L’analisi delle cause principali (o RCA) è il processo di gestione della qualità tramite il quale un’organizzazione cerca la radice di un problema, di un guasto o di un incidente.
Problemi e contrattempi sono inevitabili in qualsiasi organizzazione, anche nelle migliori circostanze. Sebbene si possa essere tentati di affrontare semplicemente i sintomi del problema nel momento in cui si manifestano, si tratta di un processo intrinsecamente reattivo che garantisce una serie di problemi ricorrenti e spesso in peggioramento.
Aziende etiche, proattive e ben gestite e organizzazioni con un approccio reattivo riscontreranno entrambe dei problemi, ma le prime ne avranno di meno e si riprenderanno più velocemente perché danno priorità all'analisi delle cause principali.
L’analisi delle cause principali aiuta le organizzazioni a decifrare la causa principale del problema, identificare le azioni correttive appropriate e sviluppare un piano per prevenire eventi futuri. Ha lo scopo di implementare soluzioni al problema di fondo per operazioni complessivamente più efficienti.
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Le organizzazioni eseguono l'analisi delle cause principali quando si verifica un problema o un incidente, ma sono molti i problemi che necessitano di una RCA. I fattori scatenanti per un’analisi delle cause principali si dividono in tre grandi categorie.
Quando i materiali o le attrezzature del mondo reale si guastano in qualche modo (ad esempio, un computer desktop smette di funzionare o un componente di un fornitore terzo offre prestazioni inferiori agli standard).
Quando le persone commettono errori o non riescono a completare le attività richieste (ad esempio, un dipendente non esegue la regolare manutenzione di un’attrezzatura, causandone il guasto).
Un’interruzione di un sistema, processo o politica a cui si ricorre per prendere decisioni (ad esempio, un’azienda non riesce ad addestrare i membri del team sui protocolli di cybersecurity, rimanendo vulnerabile agli attacchi informatici).
Le organizzazioni possono condurre l’analisi delle cause principali per una serie di ragioni, dalle comuni interruzioni del servizio di posta elettronica ai guasti catastrofici delle apparecchiature. Indipendentemente dalla natura o dalla portata del problema, l’esecuzione dell’analisi delle cause principali deve comprendere le stesse fasi fondamentali.
Se hai deciso di condurre un'analisi delle cause principali, è probabile che il tuo dipartimento o organizzazione stia riscontrando un problema acuto, o che almeno stia cercando di apportare miglioramenti sostanziali a un particolare processo. Pertanto, il primo passo del processo di analisi delle cause principali dovrebbe essere l'identificazione e la definizione del problema che si desidera affrontare. Senza definire chiaramente un problema, è impossibile identificare correttamente le cause principali.
Quando il dipartimento ha un’idea chiara del problema, arriva il momento di redigere un enunciato del problema che lo illustri a tutti coloro che contribuiranno alla RCA.
Una volta che il problema è stato identificato e chiaramente articolato a tutte le parti coinvolte, la leadership dovrebbe creare una carta del progetto, che riunirà un team per completare l’analisi. Il team deve includere un coordinatore con il ruolo di guida nell'analisi e tutti i membri con una conoscenza personale o professionale dei sistemi, dei processi e degli incidenti da sottoporre a indagine.
La raccolta dei dati è alla base del processo di risoluzione dei problemi. È fondamentale, in questa fase, trovare ogni informazione che possa aiutare a identificare i fattori di rischio e, in definitiva, le cause principali del problema. Ciò può includere la raccolta di fotografie e rapporti sugli incidenti, lo svolgimento di colloqui con le parti interessate e la revisione delle politiche e procedure esistenti. Ecco alcune domande che potresti porre durante la raccolta dei dati:
- Quando è iniziato il problema e da quanto tempo va avanti?
- Quali sintomi ha osservato il team?
- Quale documentazione deve presentare l’organizzazione o il dipartimento per dimostrare l’esistenza di un problema?
- In che modo la questione influenzerà i dipendenti e le altre parti interessate?
- Chi è danneggiato o altrimenti interessato dall’esistenza di questo problema?
