Una rapida crescita ha portato importanti cambiamenti al distributore di data center TIM. Per supportare un'ulteriore espansione e aumentare la flessibilità, l'azienda voleva standardizzare i processi e semplificare l'onboarding del nuovo personale.

Scegliendo la soluzione IBM Blueworks Live, intuitiva e basata sul cloud, TIM ha acquisito e gestito i processi in modo collaborativo in tutti i reparti.

Negli ultimi anni, TIM AG ha sostenuto con successo tassi di crescita costanti, e la società prevede di cogliere eventuali opportunità di crescita futura.

Per raggiungere il suo obiettivo, la dirigenza ha posato l'attenzione all'interno dell'azienda stessa. In particolare, desiderava analizzare continuamente e ottimizzare i processi aziendali sfruttando le conoscenze e l'esperienza dei dipendenti.

Christian Franzen, Team Leader for Internal Sales and Process Management di TIM, spiega: "Per soddisfare le esigenze di grandi volumi di business, spesso assumiamo nuovi membri del personale, da cui i nostri clienti si aspettano un elevato livello di competenza. Ma non solo: siamo sempre impegnati a ridurre i tempi di onboarding del nuovo personale per poter iniziare a sfruttare più rapidamente le loro capacità.

"Allo stesso tempo, vogliamo che la produttività dei dipendenti e l'efficienza aziendale crescano insieme all'azienda stessa, perché è proprio questa efficienza ciò che trasmettiamo ai nostri clienti."

Per superare queste sfide, TIM si è messa alla ricerca di una nuova soluzione di gestione dei processi che supportasse al meglio il suo approccio e i suoi piani futuri. Christian Franzen aggiunge: "Vogliamo permettere a tutto il personale di partecipare attivamente. Devono poter suggerire miglioramenti in modo semplice, senza perdere tempo a creare diagrammi di processo."

Dopo aver valutato diversi strumenti sul mercato, TIM ha scelto IBM Blueworks Live come base per trasformare il suo approccio alla gestione dei processi aziendali in preparazione alla crescita futura.

"Abbiamo scelto IBM Blueworks Live perché offre le funzionalità di gestione dei processi che stavamo cercando ed è molto facile da usare", spiega Christian Franzen. "Inoltre, il modello di distribuzione cloud ci aiuta a mantenere semplice il nostro ambiente IT. Trattandosi di una soluzione cloud, siamo stati riusciti a iniziare rapidamente, senza lunghi tempi di consegna, investimenti iniziali o costi amministrativi.

"Oggi tutti i dipendenti, sia quelli della sede centrale che quelli dei nostri due uffici internazionali, hanno accesso immediato alla documentazione dei processi più recente in un unico posto", continua. "Lo chiamiamo 'passepartout', perché ci offre uno strumento di gestione delle conoscenze centralizzato per tutti i processi, dalla copertura delle ferie agli audit."

Generando automaticamente diagrammi di flusso intuitivi, la soluzione aiuta TIM a formalizzare e standardizzare i processi in base alle best practice, archiviando le linee guida, i modelli di documenti e altri documenti di supporto oltre alle informazioni sul processo.

Grazie all'API REST di IBM Blueworks Live, TIM AG crea automaticamente backup regolari di documenti e altri artefatti archiviati nel cloud, come i processi nel formato standard aperto BPMN 2.0. Inoltre, i dati della soluzione cloud possono essere integrati con altre applicazioni e sistemi.

"Grazie all'esperienza del team IBM Blueworks Live, siamo partiti rapidamente con la soluzione e l'abbiamo adattata alle nostre esigenze, ad esempio durante l'implementazione del backup locale automatizzato", prosegue Christian Franzen. "È un ottimo prodotto che trova il giusto equilibrio tra semplicità e ricca funzionalità."

Ora che tutti i dipendenti possono trovare le informazioni sui processi di cui hanno bisogno in un'unica posizione, il personale non deve più controllare sistemi diversi per imparare workflow specifici e relativi modelli. Il tempo risparmiato ora può essere impiegato in modo più produttivo.

In particolare, TIM fornisce una rapida panoramica delle procedure principali, particolarmente utile per aiutare i nuovi dipendenti ad acquisire rapidamente dimestichezza. Christian Franzen spiega: "Finora abbiamo ricevuto ottimi feedback dai nuovi collaboratori. IBM Blueworks Live ci ha aiutato a ridurre i tempi di onboarding del 50%, consentendo ai nuovi dipendenti di iniziare più rapidamente e di lavorare in modo più efficiente. E per i manager diventa più facile lavorare con team in crescita, perché il personale può informarsi da solo invece di chiedere consigli al proprio capo, il che si è rivelato un enorme risparmio di tempo."

Miglioramento della collaborazione

L'interfaccia utente intuitiva e la presentazione ben progettata dei workflow hanno permesso a TIM di velocizzare l'acquisizione dei processi. La facile usabilità ha inoltre contribuito ad elevati tassi di accettazione da parte degli utenti in tutta l'azienda.

Christian Franzen commenta: "Utilizzando IBM Blueworks Live, ogni dipendente può commentare i workflow e suggerire come migliorare le cose, consentendoci di capitalizzare le loro esperienze pratiche e le loro conoscenze istituzionali. Questo approccio collaborativo ha sbloccato numerose ottimizzazioni dei processi e ha incoraggiato il miglioramento continuo."

Standardizzare i workflow

Avere processi chiaramente documentati consente inoltre una standardizzazione in tutti i team dell'azienda. Christian Franzen fa un esempio: "In passato, alcuni team avevano processi diversi per compiti simili. Accordandoci su un metodo standard, abbiamo aumentato la produttività di tutti i team, il che ha reso la nostra organizzazione più flessibile nel suo complesso: passare le attività ad altri membri del team, ad esempio quando qualcuno va in ferie, è diventato molto più facile".

Con IBM Blueworks Live, TIM ha acquisito una base affidabile per ottimizzazioni più generali dei suoi workflow interni.

Christian Franzen conclude: "Riducendo i tempi di onboarding del nuovo personale e facilitando miglioramenti incrementali e collaborativi nei processi per aumentare l’efficienza, IBM Blueworks Live si è rivelato un elemento cruciale per la crescita aziendale futura."

TIM AG, con sede a Wiesbaden (Germania), è un importante distributore a valore aggiunto per le soluzioni di data center nella regione tedesca. Con oltre 160 dipendenti, l'azienda offre una gamma completa di prodotti e servizi, comprese soluzioni all-in-one per i fornitori di servizi IT.