"La cultura della nostra organizzazione è che lavoriamo in team", spiega il dott. Everton Gomede, Head of Technology di Sicoob. "Io svolgo un'attività, un'altra persona svolge quella successiva e così via, e produciamo insieme. Ma c'è un limite al numero di attività che le persone possono svolgere in un giorno."

Molti processi di Sicoob, come quelli legati ai preventivi assicurativi, i prestiti sui salari e la registrazione dei clienti, prevedono un'enorme quantità di documenti e moduli e di immissione di dati. Ad esempio, fino a poco tempo fa, l'apertura di un conto cliente era un processo di due diligence che durava due giorni, in cui i dipendenti esaminavano e valutavano la legittimità di più moduli forniti dal cliente stesso. A seguire, inserivano manualmente i dati nel sistema ERP. Quando si verificavano errori, i dipendenti dovevano tornare indietro, perdendo altro tempo. Questa procedura si ripeteva per ogni richiesta di apertura di un conto, ovvero circa 150 volte al giorno.

"Quando le persone immettono dati tutto il giorno, la qualità dei dati ne risente", afferma il Dott. Gomede. "Gli esseri umani sono molto bravi a creare le cose, ma quando si tratta di ripetere compiti o attività più e più volte, non siamo molto bravi."

Anche garantire la conformità alle complesse normative sulla protezione dei dati rappresentava una sfida, perché gli errori possono esporre l’azienda al rischio di sanzioni e multe. "Era molto difficile garantire che tutte le attività venissero svolte nel rispetto delle regole di conformità", aggiunge il dottor Gomede.

Nel 2019, Sicoob ha lanciato un'iniziativa di Robotic Process Automation (RPA) volta a ridurre i tempi di consegna dei principali processi aziendali. Ma altrettanto importante era l'obiettivo di liberare i dipendenti da mansioni di poco valore, in modo che potessero impegnarsi e contribuire all'azienda in modo più significativo.

Dall'implementazione dei suoi robot aziendali, Sicoob ha ottenuto in media un risparmio di tempo dell'80% per i principali processi aziendali. Ciò si traduce in un risparmio sui costi del 10%-20%, a seconda del processo. "Riducendo i tempi di elaborazione e di consegna abbiamo anche ridotto le spese, perché le spese sono legate alle persone, alla correzione degli errori e alla gestione delle informazioni", spiega il dottor Gomede. "Inoltre, quando utilizziamo i robot, gli errori sono quasi zero”.

Oggi, ad esempio, i conti dei clienti vengono aperti in 30 – 40 minuti invece che in due giorni, e i dati sono privi di errori. In passato, questo processo veniva gestito manualmente e non forniva alcuna visibilità sulla posizione di un'attività nel processo. Ora, con le nuove funzionalità di creazione di report, i manager hanno visibilità sui processi e sull'intero workflow.

Con l'archivio delle password, il processo di rilevamento delle frodi, che prima richiedeva fino a 10 ore al giorno, è ora completamente automatizzato. Il dipendente responsabile di tale attività utilizza ora le proprie skill per indagare su tipi e cause avanzati di frode. L'archivio delle password supporta inoltre gli sforzi di conformità e sicurezza, perché consente a Sicoob di controllare chi può accedere ai sistemi e a quali delle loro parti. Ad esempio, quando un bot RPA utilizza l'archivio, ha accesso esclusivo alla piattaforma, al sistema e al conto finanziario. Senza conoscere la password, i dipendenti possono accedere solo alle informazioni presenti a sistema ma non alla piattaforma, il che la protegge.

"L'automazione riduce le perdite e i costi, non le persone", afferma il dott. Gomede. "Il bot è un membro del team che svolge molte attività. Il punto interessante della tecnologia è il modo in cui viene assorbita dall'organizzazione. I robot migliorano la nostra velocità e le nostre strategie aziendali, aiutandoci a raggiungere i nostri obiettivi."

Quando si implementano nuovi robot, il dott. Gomede rispetta profondamente il valore della conoscenza umana. "È importante pensare a che tipo di attività può svolgere un bot e quali invece possono essere svolte dagli esseri umani", conclude. "Perché c'è una differenza enorme. I bot elaborano informazioni e attività, mentre gli esseri umani creano nuovi processi, interagiscono con i clienti e pensano alla nostra strategia e al nostro business."