Una soluzione di gestione degli asset digitali è una soluzione software e di sistema che offre un approccio sistematico per memorizzare, organizzare, gestire, recuperare e distribuire in modo efficiente gli asset digitali di un'organizzazione.
La gestione degli asset digitali (DAM) può fare riferimento sia a un processo aziendale che a una forma di tecnologia di gestione delle informazioni o a un sistema di gestione degli asset digitali. La funzionalità DAM aiuta molte organizzazioni a creare un luogo centralizzato in cui possono accedere ai propri asset multimediali.
L'asset digitale è un componente fondamentale del processo DAM. Si tratta di qualsiasi tipo di file di valore di proprietà di un'azienda o di un individuo, disponibile in formato digitale, ricercabile tramite metadati e che include diritti di accesso e utilizzo. Esistono molti tipi di asset digitali, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:
- Documenti
- Immagini
- Contenuti audio
- Video
- Animazioni
- File multimediali
- Grafica
- Presentazioni
- Qualsiasi media digitale che includa il diritto di utilizzo
Una soluzione DAM semplifica la gestione degli asset e ottimizza la produzione di rich media, in particolare all'interno delle organizzazioni di vendita e marketing, creando un sistema di gestione centralizzato per gli asset digitali. Consente la coerenza del marchio tramite aggiornamenti automatici degli asset e il rafforzamento delle linee guida del marchio, fornendo una singola fonte affidabile all'interno delle aziende e un'esperienza utente più coerente per il destinatario esterno.
Anche i moderni team di gestione dei contenuti digitali e gli esperti di marketing si affidano alla DAM per riutilizzare i contenuti, riducendo i costi di produzione non necessari e duplicando i workflow con le sue preziose funzioni di ricerca.
Data l'elevata visibilità degli asset del marchio e degli asset di marketing tramite i canali digitali, come i social media, i marchi devono rimanere coerenti nelle immagini e nei messaggi per creare l'autorità del marchio e generare crescita aziendale. Di conseguenza, non sorprende che le piattaforme di gestione degli asset digitali stiano diventando componenti critici delle iniziative di trasformazione digitale.
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L’utilizzo di una soluzione DAM prevede diversi passaggi:
- Creazione dell'asset: i modelli standardizzati e i formati di file preparano i file digitali per la codifica anche prima della loro creazione. Questa standardizzazione migliora la facilità di ricerca e recupero dei documenti.
- Codifica e indicizzazione: per semplificare la ricerca di asset, i metadati consentono l'identificazione dei contenuti digitali tramite attributi quali il tipo di asset (ad esempio, white paper), la versione (ad esempio, nuova), il tipo di supporto (ad esempio video) e la tecnologia utilizzata (ad esempio Photoshop). Questi identificatori creano un indice, raggruppando gli asset con tag comuni per migliorare la ricercabilità.
- Workflow: questa indicizzazione può quindi essere utilizzata per workflow basati su regole, consentendo l'automazione di attività e processi.
- Controllo delle versioni: il controllo delle versioni diventa sempre più importante per automatizzare i workflow, poiché garantisce che l'asset più recente e aggiornato venga utilizzato all'interno di un workflow esistente. Quando si stabiliscono nuovi workflow, si assicura anche che solo la versione più recente sia accessibile e portata avanti per la revisione e l'uso.
- Governance tramite autorizzazioni: la governance tramite autorizzazioni garantisce che solo coloro a cui è stato concesso l'accesso siano in grado di utilizzare l'asset nel modo in cui è stato loro assegnato. Questa funzionalità protegge gli asset delle organizzazioni dal furto, dalla corruzione accidentale o dalla cancellazione.
- Controllo: effettua controlli interni per valutare l'efficacia del DAM e individuare le aree di miglioramento. Analogamente, gli organismi di regolamentazione possono controllare una soluzione DAM per garantire che la tecnologia e i processi di un'organizzazione siano conformi alle normative. Entrambi i tipi di controllo si verificano regolarmente in settori altamente regolamentati come la finanza e l'assistenza sanitaria.
È possibile implementare una soluzione DAM on-premise, nel cloud o in una topologia ibrida. Lo storage, la gestione e l'erogazione di asset basati sul cloud possono essere un'opzione conveniente, sicura, scalabile e flessibile per la tua organizzazione.
