Nella gestione del portafoglio, conosci le strutture e gli asset di cui disponi? Riesci a costruire un quadro di bilancio credibile? Sei in grado di giustificare le tue strategie di investimento con gli stakeholder? Se la risposta è no, forse è il momento di prendere in considerazione una valutazione completa delle condizioni delle strutture (FCA).
Per anni l'università della California (UC) ha avuto difficoltà a gestire il proprio programma di manutenzione differita. All'epoca non esisteva un percorso chiaro per determinare di quali asset l'università disponesse, in che condizioni fossero, quali rischi comportasse il loro deterioramento e quale fosse l'entità del backlog di manutenzione differita. La gestione della parte di portafoglio di pertinenza dello Stato in 10 campus e 2.300 edifici per oltre 62 milioni di metri quadrati, oltre ai sistemi infrastrutturali del campus, era scoraggiante anche nelle migliori circostanze.
A ciò si aggiungevano gli oltre 20 diversi sistemi in uso per gestire il ciclo di vita del portafoglio di asset in tutta l'università, e anche le semplici richieste di dati, come quella relativa alla manutenzione differita, sono diventate opprimenti. Tanto che il bando annuale per la manutenzione differita del campus era diventato una raccolta di fogli di calcolo. Le informazioni sulle risorse e sui costi venivano ricavate in modo diverso in ciascuna sede e non venivano stabilite priorità chiare su quali progetti dovessero essere affrontati per primi per proteggere le missioni della UC (istruzione, ricerca e servizio pubblico).
Nathan Brostrom, Executive Vice President e Chief Financial Officer presso l'University of California Office of the President (UCOP), spiega: "Non eravamo in grado di valutare in modo efficace quali fossero le nostre esigenze in termini di manutenzione differita per gli edifici o per le infrastrutture. Ogni campus ha fatto un buon lavoro cercando di valutare le proprie esigenze, ma non c’erano standard comuni per farlo”.
Tuttavia, in quanto istituzione pubblica, l'elaborazione di richieste di bilancio credibili e giustificabili per lo Stato e per gli altri stakeholder non è solo auspicabile, ma testimonia anche una gestione finanziaria responsabile. Ottenere finanziamenti adeguati è sempre una sfida e non ce ne saranno mai abbastanza per fare tutto ciò che si dovrebbe. Tuttavia, sviluppando approcci innovativi per distribuire la giusta quantità di capitale per i progetti giusti al momento giusto, è possibile fornire una motivazione concreta per ogni dollaro di investimento richiesto.
Con questa consapevolezza, nel 2015 Brostrom ha creato un team per sviluppare un nuovo programma best-of-breed presso la UC, chiamato Integrated Capital Asset Management Program (ICAMP). Il nuovo programma avrebbe aperto la strada a un sistema di gestione del ciclo di vita degli asset più efficiente.
Rich Powers, Program Manager del team, spiega meglio: "Avevamo l'incarico di fornire una soluzione omogenea per tutto il portafoglio. Siamo partiti da zero. Abbiamo progettato il programma per superare la complessità della gestione del portafoglio di asset in più sistemi, introducendo un nuovo e unico sistema di gestione dei beni immobiliari, insieme a standard comuni per la definizione delle priorità di asset, costi e rischi, che sarebbero stati rilevati da un team di ispettori attraverso l'impiego di un processo di valutazione delle condizioni delle strutture standardizzato a livello di sistema".
Opportunità di manutenzione
Opportunità di manutenzione differita legate agli edifici identificate in 6,7 miliardi di dollari al 2022
Asset e opportunità
Inventariati 125.000 asset e registrate 41.000 opportunità di manutenzione differita
L'UCOP e IBM hanno lavorato per implementare un sistema integrato a lungo termine per gestire l'ampio patrimonio immobiliare dell'università. L'UCOP ha implementato una delle FCA più grandi e ampie nell'intero sistema universitario utilizzando l'IBM® TRIRIGA Application Suite. Il sistema integrato di gestione del posto di lavoro (IWMS) offre funzionalità delle applicazioni estensibili e scalabilità in base all'evoluzione della domanda.
