Singapore Press Holdings (SPH) ha recentemente diversificato e ampliato la sua presenza nei settori dei media, delle proprietà e di altri settori. Per migliorare la rendicontazione aziendale, l'azienda ha implementato IBM Cognos Controller, aumentando l'efficienza dei processi di consolidamento a livello di gruppo.
Per le imprese diverse che possiedono più aziende in diversi settori e posizioni geografiche, il consolidamento finanziario può diventare complesso. In che modo SPH può semplificare questo processo?
Collaborando con Adept Enterprise Solutions, SPH ha implementato IBM Cognos Controller per migliorare l'efficienza dei processi di chiusura, consolidamento e rendicontazione finanziari a livello di gruppo.
Per le grandi aziende che possiedono attività in più settori, completare la rendicontazione finanziaria a livello di gruppo può essere difficile e dispendioso in termini di tempo, soprattutto quando ciascuna controllata è di proprietà di diversi stakeholder e poiché le aziende adattano la propria struttura organizzativa nel tempo.
Con l'espansione della presenza di SPH in altri settori, il team finanziario si è accorto che i processi di consolidamento finanziario erano diventati sempre più complessi, mettendo a dura prova il tempo del reparto.
Lim Swee Khim, vicepresidente assistente, SPHTech presso SPH, spiega: "Il sistema di consolidamento finanziario legacy che abbiamo utilizzato per completare le nostre procedure di chiusura finanziaria era prossimo alla fine del suo ciclo di vita e molti dei processi non potevano essere ulteriormente ottimizzati".
Koh Mui Leng, Assistant Vice President, Finance, SPH aggiunge: "Mentre continuavamo a crescere ed evolverci come gruppo, abbiamo deciso di cercare una soluzione più scalabile e sostenibile".
Per gestire il numero crescente di account aziendali del gruppo, SPH ha deciso di trovare una soluzione che consentisse di semplificare il consolidamento finanziario e i processi di rendicontazione.
Hua Cheng Hong, VP Corporate & Financial Applications di SPH, spiega: "Quando abbiamo presentato la nostra richiesta di offerta, cercavamo specificamente una soluzione pronta all'uso che richiedesse una personalizzazione minima. Era anche importante che lo strumento di consolidamento finanziario che abbiamo scelto di implementare potesse integrarsi facilmente con i nostri sistemi di budget e rendicontazione finanziaria esistenti".
SPH ha indetto una gara d'appalto per trovare uno strumento di consolidamento finanziario che aiutasse il team finanziario a gestire le attività di consolidamento del gruppo. Una delle soluzioni abbreviate è stata IBM Cognos Controller, proposta da IBM Business Partner Adept Enterprise Solutions.
Avendo utilizzato IBM Planning Analytics e IBM Cognos Analytics per supportare le attività di budgeting e previsione per un certo periodo di tempo, il team finanziario di SPH ha ritenuto che la soluzione sarebbe stata facile da implementare e ha lanciato una prova del concetto per valutare la soluzione.
"IBM Cognos Controller ha soddisfatto la maggior parte dei nostri requisiti principali", afferma Koh Mui Leng. "Abbiamo valutato la soluzione sulla base di prototipi proof-of-concept utilizzando scenari aziendali reali. Abbiamo visto che la soluzione ci avrebbe aiutato a semplificare il processo di consolidamento e rendicontazione. Ad esempio, l'interfaccia web di facile utilizzo di IBM Cognos consentirebbe alle nostre filiali remote di caricare e convalidare i propri dati, senza doverli inviare ai nostri contabili di sottogruppo per farlo al posto loro".
Hua Cheng Hong spiega: "Abbiamo valutato Adept Enterprise Solutions e li abbiamo selezionati come System Integrator (SI) perché hanno dimostrato una vasta esperienza nell'implementazione di soluzioni IBM Analytics per le aziende con una struttura simile alla nostra. I consulenti esperti di Adept hanno aggiunto un valore reale all'implementazione, aiutandoci a migliorare molti dei nostri processi, come la standardizzazione del nostro meccanismo di cambio valuta estera, il miglioramento del processo di riconciliazione interaziendale e la riprogettazione dei moduli di immissione dati in modo che siano più facili da usare."
Durante l'implementazione, Adept ha condotto rigorosi test di accettazione degli utenti con i dipendenti di SPH per assicurarsi che si sentissero a proprio agio nell'utilizzo di tutte le funzioni di IBM Cognos Controller. Per ottimizzare il processo di consolidamento finanziario, Adept Enterprises ha anche automatizzato l'integrazione dei dati dallo strumento di budgeting e forecasting di SPH in IBM Cognos Controller, consentendo di applicare gli stessi processi di consolidamento sia ai dati di previsione che a quelli di budget e questo a sua volta ha agevolato confronti più efficaci tra le diverse versioni dei rendiconti finanziari tra le società di SPH.
Andrew Ng, Managing Partner di Adept Enterprises, aggiunge: "Sono orgoglioso di ciò che abbiamo ottenuto con SPH utilizzando IBM Cognos Controller. Siamo riusciti ad ridurre i punti critici del consolidamento del nostro cliente e a ottimizzare molti dei suoi processi, dall'invio dei dati aziendali fino alla generazione della rendicontazione finale."
Con IBM Cognos Controller a sostegno delle attività contabili di gruppo, SPH è riuscita a migliorare in modo significativo il consolidamento finanziario e i cicli di rendicontazione.
Lim Swee Khim afferma: "Grazie a IBM Cognos Controller, siamo riusciti a ridurre il tempo necessario per completare un ciclo di caricamento dei dati da circa 2 ore a 15 minuti, un miglioramento di oltre il 85%. Questo è un vantaggio fondamentale perché ci consente di avviare i processi di consolidamento finanziario in modo molto più efficiente."
Automatizzando i processi di convalida dei dati, riduce il tempo necessario per completare il consolidamento del gruppo, rafforzando al contempo l'accuratezza delle informazioni riportate.
"IBM Cognos Controller non ci consente solo di automatizzare determinate attività manuali, ma anche di semplificare i nostri processi di creazione della rendicontazione", spiega Koh Mui Leng. "L'interfaccia utente intuitiva della soluzione IBM significa che non dobbiamo più cercare le risposte tra diverse rendicontazioni. Tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno sono conservate in un unico sistema facile da usare."
Fondata nel 1984, Singapore Press Holdings Ltd (SPH) (link esterno a ibm.com) è una delle principali organizzazioni mediatiche asiatiche, capace di coinvolgere le menti e arricchire la vita in più lingue e piattaforme.
Adept Enterprise Solutions (link esterno a ibm.com) è una società di consulenza leader nella gestione delle prestazioni finanziarie e nelle soluzioni di analytics che opera a Singapore, Malesia e Hong Kong. In qualità di business partner Platinum IBM e business analytics solutions provider IBM autorizzato, l'azienda è specializzata nel software IBM Analytics che comprende IBM Planning Analytics, Cognos Controller, Cognos Analytics, Watson Analytics e SPSS.
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