Il pane è vita. In Finlandia e nella regione baltica ogni giorno migliaia di persone si recano nei negozi di alimentari locali per acquistare il Vaasan Ruispalat, il pane finlandese più popolare appena sfornato.
Per Vaasan Ltd., un panificio finlandese di 172 anni parte del Lantmännen Group svedese, il ciclo di produzione è breve ma impegnativo. I suoi forni devono produrre e consegnare migliaia di pagnotte di pane e altri prodotti da forno in tutta la regione ogni giorno, domenica esclusa. Eccessi e carenze non sono contemplate, e la concorrenza è spietata.
Nel mercato saturo di oggi, una pianificazione e un'automazione precise sono fondamentali per il successo. Nessuno lo sa meglio di Joonas Alasaari, Senior Business Controller presso Vaasan. "Dobbiamo essere molto attenti ai costi di produzione", afferma. "E dobbiamo capire, sia a breve sia a lungo termine, dove sta andando la nostra capacità."
Elevatissimi picchi di domanda
Per far fronte ai picchi di domanda dovuti alla pandemia di COVID-19, Vaasan ha distribuito pane a 3.000 negozi di alimentari tutti i giorni, tranne la domenica
Una migliore previsione
Una previsione più accurata dei consumi energetici migliora la capacità di negoziare i prezzi dell'energia
In generale, Vaasan ha una grande padronanza della pianificazione della capacità a breve termine, poiché la domanda cambia raramente, e i suoi sistemi di pianificazione tengono conto anche delle fluttuazioni stagionali. Ma il panificio era in grado di rispondere adeguatamente quando la pandemia DI COVID-19 ha fatto salire alle stelle la domanda di prodotti di base di ogni tipo, compreso il pane?
"Per 10 o 15 anni abbiamo cercato di portare la nostra capacità produttiva al livello il più vicino possibile ai nostri volumi normali ed effettivi, e poi in una notte abbiamo ricevuto ordini dai nostri clienti pari al doppio o al triplo di prodotti da forno", afferma Alasaari. "Abbiamo dovuto rispondere immediatamente e far sapere loro quanto potevamo effettivamente consegnare."
Vaasan investe in soluzioni di automazione e pianificazione da diversi anni. Con l'aiuto del suo consulente di fiducia, il Business Partner IBM Intito Finlandia, Vaasan si è affidata alle soluzioni di IBM® Planning Analytics e IBM Cognos Analytics per semplificare e velocizzare i processi di pianificazione e reporting aziendale. Le soluzioni consentono all'azienda di eseguire budgeting, previsioni e altri processi finanziari in un unico luogo all'interno dell'organizzazione.
"Abbiamo lavorato con Vaasan lungo ogni fase del percorso", afferma Petri Sipola, Chief Executive Officer e Senior Advisor di Intito. "Avevano una cultura di pianificazione delle vendite e delle operazioni molto forte in azienda, ma volevano vedere come i loro piani operativi potessero essere correlati alla pianificazione finanziaria. Poco a poco, la soluzione ha ricevuto più funzionalità ed è diventata più solida. IBM Planning Analytics supporta i loro processi, a differenza di alcune soluzioni che richiedono compromessi di processo."
Oggi, Vaasan utilizza gli algoritmi predittivi integrati basati sull'intelligenza artificiale di Planning Analytics in tre aree critiche dell'azienda: previsione del consumo energetico e dei prezzi, analisi delle tendenze dei centri di costo e pianificazione dei prodotti a lungo termine.
L'utilizzo di Planning Analytics per prevedere il consumo di energia aiuta l'azienda a pianificare e negoziare meglio i prezzi dell'energia con i produttori. L'algoritmo tiene conto di fattori esterni come le temperature esterne previste insieme alle stime di produzione. Ciò offre a Vaasan una visione più accurata del suo fabbisogno energetico futuro, che poi utilizza per creare futuri accordi di acquisto con i produttori e acquistare fonti di energia più sostenibili. In precedenza, le stime mensili approssimative venivano prodotte manualmente e aggiungevano poco valore all'azienda.
Vaasan utilizza anche Planning Analytics per analizzare le tendenze dei centri di costo. Avendo a disposizione quattro ore alla fine di ogni mese per chiudere i libri contabili, il team finanziario non poteva rivedere manualmente ogni elemento. Ora, la soluzione esamina automaticamente i report mensili, li confronta con le tendenze storiche e segnala eventuali outlier o anomalie per un follow-up immediato.
Infine, Vaasan e Intito hanno sviluppato un modello di pianificazione a lungo termine che utilizza dati storici sulle performance per prevedere le vendite future. L'azienda confronta queste stime basate sull'AI con quelle ricavate dagli addetti alle vendite, per gestire le proiezioni eccessivamente ottimistiche se le vendite di un prodotto iniziano a diminuire.
Quando Vaasan è stato chiamato a reagire all'impennata della domanda di prodotti all'inizio della pandemia DI COVID-19, si è reso conto che aveva già a disposizione gli strumenti giusti. “Sapevamo di avere il pieno controllo dei numeri”, afferma Alasaari.