Il team di ICAMP ha iniziato a configurare il modulo FCA di IBM TRIRIGA e a costruire il sistema per supportare l'espansione negli altri moduli, che in futuro saranno in grado di fornire un'esperienza di gestione del ciclo di vita degli asset ancora più ricca e integrata.
Per superare i numerosi sistemi e le convenzioni di gestione degli asset utilizzati in ogni campus, ICAMP ha iniziato a sviluppare e integrare un catalogo standardizzato del patrimonio edilizio e infrastrutturale, applicando il framework di classificazione degli edifici Uniformat. Il catalogo includeva anche unità di misura e cicli di vita standardizzati per ogni asset e una serie completa di costi delle attività di correzione per affrontare la manutenzione differita.
"Le funzionalità di catalogo (BSC & Assemblies) di TRIRIGA sono estremamente potenti", spiega Powers, "e costituiscono davvero il DNA fondamentale del programma... è il modo in cui otteniamo il rapporto qualità-prezzo".
Il successivo elemento fondamentale da progettare era un metodo per determinare il rischio che il potenziale guasto di ogni asset avrebbe potuto introdurre in una determinata struttura e nella sua missione. Per risolvere questo problema, ICAMP ha sviluppato una serie standardizzata di valutazioni del rischio.
Ron Kalich, direttore del Facilities Asset Management e ICAMP dell'UCOP, spiega: “Abbiamo costruito il framework di classificazione del rischio e di definizione delle priorità dei punteggi basato su due componenti principali: probabilità di guasto e conseguenze del guasto. Insieme, queste due dimensioni ci avrebbero permesso di quantificare il rischio di guasto di un asset; questo avrebbe risolto anche il problema di un elenco di manutenzione differita non prioritaria e ci avrebbe dato la possibilità di classificare le opportunità di manutenzione differita in ordine di scala e codificarle con colori come Rosso, Giallo e Verde”.
Senza le persone, un sistema è solo un sistema, quindi per la fase successiva del piano, ICAMP ha lavorato con i campus per formare l'elemento fondamentale più critico del programma, i team FCA. La UC ha optato per un approccio ibrido per l'esercizio di team building: in alcuni campus, i team FCA erano composti da personale di manutenzione esistente che aveva installato e mantenuto molti degli asset fin dalla loro installazione originale; in altri campus, dove la creazione di team dalle risorse di manutenzione non era un'opzione possibile, la UC ha introdotto una collaborazione con Parsons, leader riconosciuto nell'inventario degli asset delle strutture e nella valutazione delle condizioni, per integrare il personale locale.
Insieme, questi team avrebbero seguito un ampio programma di formazione iniziale sul processo e sul sistema FCA della UC e avrebbero imparato cosa significa eseguire una FCA di alta qualità.
Il dottor Hayden Collins, FCA Program Lead di Parsons, spiega: “Non solo siamo stati tutti formati sulla metodologia di base, ma abbiamo anche introdotto riunioni di calibrazione regolari tra i team del campus per garantire che il nostro prodotto di lavoro fosse ripetibile e coerente. Abbiamo utilizzato i risultati del controllo qualità per identificare i miglioramenti chiave. Questo tipo di condivisione delle conoscenze ha creato un ciclo virtuoso".
Nel corso dei prossimi quattro anni, questi team si sposteranno tra 2.300 edifici, oltre ai sistemi infrastrutturali del campus, utilizzando la piattaforma ICAMP-TRIRIGA per inventariare oltre 125.000 asset, accedere alle loro condizioni, assegnare valutazioni di rischio e valutare i costi di oltre 41.000 opportunità di manutenzione differita. “Alla fine”, spiega Powers, “avevamo identificato un backlog di manutenzione differita per un totale di 6,7 miliardi di dollari, il tutto quantificato tramite il nostro catalogo standardizzato e il processo FCA”.
Susan Fish, Director of Asset Management, Facilities Services presso la UC Berkeley, afferma: "Sembra che i dati acquisiti in ICAMP fossero complementari a quelli che avevamo in [IBM] Maximo. Il sistema riempie i tasselli mancanti, come la criticità degli asset per le missioni del campus e il rischio degli asset per le operazioni. Ora disponevamo di informazioni che avrebbero consentito ai team di prendere decisioni migliori per anticipare e intraprendere azioni correttive o sostituire gli asset prima che si guastassero e interrompessero le operazioni”.
