Le soluzioni di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) offrono alle organizzazioni un one-stop-shop per la gestione delle operazioni quotidiane. Il software di gestione aziendale ha guadagnato popolarità nel mondo degli affari, dal momento che le organizzazioni cercano di stare al passo con un panorama in continua evoluzione. Come per la maggior parte delle soluzioni aziendali, ci sono vantaggi e svantaggi dei sistemi ERP da considerare.
È importante capire come la pianificazione delle risorse aziendali possa funzionare per un'organizzazione e le sue funzionalità a livello granulare. Ecco alcuni vantaggi chiave che un sistema di pianificazione delle risorse aziendali può apportare nella gestione di tutti gli aspetti dell'azienda.
Il mondo degli affari è ipercompetitivo e non è diverso quando si tratta di attrarre e fidelizzare i clienti. L'esperienza del servizio clienti è una parte vitale di un'organizzazione e una soluzione ERP può aiutare a migliorare la gestione delle relazioni con i clienti. Il software ERP, mettendo tutte le informazioni sui clienti in un unico posto, può facilitare un servizio clienti più rapido e un approccio più personalizzato.
L'ERP memorizza le informazioni di contatto, la cronologia degli ordini, i casi di assistenza passati e altro ancora in un unico sistema semplificato. Separatamente, poiché l'ERP terrà traccia degli ordini passati e dell'inventario in tempo reale, è molto più probabile che il cliente riceva gli articoli corretti in tempo. Se questi fattori sono presenti, è molto più probabile che il cliente se ne vada soddisfatto e che ritorni in futuro.
La rendicontazione dei dati in tempo reale è uno dei punti salienti di una soluzione ERP e il motivo per cui rappresenta un serio vantaggio rispetto ad altri sistemi di gestione aziendale. Con gli strumenti di reporting dell'ERP, le organizzazioni possono personalizzare il reporting in molte funzioni diverse, come finanza, inventario, approvvigionamento e risorse umane, ed essere in grado di calcolarlo in base a ciò che conta di più per l'organizzazione. Questo approccio su misura consente all'azienda di misurare i KPI che ritiene più importanti nonché di monitorare le prestazioni dei diversi componenti aziendali.
L'altro vantaggio è che l'ERP offre i dati più recenti in tempo reale. Ciò significa che se un dipendente sta cercando di valutare un problema, non ha a disposizione dati obsoleti da analizzare, ma numeri più precisi e aggiornati a cui fare riferimento. La creazione di report personalizzati può aiutare un'organizzazione a prendere decisioni informate, il che è fondamentale quando l'ambiente aziendale è in continua evoluzione.
Il modo in cui sono costruite le soluzioni ERP consente un'eccellente collaborazione tra i diversi dipartimenti. Grazie alle applicazioni integrate e allo storage dei dati in un'unica soluzione, i team ottengono un quadro chiaro del funzionamento e del contributo all'azienda.
Grazie al sistema di pianificazione delle risorse aziendali, i team dell'organizzazione possono comunicare liberamente, poiché non operano su piattaforme separate. L'integrazione sul back-end è estremamente importante e aiuta i dipendenti a integrarsi e a lavorare insieme. Con l'accesso a tutti i dati, un dipendente di un team completamente irrilevante potrebbe essere in grado di evidenziare un malfunzionamento o qualcosa che riduce il lavoro duplicato. Questa collaborazione allargata può migliorare il processo decisionale, pur rappresentando una singola fonte affidabile per l'inserimento di tutti i dati.
Il mondo degli affari, in rapida evoluzione, ha registrato una grande enfasi sulla sostenibilità. I vertici aziendali devono affrontare le pressioni di consigli di amministrazione, investitori, clienti e altri soggetti per regolare l'impatto negativo delle loro emissioni di carbonio.
Per scoprire in che modo le organizzazioni utilizzano l'ERP per raggiungere gli obiettivi di sostenibilità, l'IBM Institute for Business Value (IBV) e SAP, in collaborazione con Oxford Economics, ha intervistato più di 2.125 dirigenti, da tutto il mondo e da diversi settori, coinvolti nelle strategie di sostenibilità ambientale della propria azienda. Il risultato è stato sorprendente: quelli che superano la concorrenza sia per risultati aziendali che ambientali sono quelli più impegnati nell'implementazione dell'ERP.
Uno dei vantaggi dell'ERP è che offre l'accesso completo a tutte le funzioni e i processi aziendali di un'organizzazione, tutto in un unico posto. Con l'implementazione dell'ERP, i dati di ogni dipartimento possono essere accessibili ai dipendenti di livello dirigenziale. La soluzione ERP monitora i dati quotidianamente e può fornire informazioni giornaliere, aiutando un'organizzazione a essere il più precisa possibile quando si tratta di fattori come i livelli di inventario e le operazioni commerciali.
