Cosa sono la pianificazione, il budgeting e la previsione

• La pianificazione fornisce un framework per gli obiettivi finanziari di un'azienda, solitamente per i tre-cinque anni successivi.
• Il budget descrive nel dettaglio come verrà eseguito il piano mese per mese e copre voci come entrate, spese, potenziale flusso di cassa e riduzione del debito. Tradizionalmente, un'azienda designa un anno fiscale e crea un budget per quell'anno. Può quindi adeguarlo in base alle entrate effettive o confrontare i bilanci reali per determinare quanto siano vicini a raggiungere o superare il budget.
• Forecasting prende i dati storici e le condizioni attuali di mercato e poi fa previsioni sui ricavi che un'organizzazione può aspettarsi di generare nei prossimi mesi o anni. Le previsioni vengono solitamente aggiornate non appena sono disponibili nuove informazioni.

Il processo è solitamente gestito da un direttore finanziario (CFO) e dal dipartimento finanziario. Tuttavia, la definizione può essere ampliata per includere tutte le aree della pianificazione organizzativa, tra cui: financial planning and analysis, pianificazione della supply chain, pianificazione delle vendite, pianificazione della forza lavoro e pianificazione del marketing.

Le pratiche di base della contabilità aziendale risalgono al 1400, quando gli investitori veneziani tenevano traccia delle loro spedizioni commerciali in Asia utilizzando la contabilità a doppia entrata, i conti economici e i bilanci. La parola "budget" deriva dall'antica parola francese "bougette", che significa "borsa piccola". Il governo britannico iniziò a usare l'espressione "aprire il bilancio" a metà del 1700, quando il cancelliere presentava i bilanci annuali. Verso la fine del 1800 le imprese iniziarono a utilizzare regolarmente il termine "budget" per indicare le proprie finanze.

Le previsioni aziendali moderne ebbero origine in risposta alla devastazione economica della Grande Depressione degli anni '30. Furono sviluppati nuovi tipi di statistiche e analisi statistiche che potevano aiutare le aziende a prevedere meglio il futuro. Nacquero società di consulenza per aiutare le aziende a utilizzare questi nuovi strumenti di previsione.

All'inizio del XX secolo, la contabilità e il forecasting erano difficili perché si basavano su laboriose equazioni scritte a mano, registri contabili e fogli di calcolo. L'emergere dei mainframe negli anni '60 e dei personal computer negli anni '80 accelerò il processo. Applicazioni software come Microsoft Excel divennero molto popolari per la rendicontazione finanziaria. Tuttavia, i programmi Excel e i fogli di calcolo erano soggetti a errori di immissione e risultavano macchinosi quando vari reparti o individui dovevano collaborare a un report.

All'inizio degli anni 2000, le aziende ebbero accesso a fonti di dati operativi in continua crescita, oltre che a informazioni esterne ai sistemi di transazione aziendali, come il meteo, il sentimento sociale e i dati econometrici. Le enormi quantità di dati disponibili per il forecasting crearono la necessità di strumenti software più sofisticati per elaborarli.

Emersero numerosi pacchetti software di pianificazione per gestire questa complessità dei dati, rendendo la pianificazione, il budget e il forecasting più rapidi e semplici, sia per l'elaborazione che per la collaborazione. Grazie a informazioni predittive ricavate automaticamente dai dati, le aziende potevano individuare le tendenze in evoluzione e orientare il processo decisionale con lungimiranza, non solo procedendo per tentativi.

Oggi i sistemi basati sul cloud stanno diventando lo standard, offrendo maggiore flessibilità, sicurezza e risparmi sui costi, e aiutando le organizzazioni a generare previsioni e bilanci accurati con meno errori.

Ma nonostante questi progressi, le aziende sono ancora molto dipendenti dai fogli di calcolo tradizionali.¹ Il settanta percento delle aziende afferma di fare molto affidamento sui fogli di calcolo, con solo il 16 percento che utilizza software specialistici on-premise e solo il dieci percento che utilizza software cloud per la pianificazione.

