Il ruolo dell'approvvigionamento si estende oltre le attività transazionali. Una strategia di approvvigionamento consente a un'organizzazione di navigare in una supply chain globale sempre più complessa, adattarsi rapidamente alle fluttuazioni del mercato e ottenere l'ottimizzazione dei costi, l'efficienza operativa e la crescita.
Valutando e gestendo proattivamente i rischi intrinseci nella catena di approvvigionamento, le organizzazioni possono proteggersi dalle interruzioni e rafforzare la resilienza delle proprie operazioni. Inoltre, un framework di approvvigionamento ben creato favorisce l'innovazione e la sostenibilità. Può promuovere partnership collaborative con i fornitori e integrare considerazioni etiche e ambientali (acquisti ecologici) nella strategia di approvvigionamento.
Una strategia di approvvigionamento non è solo una serie di passaggi per l'acquisizione di beni e servizi. Dovrebbe essere una roadmap strategica che, se progettata e implementata in modo efficace, si allinea con la missione dell'organizzazione e contribuisce notevolmente al suo successo.
Una strategia di approvvigionamento è un piano strutturato che un'organizzazione sviluppa per guidare il processo di acquisto in modo da allinearlo alle esigenze aziendali. L'obiettivo di una strategia di approvvigionamento è garantire l'acquisizione efficiente, economica e sostenibile di beni o servizi essenziali per le attività dell'organizzazione. La strategia deve delineare e fornire indicazioni specifiche per l'esecuzione delle fasi del processo di approvvigionamento, che spesso includono:
La strategia utilizzata per guidare questi passaggi può variare da un'organizzazione all'altra, a seconda del settore e delle esigenze. Esempi di obiettivi comuni a molte strategie di approvvigionamento sono l'eliminazione delle spese eccessive, l'aumento dell'efficienza delle consegne, la riduzione al minimo degli errori e la conformità alle normative vigenti. Anche la costruzione di solide relazioni con i fornitori, per promuovere contratti e servizi favorevoli, è un obiettivo comune.
Per allineare le attività di approvvigionamento agli obiettivi aziendali è necessario un equilibrio tra talento, tecnologia, conformità, etica e sostenibilità. Una strategia di approvvigionamento efficace dovrebbe essere aperta a nuovi approcci e incoraggiare idee che apportino valore, efficienza e miglioramento continuo dei processi all'organizzazione. Ciò consente un approccio efficace e adattivo al sourcing che crea valore e minimizza i rischi.
Se implementata con obiettivi chiari, la strategia di approvvigionamento fornirà una tabella di marcia da seguire per i responsabili degli acquisti. Delineerà il loro scopo, le responsabilità, gli obiettivi e il ruolo fondamentale che essi svolgono per il successo generale dell'organizzazione.
I passaggi chiave per sviluppare una strategia di approvvigionamento efficace includono:
Valuta l'efficienza e l'efficacia dell'attuale quadro strategico per gli acquisti (se esiste) e stabilisci se è in grado di soddisfare le esigenze attuali e future. Effettua un'analisi della spesa; identifica i punti di forza, i punti deboli e le opportunità. Valuta e categorizza i componenti dei costi di approvvigionamento, dai costi diretti, come i costi di beni e servizi, ai costi indiretti, come le spese amministrative e le spese generali. Esamina i costi relativi a fornitori specifici, le variabili e le tendenze dei costi e il costo totale del processo di approvvigionamento per capire chiaramente cosa viene speso e dove.
Le aziende vogliono sempre migliorare i profitti; ma come, nello specifico? È necessario comprendere le esigenze dell'organizzazione, che si tratti di aumento delle vendite, gestione del flusso di cassa, tempi più brevi, migliori previsioni, gestione della qualità o sostenibilità, e come queste si allineano con la strategia aziendale complessiva e il piano a lungo termine. Una strategia di approvvigionamento integrata con queste esigenze garantisce che il processo di approvvigionamento contribuisca direttamente alla redditività e al successo dell'organizzazione.
Identifica e collabora con i dipartimenti interni, i fornitori e tutti coloro che potrebbero essere interessati dal piano. Alcuni potrebbero non essere d'accordo con le modifiche proposte. Raccogli insight diversi, comprendi le esigenze e gestisci le aspettative. Il coinvolgimento degli stakeholder è fondamentale per garantire che la strategia sia ben pianificata e supportata nell'intera organizzazione.
