Il RIDOH era, sotto molti aspetti, ben posizionato per aiutare lo Stato a rispondere a una pandemia.Noto a livello nazionale per la sua lungimiranza,impiegava infettivologi e altri esperti di fama mondiale e collaborava con i principali istituti accademici e di ricerca.

Inoltre, ha costruito una vasta rete di partner comunitari locali e regionali, che ha poi sfruttato per il lancio dell’iniziativa Rhode Island Health Equity Zone. Adottando un approccio collaborativo e basato sulla posizione geografica, l’iniziativa ha istituito in tutto lo Stato delle Zone di equità sanitaria (Health Equity Zones) in cui i leader delle comunità e i residenti potevano riunirsi per individuare e gestire le condizioni socioeconomiche e ambientali che determinavano le disparità sanitarie nelle rispettive aree.

Occorre ricordare che il Rhode Island è il secondo Stato più densamente popolato (link esterno a ibm.com) degli Stati Uniti. Inoltre, una percentuale relativamente alta della popolazione del Rhode Island vive in case di cura, RSA e altri luoghi comunitari. Per questi motivi, il Rhode Island era particolarmente vulnerabile a una rapida diffusione del virus, potenzialmente letale.

Una volta individuati i casi di COVID nel Rhode Island, l’ex governatore Gina Raimondo ha messo in moto una risposta unificata alla crisi che coinvolgesse l’intera amministrazione. A tale scopo, ha formato l’Unità di risposta al COVID-19, un’organizzazione di cooperazione tra agenzie con l’obiettivo di aiutare lo Stato a mitigare e ridurre l’impatto e la diffusione del virus nel Rhode Island.

Raimondo ha inoltre collaborato con il Consiglio per l’Equità dello Stato per garantire la priorità alle esigenze specifiche delle comunità di colore, dei quartieri a basso reddito e delle aree ad alta densità, tra le più colpite dalla pandemia.Inoltre, ha esortato i cittadini a rimanere a casa, chiuso temporaneamente tutte le scuole pubbliche e avviato ampi programmi di tracciamento e di analisi.

Raimondo e il suo team di leadership hanno adottato un processo decisionale basato sulla scienza e sui dati come elemento fondamentale per le strategie statali di recupero e di risposta alle emergenze.“I dati sull’incidenza e sull’impatto del COVID nelle diverse comunità dello Stato sono alla base di ogni nostra decisione”, spiega Wendelken.

Agli inizi della pandemia, per esempio, lo Stato ha utilizzato le informazioni ricavate da tassi di contagio e ospedalizzazioni e altri dati basati sui codici di avviamento postale per individuare le comunità più colpite. Quindi, sfruttando le relazioni e le infrastrutture della Zona di equità sanitaria, ha distribuito cibo, mascherine e altri beni alle persone isolate nelle aree colpite e facilitato il contact tracing e i test in tali zone.

“Una caratteristica specifica del Rhode Island è che le persone si identificano particolarmente con il luogo in cui vivono. Vi è qui un forte senso della comunità; per questo, abbiamo lavorato a stretto contatto con le nostre Zone di equità sanitaria e con le amministrazioni cittadine e municipali, per concretizzare un vero impegno a livello locale. La risposta è stata coerente agli sforzi profusi”, afferma Wendelken.

Leanne Lasher, Chief Data Officer dell’Unità di riposta al COVID-19 per il Rhode Island, supervisiona il team di dati e analytics dell’Unità di risposta al COVID-19.Lei e il suo team sono responsabili della generazione quotidiana di dati di sorveglianza COVID, analytics e insight da condividere internamente e con il pubblico.

In precedenza, Lasher era stata Direttrice del team Dati e analytics per l’Unità di risposta al COVID-19.Nei primi mesi della pandemia, lei e il suo team hanno costruito diversi sistemi di dati COVID che raccoglievano informazioni da fonti complesse. Hanno inoltre sviluppato diversi report di routine per trasmettere statistiche rilevanti e insight critici ai funzionari statali, sfruttando dashboard descrittive e predittive. Il loro lavoro ha contribuito ad affermare il Rhode Island come leader nel processo decisionale basato sui dati, facendo guadagnare allo Stato il massimo punteggio in termini di qualità dei dati da parte del COVID Tracking Project (link esterno a ibm.com) che monitorava i dati pubblici sul COVID.

