La pandemia si stava espandendo rapidamente in tutto il mondo e le varie nazioni stavano adottando strategie di risposta diverse. Non c'è stata una risposta coerente al progetto. Mentre i tassi e i pattern di infezione cambiavano, emergevano nuove varianti e i funzionari della sanità pubblica acquisivano una comprensione più profonda dei rischi di infezione.

All'inizio del 2021, i ministri di una serie di agenzie governative stavano discutendo attivamente le misure necessarie da adottare alle frontiere del Regno Unito per controllare la diffusione delle varianti che suscitavano preoccupazioni. Per Jackie Keane, Digital and Technology Portfolio Director per Trace Portfolio, le nuove regole sulle frontiere erano esattamente il tipo di cambiamenti nelle politiche per cui lei e il suo team dovevano essere preparati. Pertanto, quando sono stati annunciati i controlli alle frontiere, spiega Keane, il team composto da IBM e Salesforce non stava partendo da zero. “Con RTTS e la piattaforma CRM Salesforce già completate, le basi della soluzione erano già presenti,” afferma. “Questo fatto ci ha messo nella posizione migliore per implementare molto rapidamente il nuovo servizio per gli arrivi internazionali e MQS”.

In base alla nuova politica, le persone che arrivavano alle frontiere del Regno Unito dall'estero dovevano rispettare delle regole di quarantena e test dipendenti dallo stato di rischio Covid del loro paese di partenza. I viaggiatori provenienti dai Paesi della “lista rossa”, considerati ad alto rischio per i ceppi nuovi ed emergenti di coronavirus, dovranno seguire un protocollo di analisi e quarantena relativamente complesso sia prima che dopo l'ingresso nel Paese.

Affinché il programma funzionasse, l'UKHSA doveva guidare ciascun passeggero in sequenza attraverso questi passaggi, dalla compilazione dei moduli di localizzazione dei passeggeri alle istruzioni per il test e alla prenotazione dell'hotel per la quarantena. Poiché ogni flusso dipendeva dai risultati dei test, l'integrazione con i laboratori di test era fondamentale.

In termini di vantaggio iniziale, le soluzioni create dai team IBM, Salesforce e MuleSoft non erano gli unici tasselli al loro posto. Hanno scalato rapidamente e massicciamente i loro “team di team” globali per far fronte a un carico di lavoro in continua espansione, utilizzando pratiche di Continuous Improvement e Continuous Delivery (CI/CD) come il monitoraggio dei KPI e i test automatizzati, solo per citarne alcune. “Avevamo stabilito una capacità di consegna molto rapida, fluida e senza intoppi,” osserva Matt Candy, lo sponsor esecutivo IBM del progetto. “Quando il progetto MQS e International Arrivals Service è stato finalizzato, i nostri team congiunti sono stati in grado di attrezzarsi per affrontare la sfida.”

In qualità di Deputy Portfolio Director di Keane e di responsabile della realizzazione dell'RTTS, Daniel Jeans ha visto in prima persona come si presenta la co-creazione senza soluzione di continuità. “Tutto il team di consegna aveva adottato la mentalità di "lasciare i badge alla porta". Tutti i membri del team erano consapevoli che ciò che stavano facendo avrebbe potuto salvare vite umane”, afferma Jeans. “Quel tipo di cultura aperta e trasparente ha davvero contribuito a promuovere il miglioramento continuo – la volontà di provare nuovi approcci e imparare dagli errori – che un progetto come questo richiedeva”.

Nel giro di pochi mesi, circa 100.000 arrivi sono stati messi in quarantena attraverso il programma, e di questi, più del 2% è risultato positivo al COVID-19. Il fatto che la soluzione abbia impedito a questi viaggiatori di entrare nella popolazione del Regno Unito e abbia chiaramente salvato delle vite non è stato l'unico motivo per cui l'UK Association of Project Managers l'abbia selezionata come progetto sociale dell'anno APM per il 2021. Né è stata la rapida inversione di tendenza.

Forse ancora di più, commenta Keane, sono state le “circostanze straordinarie” in cui è stata realizzata la soluzione. “Il progetto MQS ha richiesto un elevato grado di collaborazione in un contesto particolarmente complesso, e tutto sotto i riflettori. Ho il privilegio di aver fatto parte di un team così eccezionale che ha lavorato sodo per fornire i risultati necessari in un contesto che scorre veloce”.

Bolton vede anche nell'affiatamento del team allargato, unito da un comune senso di scopo, uno dei motivi principali della sua capacità di realizzare così tanto in così poco tempo. “Il ritmo sorprendente raggiunto da IBM e Salesforce ha mostrato a molte persone quale sia l'arte del possibile, quanto velocemente si possano ottenere risultati se si lavora insieme e ci si impegna,” afferma. “Ogni membro di questo team veniva al lavoro ogni giorno convinto che ciò che stava facendo facesse davvero la differenza nel salvare vite umane. E sono convinto che l'abbia fatto.”

Dal lancio di MQS, il ritmo di sviluppo non si è fermato. I cambiamenti di policy grandi e piccoli sono stati pressoché costanti e il ritmo delle nuove release della piattaforma Salesforce e MuleSoft - oltre 100 in nove mesi - è stato a dir poco rapido. Per tenere il passo con questi cambiamenti settimanali delle politiche, il team di consegna ha applicato il metodo Kanban a tutte le squadre, migliorando così la propria capacità di adattare le priorità e accelerare la consegna con un preavviso estremamente breve. Anche la completa automazione dei test è stata un fattore importante nel promuovere velocità e qualità nei processi di consegna. Attualmente, il programma Test & Trace può eseguire oltre 120.000 test, in tutte le soluzioni, in meno di un'ora.

Oggi queste soluzioni costituiscono la base strategica della risposta dell'UKHSA alla pandemia, fornendo piattaforme sicure, scalabili e performanti in tutta l'UKHSA.

L'UKHSA (link esterno a ibm.com) è il dipartimento governativo responsabile della protezione del Regno Unito dall'impatto delle malattie infettive e di tutte le altre minacce alla salute. L'UKHSA è un'agenzia esecutiva, sponsorizzata dal Department of Health and Social Care (DHSC) e formata dalle organizzazioni che l'hanno preceduta, NHS Test & Trace e Public Health England.

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NHS Digital (link esterno a ibm.com) è il fornitore nazionale di informazioni, dati e sistemi IT per commissari, analisti e medici dell'assistenza sanitaria e sociale in Inghilterra, in particolare quelli coinvolti nel National Health Service of England. NHS Data, un'unità del Department of Health and Social Care, fornisce servizi digitali per l'NHS e l'assistenza sociale, compresa la gestione di grandi programmi di informatica sanitaria. NHS Digital è anche il collettore nazionale di informazioni sulla sanità e l'assistenza sociale e pubblica ogni anno oltre 260 pubblicazioni statistiche, tra cui le Official Statistics e le National Statistics.