Primanti Bros. voleva migliorare i suoi processi di ufficio ripetitivi consolidando il lavoro manuale necessario per generare i report giornalieri di vendita e lavoro. Da un attento esame risultava che l'azienda aveva bisogno di otto manager regionali per produrre dei report giornalieri di vendita per cinque sedi ciascuno, impiegando circa 45 minuti a testa per generare 40 report entro le 10 del mattino ogni giorno, fine settimana e vacanze inclusi. La catena di ristoranti si è resa conto che automatizzare tali processi utilizzando l'AI avrebbe consentito di risparmiare tempo e costi operativi.

"Il tempo che hai a disposizione ogni giorno prima di iniziare a occuparti della gestione di un ristorante è ben poco. Puoi ritrovarti decisamente impantanato nel processo di copiare, incollare, compilare e ricontrollare un foglio di calcolo quando dovresti concentrare la tua attenzione sull'analizzare effettivamente i numeri e quello che stanno indicando", afferma Stritmatter. "Volevamo perciò togliere il lavoro inutile dal processo per rendere disponibile del tempo da dedicare alla riflessione e alla pianificazione".

L'automazione dei processi comporta tutta una serie di sfide per le aziende, ma Primanti Bros. le ha affrontate a testa bassa. Lavorando con IBM e il Business Partner IBM Salient Process, Inc., una società di automazione dei processi che offre servizi completi, Primanti Bros. ha messo a punto un piano di modernizzazione digitale che avrebbe utilizzato l'AI per il suo reparto finanziario. Mediante l'analisi di diverse tecnologie software, il team Financial Planning and Analysis ha rilevato che l'IBM Robotic Process Automation (RPA) fornisce il ROI (return on investment) più elevato per i casi di utilizzo dell'automazione.

Jimmy Hewitt, Senior Automation Advisor presso Salient Process, afferma: "Ci sono due cose di questa specifica tecnologia di automazione che mi piacciono davvero. La prima è che il fatto che il bot svolga in un attimo un lavoro che prima richiedeva 2.000 ore all'anno, significa che ti fa letteralmente dono del tempo. Dicono che non si possa comprare il tempo. Io invece dico che sì, si può. La seconda è quanto sia bassa la barriera d'ingresso per questa funzionalità".

RPA fornisce un'interfaccia utente intuitiva, consentendo a quasi tutti di creare un bot per eseguire semplici attività automatizzate. Il bot IBM RPA è incredibilmente flessibile. Può funzionare su più piattaforme e sistemi per raccogliere informazioni disperse utilizzando l'AI. Primanti Bros. si affida alla tecnologia IBM RPA per trasformare la reportistica giornaliera relativa alle vendite e alla manodopera in un'attività che non richiede interventi fisici e con meno margine per gli errori.

Nel giro di due settimane, la nuova soluzione era stata implementata. Tre mesi dopo, Primanti Bros. ha riferito che il suo costo era già stato ammortizzato. Invece di sedersi dietro una scrivania, i manager regionali di Primanti possono ora dedicare più tempo a concentrarsi sul fornire la migliore esperienza ai loro "fan" (i loro clienti). Con l'accesso a numeri e dati in tempo reale, il team di gestione può confrontare rapidamente le tendenze e iniziare la pianificazione della giornata.

"Uno dei nostri manager regionali ha detto quanto fosse sollevato dal fatto di disporre di questi report già preparati ma anche dal sapere che fossero accurati. Nessun altro ci aveva messo mano e inserito erroneamente numeri sbagliati", aggiunge Stritmatter. "Da persona che si occupa di dati, questo mi tranquillizza. Non contiene errori e so che le informazioni presentate sono quelle giuste".

Primanti Bros. ora completa la reportistica giornaliera di vendite e lavoro in tempi record. Invece di otto manager impegnati ciascuno in quest'attività per 45 minuti al giorno, il bot RPA se ne occupa in tre minuti. Consente al management di risparmiare più di 2.000 ore all'anno e Primanti Bros. vede un risparmio sui costi di 84.000 dollari.

Man mano che il ristorante si evolve verso una maggiore tecnologia, il futuro del suo apprendimento automatico e della sua AI non presenta limitazioni. Dopo aver visto le funzionalità dei bot di automazione, altri reparti di Primanti Bros. hanno inviato delle richieste per applicarlo alle loro esigenze di reportistica.

"Stiamo anche lavorando alla definizione delle richieste per i reparti di contabilità e IT. A conti fatti, potrebbero esserci centinaia di report che potremmo automatizzare, ma stiamo dando la priorità a quello che avrà l'impatto maggiore", spiega Stritmatter. "Abbiamo un piano a lungo termine per una crescita continua aprendo più ristoranti. Guardando al futuro, speriamo di arrivare al punto di avere bisogno di assumere del personale interno solo per gestire le nostre automazioni, passate, presenti e future. Lo spazio per crescere è tanto e non abbiamo intenzione di rallentare. Il bot sarà fondamentale per preservare la scalabilità del nostro modello di business".

Primanti Bros. (link esterno a ibm.com), una catena di paninoteche iconica, è stata fondata a Pittsburgh, in Pennsylvania, da Joe Primanti e dai suoi fratelli nel 1933. La famosa catena è nota per il suo panino caratteristico che consiste in carne grigliata, formaggio fuso, insalata di cavolo, pomodoro e patatine fritte tra due fette di pane italiano.

Con sede negli Stati Uniti, Salient Process con sede negli Stati Uniti (link esterno a ibm.com) è un Business Partner IBM e il principale fornitore di servizi e soluzioni di iperautomazione. Salient è specializzato in mappatura, mining e analisi dei processi, RPA (Robotic Process Automation), BPM (Business Process Management), gestione delle regole di business (decisioni) e soluzioni di automazione e mantiene una sana pratica di consulenti sul territorio nazionale (on shore), in territorio estero ma con ridotto scarto di fuso orario (near shore) e all'estero (offshore).