Una volta stabilito quanti ordini costituivano la domanda effettiva e non semplicemente una risposta per i clienti delle panetterie in preda al panico, ha inserito i numeri in Planning Analytics. Vaasan è riuscita rapidamente a rassicurare le panetterie che poteva continuare a consegnare i prodotti. "Potevamo fornire loro cifre abbastanza esatte sulla capacità massima e sui chili che potevamo fornire per soddisfare il picco della domanda durante i primi giorni di COVID-19", afferma Alasaari.
Più tipicamente, Vaasan utilizza IBM Planning Analytics per la pianificazione finanziaria mensile e per creare proiezioni per l'anno fiscale corrente e per quello successivo. La soluzione incorpora dati specifici, in tempo reale e storici sull'offerta attuale, sulla domanda e sui fattori economici esterni. Di conseguenza, l'azienda può continuare a ridurre la capacità in eccesso e offrire il mix di prodotti che i clienti richiedono.
Vaasan dispone di un repository di dati ampio e approfondito, che include i dati storici sull'utilizzo dell'energia impiegati dalla soluzione Planning Analytics per prevedere l'utilizzo dell'energia. Un consumo energetico previsto più accurato aiuterà l'azienda a perfezionare ulteriormente il processo di pianificazione finanziaria. "Ora disponiamo di stime abbastanza accurate sia sul nostro consumo energetico, sia sui prezzi dell’energia," afferma Alasaari. "Questi vanno a far parte dei nostri profitti e perdite (P&L) per i mesi futuri e, in base ai volumi che prevediamo di produrre, sappiamo quindi quale sarà il nostro costo energetico tra sei o otto mesi."
La creazione di previsioni accurate sul consumo energetico era un'operazione manuale, lunga e noiosa, resa più complicata dal fatto che l'azienda opera in più Paesi e deve acquistare energia da più fornitori. Vaasan supporta l'automazione di queste attività manuali e noiose che la soluzione Planning Analytics può invece svolgere in modo più rapido e accurato.
“Stiamo perseguendo l'automazione perché abbiamo persone valide”, afferma Alasaari. “Sono persone intelligenti, gente saggia. Desideriamo che guardino al futuro e che non debbano svolgere un lavoro manuale e tedioso, se possiamo automatizzarlo”. La soluzione Planning Analytics può farlo, secondo le parole di Alasaari, “in modo più veloce, più economico e con maggiore precisione”.
Parlando di velocità, l'implementazione del modulo di analisi dei centri di costo ha richiesto solo poche settimane per la sua completa messa in opera e il suo collaudo. “L'installazione e l'implementazione sono state eseguite in modo velocissimo utilizzando l'API REST della soluzione Planning Analytics”, afferma Sipola. Il modulo del centro di costo è un pacchetto preconfigurato che può essere eseguito su qualsiasi piattaforma, tra cui il software IBM Watson Studio, estendendo le funzionalità della soluzione Planning Analytics.
Alasaari spera di estendere l'uso del modulo di analisi dei centri di costo ad altre aree dell'azienda, compresa la segnalazione di anomalie negli ordini giornalieri. "Se vediamo che un cliente di solito ci ordina hamburger e panini per hot dog ogni mercoledì, ma questa settimana manca l'ordine, possiamo verificare se il cliente ha dimenticato l'ordine, se l'ordine è bloccato in un punto del processo o se si è verificato qualche altro problema." Ciò potrebbe migliorare la soddisfazione del cliente e contribuire a ridurre le carenze di prodotti.
Vaasan ha adottato un approccio modulo per modulo per estendere la pianificazione e l'analisi e utilizzare la soluzione Planning Analytics in tutta l'organizzazione. Man mano che ogni implementazione dimostra il suo valore, l'azienda passa a quella successiva. Il suo rapporto con Intito è centrale per questa strategia utilizzata attualmente. Come afferma Sipola, "È davvero bello per noi essere stati in grado di costruire questo rapporto di fiducia in modo da essere un'estensione dell'organizzazione Vaasan."
Dal momento che Intito è un apprezzato Business Partner IBM, può integrare le funzionalità più recenti in Vaasan. "Possiamo sperimentare cose nuove ed entusiasmanti, quindi è un vantaggio reciproco", conclude Sipola.
Con sede a Helsinki, in Finlandia, Vaasan (il link si trova al di fuori di ibm.com) sforna pane e altri prodotti da forno dal 1849. Il panificio finlandese opera anche nei paesi baltici, consegnando pane fresco e dolciumi a più di 3.000 negozi ogni giorno. Vasaan ha circa 1.400 dipendenti in Finlandia, Estonia, Lettonia e Lituania e fa parte di Lantmännen, una cooperativa agricola svedese leader nel Nord Europa nei settori dell'agricoltura, dei macchinari, delle bioenergie e dei prodotti alimentari.
Informazioni su Intito Finland
L'IBM Business Partner Intito (link esterno a ibm.com) nasce nel 2014 con la missione di creare soluzioni di pianificazione che aiutino le aziende a prendere decisioni migliori automatizzando i processi. L'azienda, con sede a Helsinki, in Finlandia, fornisce soluzioni complete dalla progettazione all'implementazione, e un supporto continuo ai suoi clienti.
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, gennaio 2022.
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