Esistono tre tipi di sistemi software ERP: sistemi on-site, sistemi cloud e sistemi ibridi. Tutti si differenziano l'uno dall'altro e presentano vantaggi e svantaggi, a seconda delle esigenze aziendali e dell'approccio ERP. Ognuno di questi sistemi software di pianificazione delle risorse aziendali può aiutare un'azienda nel processo decisionale e nella redditività.

ERP on-site: questo software, detto anche ERP on-premise, viene distribuito in loco ed è per lo più controllato internamente o dall'azienda. Un'azienda dovrebbe scegliere questa opzione nel caso in cui volesse avere il controllo totale del software ERP e della sicurezza. Se così fosse, è necessaria una risorsa IT dedicata on-premise per gestire la manutenzione tecnica e dell'applicazione.

ERP basato su cloud: il sistema ERP basato su cloud, spesso indicato come software-as-a-service o SaaS, significa che una terza parte gestisce il software ERP nel cloud. Utilizzando tecnologie come l'intelligenza artificiale (AI) e l'apprendimento automatico, questo sistema di opzioni flessibili può fornire una maggiore efficienza di automazione e consentire ai dipendenti di cercare tra i dati dell'organizzazione su qualsiasi dispositivo tramite Internet. IBM, Infor, Microsoft, Oracle e SAP offrono nuove soluzioni ERP.

Si tratta di un modello popolare per il software ERP grazie alla sua scalabilità e agilità, oltre al suo costo inferiore. Lo svantaggio principale è il rischio per la sicurezza che si corre quando ci si affida a un fornitore ERP. I dati per la tua azienda sono sensibili e richiedono una gestione attenta.

ERP ibrido: questo sistema è destinato alle aziende che cercano le caratteristiche di un modello onsite e SaaS per soddisfare i propri requisiti aziendali. In questo modello, alcune applicazioni e dati ERP saranno sul cloud e altri on-premise. Questo, a volte, può essere definito un ERP a due livelli.

I sistemi ERP si basano su diversi moduli che servono a supportare processi aziendali specifici. Esiste un numero determinato di moduli fondamentali per un sistema ERP ed esistono applicazioni di terze parti per accedere a funzionalità aggiuntive. Alcuni dei moduli più popolari sono elencati di seguito e offrono opzioni di implementazione.

Finanza e contabilità: il modulo finanziario e contabile è spesso il più importante per molti sistemi ERP. Lo scopo principale di questo modulo è aiutare le aziende a comprendere le proprie prospettive finanziarie e ad analizzare l'intera attività. Le caratteristiche principali di questo modulo sono il monitoraggio della contabilità fornitori (AP) e della contabilità clienti (AR), la chiusura efficiente dei libri contabili e la generazione di report finanziari e prezzi. Questo modulo può automatizzare le attività relative alla fatturazione e memorizza informazioni finanziarie cruciali per la tua azienda, come i pagamenti ai fornitori, la gestione della liquidità e la riconciliazione dei conti. Fornisce inoltre metriche chiare a un'azienda e può aiutare nelle operazioni di pianificazione della produzione.

Approvvigionamento: il modulo di approvvigionamento, o modulo di acquisto, aiuta le aziende a reperire i materiali e i servizi di cui hanno bisogno per produrre i propri beni. Questo modulo aiuta ad automatizzare gli acquisti, oltre a tracciare e analizzare eventuali preventivi in arrivo. Con il modulo di approvvigionamento, le aziende possono mantenere un elenco di fornitori e vincolarli a determinati articoli, eventualmente favorendo un buono rapporto con loro.

Manifatturiero: il modulo di produzione, spesso indicato come sistema di esecuzione della produzione, è un componente vitale per la pianificazione e l'esecuzione del software ERP. Il modulo aiuta i produttori a pianificare la produzione e protegge tutto il necessario per la produzione. Un modulo di produzione può aggiornare lo stato delle merci in corso, oltre a fornire informazioni in tempo reale per gli articoli in corso o i prodotti finiti. Il modulo include in genere anche soluzioni di pianificazione dei requisiti dei materiali (MRP), ovvero il sistema di produzione originale del produttore di utensili Black and Decker.¹

Vendite: il modulo vendite è responsabile di mantenere una linea di comunicazione aperta con clienti e potenziali clienti. Può utilizzare approfondimenti basati sui dati per aumentare le vendite e prendere decisioni mirate e assistere con la fatturazione quando si tratta di promozioni o opportunità di upselling. Altre caratteristiche, tra cui le soluzioni per la supply chain, offrono un'utile gestione dell'inventario e degli ordini, includono dashboard, maggiore business intelligence e tecnologia Internet of Things (IoT).