Tuttavia, il team si affidava a processi macchinosi, spesso basati su documenti cartacei, per unire i set di dati in un’unica fonte affidabile di dati fondamentali necessari per produrre rapporti statistici descrittivi e analisi geospaziali.

“I sistemi di dati sul COVID sono stati messi in piedi molto rapidamente e sono stati raccolti in modi diversi: vi erano quindi svariati set di dati complessi. Ad esempio, stavamo raccogliendo risultati di laboratorio da oltre 40 strutture diverse”, spiega Lasher. Inoltre, aggiunge, la risoluzione dei bug nel codice utilizzato per scaricare e unire i set di dati poteva richiedere un’intera giornata.

“Stavamo producendo un numero estremamente elevato di rapporti e rispondendo a molteplici richieste di dati. Le informazioni da elaborare da parte della leadership erano così tante che avevamo bisogno di una soluzione per sintetizzare le serie di dati in modo da generare insight fruibili da diffondere, attraverso diversi canali, alle autorità e ai cittadini”, spiega Lasher.

Inoltre, Lasher non disponeva di abbastanza personale con le competenze necessarie.Il suo team era stato ampliato, ma il turnover rimaneva alto.Lasher ritiene di aver dedicato il 50% del suo tempo nei mesi estivi al reclutamento e alla formazione.

Alla luce di queste sfide e di un panorama pandemico in continua evoluzione, ad agosto appariva chiaro che il sistema di risposta al COVID non sarebbe più stato in grado, entro poche settimane, di fornire dati e approfondimenti coerenti ed efficaci su cui basare operazioni e strategie.Il team dati aveva bisogno urgente di supporto analitico e di tecnologie solide per continuare la propria missione.

L’unità di risposta al COVID-19 aveva recentemente ingaggiato IBM Consulting per modernizzare e automatizzare i sistemi COVID, anche per consentire agli studenti K-12 di tornare in classe a settembre.A tal fine, IBM ha aiutato lo Stato a mettere insieme in due settimane un team specializzato nel monitoraggio dei casi nelle scuole e nel tracciamento dei contatti, nonché un call center per i test nelle scuole.Il dipartimento ha inoltre collaborato con IBM per istituire un Centro di contatto operativo per il COVID-19 e lanciare un agente virtuale online che fosse a disposizione del pubblico per tutto ciò che riguardava il COVID-19.

Nell’ambito di questo impegno, l’unità ha partecipato a un workshop di due settimane sul design thinking e sulla fruibilità degli insight da analytics organizzato da IBM, un primo passo per migliorare le operazioni statali in fatto di dati e analytics.Utilizzando l’IBM Enterprise Design Thinking e altre metodologie  IBM Garage, pratiche collaudate che guidano le organizzazioni nella progettazione, costruzione e scalabilità di soluzioni per la trasformazione end-to-end, IBM ha aiutato l’unità a valutare i processi di analisi e i dati "così come erano" e a mappare gli obiettivi a cui puntava.

In una sessione di ideazione collettiva, i partecipanti hanno individuato e ordinato per priorità i progetti di analytics e le query che l’unità non aveva ancora il tempo, la capacità, le competenze o le risorse per affrontare.Questo esercizio ha portato alla consapevolezza comune che una delle priorità dell’unità doveva essere quella di consentire una generazione di insight più rapida, affidabile e quasi in tempo reale, grazie a un nuovo data lake sul COVID.

Apprezzando la leadership di pensiero, i metodi innovativi e il lavoro di alta qualità di IBM, l’unità ha incaricato il gruppo di aiutarla a raggiungere gli obiettivi previsti dal workshop.Si è inoltre tenuto conto dell’approccio collaborativo ed empatico di IBM e della capacità dimostrata di potenziare l’analytics in tempi brevi.

“Sono rimasta sorpresa dalla rapidità con cui IBM si è guadagnata la mia fiducia”, afferma Lasher. “IBM si è unita a noi dicendo: ‘Analizziamo questo problema insieme e troviamo l’approccio migliore’. Per questo li ho percepiti come veri partner di pensiero nell’approccio al lavoro. Avevano una procedura chiara per aiutarci con il personale e con il trasferimento delle conoscenze, e disponevano di risorse immediatamente disponibili.”

