Ricoh aveva bisogno di garantire un servizio affidabile e una bassa latenza ampliando i suoi servizi di videoconferenza e web conferencing, oltre a evitare interruzioni del sistema causate da guasti hardware.

Ricoh ha scelto di eseguire la migrazione ai bare metal server IBM Cloud in cinque data center globali IBM Cloud per garantire un servizio affidabile e ha creato un meccanismo per sfruttare la capacità ridondante eliminando le interruzioni.  

Ricoh ha offerto per la prima volta la sua suite aziendale per videoconferenze e web conferencing, Unified Communication System (UCS), nell'agosto 2011, consentendo agli utenti di avviare una conferenza semplicemente effettuando l'accensione e premendo un pulsante. Per la gioia di Ricoh, negli anni successivi il numero di utenti business è aumentato rapidamente e il carico di lavoro è cresciuto vertiginosamente.

"UCS è un servizio molto sensibile ai ritardi", afferma Naoki Umehara del dipartimento Cloud Platform di Ricoh. “Più i nostri data center sono vicini ai nostri utenti, maggiore è la qualità video e audio che possiamo fornire. Avevamo solo due data center, negli Stati Uniti e in Giappone, ed era sempre più difficile fornire servizi stabili dal momento che il numero di utenti UCS stava aumentando in tutto il mondo".

L'infrastruttura di Ricoh era costituita da macchine virtuali su VMware vSphere in un cloud privato ospitato presso i due data center e gestito utilizzando VMware vCenter Server. Con l'aumento della domanda di servizi, l'azienda ha iniziato a riscontrare problemi di interruzioni causate da guasti hardware.

"La nostra priorità è quella di fornire un servizio eccellente e di alta qualità disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. UCS viene utilizzato per le videoconferenze aziendali e le conferenze web a livello globale ed è essenziale garantire servizi sempre attivi", afferma Naoki Umehara.

Per rafforzare la resilienza e mantenere la qualità, Ricoh ha pianificato di aggiungere un ulteriore data center in Australia. Tuttavia, si temeva per la latenza, data la distanza dagli Stati Uniti e dal Giappone, e per i costi di gestione dei data center in più sedi.

Ricoh ha esaminato la sua strategia e ha scelto di lasciare i propri data center per testare i provider di cloud commerciali. L'azienda riteneva che la sua nuova sede australiana avrebbe rappresentato un punto di partenza ideale e ha cercato modi per abilitare i nuovi servizi UCS con il minimo cambiamento possibile. Ricoh ha esaminato l'offerta di IBM Cloud Bare Metal Servers e ha scelto il data center di IBM Cloud Melbourne per espandere la portata dell'UCS, replicando lo stesso stack di VMware vSphere e vCenter in modo che le sue applicazioni continuassero a funzionare come prima.

Hiroyuki Kanda del dipartimento Cloud Platform di Ricoh riprende il racconto: "Abbiamo visto che non c'erano problemi con la perdita di pacchetti e la latenza, che erano tra le nostre principali preoccupazioni. Dopo aver testato la connessione tra il data center di Melbourne e i data center on-premise di Ricoh e aver confrontato il workload sottostante e i server di distribuzione video, abbiamo visto che i bare metal server IBM Cloud supportavano carichi più elevati ed erano più flessibili da gestire".

Dopo il successo dell'implementazione a Melbourne, Ricoh ha proseguito con l'installazione di altri server ad Amsterdam, Washington DC e Seoul (vedi diagramma). Per il workload nazionale del Giappone, dove risiede gran parte degli utenti di Ricoh, il cloud privato esistente e IBM Cloud hanno operato in parallelo fino al completamento della migrazione al data center IBM Cloud di Tokyo, garantendo la continuità dei servizi durante la transizione.  

"Siamo riusciti a ottenere una transizione fluida dalle macchine virtuali on-premise ai bare metal servers di IBM Cloud", afferma Hiroyuki Kanda. "Poiché non era necessario modificare la configurazione delle applicazioni, si trattava semplicemente di acquisire le immagini, spostare le macchine virtuali su IBM Cloud e modificare gli indirizzi IP".

Con UCS ora in esecuzione su IBM Cloud, Ricoh ha visto i propri costi operativi dimezzarsi negli ultimi tre anni. Mentre in precedenza l'azienda doveva affrontare lunghi cicli di pianificazione e valutare la capacità, Ricoh è ora in grado di distribuire risorse server fisiche aggiuntive quando richiesto.

"Da quando abbiamo adottato IBM Cloud, abbiamo adottato un approccio di Infrastruttura immutabile in cui l'infrastruttura viene ricostruita automaticamente ogni volta che il sistema cambia, per garantire maggiore stabilità, efficienza e affidabilità", afferma Hiroyuki Kanda. “Abbiamo anche introdotto l'automazione attraverso le numerose API offerte da IBM Cloud. Ad esempio, abbiamo creato un meccanismo per distribuire automaticamente ambienti di sviluppo aggiuntivi alle 8 del mattino nei giorni feriali per poi ridimensionarli alle 8 di sera. Questo ci offre capacità quando ne abbiamo bisogno, evita investimenti eccessivi e ci aiuta a ridurre i costi”.

Inoltre, effettuando il passaggio a IBM Cloud, Ricoh ha migliorato la stabilità del sistema la disponibilità. Con l'aumento della domanda, Ricoh può aggiungere altri server e implementare macchine virtuali per garantire una capacità sufficiente. Anziché investire in pochi data center di grandi dimensioni e geograficamente distanti, IBM Cloud consente a Ricoh di aumentare la capacità on demand, come e quando richiesto, e di selezionare le sedi di fornitura che massimizzeranno la qualità del servizio.

Basandosi sul successo dell'adozione di IBM Cloud, Ricoh sta sfruttando le nuove funzionalità. L'azienda prevede di creare un meccanismo di disaster recovery automatizzato, trasferendo il workload tra i data center senza interrompere il servizio. "IBM Cloud ci ha aperto molte porte", afferma Hiroyuki Kanda. "Siamo certi che IBM Cloud ci garantirà un servizio di videoconferenza e web conferencing stabile, affidabile e ad alta capacità e ci aiuterà a sviluppare nuovi entusiasmanti servizi in futuro".

Con sede a Tokyo, Ricoh (link esterno a ibm.com) opera in circa 200 paesi, potenziando i posti di lavoro digitali attraverso tecnologie e servizi innovativi, consentendo alle persone di lavorare in modo più intelligente. Ricoh promuove l'innovazione da oltre 80 anni e oggi è un fornitore leader di soluzioni di videoconferenza e web conferencing, soluzioni per la gestione dei documenti, servizi IT e sistemi industriali.