Il process mining è una tecnica che applica algoritmi specializzati di mining dei dati ai processi del sistema al fine di comprendere meglio i workflow, individuare eventuali colli di bottiglia e acquisire conoscenze attivabili nella gestione dei processi.

IBM ha sviluppato lo strumento IBM Process Mining, una soluzione software che rileva, monitora e ottimizza automaticamente i processi aziendali per raggiungere l'efficienza operativa. La soluzione Process Mining è inclusa come funzionalità di base in tutte le offerte di IBM Cloud Pak for Automation, tra cui IBM Cloud Pak for Business Automation.

Lo Stato ha potuto utilizzare IBM Process Mining per mappare il proprio workflow corrente e tenere traccia dell'avanzamento dell'integrazione del sistema SAP SRM. Utilizzando lo strumento di rilevamento del software, sono stati ottimizzati i dati di entrambi i sistemi di gestione per creare un unico modello di processo completo. Una volta mappato il processo end-to-end, è diventato possibile per lo Stato monitorare tutte le attività di elaborazione e valutare le prestazioni di specifiche agenzie.

Questa analisi di processo ha rivelato alcune criticità strategiche.

Innanzitutto, lo Stato si aspettava che i dati degli ordini di acquisto fossero trasferiti a SAP ECC istantaneamente. Grazie a IBM Process Mining è invece emerso che, nella maggior parte dei casi, il completamento dei trasferimenti di dati richiedeva alle agenzie circa sette giorni. Questo ritardo creava tempi di esecuzione più lunghi ostacolando lo Stato nel suo intento di fornire nuovi servizi pubblici.

Successivamente era emerso anche che alcune agenzie avevano creato un flusso inverso di trasferimento dati durante l'attività di ordine di acquisto. Nel dipartimento A, il 70% degli ordini di acquisto veniva creato direttamente su SAP ECC, quindi replicato su SAP SRM, mentre il dipartimento B eseguiva il 100% dei propri ordini di acquisto nello stesso modo. Ciò implicava un flusso di trasferimento dati imprevisto che causava difformità di processo, tempi di esecuzione più lunghi e problemi di conformità.

Lo stato aveva infine scoperto che due agenzie completavano nell'ordine sbagliato le fasi di evasione delle fatture. La procedura corretta prevede: registrazione della fattura, invio del pagamento e riconciliazione contabile.

Il dipartimento C non eseguiva l'attività di invio del pagamento. L'agenzia inoltre riconciliava le fatture prima ancora di registrarle, una difformità che costava allo Stato 1,2 milioni di USD su oltre 60 milioni di spesa. Quando invece le fatture venivano registrate prima della riconciliazione contabile, il processo comportava una significativa riduzione di tali esborsi.

A sua volta, il dipartimento D inviava i pagamenti delle fatture, quindi le registrava e riconciliava. L'esecuzione difforme del processo costava allo Stato altri 0,2 milioni di USD su 10 milioni di spesa. Nello svolgere il processo nella sequenza corretta, lo Stato è infine riuscito a evitare la non conformità e relativi costi.

IBM Process Mining ha offerto all'amministrazione statale una visione capillare del processo di approvvigionamento end-to-end. Questo nuovo livello di visibilità ha aiutato lo Stato a eliminare lacune nei processi, gestire e monitorare le attività di elaborazione tra i diversi sistemi e sviluppare una robusta struttura di governance, d'esempio per tutte le agenzie.

Lo Stato può ora contare su una dashboard personalizzata per verificare visivamente le statistiche riguardanti le agenzie e confrontare le varianti di processo nei dipartimenti organizzativi. La dashboard di IBM Process Mining comprende:

• Performance View (Vista prestazioni), che consente di entrare nel dettaglio di attività specifiche, visualizzando le prestazioni di ciascuna attività di processo in termini di tempo (durata e transizione), rilavorazioni, costi e allineamento rispetto ai KPI. Performance View ha consentito allo Stato di analizzare il tempo di trasferimento dei dati tra i suoi due sistemi, un'analisi che la business intelligence tradizionale non era in grado di eseguire.
• Path Analysis (Analisi del percorso), che individua con precisione i percorsi più frequenti tra attività diverse utilizzando la funzione case variant del software.
• Conformance Checking (Controllo della conformità), che identifica l'impatto di tempi e costi delle difformità del percorso di processo confrontando il comportamento effettivo del processo in esecuzione con quello previsto .

L'analisi dettagliata fornita dalla dashboard di IBM Process Mining consente oggi allo Stato di analizzare a tutto campo l'impatto del nuovo sistema SAP SRM su tempi di esecuzione dei processi, rilevamento delle varianti e lacune dei processi per la gestione delle modifiche.

Disponendo di questi insight basati sui dati, lo Stato è finalmente in grado di migliorare i processi di approvvigionamento per garantire servizi migliori, più veloci e vantaggiosi ai propri cittadini.

Questa amministrazione statale statunitense è responsabile dell'erogazione di servizi pubblici che contribuiscono al successo e al benessere dei cittadini. Lo Stato utilizza IBM Process Mining per fornire più servizi pubblici senza incrementare la spesa.

* Il cliente descritto in questo case study ha inizialmente collaborato con myInvenio, che ha cominciato a operare come IBM il 1° agosto 2021. Il prodotto myInvenio in questo case study, myInvenio Process Mining, è ora noto come IBM Process Mining.