Per facilitare lo sviluppo del progetto, IBM ha riunito un team di data scientist, data engineer, insight strategist e un insight storyteller perché condividessero le loro competenze e il loro know-how. IBM ha inoltre contribuito con capacità di elaborazione del linguaggio naturale e di apprendimento automatico e con set di dati esterni non correlati al COVID, come quelli contenenti insight sulla mobilità e sul comportamento dei cittadini.

Per ottenere un rapido time-to-value, il team si è avvalso dell’offerta di servizi IBM Consulting for AI at Scale, un quadro completo di consulenza per lo sviluppo di una strategia di dati, la gestione dei dati e la scalabilità dell’analytics. Inoltre, IBM ha continuato a utilizzare i metodi agili e incentrati sull’utente di Garage, compresi i processi di pianificazione degli sprint di due settimane.

In collaborazione con il RIDOH, il dipartimento statale di IT e con Amazon Web Services (AWS), ha collaborato alla creazione di una piattaforma a supporto del data lake relativo al COVID. Il data lake, eseguito su un’infrastruttura cloud AWS, contiene i dati su complesse indagini dei casi e contact tracing acquisiti tramite il software  Salesforce. IBM ha collegato il data lake alla piattaforma Salesforce, usata per le indagini dei casi e per il tracciamento dei contatti, in modo da produrre automaticamente le serie di dati e renderli disponibili ogni mattina per la generazione di report critici. Oltre a ciò, IBM ha automatizzato la creazione di un analytics geospaziale che attinge ai casi di COVID-19 e ad altri dati per evidenziare le aree del Rhode Island con maggior concentrazione di infezioni da COVID-19.

“Quando già [mancano] le risorse per produrre il lavoro, questo tipo di risparmio [di tempo] è davvero incredibile.L’automazione di questi sistemi ha rappresentato un valore enorme per il Dipartimento della salute”, spiega Lasher.

Entro il primo mese dall’inizio della collaborazione con IBM, è stata completata l’iterazione iniziale del data lake basato su AWS. Inoltre, il team Dati e Analytics ha presentato insieme a IBM una serie di risultati chiave al governatore e al suo consiglio. Il giorno successivo, in una conferenza stampa, sono stati condivisi gli insight che confermavano che la diffusione a livello comunitario era responsabile della maggior parte dei casi di COVID-19 nello Stato (link esterno a ibm.com).

IBM ha anche migliorato i metodi statistici del RIDOH, in modo che il team Dati e Analytics avesse accesso a una maggiore varietà di modelli descrittivi e predittivi di data science. Inoltre, ha sviluppato una struttura di storytelling con i dati affinché i responsabili politici e decisionali e gli esperti in materia partecipassero tutti a un processo decisionale basato sui fatti.

Con l’avvicinarsi dei mesi invernali e delle festività natalizie, il governatore e i responsabili della gestione del COVID-19 hanno rivolto la propria attenzione al previsto aumento delle infezioni.Per aiutare a tradurre i dati COVID in insight e quindi in politiche, l’ex governatore Raimondo ha chiesto a uno dei leader di Analytics e AI di IBM Consulting di unirsi temporaneamente al suo team di leadership come Chief Data Officer.

Nei mesi successivi, i presidi del Rhode Island hanno lavorato fianco a fianco con IBM per individuare i modelli di dati esistenti ed emergenti e per mettere in atto strategie di mitigazione adeguate, tra cui:

• Attuazione della "Rhode Island Pause", un periodo di tre settimane alla fine del 2020 in cui lo Stato ha annullato i principali eventi pubblici e ridotto altre occasioni sociali per contribuire a rallentare i recenti picchi di casi e di ricoveri da COVID.
• Distribuzione prioritaria del vaccino all’inizio del 2021, in base ad età, patologie preesistenti, posizione geografica e altre variabili, così da ottimizzare le limitate scorte di vaccino per prevenire ricoveri e decessi.
• Assegnazione delle risorse per i test e i trattamenti in base alle aree critiche di trasmissione e alle tendenze emergenti quasi in tempo reale.
• Individuazione delle disparità nella salute e nell’assistenza sanitaria causate dalla pandemia e priorità a un’equa distribuzione dei servizi di risposta alle emergenze.
• Organizzazione della ripresa economica dello Stato, decidendo quando e dove applicare politiche restrittive.

Wendelken e i suoi colleghi della divisione Politica, Informazione e Comunicazione del RIDOH hanno anche utilizzato gli insight per comunicare le motivazioni alla base delle decisioni ai media e al pubblico, come nel caso della Rhode Island Pause. “Era importante che le persone capissero perché stavamo adottando quello specifico approccio, perché [per molti] si trattava di un sacrificio enorme”, afferma.