In passato, il backlog era composto da file di progetti in un foglio di calcolo e non era chiaro quali fossero le priorità e quale dei tanti progetti dovesse essere finanziato per primo. Man mano che i dati affluivano nel sistema, iniziava a emergere un nuovo punto di vista sul backlog. I dati non solo erano in grado di catturare i dettagli all'interno del backlog, ma potevano essere raggruppati in base ai punteggi e ai colori del rischio complessivo, insieme all'urgenza di correggere le valutazioni, consentendo a ICAMP di mostrarli in categorie più distinte e gestibili di esigenze prioritarie.
Ora i responsabili delle decisioni possono fare riferimento alla matrice “Manutenzione differita totale in base al colore del rischio e al periodo di azione” e mostrare quanti finanziamenti sono necessari per affrontare la manutenzione differita a più alta priorità (rossi e gialli) fino a quella a più bassa priorità (verdi) entro i prossimi uno-cinque anni.
Kalich spiega: "ora eravamo in grado di mostrare ai nostri utenti, asset per asset, quali erano le opportunità di manutenzione differita e quali avevano maggiori probabilità di avere un impatto sulle loro attività. Inoltre, ora avevamo un orizzonte di cinque anni per le esigenze di investimento integrato nel sistema da cui potevamo iniziare la nostra analisi e il processo decisionale”.
In un'istituzione di grandi dimensioni come l'UC, ci sono sempre così tante richieste di capitali in competizione tra loro, ad esempio nuove strutture e ristrutturazioni per sostenere la crescita degli iscritti, la transizione verso l'energia pulita, i miglioramenti sismici, il rinnovo del sistema e la manutenzione differita, che è necessario sfruttare dati come quelli forniti da ICAMP per aiutare a distribuire il capitale in modo più efficiente.
Questa necessità ha portato a un'altra preziosa dimensione decisionale basata sui dati che ICAMP ha sovrapposto ai dati, ovvero la capacità di incrociare le opportunità di manutenzione differita con alcune delle principali iniziative e obiettivi strategici dell'UC. I progetti di manutenzione differita possono ora essere contrassegnati per indicare se potrebbero essere associati a progetti energetici o di decarbonizzazione, a progetti antisismici o se potrebbero essere inseriti in programmi più ampi di sicurezza della vita o di sostenibilità. Questi riferimenti incrociati consentono alla UC di mettere a fuoco quei progetti che potrebbero soddisfare molteplici obiettivi, sfruttando al massimo ogni dollaro investibile.
Kalich osserva che le più recenti assegnazioni di finanziamenti statali mettono a fuoco le numerose dimensioni dei dati ICAMP: “Poiché siamo in grado di identificare le nostre esigenze di manutenzione differita ad alta priorità e dimostrare come possiamo supportare altri obiettivi come la sostenibilità, possiamo presentare un argomento più convincente a favore del finanziamento. Solo negli ultimi due anni abbiamo ricevuto 475 milioni di dollari, il 30% in più di finanziamenti rispetto ai sei anni precedenti messi insieme. La UC ora dispone sia di dati credibili che della capacità di utilizzarli per creare strategie di investimento e richieste di finanziamento giustificabili”.
L'ICAMP non solo supporta la leadership della UC nello sviluppo di strategie di investimento più giustificabili a livello di sistema, ma sta anche facendo la differenza a livello di campus, dove le risorse finanziarie sufficienti sono sempre una sfida e dove è essenziale trarre il massimo da ogni investimento. Ma per ottenere il massimo da ogni investimento sono necessari collaborazione interfunzionale e dati di cui gli utenti finali possano fidarsi.
