Per The Master Lock Company, crescere rapidamente a livello globale significa coinvolgere ed effettuare transazioni con un numero sempre maggiore di partner ogni anno. In che modo l'azienda è in grado di gestire i requisiti crescenti del proprio team EDI?

The Master Lock Company ha migrato i processi di integrazione dei partner commerciali su IBM Sterling Supply Chain Business Network, una soluzione sicura basata sul cloud che riduce il lavoro manuale per il team EDI. 

L’espansione internazionale può essere un potente strumento per incrementare i ricavi e aumentare la quota di mercato, ma comporta anche delle sfide. Operare in nuove aree geografiche significa spesso integrare un numero rilevante di ulteriori partner commerciali, ciascuno con le proprie specifiche esigenze locali.

Questa era la situazione in cui si trovava The Master Lock Company (TMLC), il più grande produttore e distributore globale di lucchetti e casseforti personali. Sfruttando sia la crescita organica che le acquisizioni strategiche, l'azienda ha avviato operazioni internazionali in nuovi mercati in Asia, America Centrale ed Europa.

Connie Rekau, EDI Manager presso The Master Lock Company, spiega: "Dal punto di vista della supply chain, la crescita internazionale crea molte altre opportunità. La gestione dei requisiti locali in ambiti come i controlli fiscali e di fatturazione è fondamentale per supportare l'azienda".

L'attività di vendita al dettaglio di TMLC dipende dall'EDI (electronic data interchange), che le consente di comunicare efficacemente con la sua base globale di partner commerciali. Come molte aziende leader, l'azienda si è affidata per molti anni a IBM® Sterling Gentran per l'onboarding e la gestione delle sue integrazioni EDI. Tuttavia, con una media di 40 nuovi partner commerciali da integrare ogni anno e il conseguente aumento incrementale della complessità, il team EDI di TMLC stava arrivando al limite.

"Sapevamo che presto avremmo dovuto aggiungere almeno tre equivalenti a tempo pieno [FTE] al team EDI solo per restare a galla", spiega Rekau. "Invece, se avessimo potuto esternalizzare gli aspetti dell’EDI che richiedevano più tempo, saremmo stati in grado di gestire la crescita liberando tempo per attività di sviluppo di maggior valore. Abbiamo cercato un partner che ci aiutasse ad adottare un approccio più semplice ed efficiente".

Sulla base delle sue esperienze positive con la piattaforma IBM Sterling Gentran, TMLC ha deciso di migrare la sua piattaforma EDI su IBM Sterling Supply Chain Business Network, una soluzione sicura basata sul cloud per l'integrazione dei partner commerciali.

"Uno dei maggiori vantaggi derivanti dalla migrazione del nostro EDI su IBM Sterling Supply Chain Business Network è il fatto che non dobbiamo più dedicare risorse a tempo pieno ad attività come la mappatura EDI", commenta Rekau. “Quando dobbiamo coinvolgere un nuovo partner commerciale, sottoponiamo semplicemente le nostre esigenze a IBM, che svolge la maggior parte del lavoro per noi: dobbiamo solo verificare che l’integrazione funzioni nel modo previsto".

IBM Sterling Supply Chain Business Network è arricchito da IBM Sterling Business Transaction Intelligence, che fornisce funzionalità di analitica cognitiva per aiutare le aziende a comprendere meglio i processi EDI utilizzando report visivi e query scritte in linguaggio naturale.

"Se una delle nostre transazioni EDI non va a buon fine per qualsiasi motivo, IBM Sterling Supply Chain Business Network ci invia un avviso, che è prezioso a livello tattico perché ci aiuta a individuare subito la causa sottostante", spiega Rekau. "Con IBM Sterling Business Transaction Intelligence, possiamo scavare più a fondo nei nostri dati EDI per identificare modelli che altrimenti non noteremmo. Oltre a creare una scorecard per tenere traccia delle nostre prestazioni rispetto agli SLA (service-level agreement) con l’azienda, abbiamo creato report che mettono in evidenza i partner commerciali con tassi di errore superiori alla media".

Aggiunge: "Se inviamo conferme d'ordine errate a un cliente, siamo esposti al rischio di sanzioni finanziarie. Poiché IBM Sterling Business Transaction Intelligence è così facile da usare, ora il nostro team addetto alla conformità dei clienti può vedere lo stato di ordini, spedizioni e pagamenti in tempo reale senza alcuna assistenza da parte del team EDI, aiutandoci a contestare con successo gli storni di addebito per problemi relativi ai dati che non erano di nostra competenza".

Man mano che estende le sue operazioni in paesi di tutto il mondo, TMLC deve rimanere al passo con un'ampia varietà di requisiti locali per la fatturazione elettronica. IBM Sterling Supply Chain Business Network Premium include IBM Sterling E-Invoicing, una piattaforma che consente alle aziende di scambiare questi documenti in modo automatizzato, conforme e completamente verificabile.