Nel corso delle regolari riunioni interne, Wendelken si è riunito con i membri del team di risposta al COVID-19, compresi gli specialisti IBM, per esaminare gli ultimi dati e contestualizzare i numeri. “A volte penso a noi come a dei traduttori di dati... ed è difficile adattare [le traduzioni] a persone con diversi livelli di alfabetizzazione in fatto di dati”, commenta.

Lavorando quotidianamente con il team IBM, Wendelken non l'ha percepito come un'entità separata.“[Erano] partner di fiducia... Poter contare sulla fiducia e costruire tali relazioni è stato davvero fondamentale per i risultati che abbiamo ottenuto”, afferma.

Il RIDOH ha tratto diversi vantaggi dalla collaborazione con IBM.

Innanzitutto, il RIDOH è in grado di generare informazioni più rapide ed efficaci, sfruttando anche le fonti di dati esterne esclusive di IBM. Ad esempio, alcuni report, come l’analytics geospaziale, che prima richiedevano quattro giorni, ora vengono generati in sole quattro ore. Inoltre, il team ha elaborato rapidamente i dati e ha fornito informazioni su circa un milione di risultati di test al mese.

In secondo luogo, il RIDOH è riuscito a garantire la continuità delle operazioni. Avendo potenziato il proprio staff con il giusto mix di data engineer e data scientist IBM, il team Dati e Analytics ha risparmiato ore di tempo precedentemente dedicate al reclutamento e alla formazione.

In terzo luogo, con un data lake sul COVID basato sul cloud AWS, il RIDOH può aiutare lo Stato a fornire una risposta solida e sistematica. I leader del Rhode Island hanno ora accesso a informazioni di alta qualità, facili da comprendere, digeribili e attuabili, generate da complessi modelli analitici, descrittivi e predittivi. Pertanto possono utilizzare informazioni quasi in tempo reale per aggiornare le politiche di salute pubblica e informare i cittadini del Rhode Island, se necessario, in poche ore.

Lo Stato può anche utilizzare le conoscenze acquisite per colmare al meglio le disparità sanitarie attraverso l’assegnazione efficace di vaccini, test, trattamenti e altre forniture alle aree più colpite, rafforzando nel contempo i legami con la Zona di equità sanitaria e altri leader di comunità.Inoltre, può fornire ai residenti le informazioni necessarie per proteggere meglio se stessi, i propri cari e la propria comunità, soprattutto in seguito alla comparsa e diffusione di nuove varianti di COVID.

“IBM ha rivoluzionato il lavoro del Dipartimento della salute del Rhode Island e dello Stato nel suo complesso”, sottolinea Lasher.IBM ha permesso al RIDOH di gestire l’analytics non solo con nuove tecnologie, processi e dataset, ma anche con una nuova mentalità.

La collaborazione continua. In collaborazione con il dipartimento IT dello Stato e con AWS, con cui ha una partnership strategica, IBM sta aiutando lo Stato a sviluppare e diffondere ulteriormente il data lake COVID e a semplificare i processi attraverso l’automazione. Con la transizione dalla pandemia all’endemia, Lasher e altri leader della risposta al COVID-19 prevedono di collaborare con IBM per valutare e definire i requisiti di dati e analytics per una nuova fase di risposta incentrata sul recupero. Le aree di potenziale analisi includono l’impatto del COVID-19 sulla salute mentale e sullo sviluppo socioeconomico dello Stato.

I responsabili della risposta al COVID-19 prevedono inoltre di costruire ed eseguire modelli che sfruttino i dati dello Stato e di altre serie di dati per prevedere gli scenari futuri relativi alle tendenze dell’infezione da COVID-19.“La quantità di dati COVID che [il RIDOH] possiede è enorme”, afferma Lasher.“Ci piacerebbe lavorare con IBM analizzare a fondo quei dati”.

Molto opportunamente, “Speranza” è il motto del Rhode Island (link esterno al ibm.com), Stato che conta circa un milione di abitanti. Soprannominato “Stato dell’Oceano”, è il più piccolo d’America ma vanta 40 miglia di costa. Il Rhode Island è uno dei 13 Stati originari della nazione e uno dei sei che compongono la regione del New England.