I clienti si aspettano che i grossisti come Trusco Nakayama abbiano i prodotti di cui hanno bisogno già disponibili in magazzino e che offrano una spedizione rapida su tutti gli ordini. Ma come si fa a garantire un servizio rapido e affidabile 24 ore su 24?

Trusco Nakayama ha collaborato con IBM per spostare le applicazioni mission-critical in SAP S/4HANA su cloud, in modo da ottenere una migliore gestione dell'inventario e conoscenze per rafforzare il servizio clienti.

L'obiettivo di Trusco Nakayama è diventare il principale attore del settore all'ingrosso del Giappone. L'azienda punta a offrire la massima comodità ai clienti, fornendo una gamma di prodotti non trattati da altre aziende, monitorando le tendenze per migliorare l'inventario e consegnando i prodotti non appena necessario. Trusco Nakayama tratta 2,3 milioni di prodotti, tiene 390.000 articoli a magazzino e può vantare un tasso di spedizione delle scorte pari al 90,5%.

Nell'ambito delle sue attività quotidiane, l'azienda utilizza una serie di indicatori chiave delle prestazioni (KPI), come il rapporto e il periodo di rotazione delle scorte, per misurare se i prodotti a magazzino sono stati spediti in modo efficiente o meno. Inoltre, calcola il tasso di spedizione delle scorte per capire se sta spedendo gli articoli alla massima rapidità possibile.

Trusco Nakayama serve oltre 2.500 fornitori e oltre 5.500 punti vendita al dettaglio, e più di un milione di utenti si affidano ai suoi sistemi di inventario. Inoltre, l'azienda fornisce informazioni sui prodotti tramite il catalogo aziendale (ribattezzato "Orange Book") e i siti di e-commerce. E, per garantire la consegna puntuale dei propri prodotti, opera in 97 sedi, inclusi 22 centri di distribuzione a livello nazionale.

Per supportare queste attività, l'azienda utilizza un sistema IT chiamato "Paradise 3". In più, ha creato un sito di e-commerce, un sistema logistico, un sistema di supporto alle vendite, un sistema di gestione dell'inventario, una piattaforma di comunicazione e una piattaforma di analisi collegati al sistema di base. Tutto questo ha comportato un investimento totale di 10 miliardi di yen negli ultimi 10 anni.

Eppure, se l'azienda vuole raggiungere i suoi obiettivi di sviluppo futuri, dovrà investire ancora di più. Atsushi Kazumi, Director, Digital Strategy Department, Chief Information Officer, Chief Digital Officer di Trusco Nakayama, spiega: "Per diventare il grossista leader del Giappone, abbiamo bisogno di un meccanismo che garantisca maggiore praticità utilizzando le tecnologie più recenti: non possiamo contare solo sui processi manuali".

Spiega Kazumi: "Per raggiungere l'obiettivo di consegne ancora più rapide, prevediamo di immagazzinare un assortimento di 500.000 articoli in tutti i centri di distribuzione a livello nazionale. Naturalmente, la domanda per determinati articoli varia da regione a regione, quindi abbiamo bisogno di un sistema in grado di prevedere con precisione la domanda e consentire una consegna rapida".

Trusco Nakayama voleva inoltre assicurarsi di soddisfare i requisiti per la consegna diretta. Se il rapporto tra acquisti online e vendite sta cambiando rapidamente, assistiamo ormai anche a una crescente domanda di consegna diretta agli utenti finali, tra cui alcuni produttori che devono poter contare su spedizioni rapide per poter assicurare un funzionamento senza intoppi della produzione. Ciò vale anche per il "percorso fabbrica" attraverso i fornitori di macchine utensili.

Come dice Kazumi: "Per soddisfare le esigenze di consegna diretta, manteniamo aperti i nostri centri di distribuzione 24 ore al giorno, 365 giorni all'anno, e anche il nuovo sistema di gestione dell'inventario dovrà supportare questo modo di operare".

Oltre alla necessità di migliorare i sistemi core esistenti, Trusco Nakayama doveva affrontare un'altra urgenza: il contratto di supporto per SAP ECC stava per scadere. 