La visibilità completa fornita dall'ERP offre ai dirigenti dell'organizzazione migliori insight aziendali funzionali e previsioni aziendali più accurate. Di conseguenza, questo può semplificare le attività e rendere i workflow più chiari e concisi. Inoltre, disporre di modelli di previsione accurati è un vantaggio competitivo, in quanto consente di migliorare la strategia e il processo decisionale basati sui dati. Poiché l'ERP è in grado di monitorare ogni reparto e conservare tutti i dati in un unico posto, c'è l'opportunità di ottenere processi più efficienti e di migliorare la collaborazione incrociata. Inoltre, l'ERP può migliorare la sicurezza dei dati aziendali in tutta l'organizzazione sia per i sistemi ERP on-premise che per quelli basati sul cloud.
Un esempio di un'implementazione ERP di successo è quello di Neste, leader di mercato nel diesel rinnovabile, nel carburante sostenibile per l'aviazione e nei polimeri e prodotti chimici rinnovabili con sede a Espoo, Finlandia. L'azienda ha adottato un approccio di squadra quando per implementare il suo nuovo sistema ERP. Neste ha collaborato con IBM® Consulting for SAP per implementare la soluzione SAP S/4HANA sul cloud Microsoft Azure nella maggior parte delle sue operazioni, incluse le sue supply chain rinnovabili. La nuova piattaforma ERP di Neste consente di migliorare l'efficienza dei processi della supply chain e di rendere i dati più trasparenti. "Tra i vantaggi di più vasta portata", osserva Marko Mäki-Ullakko, responsabile dell'ERP integrato di Neste, "c'è la capacità di individuare e risolvere le inefficienze dei processi".
"Siamo stati in grado di utilizzare le funzionalità di rilevamento dei processi di SAP per individuare i colli di bottiglia nella supply chain e nella produzione," spiega. "In questo modo, SAP integrato è stato e sarà uno strumento fondamentale per i nostri sforzi di ottimizzazione dei processi".
Una delle caratteristiche uniche del software ERP è l'inclusione di applicazioni o moduli che rispondono a diverse esigenze aziendali. Le applicazioni ERP, come l'approvvigionamento, la gestione della supply chain, l'inventario e la gestione dei progetti, sono tutte applicazioni separate offerte dall'ERP.
Le applicazioni ERP possono essere indipendenti, ma anche integrate nell'intero sistema ERP, facilitando la scalabilità e la configurazione nell'organizzazione. Con la possibilità di aggiungere o rimuovere applicazioni, l'ERP può adattarsi alle esigenze di un'azienda man mano che si evolve nel tempo.
La scalabilità sarà diversa a seconda della soluzione ERP che l'organizzazione sceglie di utilizzare. Se un'azienda prevede di crescere rapidamente nel tempo, un sistema ERP basato sul cloud è la scelta migliore, poiché i sistemi ERP cloud vengono eseguiti su server remoti.
Automatizzando diverse attività, il software ERP consente ai dipendenti di lavorare su attività più pertinenti e di aumentare l'efficienza. Il sistema ERP aumenta la produttività in una serie di modi diversi, tutti derivanti dall'automazione delle attività di base e dalla semplificazione dei processi. Con l'approccio semplificato di un sistema ERP, si dedica meno tempo alla ricerca di informazioni e si consente ai dipendenti di svolgere altre attività più velocemente. Non è necessario inserire manualmente i dati, il che semplifica notevolmente attività come la gestione dell'inventario e il monitoraggio delle metriche.
Grazie a una visione d'insieme dell'intera organizzazione, i dipendenti non sono più tenuti a rintracciare il set di dati giusto o il dipendente che sa come funziona un determinato processo e possono invece concentrarsi su attività e progetti più importanti. Le soluzioni ERP offrono queste funzionalità utilizzando tecnologie, come l'intelligenza artificiale (AI), il machine learning, la robotic process automation e molto altro ancora. Queste tecnologie supportano le funzioni di automazione e suggerimento intelligente nelle applicazioni software ERP.
Il modo in cui è strutturata una soluzione ERP fa sì che l'inserimento dei dati avvenga una sola volta, ma possa servire a più scopi all'interno dell'organizzazione. Ciò può far risparmiare tempo e denaro all'azienda, semplificando le attività ridondanti. I costi iniziali e i risparmi dipendono anche dal tipo di soluzione ERP scelta.