Molte aziende basano ancora la loro strategia su piani e budget annuali, una tecnica di gestione sviluppata oltre un secolo fa. Tuttavia, nell'attuale contesto più competitivo, le organizzazioni si stanno rendendo conto che piani, budget e previsioni devono riflettere la realtà attuale, non quella di due, tre o più trimestri fa. La pianificazione continua e le previsioni progressive stanno diventando metodologie ampiamente utilizzate per aggiornare piani, budget e previsioni frequentemente durante l'anno, trimestralmente o addirittura mensilmente. Questi approcci aiutano i manager a individuare le tendenze prima dei concorrenti, aiutandoli a prendere decisioni più informate e agili su prezzi, mix di prodotti, allocazioni di capitale e persino livelli di personale.

La creazione e l'implementazione di un solido processo di pianificazione, budgeting e previsione aiuta le organizzazioni a creare report e analisi finanziarie più accurati, con il potenziale risultato di previsioni più accurate e, in ultima analisi, di una crescita del fatturato. La sua importanza è ancora più rilevante nell'attuale ambiente imprenditoriale, in cui concorrenti innovativi stanno entrando anche nei settori più tradizionali.

Quando le aziende adottano dati e analisi in combinazione con le best practice di pianificazione e forecasting consolidate, migliorano il processo decisionale strategico e possono essere ricompensate con piani più accurati e previsioni più tempestive. Nel complesso, questi strumenti e pratiche possono risparmiare tempo, ridurre errori, promuovere la collaborazione e favorire una cultura manageriale più disciplinata che offra un vero vantaggio competitivo.

In particolare, le aziende sono in grado di:

• Aggiornare rapidamente piani e previsioni in risposta a nuove minacce e opportunità, identificando le aree a rischio abbastanza presto da risolvere i problemi prima che diventino gravi.
• Identificare e analizzare l'impatto dei cambiamenti nel momento in cui si verificano.
• Rafforzare i legami tra piani operativi e finanziari.
• Pianificare e prevedere meglio i flussi di cassa.
• Migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i contributori del piano.
• Fornire costantemente piani e previsioni tempestivi e affidabili, oltre a piani di contingenza, per una serie di possibili eventi.
• Analizzare le varianti e le deviazioni dai piani e intraprendere tempestivamente azioni correttive.
• Creare un budget specifico per la crescita e avere fiducia su quanto può essere speso.
• Gestire in modo più accurato le pipeline di vendita monitorando le prestazioni rispetto agli obiettivi.
• Prendere decisioni strategiche più sicure basate su dati concreti, invece che su speranze o ipotesi.
• Fornire prove della traiettoria futura di un'organizzazione a potenziali investitori e istituti di credito basandosi su molteplici fonti di dati e analisi sofisticate.

Il software per budgeting, pianificazione e previsione può essere acquistato come soluzione pronta all'uso o come parte di una soluzione integrata di gestione delle prestazioni aziendali (CPM) più ampia.

Le soluzioni software Advanced consentono alle organizzazioni di:

• Misura e monitora le prestazioni tramite dashboard e visualizzazioni interattive e self-service.
• Esaminare le cause principali con un'analisi ad alta fedeltà di dati dimensionalmente ricchi.
• Valutare le tendenze ed effettuare previsioni automatiche a partire da dati interni o esterni.
• Eseguire una rapida modellazione degli scenari ipotetici e creare piani e previsioni tempestivi e affidabili.

La pianificazione è più facile ed efficace quando gli operatori seguono delle best practice consolidate. Le soluzioni software che supportano queste pratiche possono migliorare la tempestività e l'affidabilità delle informazioni e aumentare la partecipazione delle persone chiave in tutta l'organizzazione, soprattutto quelli in prima linea.