Gestione delle relazioni con i clienti: il modulo di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), o modulo di servizio, aiuta le aziende a fornire un servizio di qualità eccezionale. Archiviando le informazioni sui clienti, come le chiamate precedenti, le e-mail e la cronologia degli acquisti, un'azienda dispone dei dati necessari per servire meglio i clienti attuali e futuri. Questo modulo facilita l'accesso del personale alle informazioni necessarie all'arrivo di un cliente e fa sì che il personale crei un'esperienza specifica per il cliente grazie ai dati salvati dal software ERP.

Gestione delle risorse umane: il modulo delle risorse umane mantiene le funzionalità di base, come orario, presenze e buste paga. Questo modulo conserva i dati relativi a tutti i dipendenti e archivia i documenti di ciascuno di essi, come una revisione delle prestazioni o una descrizione del lavoro. Se un'azienda lo desidera, può avere un'intera suite di gestione del capitale umano (HCM) e collegarla all'ERP per offrire funzionalità HR ancora più potenti. 

Sebbene il software di contabilità autonomo e il software ERP si presentino in modo simile, i due sistemi sono diversi. Dipende da ciò che ciascun sistema software può fare e coprire. I software di contabilità coprono in genere i rapporti finanziari, i debiti e i crediti, le operazioni bancarie e le informazioni di base sui ricavi delle vendite.

Nel frattempo, i moderni software ERP includono un’ampia gamma di moduli in grado di raggiungere ogni aspetto della tua attività. La contabilità è solo uno dei moduli in un lungo elenco di altre funzionalità che la tecnologia ERP può fornire. Il software ERP è progettato per requisiti specifici del settore e può essere modellato per soddisfare quasi tutte le esigenze aziendali.

Il software di contabilità presenta altre limitazioni in termini di vendite, gestione delle relazioni con i clienti e accessibilità dei dati in tempo reale. Il software ERP dispone di moduli specifici per la gestione delle vendite e non si limita a ciò che il software di contabilità può fare. L'ERP integra tutte le informazioni finanziarie in un unico database e può essere eseguito nel cloud per garantire una facile accessibilità.

Se la tua piccola impresa si sta espandendo rapidamente, potrebbe superare il software di contabilità tradizionale e l'azienda potrebbe voler cercare i dati contabili in un unico pacchetto software, come l'ERP. Avere tutti i dati in una posizione centrale è fondamentale per le piccole e grandi imprese per ottenere informazioni e avere una moltitudine di moduli disponibili attraverso un software ERP può aiutarti a cambiare la tua attività.

I benefici dell'ERP sono molteplici e i più importanti sono l'aumento della produttività, la riduzione dei costi operativi, la flessibilità e l'integrazione delle informazioni. Le offerte di implementazione dell'ERP per la business intelligence sono molto più sostanziali rispetto alle tradizionali offerte di software di contabilità.

La necessità di dati accurati e in tempo reale è essenziale per quasi tutte le aziende, indipendentemente dal settore. Ecco alcune aziende che si affidano alle soluzioni ERP.

Utility: un'azienda di servizi pubblici rivede costantemente i propri asset strumentali. Pertanto, l'organizzazione di tali asset senza ERP può essere impegnativa. Il software ERP può anche aiutare le società di utility a prevedere la domanda di servizi futuri e a sostituire gli asset obsoleti.

Società di servizi: aziende come quelle contabili, fiscali, di ingegneria e altre società di servizi professionali necessitano di un software ERP che sia potente e fornisca dati in tempo reale quando necessario. Le aziende di servizi professionali non possono permettersi di subire ritardi. Il software ERP le aiuta a rispettare i tempi e a ridurre i costi e l'utilizzo delle risorse.

Grossisti: per la maggior parte delle aziende di grossisti e importatori, la riduzione dei costi di distribuzione e l’aumento delle scorte sono due elementi chiave del successo. Il modo migliore per tenere in ordine e far funzionare in modo efficiente un'azienda è un software ERP con moduli personalizzati per le sue esigenze. Grazie ad esso, i grossisti possono gestire la gestione dell'inventario, gli acquisti e la logistica generale della loro attività.

Rivenditori: molti acquisti vengono effettuati online grazie all'e-commerce e ad altri canali di vendita, che negli ultimi anni hanno cambiato sostanzialmente il landscape del retail. Le aziende di vendita al dettaglio dipendono dai dati integrati in quanto hanno bisogno di un software ERP per fornire opzioni self-service ai clienti. Le soluzioni ERP possono aiutare con gli ordini di acquisto e la gestione del magazzino. I rivenditori possono anche trarre beneficio dall'ERP per aumentare il tasso di ritorno dei clienti e migliorare le conversioni webite.