Una guida all'implementazione efficiente di Oracle

Implementando Oracle, uno degli strumenti leader a livello mondiale per la pianificazione delle risorse aziendali (ERP), le organizzazioni possono trasformare i propri processi aziendali e aumentare significativamente l'efficienza operativa. Le aziende, grandi e piccole, stanno digitalizzando e gestendo quantità di dati sempre più grandi. I sistemi ERP come Oracle semplificano i processi aziendali e riducono i costi, sfruttando le informazioni per aiutare le organizzazioni a prendere decisioni migliori in contesti in rapida evoluzione.

L'azienda serve 430.000 clienti in 175 Paesi (link esterno a ibm.com) e offre soluzioni per migliaia di casi d'uso. Per via della natura altamente configurabile del sistema ERP Oracle Cloud, non esistono praticamente due implementazioni uguali. La piattaforma è stata utilizzata per modernizzare e unificare l'ecosistema IT di importanti società finanziarie, semplificare la gestione del capitale umano (HCM) nelle filiali di vari marchi e ottimizzare i processi di reporting (link esterno a ibm.com) in contesti sanitari complessi.

Il software fornisce una piattaforma integrata e unificata per processi aziendali eterogenei come la gestione della supply chain e le risorse umane, fornendo una visione olistica delle operazioni di un'organizzazione e abbattendo i silos di dati. Utilizzando l'automazione, Oracle può semplificare le attività di routine per aumentare l'efficienza operativa. Inoltre, grazie alle sue funzionalità avanzate di reporting, la piattaforma permette di conoscere in tempo reale le prestazioni, consentendo alle organizzazioni di prendere rapidamente decisioni informate e basate sui dati.

Implementare Oracle può sembrare un compito arduo. Sebbene il processo, a seconda della sua complessità, possa talvolta richiedere anni, l'adozione corretta di Oracle ha fatto risparmiare ad alcune aziende decine di milioni di dollari (link esterno a ibm.com). Grazie a un'attenta pianificazione e a una solida strategia organizzativa, le aziende di qualsiasi dimensione possono sfruttare le esclusive soluzioni cloud di Oracle, riducendo i costi e semplificando le operazioni. 

La migrazione a Oracle richiede una pianificazione accurata, sia che un'azienda intenda adottare la piattaforma per la gestione di un singolo processo, come la finanza o le risorse umane, sia che intenda migrare le operazioni dell'intera organizzazione nel cloud. Per le organizzazioni che intraprendono una trasformazione digitale, è fondamentale visualizzare come un sistema ERP si integrerà con ogni aspetto delle operazioni aziendali. Prima di iniziare il loro percorso di adozione di Oracle, i leader aziendali dovrebbero considerare alcune domande chiave: 

• Quali requisiti di dati o strutture normative si applicano alla mia organizzazione? Sebbene l'implementazione di Oracle sia in qualche modo più semplice quando una soluzione ERP viene distribuita interamente nel cloud, alcune organizzazioni hanno requisiti normativi o di residenza dei dati che richiedono l'archiviazione dei dati in loco o in cloud dedicati. Stabilisci se la tua organizzazione richiede l'archiviazione di alcuni dati on-premise come parte di una soluzione di cloud ibrido (link esterno a ibm.com) o se, invece, la soluzione migliore per la tua azienda è un cloud privato "air-gapped" (link esterno a ibm.com). 
• Quali moduli Oracle verranno adottati dalla mia organizzazione? Oracle offre una suite completa di soluzioni ERP con casi d'uso specifici. Questi includono Oracle SCM per la gestione della supply chain, Oracle HCM per la gestione del capitale umano e Oracle Procurement per il procure-to-pay. L'azienda offre anche applicazioni specifiche di settore tramite la sua E-Business Suite (link esterno a ibm.com). Esplora le opzioni di prezzo e decidi quali moduli specifici sono più adatti alla tua organizzazione.
• La mia organizzazione sceglierà un partner per l'implementazione? La collaborazione con uno specialista esperto e approvato da Oracle può semplificare il processo di implementazione e ridurre significativamente il costo complessivo dell'adozione. Ricerca accuratamente le opzioni di partner per l'implementazione e prendi in considerazione la possibilità di scegliere un'azienda esperta con anni di esperienza nell'implementazione di Oracle dall'Oracle PartnerNetwork (link esterno a ibm.com) per aiutarti nel tuo percorso.

La fase di pianificazione di un'implementazione ERP Oracle Cloud è altrettanto importante, se non di più, dell'implementazione stessa. Il processo di pianificazione richiederà un contributo significativo da parte di una serie di parti interessate e responsabili di reparto, nonché di partner dell'IT. Le organizzazioni devono effettuare ricerche approfondite su ogni modulo e decidere quale edizione di Oracle è più adatta alle loro esigenze aziendali, oltre a determinare i requisiti di sistema per il software specifico.