Le aziende leader sono passate a soluzioni che gestiscono l'intero ciclo di pianificazione (raccolta dati, modellazione, analisi e reporting) su una piattaforma di pianificazione comune con requisiti infrastrutturali snelli. Tali piattaforme possono gestire una vasta gamma di funzioni aziendali, dalle attività finanziarie incentrate sul budget fino, ad esempio, alla pianificazione della supply chain per ambienti retail con migliaia di SKU (unità di stoccaggio).

Aziende come IBM offrono soluzioni software integrate e olistiche per semplificare il processo di pianificazione, budgeting e forecasting. La logica è che, per adattarsi alle attuali condizioni aziendali in rapida evoluzione, un'organizzazione ha bisogno di una soluzione che crei una singola fonte affidabile e visibilità su tutti i suoi dati. Queste soluzioni possono andare ben oltre gli aspetti finanziari dell'azienda, diventando un potente motore di previsione in tutta l'azienda. Con queste soluzioni software di pianificazione agile e analisi esplorativa, sia nel cloud che on-premise, le aziende possono eseguire pianificazione, budgeting e forecasting con maggiore velocità, agilità e lungimiranza.

Valutare e selezionare software per pianificazione, budgeting e forecasting è un compito complesso. Richiede un'attenta considerazione della funzionalità del software, del suo valore per il processo di pianificazione e della sua capacità di supportare le best practice. Vi sono anche fattori quali l'affidabilità e il supporto dei fornitori, i legami con la comunità degli utenti e l'impegno per il successo del cliente una volta completata la vendita.

IBM Analytics recentemente pubblicato una guida per aiutare le organizzazioni a valutare software di pianificazione, budgeting e forecasting, identificando le qualità chiave da cercare:

• Adattivo. È possibile cambiare rapidamente il modello e rifare le previsioni frequentemente in base agli input delle unità di business? È possibile aggiornare i piani tutte le volte che è necessario?
• Tempestivo. Le tue informazioni sono sempre aggiornate perché gli utenti contribuiscono direttamente a un database centrale di pianificazione? I consolidamenti e i rollup vengono eseguiti automaticamente per rispettare facilmente le scadenze?
• Integrato. Le funzioni di pianificazione, analisi, workflow e reporting risiedono su una piattaforma comune, riducendo la necessità di mantenere sistemi di pianificazione "ombra"?
• Collaborativo. La tua soluzione è basata sul web? Consente la partecipazione in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo con una connessione sicura?
• Self-service. Gli utenti sono in grado di accedere ai dati ed eseguire analisi complesse senza l'assistenza del reparto IT? È possibile utilizzare un'interfaccia familiare per fogli di calcolo per una più rapida adozione da parte degli utenti e un time-to-value più rapido?
• Capacità dei dati di livello Enterprise. La tua soluzione è in grado di gestire volumi di dati molto grandi senza limitare le dimensioni dei cubi? Alcune soluzioni non gestiscono bene la "scarsità dei dati", costringendo i dati a essere suddivisi in più cubi per l'analisi, causando problemi di controllo delle versioni.
• Efficiente. I tuoi manager riescono a dedicare meno tempo alla gestione dei dati e più tempo alla gestione aziendale?
• Rilevante. Hai la possibilità di personalizzare le viste per diversi ruoli utente, per contribuire ad aumentare l'adozione e la proprietà dei processi? Disponi di funzionalità di formulazione che consentono la modellazione di tutti i driver aziendali pertinenti?
• Accurato. I tuoi piani contengono errori dovuti a collegamenti rotti, dati obsoleti, rollup incorretti e componenti mancanti?

La chiave non è solo valutare le caratteristiche e le funzionalità del prodotto, ma anche valutare come quelle caratteristiche e capacità saranno implementate dai diversi utenti all'interno dell'organizzazione. È importante testare qualsiasi soluzione di pianificazione che sarà utilizzata da una vasta gamma di stakeholder come finanza, operazioni, risorse umane e vendite.