Dal 1847, Siemens è cresciuta fino a diventare la più grande azienda di produzione industriale in Europa, con attività commerciali incentrate su prodotti industriali, energia, sanità, infrastrutture e città. L'organizzazione è sempre alla ricerca di modi innovativi per servire meglio i propri clienti globali. Per raggiungere questo obiettivo, Siemens ha definito una strategia di trasformazione digitale.

Questa strategia mira a consentire una crescita aziendale a lungo termine e una maggiore redditività attraverso una struttura aziendale semplificata. Di conseguenza, il gruppo ha separato Siemens AG, Siemens Healthineers AG e Siemens Energy AG in società indipendenti, che collaborano all'interno di un ecosistema condiviso di interessi e servizi comuni.

Il talento è stato il motore di questo programma di trasformazione continuo. Olaf Reichert, Senior IT Manager e responsabile dei servizi di sviluppo presso Siemens AG, spiega: "Negli ultimi anni, la varietà di skill e competenze richieste all'interno del gruppo è cresciuta notevolmente. Ad esempio, con l'acquisizione della piattaforma con uso limitato di codice Mendix, Siemens ha ampliato il proprio portafoglio di soluzioni e, di conseguenza, le proprie competenze nel settore e nell'IT."

In passato, i Paesi si affidavano ai propri sistemi e processi per l'HCM, compresa l'amministrazione quotidiana delle risorse umane e funzionalità quali l'elaborazione delle buste paga e la gestione dei talenti. Molti dei principali sistemi HCM in uso a livello globale si stavano avvicinando alla fine del supporto in base alla roadmap del prodotto e Siemens ha riconosciuto una preziosa opportunità per un approccio diverso.

"In precedenza, le sedi utilizzavano l'infrastruttura locale per eseguire i propri sistemi HCM", continua Reichert. "Oltre ad aumentare i costi, questo modo di lavorare ha aumentato significativamente la complessità del supporto da parte dei servizi condivisi HR e dal punto di vista IT. Dal punto di vista dei dipendenti, il vecchio approccio offriva una funzionalità di self-service limitata, che poteva richiedere molto tempo per completare i percorsi HR più comuni. Per risolvere queste sfide e migliorare al contempo l'esperienza dei dipendenti, nonché per beneficiare delle offerte SaaS, abbiamo deciso di sostituire i processi globali eterogenei con standard unificati e coerenti."

Siemens cercava soluzioni che consentissero un approccio comune e accelerato alla gestione delle risorse umane in tutte e tre le società Siemens, guidato dalle risorse umane e dall'organizzazione Global Shared Services.

Per trasformare la sua visione in realtà, Siemens HR, Global Shared Services e il reparto IT hanno emesso una richiesta di proposte (RFP) per una nuova soluzione HCM. Dopo un processo di valutazione approfondito, l'azienda ha determinato che le soluzioni Workday basate sul cloud, implementate da un team di esperti del settore e della tecnologia di IBM, erano la soluzione migliore per il suo target di trasformazione digitale.

"La nostra RFP comprendeva sia criteri funzionali HR che IT", commenta Reichert. "Dal punto di vista funzionale, cercavamo una soluzione che offrisse percorsi senza attriti per i casi d'uso più comuni delle risorse umane, sia per i dirigenti che per i dipendenti. Dal punto di vista IT, stavamo puntando a una soluzione che semplificasse i nostri requisiti di gestione, manutenzione e supporto, consentendo al nostro team Global Shared Services di dedicare più tempo ad attività a valore aggiunto. Di tutte le soluzioni che abbiamo preso in considerazione, siamo rimasti particolarmente colpiti da Workday Human Capital Management. La combinazione delle funzionalità HCM avanzate di Workday e della profonda esperienza di IBM in progetti HR simili su larga scala ci ha convinto che avremmo potuto raggiungere i nostri obiettivi per processi HR semplici e fornitura di servizi IT snelli."

Reichert prosegue: "Volevamo evitare i costi e la complessità del lavoro di integrazione manuale, quindi il fatto che Workday offra una suite di soluzioni completamente integrate, tra cui la gestione delle assenze, la retribuzione e la gestione dei talenti, tutte fornite dal cloud, è stato molto convincente. Durante l'RFP, la soluzione Workday ha superato di gran lunga gli altri fornitori anche in termini di esperienza utente, il che ci ha convinto che era la scelta ottimale. In particolare, la stretta relazione strategica tra una forza lavoro IBM certificata e Workday ci ha dato la certezza fin dall'inizio che il nostro team di progetto IBM avesse il know-how necessario per utilizzare al meglio queste nuove funzionalità mobili, aiutandoci a sostituire i processi cartacei locali e i sistemi HCM legacy, ad aumentare la flessibilità e a supportare le offerte HR globali."

All'inizio della fase di pianificazione, Siemens ha definito il suo approccio di implementazione globale insieme alle sue aziende, Siemens AG, Siemens Healthineers AG e Siemens Energy AG, raggruppando i paesi per le implementazioni regionali. Tuttavia, anche questo approccio in cluster richiedeva fino a 10 istanze Workday separate, creando circa 30 flussi di lavoro paralleli per l'implementazione. Per aiutare a gestire questa complessità, ridurre i rischi aziendali e accelerare l'implementazione, Siemens si è avvalsa del supporto esperto di IBM Services.