L'obiettivo durante la fase di pianificazione del progetto è quello di tradurre una profonda comprensione dei requisiti aziendali di un'organizzazione in un progetto attuabile per la migrazione e l'implementazione di Oracle. Definisci chiaramente l'obiettivo del progetto di implementazione e determina l'ambito, la timeline e il budget, oltre a creare un piano di gestione del rischio. Questo è anche il momento di determinare quali dati verranno migrati, in quanto alcuni dati meno recenti potrebbero essere archiviati in un archivio sicuro. In questa fase, può essere utile considerare quali tipi di formazione per gli utenti saranno erogati nel periodo precedente e successivo all'implementazione.

Dal 2006, Oracle offre una metodologia di implementazione: l'Oracle Unified Method (OUM, link esterno a ibm.com), un approccio completo al ciclo di vita dell'implementazione del software ERP dell'azienda. Per progetti complessi, prendi in considerazione la possibilità di formare un team interno su OUM o di collaborare con una terza parte esperta dell'Oracle PartnerNetwork. 

Secondo Oracle (link esterno a ibm.com), le best practice per il processo di pianificazione includono cinque categorie di informazioni: 

• Definizione del progetto: si tratta della blueprint che includerà le informazioni pertinenti per un progetto di implementazione. Include una chiara dichiarazione della missione e una tabella di marcia per l'adozione di Oracle insieme al budget del progetto, ai requisiti di personale, alle tempistiche e alla valutazione dei rischi. Se il progetto prevede l'archiviazione dei dati on-premise, questo processo delineerà anche i requisiti per l'installazione di software e hardware.
• Team di progetto: è fondamentale assegnare un project manager per l'implementazione Oracle, nonché sollecitare il contributo di partner aziendali e dipendenti in loco con esperienza nei processi aziendali che saranno migrati alla piattaforma. Forma un team di implementazione che collabori in modo trasversale e con ruoli ben definiti e identificate le principali parti interessate per consultare e testare il sistema man mano che il progetto procede. 
• Progettazione: le informazioni raccolte in questa fase di pianificazione comprendono quali applicazioni saranno implementate, quali applicazioni o sistemi di terze parti devono essere integrati e come la migrazione modificherà le operazioni aziendali quotidiane. Delineerà, inoltre, i requisiti specifici dell'utente o del gruppo di utenti e identificherà come saranno strutturati i dati. 
• Realizzazione del progetto: si tratta di uno sguardo dettagliato su come verrà implementato il nuovo sistema e con quali tempistiche. Le organizzazioni devono identificare quali reparti saranno coperti dal nuovo sistema, in quali sedi e in quale ordine. Questa fase della pianificazione comprende anche le tappe previste del progetto e le metriche ben definite per il sistema una volta che verrà avviato. 
• Comunicazione del progetto: le comunicazioni interne sono fondamentali fin dai primi momenti di un processo di implementazione; una gestione efficace del progetto includerà un piano dettagliato per istruire i dipendenti sui vantaggi e sui casi d'uso di Oracle. Le organizzazioni devono creare opportunità per coinvolgere i team interni e prestare attenzione alla gestione del cambiamento. 

Una volta riunito il team di gestione del progetto e completata la fase di pianificazione dettagliata, può iniziare l'implementazione. Durante questa fase, la piattaforma viene configurata per soddisfare le specifiche esigenze aziendali e inizia la migrazione dei dati di base. Oracle fornisce una serie di modelli per facilitare la definizione degli elementi mentre i dati vengono catalogati e spostati nel cloud. In genere, Oracle utilizza l'acronimo CIDER per rappresentare le fasi dell'implementazione di Oracle: 

• Configurazione: Oracle è una piattaforma altamente configurabile che può essere impiegata per diverse attività di core business. Durante la configurazione, un'organizzazione costruisce la propria architettura dati e definisce i ruoli degli utenti.
• Integrazione: durante questa fase, Oracle viene unito a sistemi di terze parti e soluzioni IT legacy. Lavorando a stretto contatto con il reparto IT di un'organizzazione, il team di implementazione del progetto garantisce l'unione di tutti i sistemi necessari. Le organizzazioni possono scegliere di implementare la piattaforma di integrazione cloud di Oracle o utilizzare Oracle Cloud Marketplace per connettere applicazioni e fonti di dati.
• Dati: questa è la fase di conversione e di migrazione dei dati. Alcuni dati possono essere spostati dall'hardware al cloud. Tutte le informazioni pertinenti devono essere estratte e convertite prima di essere caricate nel sistema.
• Estensioni: una volta migrati i dati rilevanti, le organizzazioni possono importare e configurare qualsiasi applicazione ed estensione software-as-a-service (SaaS) di Oracle.
• Report: Oracle Cloud ERP offre numerosi sistemi di reporting con business case specifici. In questa fase di implementazione, le organizzazioni devono stabilire quali report è meglio acquisire su base intermittente e quale tipo di dati è meglio visualizzare attraverso uno dei dashboard di monitoraggio in tempo reale della piattaforma. 

