Che cosa sono le scorte di sicurezza?

Il mantenimento di scorte extra è una best practice per la gestione efficace dell'inventario. La gestione dell'inventario è un elemento critico della supply chain e si riferisce al processo di ordinazione, stoccaggio e vendita dell'inventario di un'azienda. L'obiettivo è quello di avere i prodotti giusti nel posto giusto, al momento giusto.

La determinazione dei livelli adeguati di scorte di sicurezza può essere un calcolo complesso, basato su una o più formule specifiche; sia le scorte di sicurezza troppo basse che quelle troppo alte possono avere un impatto negativo sul business. Tecnologie come intelligenza artificiale (AI), Internet of Things (IoT) e il software di inventory visibilità aiutano le aziende a ottimizzare la gestione delle scorte di sicurezza, i costi di magazzino e la pianificazione della domanda.

Se dotate di scorte di sicurezza ottimali, le aziende possono essere certe di disporre di abbastanza articoli per soddisfare i clienti e la domanda anche in caso di fluttuazioni come:

• Picchi di domanda
  
• Interruzioni nella supply chain
  
• Errori nelle previsioni dell'inventario

Aumenti improvvisi nella domanda dei clienti derivano da una stagionalità prevedibile (come le festività) e da situazioni imprevedibili come scarsità di risorse, eventi meteorologici e aumento della concorrenza.

Le supply chain coinvolgono numerosi stakeholder. I protagonisti principali potrebbero non essere in grado di adempiere ai propri doveri a causa di circostanze impreviste come disastri naturali, scioperi dei lavoratori o altri eventi globali che causano colli di bottiglia e carenza di materie prime.

Cicli di pianificazione lenti, soggetti a errori e disconnessi, possono portare a una mancata corrispondenza tra domanda e fornitura, così come a tempi di rifornimento ed evasione degli ordini lenti.

Anche se possono sembrare simili, le scorte di sicurezza sono diverse dalle scorte cicliche. Entrambe sono importanti per soddisfare la domanda e il cliente.

Le scorte cicliche rappresentano la quantità di inventario di un determinato articolo necessaria per soddisfare la consueta domanda in un determinato periodo di tempo. Le scorte di sicurezza sono le scorte extra conservate in aggiunta alle scorte cicliche.

Trovare un equilibrio tra la giusta quantità di scorte di sicurezza in più sedi può essere complesso. Una quantità troppo elevata di scorte di sicurezza aumenta i costi di trasporto. Nella vendita al dettaglio, ad esempio, l'eccesso di scorte porta a ribassi o, peggio, alla liquidazione delle scorte. Nel B2B, l'eccesso di scorte di sicurezza può comportare migliaia di parti specializzate conservate a fronte di costi di mantenimento elevati. Anche le merci deperibili e sensibili al fattore tempo, come gli alimenti, rischiano di deteriorarsi se conservate troppo a lungo.

In alternativa, quando le aziende non hanno a disposizione abbastanza scorte, rischiano di perdere vendite, irritare i clienti e compromettere la reputazione del brand. Per questi motivi, è fondamentale calcolare con precisione le scorte di sicurezza.

Stabilire il giusto livello di scorte di sicurezza per ogni articolo o SKU (stock keeping unit)) richiede un calcolo accurato. Tuttavia, non esiste una formula universale per il calcolo dei livelli ottimali delle scorte di sicurezza. La formula scelta da un'azienda dipende dal proprio caso d'uso e da diverse variabili della supply chain.

Molte delle più comuni formule per le scorte di sicurezza includono queste variabili:

• Z-score
• Deviazione standard del tempo di consegna (σLT)
• Domanda media (D avg)

Lo Z-score è il livello di servizio desiderato o il fattore di servizio desiderato. Rappresenta la probabilità che un'azienda soddisfi la domanda effettiva. Uno Z-score più alto significa una minore probabilità di esaurimento delle scorte e più scorte di sicurezza. Uno Z-score più basso significa una maggiore probabilità di esaurimento delle scorte e meno scorte di sicurezza.

