La gestione degli asset IT (ITAM) è il monitoraggio e la gestione end-to-end degli asset IT per garantire che ogni asset venga utilizzato, gestito, aggiornato e smaltito correttamente alla fine del suo ciclo di vita.
L'ITAM prevede l'utilizzo di dati finanziari, contrattuali e di inventario con strumenti di gestione per tracciare e prendere decisioni strategiche sugli asset IT. L'obiettivo principale è garantire che le risorse IT siano utilizzate in modo efficiente ed efficace. L'ITAM aiuta inoltre a ottimizzare i costi riducendo il numero totale di asset in uso e prolungandone la durata, evitando costosi aggiornamenti. Una parte importante dell'ITAM consiste nel conoscere a fondo il costo totale di proprietà e trovare modi per ottimizzare l'utilizzo degli asset.
Un asset IT (Information Technology) è qualsiasi informazione o dato, software o hardware che un'organizzazione utilizza durante le proprie operazioni aziendali. Gli asset hardware includono apparecchiature informatiche fisiche come i server fisici nei data center, i computer desktop, i dispositivi mobili, laptop, tastiere e stampanti. Gli asset software, invece, comprendono applicazioni per le quali le licenze vengono generalmente rilasciate per utente o macchina, nonché sistemi software e database creati utilizzando risorse open source. Gli asset software includono anche asset basati sul cloud e servizi cloud, come le applicazioni software-as-a-service (SaaS).
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La gestione degli asset IT prevede in genere i seguenti passaggi.
Il primo passo di qualsiasi processo di gestione degli asset IT è la creazione di un inventario dettagliato di tutti gli asset IT. Questo passaggio facilita l'identificazione e garantisce che gli asset ridondanti siano ottimizzati per migliorare l'efficienza.
Questo processo utilizza uno strumento o un sistema ITAM per monitorare costantemente gli asset IT. Le informazioni raccolte per il monitoraggio di ogni asset includono dati finanziari (costi degli asset), contrattuali (garanzia, licenze e SLA (service-level agreement)) e di inventario (posizione e condizioni degli asset fisici).
Gli asset IT sono sottoposti a manutenzione in base alla fase del ciclo di vita in cui si trovano. La manutenzione comporta la riparazione, l'aggiornamento e la sostituzione degli asset. Tutte le attività di manutenzione eseguite su un asset IT vengono registrate come parte del processo ITAM, in modo che i dati possano essere utilizzati per valutare le prestazioni dell'asset.
Ogni asset IT ha un ciclo di vita finito. L'ITAM (IT asset management) consiste nel gestire il ciclo di vita di un asset per garantire la massima produttività. Sebbene possano differire da un'organizzazione all'altra, i cicli di vita degli asset IT spesso includono le seguenti fasi:
Questo processo implica un processo decisionale sugli asset necessari a un'organizzazione, la loro destinazione d'uso e le modalità di acquisizione. Le organizzazioni valutano anche le alternative della concorrenza ed effettuano analisi costi-benefici e TCO (total cost of ownership) di tutte le possibili opzioni durante la pianificazione dell'acquisizione di asset.
Gli asset possono essere acquisiti tramite acquisto (compreso il software-as-a-service), costruzione, licenza o leasing.
L'implementazione degli asset può comportare l'installazione, l'integrazione con altri strumenti, la concessione dell'accesso agli utenti e la fornitura di assistenza tecnica.
Una volta che gli asset sono stati implementati, occorre prevedere una manutenzione regolare, aggiornamenti e riparazioni per ottimizzarne l'uso e massimizzarne il valore. Questo processo consente di prolungarne la durata, minimizzare i costi e ridurre i rischi.
Un asset viene dismesso quando perde il suo valore e i costi di assistenza non sono più sostenibili. In altre parole, un asset IT raggiunge la fine del suo ciclo di vita quando la manutenzione diventa più frequente e l'organizzazione deve investire più risorse per mantenerlo rispetto a prima. Un'organizzazione può anche decidere di dismettere un asset se ci sono alternative migliori sul mercato. La dismissione degli asset implica lo smaltimento dei vecchi asset, l'aggiornamento delle informazioni sugli asset, la risoluzione dei contratti di assistenza e di licenza e la pianificazione della transizione a nuovi asset.
Un ITAM efficiente può aiutare le organizzazioni a centralizzare e semplificare il monitoraggio degli asset, ottimizzare il loro utilizzo, garantire la conformità delle licenze software e migliorare il processo decisionale relativo agli asset.
Monitorare gli asset da posizioni diverse rende più difficile la loro gestione. Può portare a imprecisioni e disordine, compromettendo di conseguenza l'efficienza e i processi decisionali aziendali. Disporre di un database o di un inventario centrale degli asset rende il loro monitoraggio più semplice ed efficiente. L'organizzazione può vedere in un unico posto quali asset devono essere smaltiti, aggiornati o ottimizzati per garantire la massima produttività.