Quando Caesars Entertainment, società di Las Vegas attiva nel settore del gioco e dell'ospitalità, ha effettuato il passaggio delle proprie operazioni finanziarie a Oracle Fusion Cloud, ha imparato il valore di un'approfondita attività di testing: Di recente, il vicepresidente della trasformazione finanziaria dell'azienda ha trasmesso le lezioni apprese da Caesars (link esterno a ibm.com) e ha sottolineato l'importanza di dedicare ai test la “massima attenzione” e di coinvolgere partner e fornitori nel processo. Ha anche consigliato di testare le applicazioni in "condizioni estreme" per assicurarsi che non ci siano sorprese quando il sistema entra in funzione. 

Per un'implementazione fluida ed efficiente di Oracle è necessario che, prima della data di avvio, i sistemi vengano testati frequentemente e approfonditamente. Dati e flussi di lavoro accurati e puliti prevengono interruzioni e tempi di inattività una volta che il sistema è attivo. In particolare, per garantire l'accuratezza dei dati, le organizzazioni devono testare le seguenti variabili: 

• Archivio dei dati: assicurati che i vecchi dati che potrebbero non essere stati importati in Oracle siano archiviati in modo sicuro e facilmente accessibili.
• Qualità dei dati: assicurati che i dati migrati siano puliti, corretti e aggiornati. Verifica che i dati siano conformi alla gerarchia dati dedicata. 
• Responsabilità e ruoli: assicurati che tutti gli identificativi e i ruoli aziendali siano inseriti correttamente e che le relazioni tra di essi siano mappate in modo appropriato.
• Sicurezza: assicurati che tutti i dati sensibili siano archiviati in modo appropriato. Elimina tutti i dati non necessari.  
• Flussi di lavoro: verifica ogni flusso di lavoro dall'inizio alla fine, testando i percorsi del flusso di lavoro primario e secondario per ogni caso. 

Dopo questo processo di test, una fase di accettazione da parte degli utenti offre l'opportunità di ricevere il contributo delle principali parti interessate. I dirigenti, i capi reparto e gli altri membri del team che utilizzeranno la piattaforma Oracle e insegneranno agli altri a usarla dovrebbero essere coinvolti in questo processo. Se un aspetto del sistema Oracle non soddisfa le aspettative delle parti interessate o non è allineato con il progetto sviluppato nella fase di pianificazione, è fondamentale correggere gli errori e quindi riesaminare il problema per garantire che il processo di implementazione soddisfi le aspettative. 

Dopo numerosi test e la fase di accettazione da parte degli utenti, è il momento dell'implementazione finale. Un'attenta comunicazione interna durante le fasi di preparazione e consegna garantirà che l'implementazione si svolga senza intoppi. Le organizzazioni devono assicurarsi che i sistemi, gli utenti e l'organizzazione in generale siano pronti per l'implementazione completa. Durante questa fase, è utile fare un elenco finale dei problemi in sospeso da affrontare e risolvere. Le password e i nomi utente possono quindi essere rilasciati ai membri del team. Nelle settimane precedenti e successive alla data di avvio iniziale, le organizzazioni dovrebbero investire nella formazione per gli utenti finali e nelle sessioni di feedback sui canali aziendali.

Supponendo che tutti questi passaggi siano stati seguiti e che i membri del team in tutta l'organizzazione siano stati informati sulle best practice e sui casi d'uso del nuovo sistema, l'implementazione dovrebbe procedere senza problemi. Durante questa fase, sia il team IT che il team di progetto dovrebbero monitorare le prestazioni del sistema insieme alle metriche chiave identificate nella fase di pianificazione. Sollecitare un feedback ricorrente da parte degli utenti e dei principali stakeholder garantirà che i problemi vengano identificati prima che si presentino e che il sistema funzioni come previsto. Dopo l'implementazione iniziale, sarebbe utile, inoltre, organizzare una festa per congratularsi con il team per tutto il duro lavoro svolto e ottenere un feedback diretto dai primi utenti del sistema.

Da quasi quarant'anni, IBM è uno dei principali partner di Oracle. Abbiamo oltre 10.000 consulenti cloud Oracle dedicati che hanno aiutato i clienti a completare con successo più di 6.500 progetti. IBM offre ai clienti servizi e consulenza Oracle che includono una roadmap per ogni fase del loro investimento nella trasformazione del cloud, dalla consulenza all'implementazione del cloud fino alla gestione.