- Riduzione dei costi di produzione e migliore allocazione delle risorse. La centralizzazione degli asset all'interno di un DAM consente alle organizzazioni di trovare e riutilizzare gli asset, riducendo i costi di produzione e i workflow duplicati. I costi ridotti incoraggiano l'allocazione delle risorse in altre aree del business. I guadagni di efficienza che ne derivano aiutano a portare asset e soluzioni sul mercato più velocemente.
- Maggiore trasparenza organizzativa. DAM fornisce agli utenti una visione chiara e completa degli asset digitali, creando un impatto positivo sulla pianificazione e l'esecuzione dei contenuti. Può aumentare la collaborazione tra i diversi stakeholder o introdurre workflow di maggiore impatto tramite l'eliminazione di progetti ridondanti.
- Maggiore conversione e customer retention. Quando le aziende organizzano i contenuti in modo appropriato in base alla fase del percorso di acquisto dell'utente, possono fornire contenuti e materiali di marketing al momento giusto per i loro destinatari. Il DAM consente alle organizzazioni di personalizzare l'esperienza del cliente, stabilendo e coltivando relazioni più solide. Questo processo, a sua volta, aiuta a spostare i potenziali clienti e i clienti esistenti lungo il ciclo di acquisto in modo più rapido ed efficace.
- Coerenza del marchio. Il DAM aiuta a garantire che la messaggistica, il posizionamento, la rappresentazione visiva e altri mezzi di aderenza al marchio siano coerenti. Con il DAM, le aree funzionali e le unità di business possono riutilizzare file creativi e altri asset per aumentare l'efficienza e presentare un'unica verità al mercato.
- Governance e conformità. Le licenze, la documentazione legale, gli archivi e altri asset possono svolgere un ruolo chiave nel soddisfare le richieste di conformità normativa del settore o governative. La capacità di organizzare e recuperare rapidamente questi materiali può far risparmiare tempo e denaro alle organizzazioni e mitigare l'interruzione dei core business.
L'emergere della pubblicazione desktop alla fine degli anni '80 ha permesso a stampatori, editori e inserzionisti di digitalizzare testo, grafica e fotografia. Troppo grandi per la maggior parte dei dischi rigidi interni, questi file sono stati trasferiti su supporti esterni con etichette di metadati semplici. Sono stati collocati in file e cartelle semplici e gerarchici.
Nel 1992, Canto Software ha rilasciato Cumulus, uno dei primi sistemi DAM. Si trattava di una soluzione on-premise e autonoma, dotata di anteprima delle miniature, indicizzazione dei metadati e funzionalità di ricerca. Mentre le prime soluzioni DAM rendevano gli asset facili da trovare, verificare e recuperare, i file non erano ancora facili da condividere.
All'inizio degli anni 2000, il DAM basato su server ha consentito la condivisione di file su Internet. Poco dopo, il cloud storage ha offerto un altro modo per archiviare, gestire e distribuire gli asset digitali.
Il DAM si è evoluto rapidamente in librerie integrate in grado di fornire contenuti a vari dispositivi, sistemi e repository. Le application programming interface (API) hanno consentito agli asset di collegarsi a diverse applicazioni e soddisfare requisiti specifici in modo rapido ed efficiente.
Oggi le funzionalità di AI sono normalmente integrate nel DAM, per etichettare e fare riferimenti incrociati agli asset in modo intelligente, compreso il riconoscimento video e il riconoscimento vocale. IBM® Watson Video Enrichment è in grado di analizzare i flussi video utilizzando tecnologie di deep learning, mentre la IBM® Blockchain Platform garantisce una maggiore sicurezza DAM. Utilizzando il machine learning, i sistemi DAM possono anticipare le esigenze di contenuto e fornire consigli agli utenti. Queste attività di marketing vengono eseguite in pochi minuti o meno, consentendo alle organizzazioni di rispondere quasi in tempo reale e ottenere un vantaggio competitivo.
Quando si esaminano le piattaforme DAM, è importante valutare se le soluzioni selezionate offrono funzionalità che supportano le esigenze attuali e future. Una soluzione DAM di successo offre le seguenti funzionalità:
- Supporta il ciclo di vita degli asset e le autorizzazioni basate sui ruoli: la tua soluzione DAM dovrebbe consentirti di gestire gli asset digitali dall'idea all'ideazione e durante tutto il loro ciclo di vita. Dovrebbe inoltre fornire i diritti di accesso e le autorizzazioni con la granularità necessaria per preservare l'integrità degli asset.
