Ultimo aggiornamento: 4 giugno 2024
Collaboratori: Matthew Finio, Amanda Downie
Nel mondo del business, il termine approvvigionamento si riferisce al modo in cui le aziende acquisiscono i beni e i servizi di cui hanno bisogno da fonti esterne per operare in modo efficiente.
Con approvvigionamento ci si riferisce al modo in cui le aziende si procurano i beni e i servizi necessari per le operazioni aziendali. Un approvvigionamento efficace è fondamentale affinché le organizzazioni possano assicurarsi di avere le risorse necessarie per operare in modo efficiente e raggiungere i propri obiettivi. L'approvvigionamento prevede una serie di passaggi, tra cui:
- Identificare le esigenze aziendali
- Trovare fornitori affidabili
- Negoziare i contratti
- Gestire i rapporti con i fornitori
- Mantenere i record di tutti i passaggi
Poiché la razionalizzazione di questi processi può aumentare la redditività, l'obiettivo dell'approvvigionamento è quello di ottenere i prodotti o i servizi necessari al miglior valore possibile, bilanciando anche fattori come la qualità e i tempi di consegna. Si tratta di un processo continuo: molte aziende conducono controlli periodici di garanzia della qualità e analisi delle prestazioni, i cui risultati possono portare a rinegoziazioni dei contratti con i fornitori o alla ricerca di fornitori alternativi.
In un'azienda di piccole dimensioni, l'approvvigionamento potrebbe essere gestito da una sola persona. Le aziende più grandi hanno spesso un ufficio acquisti diretto da un Chief Procurement Officer che supervisiona i processi. Una strategia di approvvigionamento di successo richiede una comunicazione e una collaborazione efficaci tra i diversi stakeholder, compresi gli addetti all'approvvigionamento, i team legali e finanziari e gli utenti finali.
Ad esempio, la collaborazione tra l'ufficio acquisti e il team finanziario permette a quest'ultimo di capire meglio come scegliere i beni e i servizi giusti per massimizzare i profitti e, di conseguenza, definire il budget e fare proiezioni in modo più preciso. La collaborazione interna all'azienda per la modernizzazione tecnologica è spesso essenziale per garantire il miglioramento continuo e adottare tecnologie a vantaggio dei team acquisti, finanza e contabilità, e gli operatori della supply chain. Insieme, possono ottimizzare il loro workflow end-to-end grazie a dati affidabili, insight basati sull'AI e automazione. Il rispetto degli standard etici è fondamentale durante tutto il processo di approvvigionamento, così come lo è il rispetto degli standard legali al fine di garantire pratiche etiche, mitigare i rischi e proteggere l'integrità delle operazioni dell'organizzazione.
I tipi di prodotti e servizi acquisiti da un team di approvvigionamento sono diversi e dipendono dalla missione e dalle esigenze dell'organizzazione. Alcuni esempi includono forniture, attrezzatura per ufficio, mobili, materie prime per la produzione, macchinari, strutture, lavoratori a contratto, servizi di recruiting, servizi relativi ai viaggi, materiali di marketing e altro ancora.
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L'approvvigionamento è un elemento essenziale per comprendere e ottimizzare la supply chain perché aiuta le aziende a scegliere i fornitori che soddisfano i propri requisiti a un prezzo ragionevole. Se effettuato correttamente, l'approvvigionamento individua in modo efficace i fornitori che offrono i beni e i servizi di cui un'azienda ha bisogno e possono fornirli alla capacità, nella tempistiche e al prezzo giusti.
Un approvvigionamento di successo sostiene l'immagine e la reputazione del brand di un'azienda, consentendo di ottenere a costi contenuti ciò che è necessario per offrire ai clienti beni e servizi di qualità. Permette anche di aumentare i profitti, riducendo la base dei costi di acquisto di un'azienda dell'8-12% e apportando ulteriori risparmi annuali del 2-3%.1
Le fasi del processo di approvvigionamento vengono comunemente definite "ciclo di vita dell'approvvigionamento", una definizione che sottolinea la natura continua e non lineare di tale processo. I passaggi specifici per ogni fase variano a seconda delle dimensioni e del settore dell'organizzazione, e della natura dei beni o servizi acquistati.