"IBM Services ci è stato altamente raccomandato e fin dall'inizio era chiaro che IBM disponeva del profondo know-how tecnologico e dell'esperienza di progetto globale che ci avrebbero aiutato ad avere successo", ricorda Reichert. "Il fatto che IBM utilizzi direttamente le soluzioni Workday e l'abbia implementata internamente utilizzando i propri consulenti e risorse tecniche, ci ha rassicurato sul fatto che eravamo in buone mani."

Lavorando con IBM Services, Siemens ha deciso di iniziare l'implementazione di Workday Human Capital Management nella sua regione dell'Europa sudoccidentale. L'implementazione di questa suite completa comprendeva applicazioni per la gestione delle assenze, della retribuzione e dei talenti, oltre all'integrazione con il sistema di buste paga HR esistente. Per il resto del mondo, l'azienda ha scelto di implementare prima Workday Talent Management e di introdurre i restanti componenti della soluzione gradualmente, paese per paese. Per facilitare l'implementazione, Siemens ha utilizzato l'istanza esistente della tecnologia IBM Watson per arricchire i processi HR con funzionalità di AI.

"Molti dei nostri sistemi HCM globali sono fortemente personalizzati, in base agli specifici requisiti legali e fiscali della giurisdizione locale, in particolare le nostre soluzioni legacy per la gestione delle retribuzioni", spiega Reichert. IBM ci ha aiutato a identificare l'opportunità di accelerare l'implementazione delle nuove soluzioni basate su un modello di processo globale, raggruppando paesi simili in un rollout regionale, ad esempio creando la "regione dell'Europa sudoccidentale". Questa raccomandazione di IBM, così come la presenza globale di IBM, si è rivelata estremamente preziosa, poiché ci ha consentito di evitare la notevole complessità derivante dal tentativo di riprogettare contemporaneamente più processi specifici per paese."

Durante l'implementazione iniziale di Workday Human Capital Management, IBM ha sviluppato una metodologia innovativa per semplificare l'implementazione delle soluzioni in altre regioni globali. Denominato IBM Factory Method, l'approccio è guidato da modelli e schemi ripetibili (come il modello Global Process), sovrapposti a solidi framework di governance e a un approccio standard per la valutazione e l'approvazione delle richieste di modifica specifiche per paese per le soluzioni Workday.

Reichert aggiunge: "Siamo rimasti molto colpiti dall'efficienza che otteniamo con il metodo IBM Factory. Implementando approcci basati sulle best practice sviluppati in collaborazione con IBM Services, saremo in grado di sostituire i sistemi HCM legacy in tutto il mondo con le offerte di Workday in modo molto più rapido."

Seguendo il metodo IBM Factory, Siemens ha implementato con successo i processi di amministrazione delle risorse umane e di gestione dei talenti di Workday in 35 Paesi in Europa e nell'Asia Pacifica. L'azienda prevede che il rollout sarà completato entro i prossimi 24 mesi, ben prima della scadenza del termine di vita dei suoi attuali sistemi HCM. Per consentire a Siemens di concentrarsi sulle attività principali, l'azienda si è affidata a IBM Application Management Services per fornire manutenzione e supporto continui.

"Si tratta di un progetto complesso che coinvolge 30 flussi di lavoro paralleli, ma IBM Services ci ha aiutato a superare questa complessità e a ottenere un'implementazione fluida delle nostre soluzioni Workday, inclusa un'implementazione eccezionale di Workday Talent Management nell'intero business globale", commenta Reichert. "IBM ci ha permesso di sbloccare sinergie ed efficienza in termini di costi per Workday in tutte e tre le società Siemens e siamo molto colpiti dalla professionalità del team IBM."

Mentre accelera l'implementazione delle soluzioni Workday, Siemens è convinta che la standardizzazione globale dei processi HR consentirà di ottenere efficienza in termini di costi e di migliorare l'esperienza dei dipendenti.

"Mentre continuiamo ad abbandonare i sistemi HCM legacy per passare al processo globale definito fornito tramite il cloud di Workday, creeremo opportunità per smantellare costose infrastrutture locali", afferma Reichert. "Allo stesso tempo, l'armonizzazione delle politiche e dei processi HR globali consentirà alla nostra organizzazione di Global Shared Services di fornire funzionalità HCM al business globale in modo più efficiente e di migliorare il supporto fornito alle organizzazioni aziendali globali."

Ma soprattutto, le nuove soluzioni Workday abilitate da IBM consentono a Siemens di consolidare la propria posizione di datore di lavoro globale, aiutandola ad attrarre, trattenere e sviluppare i talenti di cui ha bisogno per trasformare Siemens in un'azienda digitale.

"Oggi, 40.000 dipendenti Siemens in 35 Paesi possono accedere alle funzionalità HR self-service in modo sicuro e comodo direttamente dal proprio smartphone", commenta Reichert. "I migliori talenti del settore tecnologico si aspettano sempre più che i datori di lavoro permettano loro di interagire con le risorse umane in modo rapido e senza interruzioni attraverso i canali digitali. Riteniamo che il nostro progetto con IBM e Workday stia svolgendo un ruolo importante nell'aiutarci a soddisfare questo imperativo del settore."

Con sede a Monaco di Baviera, in Germania, Siemens (il link risiede al di fuori di ibm.com) è un'azienda tecnologica focalizzata sul settore, l'infrastruttura, la mobilità e l'assistenza sanitaria. Esempi includono fabbriche efficienti in termini di risorse, supply chain resilienti, edifici più intelligenti, griglie intelligenti e trasporti avanzati. Siemens Group impiega circa 293.000 persone in tutto il mondo, generando circa 57 miliardi di euro di fatturato annuo.