- Integrazione: la tua soluzione DAM dovrebbe integrarsi con le soluzioni esistenti oggi, come la creazione e la distribuzione degli asset e tutti i sistemi che intendi aggiungere in futuro.
- Flessibilità bidirezionale: una soluzione DAM flessibile e agile offre la flessibilità necessaria per cercare gli asset in qualsiasi direzione. La flessibilità bidirezionale consente di cercare metadati, come il marchio, per trovare un asset o cercare asset specifici per trovare metadati. Questa funzionalità supporta la ricerca e il riutilizzo degli asset da parte di altri gruppi funzionali all'interno dell'organizzazione.
- Funzionalità di importazione ed esportazione: la soluzione DAM non deve creare un'isola di dati. La soluzione ideale dovrebbe includere la possibilità di condividere asset digitali, risultati di ricerca e altri dati.
- Infrastruttura di storage e trasferimento stabile: la soluzione DAM scelta è importante tanto quanto il modo e il luogo in cui vengono memorizzati gli asset e la possibilità di trasferire gli asset ovunque siano necessari. Indipendentemente dalla scelta di storage definito dal software on-premise o storage basato su cloud, valuta l'affidabilità, la flessibilità, la scalabilità, le prestazioni e la recuperabilità per proteggere gli asset.
- Efficienza del trasferimento dei file: la velocità e l'efficienza del trasferimento dei file sono importanti perché incidono direttamente sulla velocità del business. La possibilità di condividere e utilizzare gli asset quando e dove ne hai bisogno ti aiuterà a definire l'efficacia della soluzione scelta.
Il DAM aiuta le organizzazioni di tutto il mondo a mantenere i diritti di accesso, il controllo e l'integrità degli asset digitali per molti scopi. L'implementazione del DAM come soluzione olistica centralizzata collegata alle strategie aziendali e funzionali può consentire un'esperienza del cliente più coerente e convincente.
Secondo Forrester, "Più di 2/3 delle aziende desiderano distribuire i propri contenuti in modo più efficiente. Le aziende di successo ora fanno del DAM una parte dell'esperienza digitale e delle strategie di contenuto più ampie, non una soluzione puntuale". 1 Scopri di più su IBM® Aspera on Cloud, un servizio in hosting che consente di spostare e condividere in modo rapido e affidabile file e set di dati di qualsiasi dimensione e tipo in un ambiente di hybrid cloud.
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Il DAM viene utilizzato in tutti i settori in cui sono coinvolti asset digitali. Ecco due esempi di utilizzo del DAM:
Gli uffici brevetti in genere gestiscono grandi volumi di asset digitali in varie fasi di completamento. Poiché gli aggiornamenti vengono effettuati durante il ciclo di vita dell'asset, le funzioni di trasferibilità, controllo delle versioni e diritti di accesso sono fondamentali per la manutenzione. Altre funzioni, come la funzionalità di ricerca, consentono inoltre ai processi all'interno degli uffici brevetti di scalare in modo efficace.
Le aziende tecnologiche utilizzano il DAM in molti reparti diversi, spesso in più sedi. Il DAM centralizza gli asset per l'accesso e l'utilizzo. Le aree funzionali all'interno di un'organizzazione utilizzano il DAM per scopi diversi. Ecco alcuni esempi:
- Le risorse umane utilizzano il DAM per gestire i dati dei dipendenti, la sottoscrizione e lo stato dei benefit, le richieste di assunzione, le richieste di ferie e vacanze e le ricevute delle buste paga.
- Il reparto approvvigionamento utilizza il DAM per archiviare i dettagli di contatto, le fatture e le specifiche dei fornitori preferiti.
- I team di sviluppo utilizzano il DAM per memorizzare piani di progettazione e sviluppo, materiali di pianificazione e immagini di prodotti proprietari.
- I team di vendita e marketing utilizzano il DAM per la gestione del marchio e per conservare gli asset creati e utilizzati in tutta l'organizzazione.
Molti componenti di queste organizzazioni devono accedere, utilizzare, modificare e tracciare gli asset, rendendo le autorizzazioni di accesso di fondamentale importanza. Queste autorizzazioni potrebbero essere basate su unità di business, reparto funzionale e ruolo. Possono limitare l'accesso di alcuni asset ai dipendenti interni.
Le autorizzazioni possono anche estendere l'accesso di altri asset a componenti esterni, ad esempio partner o clienti. Pensa a loghi e proposte di coinvolgimento che possono aiutare a sostenere iniziative di partnership ed e-commerce.
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