Oltre a sviluppare nuove funzioni, il reparto Digital Strategy di Trusco Nakayama assumerà un ruolo guida nella promozione di riforme aziendali che contribuiranno a ridurre al minimo le interruzioni delle operazioni durante la transizione a SAP S/4HANA. 

Racconta ancora Kazumi: "Siamo stati in grado di raggiungere la stragrande maggioranza degli obiettivi che ci eravamo inizialmente prefissati. Oltre all'implementazione di SAP S/4HANA, abbiamo anche creato un'applicazione nel cloud che consente una migliore efficienza e automazione, in linea con i nostri 15 casi d'uso per la trasformazione, ottenendo flessibilità e processi decisionali più rapidi. Allo stesso tempo, abbiamo sviluppato applicazioni cloud che rafforzeranno la collaborazione con soggetti esterni".

Uno degli obiettivi di trasformazione di Trusco Nakayama era quello di sviluppare un sistema in grado di rispondere automaticamente alle richieste di preventivi. Attualmente, alle filiali di tutto il Paese ne vengono inviate 50.000 ogni giorno, via fax e telefono. Un team di 350 persone è addetto a rispondere alle richieste e fornire i prezzi stimati e le date di consegna per ogni cliente tramite fax.

Automatizzando questo processo con un motore di determinazione dei prezzi, basato sull'intelligenza artificiale e addestrato con dati cronologici, Trusco Nakayama sarà in grado di rispondere alle richieste di preventivo molto più rapidamente, anche con l'aumento del numero di richieste.

Come spiega Kazumi: "Rispondendo automaticamente alle richieste di preventivo, dovremmo essere in grado di aumentare le percentuali degli ordini. 

Allo stesso tempo, digitalizzeremo gli scambi via fax con i fornitori e creeremo un portale cloud che si integra con SAP S/4HANA per velocizzare ulteriormente le risposte alle richieste dei fornitori, per confermare i prezzi, le date di consegna e le scorte disponibili, migliorando così l'efficienza".

E continua: "Verranno inoltre introdotti nuovi servizi per rendere la procedura più pratica per i clienti, tra cui una soluzione chiamata 'MRO Stocker'. Questo servizio colloca in anticipo le scorte di utensili vicino alla sede dell'utente, in modo che questi possa acquistarli e utilizzarli immediatamente quando lo desidera. È una sorta di 'consegna istantanea stimata'. 

Più avanti realizzeremo un meccanismo che consente di eseguire facilmente operazioni come ordini, pagamenti e gestione dell'inventario, utilizzando tag e smartphone, di analizzare grandi volumi di dati dei clienti e dati meteo e di fornire prodotti ottimizzati per il sito".

Kazumi commenta: "In futuro, ci sarà una maggiore richiesta per i nostri sistemi da parte dei dipartimenti aziendali e IT. Per soddisfare questa richiesta, è importante che le parti interessate si accordino su quali obiettivi raggiungere. Se l'obiettivo è la perfezione, il fallimento è assicurato. Meglio sedersi e discutere con franchezza la sistematizzazione, il suo scopo e i ragionamenti che vi stanno dietro".

Kazumi conclude: "Il lancio di SAP S/4HANA non è la fine del nostro percorso di trasformazione, ma solo l'inizio di una nuova fase di sviluppo. Mentre implementiamo il nuovo sistema, prevediamo anche di sviluppare una road map per l’innovazione futura. La raccolta e l'utilizzo dei dati saranno fondamentali in questo caso, e noi continueremo a impegnarci per offrire praticità a tutti i nostri clienti". 

Fondata nel 1959, Trusco Nakayama (link al di fuori di ibm.com) è specializzata nell'approvvigionamento di macchine utensili professionali da fornitori leader e nella loro rivendita a rivenditori di macchinari e negozi di ferramenta online e fisici. L'azienda si impegna a vendere articoli che altre aziende non offrono e mira a garantire una consegna rapida e affidabile per tutti i suoi prodotti.