Gli sciatori stavano inseguendo il capo della rivoluzione Gustav Eriksson Vasa. E una volta raggiunto, convinsero il futuro re di Svezia a tornare con loro a Mora e a unirsi alla lotta contro l'attuale monarchia danese. Due anni e mezzo dopo, la rivoluzione era finita e la Svezia era una terra libera.

Questa storia così avvincente fa parte del DNA delle gare annuali Vasaloppet, che prendono il nome da Vasa e che si svolgono nella regione svedese di Mora e Sälen. Ogni anno, circa 100.000 partecipanti si sfidano in almeno una tra oltre una dozzina di gare di sci, podistica e ciclistica organizzate dall'organizzazione Vasaloppet nei mesi estivi e invernali.

"La nostra gara si svolge da cento anni", osserva Marcus Berndt, Technology Coordinator di Vasaloppet. "E la nostra storia va ben oltre. Per questo motivo, partecipare a uno dei nostri eventi è una grande occasione per la maggior parte dei partecipanti. In Svezia, più o meno tutti hanno qualcuno in famiglia legato alla Vasaloppet".

Con l'intento di continuare e rafforzare questo legame culturale e personale, l'organizzazione ha iniziato a cercare un modo per comunicare meglio con i partecipanti alla gara.

"Volevamo creare un legame emotivo con la loro esperienza di gara che durasse tutto l'anno", aggiunge Berndt. "E sapevamo che la storia era il contenitore perfetto per quelle emozioni. Potevamo collegare tutti questi diversi punti di dati sulla loro esperienza e ognuno di questi momenti digitali aiutava a raccontare la storia della loro giornata, aiutandoli a ricordare il loro viaggio personale."

Ovviamente, Vasaloppet ha già catturato alcuni momenti dei suoi concorrenti. Tuttavia, voleva integrare meglio queste istantanee in una narrativa unificata. Ad esempio, nel corso degli anni l'organizzazione della gara ha collaborato con diversi fornitori e sponsor per scattare fotografie e anche filmati da condividere con i concorrenti. Ma questi video e queste immagini sono sempre stati inviati dall'organizzazione esterna che li ha catturati e non da Vasaloppet, il che significa che la storia del viaggio del concorrente arrivava in modo frammentario e spesso fuori sequenza.

Con l'avvicinarsi del centenario della Vasaloppet, l'organizzazione desiderava fare qualcosa di speciale che contribuisse a creare un legame più forte con i partecipanti. E dopo un workshop IBM Design Thinking alla fine del 2021, Vasaloppet aveva un piano chiaro.

"Collaboriamo con IBM su diversi fronti da oltre 50 anni," osserva Berndt."È uno dei nostri sponsor principali e partecipiamo a questi workshop con loro due o tre volte all'anno. Stavamo esplorando quelli che chiamavamo "scatti dalla luna"—cambiamenti innovativi e trasformativi—per le gare dell'anniversario, ed è qui che ci è venuta l'idea di Vasastory."

Invece di comunicare attraverso e-mail frammentate e post sui social, Vasastory fornisce a ogni partecipante un resoconto unico della giornata di gara attraverso una pagina web personalizzata che può essere condivisa sui social. I partecipanti, a loro volta, possono accedere alla loro Vasastory attraverso un'e-mail di congratulazioni che viene inviata entro 30 minuti dal taglio del traguardo.

Inizialmente, Vasaloppet ha collaborato con IBM e IBM Business Partner Atea per creare una soluzione pilota, supportata dalle tecnologie di integrazione dei dati IBM e IBM Db2 Warehouse cloud-native. Un team di IBM iX, l'esperienza di progettazione all'interno di IBM Consulting, si è focalizzato sul front-end e sul design per il nuovo Vasastory, mentre un team IBM Client Engineering e Atea si sono divisi il workload per il back-end.

"Abbiamo lavorato insieme come una singola unità per portare a termine questo progetto", spiega Berndt. "Avevamo uno sviluppatore Java che lavorava direttamente con gli esperti IBM per costruire il back end: database, API e cose del genere. È stato molto collaborativo”.

Sulla base del successo di questa prima edizione, l'organizzazione ha avviato la produzione completa di Vasastory per tutte le sue gare principali nel 2022. "Abbiamo ancora del lavoro da fare per le nostre staffette," aggiunge Berndt. "E c'è una sfida specifica per la nostra corsa notturna: è difficile creare una Vasastory avvincente se non abbiamo foto."

Un ambiente pubblico IBM Cloud ospita la nuova infrastruttura e IBM Db2 Warehouse consolida e archivia i vari silos di dati di gara acquisiti. Vasaloppet utilizza anche il software IBM Cognos Analytics per ottenere insight dettagliati da questo pool di informazioni, identificare le tendenze ed elaborare statistiche chiave da condividere con sponsor, media e pubblico.

Nel corso del 2022, Vasaloppet ha fatto crescere costantemente l'interesse e la partecipazione alle sue gare, con oltre 35.000 partecipanti che hanno condiviso la loro Vasastory personale online attraverso i social.

"Ora siamo nella posizione di utilizzare lo storytelling per creare un senso di connessione senza precedenti con i nostri partecipanti," osserva Berndt. "Da tempo vediamo che i concorrenti sono sempre più interessati a raccontare al mondo la loro partecipazione, ad esempio facendo screenshot delle e-mail di congratulazioni degli anni precedenti da postare su Instagram. Vogliono condividere il fatto di far parte di questo evento. Di far parte di questa storia. E Vasastory rende tutto questo facile per loro."

Naturalmente, anche avere a disposizione le e-mail di congratulazioni in meno di 30 minuti è stato un netto miglioramento. "Nel corso degli anni, non è mai stato così veloce", osserva Berndt. "Concentriamo la maggior parte delle nostre gare durante una settimana d'inverno e una settimana d'estate. Prima, aspettavamo la fine della settimana prima di inviare tutte le e-mail insieme. Potevano volerci da un paio di giorni a più di una settimana prima di contattare i partecipanti. Ora, lo storytelling avviene quasi istantaneamente."

Nell'ambito di questo progetto, Vasaloppet ha anche digitalizzato i registri e le immagini storiche delle gare, rendendo più facile la diffusione della sua vasta storia. Inoltre, questi dettagli possono essere meglio integrati nelle storie individuali per creare un senso di comunità e connessione.

“L’innovazione è solo una parte di ciò che fa IBM”, conclude Berndt. “E lo abbiamo visto nel corso degli anni in cui abbiamo lavorato insieme. Atea si inserisce bene in questa relazione. Non vedo l'ora di scoprire quali storie potremo condividere ed esplorare in futuro".

Un'istituzione culturale svedese: ogni anno, quasi 100.000 concorrenti partecipano a un evento Vasaloppet (link esterno a ibm.com). Dalla sua prima competizione sciistica nel 1922, l'organizzazione è cresciuta nel corso dell'ultimo secolo fino a ospitare oltre una dozzina di gare di sci, ciclismo e podismo, tra cui una delle più grandi piste di sci di fondo del pianeta, durante le "settimane di gara" concentrate in estate e in inverno.

Focalizzato sulle regioni nordiche e baltiche, l'IBM business partner Atea (link esterno a ibm.com) fornisce servizi e soluzioni IT, specializzandosi nella gestione e nell'infrastruttura dei prodotti. Complessivamente, l'azienda impiega oltre 7.500 dipendenti distribuiti in 85 città in sette nazioni europee. E solo in Svezia, Atea ha più di 30 uffici locali, con 2.700 dipendenti diretti e consulenti.