utilizzo delle tecnologie più recenti per restare al passo con la manutenzione e la pressione operativa sono altre aree in cui il SaaS può aiutare. Gli aggiornamenti vengono effettuati dai fornitori di servizi sul cloud, in modo che siano applicate sempre le versioni e le funzionalità più recenti. Inoltre, il SaaS integra anche le nuove tecnologie più velocemente e con meno rischi.
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