• Altamente amministrativo: le stime variano, ma molti professionisti delle risorse umane possono dedicare fino al 40% del loro orario di lavoro (link esterno a ibm.com) in attività amministrative.¹ Questo lavoro dispendioso in termini di tempo li impedisce di svolgere attività più importanti e di livello superiore che producono più valore per l'organizzazione. L'esternalizzazione delle funzioni delle risorse umane, che sono per lo più amministrative, crea spazio per i professionisti delle risorse umane per concentrarsi sul lavoro diretto con i dipendenti in modi più diretti.
• Conveniente: un'organizzazione dovrebbe prendere in considerazione l'esternalizzazione di qualsiasi compito che sia più economico da svolgere per un fornitore terzo senza sacrificare la qualità del servizio. Le organizzazioni devono conoscere il costo relativo in termini di tempo e risorse di una persona interna per svolgere un compito e confrontarlo con il costo dell'outsourcing o dell'automazione.
• Automatizzato: alcuni processi HR sono facilmente automatizzabili, come l'amministrazione dei benefit; altri, come lo sviluppo dei talenti, richiedono un tocco umano. Individuare le attività che forniscono la stessa qualità di assistenza se automatizzate o meno è una buona ricetta per decidere quali esternalizzare.

Le organizzazioni devono identificare quali sono le attività che il team interno delle risorse umane deve gestire e quali, invece, può esternalizzare. In generale, ci sono diversi compiti amministrativi legati alla funzione HR che le organizzazioni spesso preferiscono affidare a soggetti esterni.

• Amministrazione dei benefit: si tratta di un processo altamente amministrativo che spesso implica il rispetto di regole semplici. I dipendenti devono fornire determinati documenti e identificativi per l'iscrizione ai benefit per i dipendenti. In quanto tale, questa è un'attività che può essere facilmente esternalizzata.
• Reclutamento: le organizzazioni possono combinare sia l'esternalizzazione che l'AI nelle attività di reclutamento per ridurre al minimo il tempo di assunzione e aumentare i tassi di successo. Tuttavia, le organizzazioni devono dare priorità all'espansione del pool di potenziali candidati in tutte le loro attività di assunzione. Dovrebbero comunicare i loro obiettivi ai fornitori esterni in modo che quei partner possano creare descrizioni accurate delle offerte di lavoro e trovare i candidati giusti. Ciò consente ai dipendenti interni di dare priorità ai colloqui con i candidati chiave.
• Tracciamento dei candidati: le organizzazioni, soprattutto quelle più grandi, possono avere centinaia o migliaia di posizioni aperte e candidati in varie fasi del processo di recruiting. I team interni delle risorse umane non sono necessariamente la risorsa giusta per monitorare l'intero processo. È meglio utilizzare un software automatizzato o parti esterne e includere i dipendenti interni delle risorse umane quando c'è da svolgere un colloquio, fare un'offerta o risolvere un problema.
• Esecuzione del manuale dei dipendenti: l'esternalizzazione della creazione e della manutenzione di un manuale dei dipendenti rimuove un'attività ad alta intensità di manodopera dalle responsabilità dei rappresentanti delle risorse umane. I team interni possono definire lo schema e la strategia del libro, quindi i rappresentanti esterni possono inserire i dettagli, rimandandolo al team interno per la modifica finale.
• Elaborazione delle retribuzioni e delle buste paga: si tratta di un'attività laboriosa che garantisce che i dipendenti vengano pagati in tempo e correttamente. Esternalizzare l'amministrazione delle buste paga può garantire una maggiore conformità e convenienza dei componenti principali, come la dichiarazione delle imposte sui salari e le richieste di risarcimento dei lavoratori.
• Onboarding dei dipendenti: le organizzazioni possono esternalizzare molti aspetti del processo di onboarding dei dipendenti, come la raccolta di informazioni, l'impostazione delle risorse aziendali e la raccolta di feedback.
• Gestione delle prestazioni: si riferisce al lavoro di comunicazione delle responsabilità e delle aspettative lavorative e di assistenza ai dipendenti per il raggiungimento dei loro obiettivi. Mentre il team HR interno definisce la strategia, le risorse in outsourcing possono gestire le responsabilità quotidiane.
• Sicurezza sul lavoro e gestione dei rischi: si tratta di attività laboriose, ma necessarie, che un partner in outsourcing con un'ampia esperienza può gestire con facilità. Un partner di fiducia può gestire questioni di rischio come le istruzioni di sicurezza, la conformità e le responsabilità legali, in modo che i rappresentanti delle risorse umane possano concentrarsi su altre questioni.

Avendo esternalizzato con successo diverse attività non fondamentali, i team delle risorse umane possono dedicare la loro attenzione ad altre questioni importanti.

• Strategia di acquisizione dei talenti: in generale, i responsabili delle risorse umane dovrebbero dedicare la maggior parte del loro tempo a definire la strategia per l'acquisizione dei talenti. Ciò include determinare come posizionare l'azienda, quale dovrebbe essere il processo di recruting e di assunzione e come utilizzare i dipendenti per "relutare" dalla loro rete. Come per altri processi, l'organizzazione può quindi esternalizzare alcune delle attività più amministrative.
• Raggiungere gli obiettivi di diversità, equità e inclusione (DE&I): l'obiettivo dell'esternalizzazione delle risorse umane è consentire ai dirigenti delle risorse umane di concentrarsi su decisioni difficili. Quasi tutte le organizzazioni stanno cercando di raggiungere gli obiettivi DE&I stabiliti, che richiedono approcci innovativi alla messaggistica aziendale, al processo di reclutamento, alla fidelizzazione dei dipendenti e ad altre aree.
• Migliorare lo sviluppo della formazione: le organizzazioni devono migliorare costantemente il loro approccio alla formazione per stare al passo con le tendenze e i nuovi sviluppi, in particolare con l'avvento dell'intelligenza artificiale (AI). Concentrandosi sulla creazione di programmi di formazione e sviluppo, le organizzazioni possono insegnare ai dipendenti nuove skill o migliorare le loro competenze per servire meglio l'azienda. Inoltre, questo contribuisce a far progredire le carriere dei dipendenti, migliorando così la loro soddisfazione.
• Migliorare lo sviluppo dei talenti: trascorrere del tempo con i dipendenti e aiutarli a gestire meglio le loro competenze e i loro carichi di lavoro è un'altra attività interna fondamentale. I professionisti delle risorse umane dovrebbero concentrarsi sulla creazione di una struttura ideale per lo sviluppo dei talenti, ad esempio insegnando competenze trasversali e aiutando i dipendenti a comprendere le migliori pratiche per il loro lavoro, esternalizzando potenzialmente attività specifiche.
• Analisi dei dati dei dipendenti: le organizzazioni vogliono gestire i dati dei dipendenti internamente per motivi di sicurezza e per il valore che possono fornire all'intera azienda. Comprendere le statistiche di efficienza e produttività e i punti in cui i dipendenti non sono all'altezza è un ottimo modo per evidenziare come l'organizzazione può migliorare.