Questo è il passaggio più importante nel processo RCA. A questo punto, il team ha raccolto tutte le informazioni necessarie e inizia a fare brainstorming per individuare i fattori causali. Un’analisi efficace delle cause profonde richiede l’apertura a tutte le potenziali cause di un problema, quindi tutti i membri del team RCA devono entrare nella fase di brainstorming con una mente aperta. Evita qualsiasi tentativo di determinare le cause principali finché non sono state identificate e vagliate tutte le possibilità; iniziare il processo di indagine sugli incidenti con nozioni preconcette può falsare i risultati e rendere più difficile la determinazione della vera causa principale.
Una volta che il team RCA avrà stilato un elenco esaustivo delle possibili cause e dei fattori che contribuiscono, sarà il momento di determinare le cause principali del problema. Analizza ogni possibile causa ed esamina l'impatto effettivo di ciascuna di esse per capire quali possibilità sono le più problematiche, quali presentano somiglianze e quali possono essere del tutto eliminate. Preparati alla possibilità che esistano molteplici cause principali del problema.
Dopo che il team avrà ristretto l’elenco delle possibilità, classifica le potenziali cause principali rimanenti in base al loro impatto e alla probabilità che siano la causa principale del problema. La leadership esaminerà e analizzerà ogni possibilità e collaborerà con il team RCA per determinare le cause principali effettive.
Una volta che il team avrà individuato le cause principali ed esposto tutti i dettagli del problema, dovrà iniziare a fare un brainstorming sulle soluzioni. La soluzione dovrebbe affrontare direttamente le cause principali, tenendo conto della logistica di attuazione della soluzione e di eventuali ostacoli che il team potrebbe incontrare lungo il percorso. Questi elementi comprenderanno il piano d’azione che aiuterà il team ad affrontare il problema attuale e a prevenire le recidive.
Sebbene tutte le RCA includano le stesse fasi fondamentali, esistono una miriade di metodi di analisi delle cause principali che possono aiutare un’organizzazione a raccogliere dati in modo efficiente ed efficace. In genere, un’azienda selezionerà un metodo e utilizzerà strumenti di analisi delle cause principali, come modelli di analisi e software, per completare il processo.
L’approccio dei 5 perché affonda le sue radici nell’idea che chiedere cinque “perché?” possa portarti alla causa principale di qualsiasi cosa. I 5 perché esortano i problem solver a evitare le ipotesi e a continuare a chiedere "perché" fino a individuare la causa principale di un problema. Nel caso di un’analisi formalizzata delle cause principali a livello aziendale, un team potrebbe aver bisogno di chiedere solo tre "perché" per trovare la causa principale, ma non si esclude di arrivare anche a 50 o 60 "perché". Lo scopo dei 5 Perché è spingere il team a porre tutte le domande necessarie per trovare le risposte corrette.
Un’analisi degli effetti e delle modalità di guasto è uno degli approcci più rigorosi all’analisi delle cause principali. Analogamente a un’analisi dei rischi, l’FMEA identifica ogni possibilità di guasto del sistema/processo ed esamina il potenziale impatto di ciascun ipotetico guasto. L’organizzazione affronta quindi ogni causa principale che potrebbe portare a un fallimento.
I diagrammi di Pareto combinano le funzioni dei grafici a barre e a linee per comprendere la frequenza delle cause principali più comuni nell’organizzazione. Il grafico mostra le cause principali in ordine decrescente di frequenza, a partire dalle cause più comuni e probabili. Il team affronta quindi la causa principale la cui soluzione offre il vantaggio più significativo all’organizzazione.
Un’analisi dell’impatto consente a un’organizzazione di valutare sia gli aspetti positivi e i potenziali impatti negativi di ogni possibile causa principale.
Le analisi delle modifiche sono utili in situazioni in cui le prestazioni di un sistema o di un processo siano cambiate significativamente. Nel condurre questo tipo di RCA, il dipartimento organizzativo esamina come le circostanze che circondano il problema o l’incidente siano cambiate nel tempo. L’esame dei cambiamenti nel personale, nelle informazioni, nelle infrastrutture o nei dati, tra gli altri fattori, può aiutare l’organizzazione a capire quali sono i fattori che hanno causato la variazione delle prestazioni.
