Invitare gli studenti a superare i limiti della conoscenza richiede precisione nella gestione di ogni aspetto della vita del campus, che si tratti della programmazione dei corsi, della gestione delle iscrizioni degli studenti o della riscossione delle tasse dei corsi. Per aiutare il personale a supportare l'eccellenza nella formazione, la Portland State University (PSU) ha migliorato i propri strumenti di business intelligence con IBM® Cognos® Analytics.
In quanto grande università cittadina, ogni dipartimento della PSU dipende da analisi dettagliate per poter funzionare al meglio e senza intoppi. In che modo l'università poteva garantire che il personale avesse accesso ai migliori strumenti analitici?
Per migliorare la funzionalità e l'usabilità della sua piattaforma di business intelligence, PSU ha effettuato l'upgrade a IBM Cognos Analytics, fornendo a 1.500 utenti un'esperienza di analisi ancora più ricca.
Con oltre 27.000 studenti iscritti a più di 200 corsi di laurea, la Portland State University (PSU) ha come priorità assoluta quella di garantire a ogni studente una formazione davvero arricchente. Ciò richiede un’eccellente pianificazione e gestione delle risorse.
Alison Nimura, manager del Business Intelligence Team alla Portland State University, spiega: "Che si tratti di monitorare le iscrizioni, consigliare gli studenti o preparare il budget per l'anno successivo, quasi tutti gli aspetti della vita universitaria dipendono dalla possibilità di accedere rapidamente a dati chiave sulle prestazioni e a rapporti critici per l'azienda". Abbiamo circa 1.500 utenti Cognos e molti dei nostri reparti operativi semplicemente non sarebbero in grado di funzionare senza il reporting accurato e intuitivo che forniamo quotidianamente.
“Per molti anni abbiamo utilizzato IBM Cognos per supportare il reporting a livello universitario—con grande successo. Ma ci sono molte opportunità di miglioramento: siamo sempre impegnati con le unità accademiche e il personale amministrativo per capire come portare le nostre funzionalità di reporting al livello successivo".
Dopo aver ricevuto il feedback di vari utenti, il team di business intelligence della PSU ha individuato una serie di modi per migliorare il reporting in tutta l'università.
Prosegue Alison Nimura: "I nostri utenti volevano migliorare l'aspetto dei nostri strumenti di reporting, con un'interfaccia più moderna che consentisse loro di adattare e personalizzare le dashboard in base alle proprie esigenze individuali. Abbiamo anche visto il potenziale di un’interfaccia utente più intuitiva che aiuterebbe attivamente gli utenti a esplorare diversi modi di visualizzare le informazioni”.
Ad esempio, il team di business intelligence ha individuato una serie di casi d'uso per le visualizzazioni che potrebbero aiutare gli utenti a interpretare i dati di geolocalizzazione con maggiore precisione.
"Gli strumenti che avevamo a disposizione erano in grado di visualizzare solo i dati su mappe a livello mondiale o nazionale", afferma Alison Nimura. "Volevamo andare molto più in profondità ed esaminare i dati geografici a livello di stato, città o persino campus."
E aggiunge: “Gli utenti hanno anche affermato che avrebbero voluto un maggiore controllo sul caricamento dei propri dati in Cognos. Nei periodi più impegnativi dell'anno, come quelli di immatricolazione degli studenti, dover attendere che l'IT aggiunga dati al nostro data warehouse centrale potrebbe talvolta ritardare il lavoro mission-critical."
Per soddisfare le richieste degli utenti di migliorare le proprie funzionalità di business intelligence, PSU ha avviato la ricerca di una soluzione che le consentisse di sviluppare l'aspetto, la sensazione e la funzionalità dei suoi strumenti di analisi.
"Abbiamo migliaia di report integrati nella piattaforma IBM Cognos, quindi cerchiamo miglioramenti di reporting che funzionino il più possibile con la nostra infrastruttura di reporting esistente", afferma Alison Nimura. "Abbiamo preso in considerazione l'integrazione di uno strumento di terze parti come un livello di visualizzazione dei dati, ma ciò avrebbe aumentato significativamente i nostri costi di licenza, oltre a rendere più difficile la gestione della governance e della sicurezza dei dati."
Dopo aver scoperto di più sulle nuove funzionalità offerte nell'ultima versione di IBM Cognos Analytics, PSU ha deciso di aggiornare il proprio ambiente IBM Cognos esistente.
“Abbiamo deciso di passare a IBM Cognos Analytics perché, avendo utilizzato le soluzioni IBM per diversi anni, sappiamo che possiamo fidarci delle soluzioni Cognos per fornire business intelligence rapida, accurata e approfondita. Siamo stati anche attratti dalle nuove opzioni di individualizzazione e personalizzazione implementate nell'ultima versione, nonché dalla possibilità di consentire agli utenti di caricare i dati da soli. Abbiamo ritenuto che queste nuove funzionalità avrebbero fornito al personale una maggiore libertà di creare l'esperienza utente più adatta alle proprie esigenze e al proprio stile di lavoro.
