In seguito a una rapida espansione, ULMA Packaging si era ritrovata con i sistemi finanziari in silos, per cui la cooperativa spagnola si è rivolta al business partner IBM LKS Financial Solutions & Corporate (FS&C). Grazie a IBM® Cognos Platform, ULMA Packaging ha accelerato drasticamente la pianificazione, il consolidamento e il reporting, mentre i responsabili delle decisioni hanno ottenuto un accesso in tempo reale a insight accurati.
Dovendo fare affidamento su sistemi finanziari eterogenei e su processi soggetti a errori, ULMA Packaging non era in grado di fornire rapidamente ai leader insight dettagliati e affidabili sulle sue attività, sulle sue filiali e sul suo personale.
In collaborazione con LKS, ULMA Packaging ha standardizzato e automatizzato i propri sistemi di gestione finanziaria attraverso la suite di soluzioni di business intelligence e gestione delle prestazioni Cognos.
L'imballaggio di un prodotto fa molto di più che contribuire a promuovere le vendite e trasmettere informazioni importanti. Può consentire una maggiore praticità nella spedizione, nella vendita e nel consumo, prevenire manomissioni e furti e, nel caso di alimenti deperibili e altri articoli sensibili, mantenere la freschezza e la sicurezza dei prodotti.
Con sede nella regione basca della Spagna, ULMA Packaging padroneggia l'arte e la scienza del packaging. Organizzata come cooperativa, progetta e produce attrezzature e sistemi innovativi per l'imballaggio di prodotti medici e farmaceutici in diversi modi. Utilizzando i sistemi di confezionamento flow pack, termosaldatura, termoformatura, termoretrazione e altri sistemi automatizzati di ULMA Packaging, i clienti possono ottimizzare la produzione salvaguardando i prodotti al tempo stesso.
Secondo Iñaki Alzibar, Finance Controlling Manager di ULMA Packaging, la richiesta di imballaggi di alta qualità e di tecnologie di packaging all'avanguardia è cresciuta negli ultimi 15 anni. Alla luce della crescita del settore, i leader dell'ULMA Packaging hanno colto l'opportunità di espandere il business a livello internazionale. Nell'ultimo decennio, l'azienda ha acquisito e creato circa 20 nuove filiali e ha ampliato la sua rete di distribuzione in 50 Paesi. Ha inoltre acquisito diversi nuovi clienti aziendali e ha raddoppiato le vendite.
Il rovescio della medaglia di questo successo è stato che i team finanziari e operativi hanno raccolto e gestito enormi volumi di informazioni utilizzando sistemi isolati e processi manuali soggetti a errori. La mancanza di standardizzazione ha impedito la visibilità e il controllo dei dati a livello aziendale, rallentando i processi di pianificazione esecutiva e budgeting, consolidamento e reporting nel dipartimento Finance and internal control. "Il nostro team impiegava molto tempo a raccogliere i dati e a verificare la loro accuratezza, il che non era molto pratico", afferma Alzibar.
L'idea di Alzibar era di democratizzare i dati finanziari di ULMA Packaging in modo che i dirigenti, i responsabili dei settori di attività (LOB) e i responsabili delle filiali potessero accedere rapidamente a informazioni precise e aggiornate per guidare il processo decisionale. Questo lavoro richiedeva la standardizzazione e l'automazione di tutti i sistemi di gestione finanziaria dell'azienda tramite tecnologie digitali.
Senza esitazione, Alzibar si è rivolto a LKS per ricevere assistenza. Oltre a fornire competenze industriali e informatiche, LKS aveva costruito relazioni di lunga data con ULMA Packaging. Il team ha compreso le problematiche uniche e complesse legate al consolidamento delle finanze multinazionali.
"Per noi, LKS è più di un fornitore. È un partner”, commenta Alzibar. “Ci conosciamo da più di 10 anni e capiscono perfettamente l'azienda, la nostra cultura e il modo in cui ci muoviamo, e questo per noi è estremamente importante. Nel mio dipartimento abbiamo molto lavoro e solo sei persone. LKS è in grado di reagire molto velocemente a tutte le nostre esigenze".
LKS ha aiutato Alzibar e il suo team a sviluppare e implementare una piattaforma Cognos che includa le seguenti soluzioni integrate dall'AI:
- Soluzione IBM Planning Analytics per la pianificazione, il budgeting e la previsione
- Software IBM Cognos Controller per chiusura, consolidamento e reporting
- Soluzione di business intelligence di IBM Cognos Analytics per la preparazione, l'analisi e la visualizzazione dei dati
Supportate da un'infrastruttura on-premise, le soluzioni si integrano perfettamente tra loro, con ERP, CRM, HRMS e altri sistemi utilizzati dai LOB e dalle filiali di ULMA Packaging, unificando le funzioni finanziarie dell'azienda su un'unica piattaforma. "A differenza di altri fornitori di soluzioni tecnologiche, IBM offre una suite completa di strumenti in tutti i settori della finanza", spiega Alzibar.