Identifica le esigenze: individua i beni o servizi richiesti e le relative specifiche.
Individua i potenziali fornitori: utilizza la ricerca, i database di settore e il networking per prequalificare i fornitori in base alla loro esperienza, capacità e reputazione.
Invia una richiesta di informazioni (RFI): invia una RFI per valutare le capacità di ciascun fornitore.
Inviare una RFP o una RFQ: invia una richiesta di proposta (RFP) o una richiesta di preventivo (RFQ) che specifichi le esigenze, i termini e le condizioni dell'organizzazione per ricevere una proposta dettagliata dai fornitori.
Valuta e seleziona i fornitori: valuta le offerte o le proposte dei fornitori ed effettua le selezioni in base a costi, qualità, tempi di consegna e altre considerazioni pertinenti.
Negozia e prepara i contratti: negozia con i fornitori selezionati per definire i termini e le condizioni, inclusi i prezzi, i termini di pagamento e i tempi di consegna. Redigi e finalizza i contratti che stabiliscono i termini e le condizioni concordate.
Invia gli ordini di acquisto: crea e invia gli ordini di acquisto ai fornitori selezionati, specificando i dettagli della transazione, inclusi il prezzo, la quantità e la consegna.
Ricevi e ispeziona le merci consegnate: monitora le prestazioni di evasione degli ordini da parte dei fornitori in base ai termini concordati e verifica che le merci e i servizi consegnati siano conformi alle specifiche concordate.
Effettua un confronto a tre: confronta l'ordine d'acquisto, la ricezione di beni o servizi e la fattura del fornitore per assicurarti che quantità, prezzi e consegna siano coerenti.
Approva le fatture ed elabora i pagamenti: approva le fatture ed elabora i pagamenti secondo i termini di pagamento concordati.
Conserva i registri: mantieni registri accurati dell'intero processo di approvvigionamento, compresi contratti, ordini di acquisto, fatture e comunicazioni.
Le prestazioni dei fornitori devono essere valutate in base a criteri quali la qualità, la puntualità e il rispetto dei termini contrattuali. Implementa la gestione delle relazioni con i fornitori (SRM) e rafforza le relazioni con i fornitori chiave fornendo feedback, risolvendo i problemi e identificando le aree di miglioramento e riduzione dei costi.
La gestione degli approvvigionamenti consiste nella pianificazione, esecuzione e controllo dei processi di acquisizione di beni o servizi per un'organizzazione. Spesso chiamata anche processo "source-to-settle", la gestione degli approvvigionamenti comprende una serie di attività fondamentali per il processo di approvvigionamento, dal sourcing e l'acquisto alla negoziazione dei contratti, la gestione delle relazioni con i fornitori (SRM), la gestione del rischio, la conformità alle politiche e l'integrazione con la contabilità fornitori.
Gli obiettivi principali della gestione degli approvvigionamenti sono ottenere le risorse necessarie al miglior prezzo, gestire i rapporti con i fornitori e ridurre i rischi associati all'acquisizione di beni e servizi. Il software di approvvigionamento, noto anche come software di e-procurement, svolge un ruolo cruciale nel semplificare il processo. Automatizzando i workflow, questo software consente una gestione efficiente delle attività di acquisto.
Oltre all'automazione, consente alle aziende di analizzare più efficacemente i risparmi sui costi e di monitorare le prestazioni dei fornitori. In sostanza, la gestione dell'approvvigionamento, supportata da un software avanzato dedicato, assicura un approccio sistematico ed efficiente all'intero ciclo di vita dell'approvvigionamento, contribuendo a migliorare il processo decisionale e l'ottimizzazione delle risorse.