Powers spiega: "Il processo FCA crea un approccio sistematico per la raccolta dei dati sugli asset e la registrazione delle opportunità di manutenzione differita. Ma instaura anche una conversazione tra gli ispettori FCA, i responsabili delle strutture e i team di supporto alla manutenzione, che possono collaborare per sbloccare informazioni che spesso sono solo nella testa delle persone o nei registri. In questo modo, FCA si assicura che le conoscenze degli esperti in materia non vadano perse nel tempo, ma fornisce anche una visione completa delle nostre esigenze dal campo agli uffici dei team che pianificano e realizzano gli investimenti critici".
Secondo Fish, la UC Berkeley è un buon esempio di questa nuova e migliore collaborazione e del processo decisionale basato sui dati: I nostri team sono sempre alla ricerca di modi per applicare i finanziamenti per la manutenzione differita insieme ad altri investimenti per ottenere il massimo da un determinato progetto". Presso la Moffitt Library, le strutture e la pianificazione del capitale hanno lavorato insieme per combinare finanziamenti per la manutenzione differita e una significativa donazione privata. In tal modo, siamo stati in grado di avviare un'importante ristrutturazione che avrebbe aggiornato una parte significativa dello spazio e affrontato componenti critici come i controlli e gli impianti di illuminazione, nonché i controlli dell'edificio che si erano deteriorati ben oltre il loro ciclo di vita utile. Di conseguenza, i team hanno affrontato il problema dell'invecchiamento dei sistemi dell'edificio e hanno raggiunto diversi obiettivi, tra cui la sostenibilità e il miglioramento della capacità di sostenere le nostre missioni di ricerca e istruzione di alto valore".
Man mano che un numero sempre maggiore di team della UC inizierà a vedere l'intersezione dei dati FCA con iniziative importanti come quelle sismiche o di sostenibilità, migliorerà il processo decisionale basato sui dati. Kalich aggiunge: "Lo strumento e l'approccio saranno estremamente utili per promuovere le nuove best practice per la gestione del ciclo di vita degli asset e creare strategie d'investimento ottimali".
Gestire un portafoglio non è mai facile, soprattutto in un contesto economico, tecnico e operativo in continua evoluzione. Pertanto, la creazione di un sistema e di un processo dinamici per la gestione dei dati di portafoglio è più importante che mai.
Nel vecchio modello FCA di consulenza, i tecnici visitavano una struttura forse ogni tre o cinque anni, compilavano un elenco di esigenze e fornivano un libro di riferimento. Nel modello UC, Kalich spiega: "Abbiamo un sistema vivente in ICAMP. Quando il personale del campus e gli ispettori apportano modifiche ai dati, questi vengono aggiornati due volte al giorno nelle principali dashboard di gestione. In questo modo i dati vengono mantenuti freschi, aggiornati e utilizzabili, il che è un imperativo in un portafoglio di oltre 40 miliardi di dollari".
Fish fa eco a questi sentimenti: "Alla UC Berkeley, la valutazione delle condizioni della struttura non è solo un'iniziativa relativa a un singolo momento. Ora i team operativi e di gestione della struttura aggiornano gli asset, acquisendo questi aspetti dei dati in tempo reale e mostrando il cambiamento nello stato di salute dell'asset nel tempo."
Per quanto riguarda il futuro di ICAMP-TRIRIGA, Kalich osserva: “Ci sono tante altre funzionalità all’interno della piattaforma da sfruttare, tra cui la gestione delle risorse di capitale, il capital budgeting e la gestione dei progetti di capitale. Esiste una serie di ulteriori vantaggi e casi d'uso che possono produrre efficienze operative e di investimento, dalla pianificazione all'approvvigionamento alla sostenibilità".
La UC sta cambiando il paradigma e consentendo ai leader delle strutture e agli stakeholder di prendere decisioni basate sui dati che si adattano alle circostanze attuali, improvvisare sulla base di dati attendibili quando necessario e superare le sfide e le esigenze non appena si presentano.
L'Università della California è stata fondata nel 1868 con solo dieci docenti e 40 studenti. Al 2022, l'università impiega più di 150.000 persone e conta oltre un quarto di milione di studenti all'anno. Comprende 10 campus e sei centri medici composti da 6.000 edifici. L'UCOP (link esterno a ibm.com), con sede a Oakland, CA, è la sede dell'università.
Legale
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, dicembre 2022.
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