In breve, il process mining fa riferimento a una categoria di software aziendali che automatizza la scoperta, la mappatura e la continua ottimizzazione dei processi organizzativi.

Lo fa analizzando ("mining") i registri eventi prodotti ogni volta che un utente interagisce con un sistema o un sistema intraprende un’attività automatizzata. Successivamente utilizza l’AI per identificare le inefficienze dei processi e consigliare aree da correggere. Le funzionalità di task mining, invece, permettono di scoprire le singole fasi che compongono le attività di un processo e di evidenziare le attività idonee all'automazione.

Il process mining e la RPA non sono sempre stati considerati complementari, perché storicamente sono stati sviluppati da fornitori diversi e commercializzati come strumenti con scopi diversi. Di conseguenza, il process mining è stato tipicamente un investimento IT a livello aziendale e l'RPA un acquisto ad hoc a livello di reparto.

Ma ora ci sono prove sempre più evidenti che, quando le due soluzioni vengono utilizzate insieme, possono sbloccare enormi quantità di valore non sfruttato. Il process mining fornisce la visibilità, l'approfondimento e la scalabilità mancanti che consentono di utilizzare l'RPA al massimo delle sue potenzialità in tutta l'organizzazione. Infatti, un'indagine di Gartner del 2021 ha rilevato che "i CFO considerano gli investimenti nel process mining come la chiave per sbloccare i rendimenti dell'RPA". ⁵

Funzionalità di una soluzione di process mining ricca di valore

Tuttavia, l'entità di tali rendimenti varierà a seconda delle capacità della soluzione di process mining scelta. I risultati migliori si otterranno da una soluzione in grado di:

• Acquisire automaticamente tutte le attività relative a un processo, in tutta l'organizzazione; non solo il “percorso felice” del processo così come dovrebbe essere, ma anche il modo in cui il processo funziona realmente nell'azienda. I migliori strumenti di process mining acquisiscono qualsiasi cosa, tutte le soluzioni manuali e tutte le volte che qualcuno deve estrarre i dati da un sistema e inserirli manualmente in un altro.
• Identificare dove si verificano i colli di bottiglia e diagnosticarne la causa principale. Molto spesso i colli di bottiglia si trovano in punti meno evidenti e vengono alla luce solo quando il process mining viene utilizzato per visualizzare interi processi end-to-end. La diagnosi della causa principale consente di prendere decisioni informate su come affrontare ogni fonte di inefficienza.
• Fornire raccomandazioni intelligenti per affrontare le inefficienze dei processi. Non tutte le inefficienze possono essere risolte con l'automazione e non tutti gli approcci all'automazione offrono gli stessi rendimenti. Un ottimo strumento di process mining suggerirà i modi più efficaci per risolvere le inefficienze per soddisfare KPI specifici.
• Crea un gemello digitale preciso dell'organizzazione (DTO). Si tratta di un modello dell'organizzazione dal punto di vista dei processi, che consente di simulare potenziali cambiamenti in modo da poterne valutare l'impatto. L'impatto può essere valutato su più livelli, compreso l'impatto sul carico di lavoro e sulla routine degli stakeholder a monte e a valle della modifica del processo.
• Un DTO preciso è un modello dettagliato che garantisce che qualsiasi simulazione preveda accuratamente l'impatto nel mondo reale. La funzionalità tecnologica chiave che favorisce la precisione è il process mining a più livelli e multioggetto, che mappa accuratamente processi complessi come il P2P che comprende diverse entità/oggetti con varie relazioni gerarchiche. Se lo strumento di process mining non dispone di questa funzionalità, i processi non possono essere modellati accuratamente e le simulazioni potrebbero non avere lo stesso impatto nella realtà.
• Calcola il ROI granulare. Una delle caratteristiche più potenti del process mining è la capacità di calcolare il ROI di una modifica del processo, compresa l'automazione di una determinata attività. Gli strumenti migliori possono calcolare il ROI su una serie di livelli in base ai KPI organizzativi: ad esempio, costi risparmiati, costi evitati, tempo risparmiato o impatto sull'esperienza del cliente.
• Creare automaticamente bot software: gli strumenti avanzati del process mining offrono la possibilità non solo di identificare le attività candidate per l'automazione, ma anche di generare i bot software appropriati con un clic utilizzando l'integrazione con l'RPA già inclusa.

Presentazione di IBM Process Mining e IBM RPA

Attualmente, l'unica soluzione di process mining che offre tutte queste funzionalità è IBM Process Mining, che si integra con IBM RPA per formare un pilastro chiave della piattaforma IBM Intelligent Automation. Maggiori informazioni su IBM Intelligent Automation.