La tecnologia svolge un ruolo fondamentale nei moderni processi di approvvigionamento perché semplifica le operazioni, migliora l'efficienza e fornisce insight preziosi. Ecco alcune delle tecnologie utilizzate per l'approvvigionamento:
Intelligenza artificiale (AI) e machine learning (ML): AI e ML possono analizzare grandi set di dati per identificare modelli e tendenze, aiutando le organizzazioni a prendere decisioni di approvvigionamento più informate.
Tecnologia blockchain: la blockchain può migliorare la trasparenza e la tracciabilità nel processo di approvvigionamento e può essere utilizzata per creare un registro sicuro delle transazioni, garantendo l'integrità dei dati relativi a contratti, pagamenti e prodotti.
Software di gestione dei contratti (CMS): il CMS automatizza l'intero processo contrattuale e protegge i team di approvvigionamento da formulazioni ed errori con potenziali ramificazioni legali.
Soluzioni di cybersecurity: tecnologie come la crittografia, il controllo degli accessi e i sistemi di rilevamento delle minacce proteggono i dati e i sistemi di approvvigionamento da accessi non autorizzati e minacce informatiche.
Gestione elettronica dei documenti: i sistemi di gestione digitale dei documenti semplificano la gestione di contratti, ordini di acquisto e altri documenti di approvvigionamento, riducendo la burocrazia e migliorando l'efficienza.
Piattaforme di e-Sourcing: le piattaforme di sourcing elettronico facilitano l'intero processo di approvvigionamento, dall'individuazione dei potenziali fornitori alla negoziazione e finalizzazione dei contratti.
Piattaforme di e-procurement: i sistemi di approvvigionamento elettronico automatizzano il processo di acquisto, dalla richiesta al pagamento, e possono aiutare a gestire i cataloghi, a generare ordini di acquisto e a monitorare le spese.
App di approvvigionamento mobile: le applicazioni mobili consentono ai membri del team di accedere da remoto ai dati di approvvigionamento, approvare le richieste di acquisto e monitorare gli ordini.
Analytics delle prestazioni di approvvigionamento: grazie alla raccolta e all'analisi dei dati di approvvigionamento, le organizzazioni possono ottenere insight preziosi che consentono di migliorare le prestazioni e il processo decisionale.
Software Procure-to-pay (P2P): gli strumenti P2P semplificano il processo di acquisto e i sistemi di contabilità dei fornitori e monitorano il flusso di tutti i processi di approvvigionamento.
Robotic Process Automation (RPA): l'RPA può automatizzare e migliorare la precisione dei processi di approvvigionamento ripetitivi, come l'inserimento dei dati e l'elaborazione delle fatture, consentendo ai membri del team di concentrarsi su aspetti più strategici dell'approvvigionamento.
Sistemi di gestione delle relazioni con i fornitori (SRM): i sistemi SRM aiutano le aziende a ottimizzare i rapporti con i fornitori, fornendo strumenti di comunicazione e monitoraggio delle prestazioni.
Software di gestione della supply chain (SCM): il software SCM offre una panoramica di tutti i movimenti di prodotti e servizi lungo le supply chain, consentendo di monitorare le prestazioni dei fornitori, le consegne e le interruzioni.
Sebbene i termini "approvvigionamento" e "acquisto" sono spesso usati in modo intercambiabile, non sono la stessa cosa. L'approvvigionamento è una strategia che si basa sull'analisi delle esigenze dell'azienda e che fa parte di un processo più ampio. L'acquisto, invece, è un passaggio specifico che si verifica verso la fine del processo di approvvigionamento, dopo che le trattative relative a sourcing, prezzo e condizioni e altre attività sono state concluse.
D’altro canto, l’approvvigionamento è solo un aspetto, o un sottoinsieme, della gestione della supply chain. La gestione della supply chain copre l'intero processo di acquisizione dei beni, incluse la logistica e la spedizione, la gestione del magazzino, la trasformazione delle merci in prodotti e la loro distribuzione.
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Note a piè di pagina
1 Procurement, Bain & Company (link esterno a ibm.com)