L’analisi degli eventi viene comunemente utilizzata per individuare la causa di un problema importante e singolo, come una fuoriuscita di petrolio o il crollo di un edificio. Le analisi degli eventi si basano su processi rapidi (ma approfonditi) di raccolta delle prove per ricreare la sequenza di eventi che ha portato all’incidente. Una volta stabilita la tempistica, l’organizzazione può stabilire più facilmente i fattori causali e di rischio.
Conosciuta anche come analisi dei fattori causali, l’analisi dell’albero dei fattori causali consente a un’organizzazione di registrare e organizzare visivamente, utilizzando un albero dei fattori causali, ogni decisione, evento o azione che ha portato a un particolare problema.
Un diagramma di Ishikawa (o diagramma a lisca di pesce) è un diagramma in stile causa-effetto che mostra le circostanze relative a un problema. Il diagramma assomiglia a una lisca di pesce, con una lunga lista di cause raggruppate in sottocategorie correlate.
DMAIC è l’acronimo di Definine, Measure, Analyse, Improve e Control: il processo di definizione, misurazione, analisi, miglioramento e controllo. Questa metodologia di miglioramento dei processi basata sui dati fa parte delle pratiche Six Sigma di un’organizzazione.
Questa metodologia RCA propone di trovare la causa principale di un problema attraversando un processo di risoluzione dei problemi in quattro fasi. Il processo inizia con l’analisi della situazione e continua con l’analisi dei problemi e l’analisi delle soluzioni, concludendo con l’analisi dei potenziali problemi.
Un FTA consente a un’organizzazione di mappare visivamente potenziali relazioni causali e identificare le cause principali utilizzando la logica booleana.
Le analisi delle barriere si basano sull’idea che barriere adeguate possano prevenire problemi e incidenti. Questo tipo di RCA, spesso utilizzato nella gestione del rischio, esamina come l’assenza di barriere appropriate abbia portato a un problema e fornisce suggerimenti per l’installazione di barriere che impediscano il ripetersi del problema.
Le aziende che utilizzano il processo RCA vogliono porre fine agli "interventi antincendio" e al trattamento dei sintomi di un problema, vogliono invece ottimizzare le operazioni aziendali, ridurre i rischi e offrire una migliore esperienza del cliente. Investire nel processo di analisi delle cause principale fornisce un framework per un migliore processo decisionale complessivo e consente a un'organizzazione di beneficiare di:
Miglioramento continuo: l’analisi delle cause principali è un processo iterativo, che cerca non solo di risolvere problemi acuti, ma anche di migliorare l’intero sistema nel tempo, a partire dalla causa sottostante. La natura iterativa dell’analisi delle cause principale consente alle organizzazioni di assegnare priorità al miglioramento continuo dei processi.
Maggiore produttività: prevenire tempi di inattività, ritardi, logoramento dei lavoratori e altri problemi di produzione all’interno di un’organizzazione consente ai dipendenti di risparmiare tempo, liberando larghezza di banda per concentrarsi su altre attività critiche.
Costi inferiori: quando le attrezzature si rompono o i bug del software causano ritardi, le organizzazioni perdono denaro e i lavoratori si sentono frustrati. L’analisi delle cause principali aiuta a eliminare il costo della riparazione continua di un problema ricorrente, determinando operazioni complessivamente più efficienti dal punto di vista finanziario.
Migliore rilevamento dei difetti: quando le aziende non riescono a risolvere i problemi sottostanti, possono inavvertitamente influire sulla qualità del prodotto finale. Affrontare i problemi persistenti prima che crescano esponenzialmente protegge l’organizzazione dalle perdite di ricavi e di reputazione associate ai difetti del prodotto che si potrebbero presentare in seguito.
Riduzione dei rischi: il miglioramento dei processi e dei sistemi aziendali mantiene le attrezzature funzionanti in sicurezza e aiuta i lavoratori a evitare i rischi per la sicurezza sul posto di lavoro.
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