"Ad esempio, l'ultima versione è dotata di funzioni di mappatura molto più dettagliate, che consentono la visualizzazione dei dati fino al livello della mappa stradale. Quindi, se abbiamo un set di dati che contiene le coordinate di latitudine e longitudine—ad esempio le posizioni degli edifici nel nostro campus—possiamo potenzialmente esplorare una gamma completamente nuova di analisi".
PSU ha implementato IBM Cognos Analytics on-premise per un periodo di nove mesi. L'aggiornamento è avvenuto senza intoppi, con interruzioni minime per le attività quotidiane dell'università.
“Non stavamo passando a una piattaforma completamente nuova; stavamo semplicemente offrendo ai nostri utenti una versione migliorata dei loro strumenti familiari di business intelligence, il che ha contribuito a facilitare la transizione alla nuova soluzione. Per attenuare ulteriormente il rischio di interruzione, abbiamo formulato un piano di implementazione dettagliato con una gestione del cambiamento al centro della nostra strategia.
"Abbiamo anche chiesto consiglio al team BI dell'Università dell'Oregon, che ha recentemente effettuato l'aggiornamento a IBM Cognos Analytics. Ci hanno fornito una serie di suggerimenti utili che ha reso il passaggio alla nuova soluzione ancora più agevole.”
Con IBM Cognos Analytics alla base della propria business intelligence, il personale di tutta la PSU può personalizzare il proprio spazio di lavoro in base alle proprie preferenze individuali ed esercitare un maggiore controllo sulla creazione, analisi e visualizzazione dei propri dataset.
"Per noi, uno dei maggiori vantaggi è stata la semplicità della transizione alla nuova soluzione", afferma Alison Nimura. “Abbiamo dedicato uno sforzo significativo alla comunicazione dei cambiamenti imminenti e alla formazione del personale su come utilizzare la nuova interfaccia. Abbiamo realizzato dei video per aiutarli a navigare nell'interfaccia, nonché sessioni di formazione individuali. A causa di questa preparazione iniziale e della preparazione del prodotto, l'aggiornamento a IBM Cognos Analytics è andato a buon fine. Abbiamo dedicato molto meno tempo del previsto alla risoluzione dei problemi di produzione.
"Il feedback sull'esperienza d'uso di IBM Cognos Analytics è stato eccellente—gli utenti apprezzano soprattutto l'idea di dashboard personalizzabili. Le dashboard consentiranno loro di trascinare e rilasciare i dati di cui hanno bisogno e di creare uno spazio di lavoro adatto a loro. Anche la funzione di ricerca nella nuova versione di Cognos è stata notevolmente migliorata, quindi per loro è molto più semplice trovare i report di cui hanno bisogno.
“E non è un vantaggio solo per i principianti: i nostri utenti più esperti apprezzano le nuove funzioni di caricamento dei dati. Invece di dover rincorrere l'IT per caricare i loro dati prima di potersi dedicare all'analisi, possono mettersi al lavoro sui loro set di dati con pochi clic".
PSU sta anche valutando come applicare gli strumenti di visualizzazione della geolocalizzazione a una vasta gamma di attività e report, scoprendo modi interessanti per esplorare questo tipo di dati.
Alison Nimura afferma: “IBM Cognos Analytics potrebbe potenzialmente consentirci di monitorare e prevedere, ad esempio, il flusso dinamico delle persone attraverso i nostri edifici. Ciò potrebbe essere di grande aiuto nella pianificazione delle lezioni, identificando orari che riducano i tempi di spostamento tra le lezioni, migliorando l'esperienza degli studenti. Questo è solo uno dei tanti nuovi casi d'uso che Cognos Analytics ci mette a disposizione."
Conclude: “Con IBM Cognos Analytics, manteniamo tutti i vantaggi dell'analisi rapida e accurata dei dati, acquisendo al contempo nuove funzionalità e offrendo al nostro personale un'esperienza utente più personalizzata. La business intelligence tocca quasi tutti gli aspetti della vita universitaria, quindi potenziare il personale con strumenti analitici avanzati ci aiuta a offrire un ambiente di apprendimento ancora più ricco e strutturato per i nostri studenti".
La Portland State University (PSU) (link esterno a ibm.com) ha un campus di 20 ettari nel centro della città che ospita circa 27.000 studenti ogni anno. Situata nel cuore di uno dei centri culturali, di affari e tecnologici più vivaci d'America, la PSU si distingue in tutto il mondo per programmi come la pianificazione urbana, il lavoro sociale e gli studi ambientali che coinvolgono direttamente la comunità e indirizzano gli studenti verso la creazione di un mondo migliore e più sostenibile. Per il terzo anno consecutivo, la Portland State University è stata classificata tra le 10 università più innovative da U.S. News & World Report.
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