Per coordinare e automatizzare i processi di spesa in conto capitale (CapEx) nella sua struttura organizzativa complessa e diversificata, Sol Caribbean si affida a IBM Cloud Pak for Business Automation. Questo coordinamento non è un compito facile: l'azienda avvia infatti circa 1.000 progetti all'anno in tutti i suoi paesi e attività, i quali variano notevolmente in termini di portata, passando dallo sviluppo di una nuova stazione di rifornimento all'acquisto di un computer da ufficio.

Prima di ingaggiare IBM nel 2017, il processo CapEx dell’azienda era tutt’altro che agile. "Una volta, l'intero processo veniva eseguito tramite e-mail", racconta Juan Lopez, Regional Operations Manager di Sol Caribbean. "Non esisteva un archivio centrale, nessun modo per tenere traccia dei documenti di un progetto, nessun workflow e nessun timbro finale quando tutti gli stakeholder avevano approvato un progetto."

"Quando è arrivato il momento dell'audit, è stato difficile trovare la documentazione di supporto per ciascun progetto”, prosegue. "La nostra attività è ricca di risorse, e volevamo avere un migliore controllo dei nostri investimenti. Dal processo di approvazione fino al completamento, non avevamo modo di valutare il successo relativo di un progetto non solo in termini di denaro speso, ma anche di business generato o di qualità del ritorno."

L'azienda aveva bisogno di una soluzione tecnologica per gestire meglio i propri processi CapEx, monitorare e verificare i progetti e ridurre al minimo il rischio di frodi.

Dalla sua implementazione, avvenuta nel 2019, la piattaforma ha mantenuto le sue promesse, come dimostra l'accoglienza positiva da parte di Parkland Fuel Corporation, uno dei maggiori fornitori canadesi di carburante e prodotti petroliferi, che ha acquisito Sol Caribbean nel gennaio 2019. "Siamo riusciti a dimostrare a Parkland il valore del nostro sistema", afferma Lopez. "Gli stakeholder di Parkland lo hanno analizzato da diverse prospettive e lo hanno approvato."

Ma, soprattutto, ha fornito miglioramenti fondamentali ai processi di Sol Caribbean. Il repository centralizzato consente agli utenti di accedere alla documentazione di progetto in qualsiasi momento e ovunque si trovino, facilitando la conformità e accelerando i tempi di elaborazione. "Abbiamo un controllo molto migliore dal punto di vista della conformità", afferma Lopez. "Siamo tranquilli perché sappiamo sempre di avere a portata di mano la documentazione di ogni progetto, potendo così corroborare qualsiasi audit. Il processo di approvazione dei progetti CapEx è diventato più snello: ci vuole meno tempo per approvarli, perché tutti sanno cosa deve essere fatto e da chi.

"Ora abbiamo gli strumenti che ci servono per monitorare la durata dei progetti", prosegue, "e questo ci aiuta a apportare miglioramenti continui. Non solo: stiamo iniziando a generare informazioni che ci consentono di tenere traccia dei KPI, ad esempio la percentuale di progetti che rispettano il budget o i tempi."

Un altro vantaggio importante è la prevenzione delle frodi "Ora abbiamo controlli per assicurarci di poter misurare gli acquisti rispetto al nostro strumento di investimento ERP", afferma Elena Henckel-DaCosta, Managing Director di LPA. "Questa funzionalità ci aiuta a ridurre al minimo il rischio di frode."

Il motore delle regole della piattaforma facilita inoltre un processo decisionale più rapido. La soluzione IBM Cloud Pak for Automation è configurata per includere traguardi e scadenze per le firme dei progetti. Se i revisori non rispettano le scadenze, l'approvatore finale viene automaticamente informato attraverso la piattaforma. "In passato, perdevamo settimane e settimane su alcuni dei progetti più complessi, cercando di raggiungere il consenso sulle decisioni", afferma Lopez. "Ora, una volta avviato il progetto, la piattaforma assegna automaticamente le tempistiche, quindi le persone sono tenute a fornire un feedback entro un determinato periodo. Il processo decisionale deve essere più rapido. La maggior parte delle nostre approvazioni vengono effettuate in una settimana".

Secondo LPA, le raccomandazioni future possono includere l'utilizzo della robotic process automation dei processi per integrare la piattaforma con il sistema ERP di Sol Caribbean. Un'altra area di esplorazione futura è l’uso dell'AI per migliorare l’analisi statistica e di mercato.

Nel frattempo, Sol Caribbean raccoglie i frutti della sua attuale piattaforma. "Questa soluzione integra la gestione del nostro processo d'investimento", spiega Lopez, "e ne sono davvero soddisfatto. Tutte le implementazioni IT sono difficili. La gestione del cambiamento è difficile. Ci è voluto molto lavoro e impegno, ma siamo arrivati a un punto in cui il sistema funziona davvero bene."