Cos’è la gestione degli asset digitali?

La gestione degli asset digitali (DAM) può riferirsi sia a un processo aziendale che a una forma di tecnologia di gestione delle informazioni o a un sistema di gestione degli asset digitali. Una soluzione DAM aiuta un'organizzazione a creare un repository centralizzato e ricercabile in cui i team possono accedere agli asset multimediali. Consente inoltre a un'organizzazione di controllare le autorizzazioni degli utenti, il controllo degli accessi, il controllo delle versioni e la gestione dei metadati.

L'asset digitale è un componente fondamentale del processo DAM. Si tratta di qualsiasi tipo di file di valore di proprietà di un'azienda o di un individuo, disponibile in formato digitale, ricercabile tramite metadati e che include diritti di accesso e utilizzo. Esistono molti tipi di asset digitali tra cui, a titolo esemplificativo:

• Documenti
• Immagini
• File audio
• Contenuti video
• Presentazioni
• Animazioni
• File multimediali
• Grafica
• Qualsiasi media digitale che includa il diritto di utilizzo

Il software DAM può semplificare la gestione degli asset e ottimizzare la produzione di rich media, in particolare all'interno dei team di vendita e marketing, creando un sistema di gestione centralizzato per gli asset digitali. Consente un maggiore livello di controllo e coerenza del brand attraverso l'aggiornamento automatico degli asset e il rafforzamento delle linee guida del brand, fornendo una singola fonte affidabile all'interno delle aziende e un'esperienza utente più uniforme per il pubblico esterno.

Anche i moderni team di gestione dei contenuti digitali e gli esperti di marketing si affidano alla DAM per riutilizzare gli asset creativi, riducendo i costi di produzione non necessari e duplicando i workflow con le sue preziose funzionalità di ricerca.

Data l'elevata visibilità degli asset del brand e degli asset di marketing attraverso canali digitali come i social media, i brand devono mantenere un'uniformità nelle immagini e nei messaggi per aumentare l'autorità del brand e favorire la crescita aziendale. Di conseguenza, non sorprende che le piattaforme di gestione degli asset digitali stiano diventando dei componenti critici delle iniziative di trasformazione digitale. Le organizzazioni possono implementare una soluzione DAM on-premise, in un ecosistema di cloud computing o in una topologia ibrida.

Il termine "asset digitale" viene utilizzato anche per descrivere le valute e i token digitali, ad esempio criptovalute come Bitcoin ed Ethereum o i non-fungible token (NFT). Questi sono tipi diversi di asset digitali e non sono gestiti nei sistemi DAM.

L'utilizzo di un software di gestione degli asset digitali prevede diversi passaggi:

• Creazione dell'asset
• Codifica e indicizzazione
• Workflow
• Governance tramite autorizzazioni
• Revisione

Creazione dell'asset: i modelli standardizzati e i formati di file preparano i file digitali per la codifica anche prima della loro creazione. Questa standardizzazione semplifica la facilità di ricerca e di recupero dei documenti.

Codifica e indicizzazione: per semplificare la ricerca degli asset, i metadati permettono di identificare i contenuti digitali attraverso attributi quali il tipo di asset (ad es. white paper), la versione (ad es. nuova), il tipo di supporto (ad es. video) e la tecnologia utilizzata (ad es. Photoshop). Questi identificatori creano un indice, raggruppando gli asset con tag comuni per migliorare le ricerche.

Workflow: questa indicizzazione può quindi essere utilizzata per workflow basati su regole, consentendo l'automazione di attività e processi.

Controllo delle versioni: il controllo delle versioni diventa sempre più importante per l'automazione dei workflow, poiché assicura che, all'interno di un workflow esistente, sia utilizzato l'asset più recente e aggiornato. Quando si stabiliscono nuovi workflow, le funzionalità di controllo delle versioni all'interno di un sistema DAM possono essere utilizzate per impostare date di scadenza, contribuendo a garantire che sia accessibile e portata avanti solo la versione più recente ai fini della revisione e dell'utilizzo.

Governance tramite permessi: la governance tramite permessi assicura che solo coloro a cui è stato concesso l'accesso siano in grado di utilizzare l'asset nel modo in cui è stato loro assegnato. Questa funzionalità protegge gli asset dell'organizzazione da furti, corruzione accidentale o cancellazione. 