Questo misura la differenza tra il tempo di consegna medio di un prodotto e il tempo di consegna effettivo. Una deviazione standard più elevata indica un set di dati più disperso.

Questa variabile è la domanda media di un articolo entro un determinato periodo di tempo, solitamente un giorno, se utilizzata nei calcoli delle scorte di sicurezza.

Esistono diverse formule per le scorte di sicurezza e ciascuna ha il suo caso d'uso:

• La formula fissa
• La formula media-massima
• La formula di Greasley
• La formula di Heizer Render
• Formule complementari

Questa formula è una delle più basilari in quanto non tiene conto della domanda o della variabilità dei tempi di consegna. Le aziende con una domanda e operazioni della supply chain costanti hanno maggiori probabilità di utilizzare questa formula.

(Vendite medie giornaliere) x (Numero di giorni in magazzino)

Questa formula calcola il numero massimo medio di unità necessarie durante un determinato periodo di tempo. Sebbene tenga conto della variabilità dei tempi di consegna, non considera la variabilità della domanda. Questa formula aiuta le aziende a evitare il rischio di esaurimento delle scorte, ma potrebbe non produrre scorte di sicurezza sufficienti per aumenti estremi o stagionali della domanda.

(Utilizzo giornaliero massimo x Tempo di consegna massimo) — (Utilizzo medio giornaliero x Tempo di consegna medio)

Alcuni chiamano questa formula "formula delle scorte di sicurezza della deviazione standard". Tiene conto delle fluttuazioni dei tempi di consegna e della domanda. È una delle formule delle scorte di sicurezza più accurate.

(Z-score) x (σLT) × (Davg)

Questa formula tiene conto di sostanziali variazioni dell'offerta. Non considera le fluttuazioni della domanda. Spesso è la formula preferita dalle aziende che subiscono frequenti ritardi con i fornitori e lunghi tempi di consegna.

(Z-score) x (σLT)

Esistono inoltre delle formule che integrano i calcoli delle scorte di sicurezza. Ad esempio, la formula Economic Order Quantity (EOQ) stabilisce la quantità ottimale di scorte che un'azienda dovrebbe conservare per ridurre al minimo i costi di inventario. Un'altra formula, la formula del punto di riordino (ROP), utilizza gli importi delle scorte di sicurezza e altre variabili per stabilire il momento specifico in cui i nuovi prodotti devono essere ordinati per evitare che si esauriscano.

Oltre alle formule, diverse tecnologie e strumenti possono aiutare nella gestione e nell'ottimizzazione delle scorte di sicurezza:

• Sistemi Enterprise Resource Planning (ERP)
• Software di gestione dell'inventario
• Intelligenza artificiale (AI)
• Internet of Things (IoT)

I sistemi ERP sono progettati per gestire tutte le parti di un'azienda, compresa la gestione della supply chain e la produzione. Possono prevedere le vendite con maggiore precisione, il che può aiutare le aziende a ridurre i livelli di scorte di sicurezza richiesti. I sistemi ERP sono particolarmente utili per i rivenditori di e-commerce, che possono utilizzare tali sistemi per semplificare gli ordini di acquisto e la gestione del magazzino.

Questo software può tracciare e gestire le quantità di inventario, ordini, vendite e consegne di un'azienda. Può aiutare un'azienda a individuare le tendenze, fare previsioni, stabilire i prezzi e ottimizzare la quantità di scorte.

Con gli algoritmi di machine learning (ML), l'AI può migliorare notevolmente le funzioni e la precisione nelle previsioni. Accedendo ai dati interni ed esterni in tempo reale, l'AI può approfondire la conoscenza di ciò che guida la domanda. Questo può portare a previsioni più accurate, contribuendo a garantire che le aziende abbiano a disposizione un inventario sufficiente.

Nella gestione dell'inventario, i dispositivi IoT come i tag di identificazione a radiofrequenza (RFID) o gli scaffali intelligenti possono tracciare i livelli di inventario in tempo reale. Questa funzione può fornire avvisi tempestivi in caso di potenziali esaurimenti delle scorte.