LKS ha contribuito a portare avanti questo complesso progetto per diversi anni in modo che ULMA Packaging potesse continuare a soddisfare i continui requisiti operativi e normativi, inclusa la creazione di report finanziari mensili e annuali.
Dopo aver completato la trasformazione, ULMA Packaging è in grado di fornire ai decisori una fonte affidabile di dati finanziari di alta qualità. "Abbiamo abbattuto i confini dei dipartimenti e ora disponiamo di un'unica origine dati, un'unica fonte affidabile, per tutta l'azienda", spiega Alzibar. L'azienda ha inoltre standardizzato i processi utilizzando i flussi di lavoro automatizzati integrati nella soluzione Cognos.
Grazie a un accesso ai dati più rapido e ai processi recentemente semplificati, il team Finance and Internal Control può completare rapidamente report tempestivi a livello aziendale. Inoltre, il consiglio di amministrazione può visualizzare le metriche e gli insight sulle prestazioni finanziarie su una dashboard interattiva di business intelligence con schede di valutazione dettagliate create da LKS utilizzando lo strumento IBM Planning Analytics Workspace.
Inoltre, il team di Alzibar ha creato molte altre schede di valutazione personalizzate che forniscono ai manager informazioni e analisi dettagliate su specifici dati finanziari aziendali, come le prestazioni di vendita, gli acquisti e i centri di costo e l'efficienza della forza lavoro.
“ULMA Packaging ha numerose attività e stabilimenti produttivi in tutto il mondo,” spiega Andrés Bedia, Commercial Manager di LKS FS&C. “Quando pianifica i budget annuali, ogni entità commerciale deve stimare non solo cosa e quanto venderà nel prossimo anno, ma anche quanto spenderà per produrre attrezzature, compensare i lavoratori e così via. C'è bisogno di informazioni molto dettagliate e accurate”.
Il team di Alzibar è ora in grado di generare entrate, bilanci e altri report aziendali e normativi con una rapidità maggiore dell'86%, avendo ridotto il tempo necessario per ogni report da circa una settimana a 1-2 giorni. Grazie a processi automatizzati quasi privi di errori, il team è anche sicuro dell'accuratezza e della qualità dei dati.
ULMA Packaging ha inoltre accelerato e migliorato i processi di pianificazione del budget annuale e di revisione del budget. I team finanziari e gli altri team dell'azienda, e non solo nella sede aziendale, possono attingere a dati dettagliati e accurati per fare previsioni più precise.
Inoltre, con i dati e i processi finanziari standardizzati sulla piattaforma Cognos, il piccolo team di Alzibar è in grado di integrare rapidamente nuove filiali e formare i propri dipendenti sulle best practice di ULMA Packaging. Può anche dedicare più tempo al sostegno di altre iniziative strategiche, come lo sviluppo di soluzioni di imballaggio innovative. Questa efficienza consente all'azienda di continuare a espandere la propria attività con maggiore agilità e velocità, proprio mentre la pandemia da COVID-19 fa crescere la domanda di imballaggi sicuri per i prodotti.
Alzibar sottolinea che la trasformazione digitale del settore finanziario è un importante passo avanti verso la democratizzazione dei dati in tutta l’azienda. "A poco a poco, stiamo creando le basi per convertire ULMA Packaging in un'organizzazione realmente basata sui dati", afferma.
Con sede in Spagna a Oñati, Gipuzkoa, ULMA Packaging (link esterno a ibm.com) fornisce attrezzature, sistemi e servizi di imballaggio per un'ampia gamma di linee di prodotti alimentari e sanitari. Utilizza metodi e tecnologia avanzati per sviluppare offerte che consentano la protezione e la presentazione dei prodotti utilizzando materiali sostenibili. ULMA Packaging impiega circa 1.730 persone in tutto il mondo e ha generato un fatturato totale di 287 milioni di euro nel 2020. È una delle nove cooperative dell'ULMA Group, parte della Mondragon Cooperative Corporation nel nord della Spagna.
Il business partner IBM LKS FS&C (collegamento esterno a ibm.com), con sede a Bilbao, Bizkaia, Spagna, offre servizi finanziari completi progettati per aiutare le medie e grandi imprese a sfruttare i vantaggi della nuova era digitale. Il suo team di consulenti combina una conoscenza strategica e funzionale dei processi di gestione finanziaria con funzionalità tecniche critiche per fornire soluzioni globali. LKS FS&C fa parte del gruppo LKS Next, una delle più grandi società di servizi professionali della Spagna settentrionale. Fondata 30 anni fa, LKS Next impiega più di 600 persone e nel 2019 ha realizzato un fatturato di 50 milioni di euro.
Legale
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, gennaio 2021.
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