Con la crescita delle organizzazioni e delle librerie di asset, un numero maggiore di componenti del team dovrà accedere, modificare, collaborare e tenere traccia di questi asset, rendendo le autorizzazioni e il controllo degli accessi di vitale importanza.

Revisione: le revisioni interne aiutano le organizzazioni a valutare l'efficacia del DAM e a identificare le aree di miglioramento. In modo simile, gli enti di regolamentazione possono sottoporre a revisione una soluzione DAM per assicurarsi che la tecnologia e i processi di un'organizzazione siano in linea con le normative. Entrambi i tipi di revisione avvengono regolarmente in settori altamente regolamentati come la finanza e la sanità.

Quando si esaminano le piattaforme DAM, è importante che le organizzazioni valutino se le soluzioni scelte offrano funzionalità che supportano i casi d'uso attuali e futuri. Un'organizzazione potrebbe anche considerare caratteristiche non tecniche, come il grado di supporto clienti offerto o la facilità d'uso dell'interfaccia.

Le soluzioni DAM più importanti offrono le seguenti funzionalità:

• Gestione del ciclo di vita degli asset e autorizzazioni basate sui ruoli
• Integrazione
• Flessibilità bidirezionale
• Infrastruttura stabile per storage e trasferimenti
• Efficienza del trasferimento dei file

Una soluzione DAM dovrebbe consentire a un'organizzazione di gestire i propri asset digitali dall'idea fino alla concezione, e poi per tutto il loro ciclo di vita. Dovrebbe anche fornire la gestione dei diritti di accesso e dei permessi con la granularità di cui l'organizzazione necessita per preservare l'integrità dei suoi asset.

Una soluzione DAM dovrebbe integrarsi con altre tecnologie utilizzate da un'organizzazione per gestire, organizzare e distribuire rich media, come i sistemi di gestione dei contenuti (CMS) o i sistemi informativi sui prodotti (PIM), nonché con qualsiasi sistema che l'organizzazione potrebbe aggiungere in futuro. Per una flessibilità ancora maggiore, le organizzazioni dovrebbero prendere in considerazione le application programming interface (API) disponibili, utilizzabili per creare integrazioni DAM personalizzate.

Una soluzione DAM flessibile e agile fornisce la funzionalità di ricerca degli asset in qualsiasi direzione. La flessibilità bidirezionale consente alle organizzazioni di cercare metadati, come il brand, per trovare un asset, oppure di cercare asset specifici per trovare dei metadati. Questa funzionalità supporta la ricerca e il riutilizzo degli asset da parte di altri gruppi funzionali all'interno dell'organizzazione.

La soluzione DAM che un'organizzazione sceglie è importante quanto il modo e il luogo in cui vengono memorizzati gli asset e la possibilità di condividere file e trasferire gli asset ovunque siano necessari. Sia che un'organizzazione scelga lo storage definito dal software on-premise o quello basato su cloud, dovrebbe considerare l'affidabilità, la flessibilità, la scalabilità, le prestazioni e la recuperabilità offerte per proteggere i suoi asset.

La velocità e l'efficienza del trasferimento dei file sono importanti perché incidono direttamente sulla velocità del business. La capacità di condividere gli asset e utilizzarli quando e dove l'organizzazione ne ha bisogno contribuirà a definire l'efficacia della soluzione scelta.

Un sistema di gestione degli asset e un sistema di gestione dei contenuti sono entrambi utilizzati per gestire i contenuti digitali, ma in modi diversi.

Una soluzione DAM è un repository centralizzato in cui vengono memorizzati tutti gli asset digitali di un'azienda. Viene utilizzato principalmente per l'organizzazione dei file a livello aziendale, la collaborazione e la condivisione delle informazioni. Viene utilizzato per ospitare una più ampia varietà di tipi di file digitali rispetto a un CMS e offre funzionalità più avanzate, come funzionalità organizzative e di controllo delle versioni avanzate.

Un CMS viene utilizzato anche per gestire i contenuti digitali, mentre un CMS viene utilizzato principalmente per la gestione e la pubblicazione di contenuti su siti web e altre piattaforme online. Ad esempio, Wordpress è un CMS molto diffuso.