Definisci obiettivi specifici misurabili, raggiungibili, pertinenti e tempestivi (SMART) per la funzione di approvvigionamento. Tali obiettivi dovrebbero supportare direttamente gli obiettivi aziendali generali e fornire un framework chiaro per la strategia di approvvigionamento. Ad esempio, se l'obiettivo è il risparmio, un obiettivo di approvvigionamento corrispondente potrebbe essere il raggiungimento di un certo livello di riduzione dei costi. Ulteriori obiettivi potrebbero riguardare la gestione e l'attenuazione del rischio, la gestione delle relazioni con i fornitori e considerazioni sulla sostenibilità.
Stabilisci e concorda politiche, procedure e modelli operativi di approvvigionamento chiari e in linea con gli obiettivi organizzativi. Questo è un buon momento per rivedere i processi attuali e adattarli al nuovo approccio. Compiti come i criteri di selezione dei fornitori, la gestione dei contratti e le iniziative di conformità dovrebbero essere chiaramente definiti. Comunica le opportunità offerte da questi cambiamenti e spiegane i vantaggi per gli stakeholder. Sii flessibile. Le politiche fungono da linee guida per il team addetto agli acquisti, garantendo coerenza e aderenza agli standard etici.
Esplora gli strumenti e le tecnologie che supporteranno il successo della nuova strategia. L'approvvigionamento non è più un processo analogico; una percentuale crescente di esso avviene online (e-procurement). Il software Procure-to-pay (P2P) collega le pratiche di approvvigionamento alla contabilità fornitori e può semplificare fasi come la gestione delle forniture, gli ordini di acquisto e la fatturazione. Il software aggiuntivo per l'approvvigionamento include strumenti di analisi della spesa e software di gestione delle relazioni con i fornitori (SRM). Questi aumentano l'accuratezza e la produttività, tracciano gli acquisti e offrono una visibilità dei dati che informa il processo decisionale e riduce i rischi, le inefficienze e i ritardi.
Sviluppa una strategia di approvvigionamento completa basata sugli insight raccolti nelle fasi precedenti. Ciò comporta la creazione di una dichiarazione di strategia, che delinei l'approccio all'approvvigionamento, compresa la gestione dei fornitori, la mitigazione dei rischi e l'ottimizzazione dei costi. La strategia dovrebbe essere sufficientemente flessibile da adattarsi al cambiamento delle condizioni di mercato e delle esigenze dell'organizzazione.
Definisci indicatori chiave di prestazione (KPI) che verranno utilizzati per misurare il successo della strategia di approvvigionamento. Queste metriche dovrebbero essere in linea con gli obiettivi aziendali definiti e fornire parametri di riferimento quantificabili per la valutazione delle prestazioni. I criteri di successo comuni includono la riduzione degli errori, lo sfruttamento delle opportunità di risparmio e il miglioramento delle valutazioni delle prestazioni dei fornitori, dei workflow, dei tempi del ciclo di approvvigionamento e della conformità.
Esegui la strategia di approvvigionamento in modo graduale e ben coordinato, impiegando le politiche, le procedure e le tecnologie definite. Fornisci la formazione necessaria per garantire un approvvigionamento di successo.
Misura regolarmente le prestazioni della strategia rispetto ai parametri di successo stabiliti. Determina se sta promuovendo il cambiamento e migliorando le prestazioni complessive dell'organizzazione. Utilizza dati e insight per analizzare i risultati, identificare aree di miglioramento e perfezionare di conseguenza la strategia di approvvigionamento. Monitora e adatta costantemente la strategia per garantire che rimanga reattiva alle mutevoli dinamiche di mercato, all'evoluzione degli obiettivi aziendali e alle opportunità o sfide emergenti.
Implementando opportunità strategiche di sourcing e acquisto, le organizzazioni possono ottenere notevoli risparmi sui costi. Inoltre, una strategia di approvvigionamento efficace migliora l'efficienza operativa semplificando i processi e introducendo tecnologie di automazione. Ciò si traduce in una riduzione delle attività amministrative e in cicli di approvvigionamento più rapidi.
Una strategia di approvvigionamento efficace attenua anche i rischi insiti nella catena di fornitura. Utilizzando la valutazione del rischio e le pratiche di gestione, le organizzazioni possono proteggersi dalle interruzioni e garantire agilità e continuità. La strategia può anche favorire il miglioramento delle relazioni con i fornitori, la collaborazione e l'innovazione. Nel complesso, questi vantaggi consentono alle organizzazioni di affrontare le complessità del business moderno con resilienza, agilità e un vantaggio competitivo.
Percorrendo in modo sistematico questi passaggi, le organizzazioni possono stabilire una strategia di approvvigionamento che soddisfi le esigenze immediate e che possa evolvere per contribuire al successo duraturo dell'organizzazione.
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