Senza una soluzione software ERP centralizzata, le organizzazioni si affidano a numerosi sistemi per gestire l'attività. Maggiore è il numero di sistemi, maggiori sono i potenziali costi IT. Un sistema ERP potrebbe potenzialmente ridurre tali costi. Inoltre, potrebbe ridurre i requisiti di formazione per l'utente finale, in quanto dovrebbe imparare su un solo sistema. Ciò potrebbe comportare una maggiore redditività e meno interruzioni.
Lo scopo dell'implementazione di una soluzione ERP è quello di evidenziare e sfruttare le best practice e la coerenza di un'organizzazione. Ciò consente di semplificare le operazioni e standardizzare i flussi di lavoro, riducendo in ultima analisi il lavoro manuale e l'errore umano in tutta l'azienda. Piattaforme come la customer relationship management (CRM) possono essere integrate semplicemente nel sistema ERP.
Il software ERP offre molti vantaggi, ma la standardizzazione è uno dei più importanti. Affidandosi alla standardizzazione e alla configurazione, le organizzazioni potrebbero anche vedere una riduzione dei costi di progetto e una migliore collaborazione tra team con meno attriti.
L'ERP è uno strumento di gestione aziendale onnicomprensivo e può essere piuttosto complesso. Utilizzare il software può essere entusiasmante. Le organizzazioni possono lasciarsi coinvolgere da quest'entusiasmo e rischiare di non riuscire a elaborare un piano ben congegnato per l'implementazione dell'ERP.
I processi di alcune organizzazioni potrebbero trovare la soluzione ERP troppo grande e non adatta alle loro esigenze. Ciò può comportare un ROI scarso e dovrebbe essere evitato se possibile. Il modo migliore per evitare queste insidie è creare una formazione degli utenti basata sui ruoli e semplificare il software ERP per adattarlo alle esigenze dell'organizzazione.
Ci sono diversi fattori da considerare quando si pensa di passare a un software ERP. Uno di questi è il costo: non solo quello del software, ma anche quello del tempo e delle risorse necessarie per implementare il sistema e formare i dipendenti di tutti i reparti.
Un altro aspetto dei costi è rappresentato dai costi operativi continui richiesti da una soluzione ERP, in particolare da una soluzione ERP on-premise. Il modo migliore per evitare questi costi continui è utilizzare un sistema ERP basato sul cloud, che è una soluzione Software-as-a-Service (SaaS) che può essere eseguita da qualsiasi luogo.
Un altro fattore da considerare è la gestione del cambiamento necessaria per l'implementazione di un sistema ERP. L'implementazione dell'ERP richiede modifiche ai processi aziendali e ai workflow. Questi cambiamenti sono importanti investimenti in termini di tempo e risorse. Quando si sceglie un software ERP, bisogna considerare questi fattori e scegliere il tipo di sistema più adatto alle esigenze della propria organizzazione.
Poiché l'ERP è personalizzabile e non è un software unico per tutti, può richiedere molto tempo. La personalizzazione è un enorme vantaggio per la soluzione ERP, ma può essere una sfida perché deve essere costruita da zero.
Un processo di implementazione richiede tempo; le organizzazioni devono prepararsi a un processo lungo. Il tempo necessario per il passaggio al sistema ERP dipende dal sistema legacy utilizzato. Il modo migliore per evitare questo problema è, ancora una volta, disporre di un piano di implementazione ERP che sia chiaro, conciso e includa un team di implementazione assegnato.
La migrazione da un sistema legacy a un software ERP può essere un'impresa enorme, indipendentemente dalle dimensioni dell'organizzazione. Quando si prende in considerazione una soluzione ERP, è importante coinvolgere esperti che aiutino a gestire un piano di implementazione fluido e trasparente.
Gli esperti di IBM® Consulting possono aiutare la tua organizzazione a eseguire con successo la migrazione di applicazioni ERP su cloud, a riprogettare i processi per l'utilizzo di dati, AI e automazione, e a trasformare la finanza in un vantaggio competitivo per la tua azienda.
I servizi gestiti SAP per applicazioni ed ERP possono aiutare a gestire i workload di un'organizzazione, offrendo più tempo per concentrarsi sull'innovazione e sulle nuove opportunità. I servizi gestiti per le applicazioni SAP consentono l'agilità e l'ottimizzazione delle risorse supportando e ottimizzando le funzioni operative sottostanti. Aree come la generazione di report di sicurezza e conformità e la fornitura di applicazioni e servizi alle linee di business diventano più prevedibili dal punto di vista dei prezzi, delle risorse e del carico di lavoro.