• Utilizzato per gestire centralmente l'intera libreria di asset digitali di un'azienda. Utilizzabile per gestire gli asset di più brand o aziende all'interno della stessa organizzazione.
  
  
• Consente la collaborazione tra team nella creazione e revisione degli asset e favorisce la coerenza del brand su più canali.
  
  
• Utilizzato per gestire e distribuire un'ampia gamma di materiali, tra cui foto, video, loghi, file audio, materiali marketing, documenti di vendita, metadati e molto altro.
  
  
• Come un CMS, il software DAM spesso include autorizzazioni utente e strumenti di analytics che aiutano i team a tenere traccia dell'uso degli asset e del coinvolgimento degli utenti.
  
  
• Offre funzionalità avanzate come la possibilità di organizzare gli asset per reparto o campagna e la possibilità di aggiungere tag e metadati agli asset. Il software DAM offre anche solide funzionalità di controllo delle versioni e di tracciamento delle modifiche per gli asset all'interno del sistema DAM.
  
  
• Spesso utilizzato dai team creativi, dai team di marketing e dai responsabili degli asset digitali.

• Utilizzato per gestire e pubblicare contenuti su siti web, blog, social media e altre piattaforme digitali.
  
  
• Generalmente utilizzato per gestire contenuti di testo, immagini e video di prodotti, icone e loghi e altri tipi di file spesso pubblicati sui siti web.
  
  
• Fornisce modelli per la creazione di pagine web e altri strumenti, come funzionalità di staging e anteprime, che aiutano nella creazione di siti web e nel processo di pubblicazione digitale.
  
  
• Offre analytics di base per le prestazioni delle pagine web e funzionalità di autorizzazione utente per controllare l'accesso alle pagine e alle pubblicazioni.
  
  
• Spesso utilizzato da web manager, creatori di contenuti, addetti al marketing e altri utenti che pubblicano frequentemente sul sito web o sui canali social di un'organizzazione.

Una gestione efficace degli asset offre diversi benefici, tra cui:

• Costi di produzione ridotti e migliore allocazione delle risorse
• Maggiore trasparenza organizzativa
• Maggiore conversione e fidelizzazione dei clienti
• Migliore coerenza del marchio
• Governance e conformità

La centralizzazione degli asset all'interno di un sistema DAM consente alle organizzazioni di trovare e riutilizzare gli asset, generando risparmi sui costi di produzione e riducendo i workflow duplicati. I costi ridotti incoraggiano l'allocazione delle risorse in altre aree del business. I guadagni di efficienza che ne derivano aiutano a portare asset e soluzioni sul mercato più velocemente.

La DAM fornisce agli utenti una visione chiara e completa degli asset digitali, creando un impatto positivo sulla gestione dei progetti, la pianificazione dei contenuti e l'esecuzione. Può aumentare la collaborazione tra i diversi stakeholder o introdurre workflow di maggiore impatto attraverso l'eliminazione dei progetti ridondanti.

Quando le aziende organizzano i contenuti in modo appropriato in base alla fase del percorso di acquisto dell'utente, possono fornire ai destinatari contenuti e materiali marketing coerenti con il brand al momento giusto. La DAM consente alle organizzazioni di personalizzare l'esperienza del cliente per avviare e coltivare relazioni più solide. Questo processo aiuta a far procedere più velocemente e in modo più efficace i potenziali clienti e i clienti esistenti attraverso il ciclo di acquisto.

La DAM migliora l'uniformità a livello di messaggistica, posizionamento e rappresentazione visiva, così come negli altri strumenti di aderenza all'identità del brand. Con la DAM, le aree funzionali e le unità di business possono riutilizzare file creativi e altri asset per aumentare l'efficienza e presentare un messaggio coeso al mercato.

Le licenze, la documentazione legale, gli archivi e altri asset possono svolgere un ruolo chiave nel soddisfare le richieste di conformità normativa del settore o governative. La capacità di organizzare e recuperare rapidamente questi materiali può far risparmiare tempo e denaro alle organizzazioni e ridurre le interruzioni dei processi di core business.