"The Master Lock Company è stata una delle prime aziende ad adottare la fatturazione elettronica IBM Sterling", commenta Rekau. "IBM adatta continuamente la piattaforma al variare delle leggi e degli standard di integrazione, riducendo in modo significativo la complessità delle nostre operazioni internazionali".

Oggi, il 95% di tutti gli ordini EDI di TMLC viene elaborato tramite IBM Sterling Supply Chain Business Network senza alcun intervento manuale da parte del team EDI.

"La nostra migrazione da IBM Sterling Gentran a IBM Sterling Supply Chain Business Network è stata un processo semplice e senza intoppi e il team IBM ha svolto un lavoro fantastico, in particolare quando si è trattato di trasferire i nostri partner commerciali europei", aggiunge Rekau. "Sappiamo sempre di poter contare su IBM per qualsiasi richiesta quando abbiamo bisogno del loro aiuto e apprezziamo davvero la reattività del loro supporto".

Automatizzando i suoi processi EDI mission-critical con IBM Sterling Supply Chain Business Network, TMLC può continuare la sua rapida crescita e può concentrarsi sullo sviluppo di funzionalità a supporto del business.

"Adottando il modello dei servizi gestiti, riteniamo di aver evitato di dover assumere altri tre FTE, con un notevole risparmio sui costi", afferma Rekau. "Siamo certi di poter gestire senza problemi l'aumento dei partner commerciali per almeno i prossimi 12 mesi con lo stesso organico".

E aggiunge: "Quando arriverà il momento di assumere nuovo personale, la loro formazione sarà molto più rapida e semplice. Recentemente una nuova persona è entrata nel team e in meno di due settimane era già al passo con gli altri, grazie a IBM Sterling Supply Chain Business Network".

Con IBM Sterling Business Transaction Intelligence che supporta gli utenti EDI non esperti all'interno dell'organizzazione, TMLC può monitorare le sue transazioni più velocemente che mai.

"IBM Sterling Business Transaction Intelligence consente ai nostri utenti business di tracciare facilmente un ordine dalla creazione al pagamento", spiega Rekau. "In passato, se uno dei nostri clienti chiamava per chiedere informazioni sullo stato di un ordine di acquisto, il nostro personale addetto alla gestione degli ordini doveva dedicare molto tempo a raccogliere le informazioni necessarie dai documenti tecnici EDI. Oggi, il nostro team utilizza IBM Sterling Business Transaction Intelligence per superare questa complessità. Di conseguenza, può trovare la risposta alle domande dei clienti in pochi minuti e trasmettere tutte le informazioni necessarie al nostro team di vendita o di conformità in caso di problemi".

Aggiunge: “Questi tipi di insight aziendali sono estremamente preziosi anche per il nostro team di contabilità clienti. Se un cliente ha recepito una delle nostre fatture ma non l'ha pagata, spesso il motivo è che ha bisogno di ulteriori informazioni sull'ordine. In passato, il nostro personale addetto alla contabilità clienti si affidava al team EDI per recuperare questi dati, ma grazie a IBM Sterling Business Transaction Intelligence ora possono recuperare le informazioni da soli, semplificando il processo".

Con i servizi gestiti a supporto dei suoi requisiti EDI in rapida evoluzione, TMLC sta già implementando rapidamente il supporto per nuovi modelli di business. Quando TMLC ha acquisito un importante produttore di casseforti chiamato SentrySafe, aveva bisogno di integrare rapidamente le mappe dei 200 partner commerciali dell'azienda e di supportare per la prima volta gli ordini drop-ship.

"Se avessimo effettuato la migrazione EDI di SentrySafe da soli, secondo le nostre stime, avremmo impiegato almeno 12 mesi per il completamento del processo", afferma Rekau. "Rivolgendoci a IBM, abbiamo completato il lavoro di mappatura in soli 6 mesi, il 50% più velocemente".

In occasione di eventi chiave per la vendita al dettaglio come il Black Friday, l'affidabilità di IBM Sterling Supply Chain Business Network aiuta TMLC a sfruttare ogni opportunità.

"In alcuni momenti dell'anno di vendita vediamo picchi nel traffico EDI di circa il 250% e molti di questi clienti necessitano che i loro ordini vengano spediti entro sole 48 ore", conclude Rekau. "I tempi di inattività EDI non pianificati possono avere un peso considerevole nel corso di un anno di vendita. Ogni mese riferisco al nostro team esecutivo la disponibilità di IBM Sterling Supply Chain Business Network che non è mai stata inferiore al 100%. Mentre la nostra attività continua a crescere, siamo certi di disporre della piattaforma EDI di cui abbiamo bisogno per interagire in modo efficace con più partner commerciali in tutto il mondo".

The Master Lock Company (link esterno a ibm.com) è riconosciuta in tutto il mondo come un'azienda autentica e di lunga data nel settore dei lucchetti e dei prodotti di sicurezza. Dalla sua fondazione nel 1921, l'azienda ha continuato a definire nuovi standard per quanto riguarda il design, l'applicazione e le prestazioni delle serrature. Con sede nel Wisconsin, negli Stati Uniti, TMLC è il più grande produttore e distributore globale di lucchetti e casseforti.