La gestione delle risorse IT porta a un utilizzo efficiente delle risorse, attenua i rischi, riduce al minimo gli sprechi e i costi. Definendo un processo ITAM, un'organizzazione può ottenere dati in tempo reale sullo stato di tutti i suoi asset e prendere decisioni informate sul loro utilizzo.
Le organizzazioni che ottengono in licenza software di terze parti sono spesso sottoposte a verifiche da parte dei fornitori di software che vogliono assicurarsi che queste organizzazioni rispettino i termini e le condizioni della licenza. Il mancato rispetto di questi accordi può comportare pesanti sanzioni. Pertanto, le organizzazioni utilizzano il software ITAM per monitorare automaticamente tutti i software installati su tutti i computer delle proprie reti e assicurarsi che rispettino i relativi accordi di licenza.
I dati ITAM aiutano a valutare gli acquisti e le implementazioni precedenti, aiutando così a intraprendere le azioni successive. L'ITAM può migliorare l'acquisto di asset IT e i processi aziendali.
Man mano che gli asset IT di un'organizzazione crescono, gestirli tramite sistemi manuali, cartacei o con fogli di calcolo diventa complicato. Il software ITAM (IT asset management) è un'applicazione centralizzata utilizzata per la gestione e il monitoraggio del ciclo di vita degli asset. Le soluzioni software ITAM includono solitamente funzioni e funzionalità che offrono alle organizzazioni un migliore controllo del proprio ambiente IT e consentono loro di tenere traccia degli asset, sia on-premise che nel cloud, come:
Rilevamento automatico: la maggior parte dei sistemi di gestione degli asset IT rileva automaticamente tutti gli hardware e i software installati nella rete di computer di un'organizzazione.
CMDB (Configuration Management Database): il CMDB è un database centralizzato che memorizza le informazioni sugli asset IT di un'organizzazione e sulle relazioni tra di essi.
Gestione delle licenze: incrociando i dati delle licenze degli asset con i dati di inventario rilevanti, il software ITAM può avvisare l'organizzazione in caso di licenze in scadenza, di asset con licenze insufficienti a rischio di violazione o di asset con licenze eccessive (sottoutilizzati).
Gestione delle richieste: alcuni software ITAM possono tenere traccia di tutte le richieste degli asset IT e consentire alle organizzazioni di definire i workflow delle richieste di asset. Valutano i requisiti di licenza per questi asset e gestiscono il processo di acquisizione e implementazione.
Gestione delle versioni e delle patch: il software di gestione degli asset monitora la distribuzione di nuove patch e versioni software per mantenere la suite di computer di un'organizzazione sicura, aggiornata e funzionante.
Gestione dell'inventario: gli strumenti ITAM registrano tutti gli asset utilizzati da un'organizzazione. L'inventario degli asset registra dati come nome, tipo di contratto di licenza, prezzo e versione.
Gestione degli asset fissi: la maggior parte delle soluzioni di gestione degli asset IT dispone di un repository dedicato per la gestione dei dati degli asset fissi. Gli asset fissi includono principalmente l'hardware.
Gestione degli asset digitali: questa funzionalità del software ITAM prevede la gestione dei diritti digitali e dei contenuti multimediali (ad esempio, contenuti multimediali come video, musica e foto).
Mentre la gestione degli asset IT riguarda la gestione degli asset IT durante il loro ciclo di vita, la gestione dei servizi IT (ITSM) riguarda la gestione e la fornitura di servizi IT.
La gestione dei servizi IT è il processo di gestione dei servizi del reparto IT e degli abbonamenti IT di un'organizzazione. Include diversi componenti, dalla pianificazione e implementazione dei servizi IT al monitoraggio e all'audit per assicurarsi che funzionino in modo fluido ed efficiente. I servizi IT comprendono il supporto dell'help desk e del service desk (ad esempio, il supporto per guidare un utente nel processo di modifica della password o le funzionalità di self-service) e le procedure di gestione delle modifiche, che implicano una gestione efficiente delle modifiche all'infrastruttura IT.
L'obiettivo della gestione dei servizi IT è quello di fornire servizi IT affidabili e di alta qualità in grado di soddisfare le esigenze dell'azienda e dei suoi utenti finali, inclusi clienti, dipendenti e partner commerciali. L'ITSM mira a migliorare l'esperienza utente e la qualità dei servizi.
L'IT Infrastructure Library (ITIL) è considerata l'approccio migliore per la realizzazione di un ITSM efficiente, poiché fornisce le best practice e il framework. La versione più recente di ITIL, ITIL 4, comprende cinque volumi, ovvero Service Strategy, Service Design, Service Transition, Service Operation e Continual Service Improvement, che descrivono nel dettaglio 34 pratiche ITSM.
In un certo senso, l'ITSM comprende anche l'ITAM. La gestione degli asset e delle configurazioni è uno dei tanti processi ITSM e un CMDB, ovvero lo strumento dedicato a questo processo, è un repository centralizzato degli asset IT di un'organizzazione e delle relazioni tra di essi.
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