È difficile parlare del settore energetico all'interno del Sultanato di Oman senza menzionare Petroleum Development Oman LLC (PDO). Fondata nel 1937 sotto la direzione del sultano Said bin Taimur, l'azienda è una delle principali società di esplorazione e produzione di petrolio e gas del Paese.
Negli ultimi anni, però, PDO ha ampliato il proprio raggio d'azione e si sta avviando a diventare una società energetica a tutti gli effetti, in cui le energie rinnovabili e l'agenda verde giocano un ruolo sempre più importante.
In qualità di compagnia petrolifera nazionale dell'Oman, PDO svolge una funzione cruciale nell'espansione e nella diversificazione economica del Paese, fornendo supporto in aree quali la creazione di posti di lavoro e la formazione, sviluppando competenze locali e promuovendo numerosi programmi di investimento sociale. Per poter gestire gli asset, le risorse e le tecnologie necessari per le funzioni non legate agli idrocarburi, l'azienda ha stipulato un contratto con Carillion Alawi LLC per la gestione integrata delle strutture (IFM) nelle sue 12 sedi.
Dall'inizio del rapporto professionale nel 2013, il team IFM di PDO ha lavorato instancabilmente per aiutare a implementare le moderne tecnologie e a promuovere nuove efficienze. All'inizio del 2018, il team si è concentrato sulla piattaforma ERP dell'azienda, utilizzata per gestire i processi IFM.
Processi semplificati
La semplificazione delle 46 fasi individuali di approvvigionamento in 14 fasi automatizzate consente di risparmiare 2.300 ore all'anno.
Digitalizzazione
Il passaggio ai processi di stock elettronici consente di risparmiare 70.000 fogli di carta all'anno.
Visibilità migliorata
La gestione di asset, strutture e processi correlati su una piattaforma unificata consente una maggiore visibilità.
"Il sistema esistente non è stato in grado di soddisfare le esigenze delle nostre attività immobiliari aziendali", ricorda Ibrahim Abri, Operations Delivery Team Leader per PDO Corporate Real Estate. "Funzionava bene con la gestione della manutenzione dei processi di idrocarburi, ma faticava a svolgere attività più adatte a un sistema CAFM (gestione delle risorse assistita da computer)".
E continua aggiungendo: "Non esisteva un modulo cliente ed era proibitivo implementarne uno nel vecchio sistema. Generalmente il team non era all'avanguardia quando si trattava di reporting personalizzati o di miglioramenti del sistema in linea con gli scopi della gestione immobiliare. Inoltre, le limitazioni del sistema ERP all'interno di una rete chiusa rendevano difficile l'implementazione di una soluzione di mobilità o la collaborazione con i partner della supply chain".
Alla fine del 2018, per supportare i processi di business CAFM e immobiliari desiderati, Carillion Alawi ha aiutato PDO a passare dalla soluzione in uso precedentemente a un'istanza basata sul cloud di IBM® Maximo Application Suite . La nuova piattaforma ora supervisiona le attività di manutenzione correttiva e di manutenzione programmata di PDO e, più recentemente, la gestione online degli asset lineari, dei dispositivi Internet delle cose (IoT), della mobilità e del portale clienti dell'azienda. La soluzione Maximo gestisce anche il relativo reporting per oltre 60.000 asset manutenibili.
"Si occupa di tutto ciò che si trova nelle 12 sedi di PDO", spiega Abri. "Manutenzione straordinaria, servizi ambientali, di catering e di pulizia: tutte le principali funzioni di gestione delle strutture nelle nostre sedi, sia nell'entroterra sia lungo la costa".
Inoltre, Carillion Alawi è riuscita a lanciare un nuovo portale clienti e la relativa app per Android, supportata dal software IBM Maximo Anywhere, che consente agli utenti di accedere all'ambiente CAFM dal proprio dispositivo.
Con il sistema principale lanciato alla fine del 2018, PDO ha voluto ampliare rapidamente la portata della soluzione, avvalendosi di altri moduli già integrati.
"Volevamo anche aggiornare il controllo del magazzino e dell'inventario", continua Abri. "Fino a quel momento, il team IFM aveva utilizzato in gran parte processi manuali e basati su documenti cartacei che comportavano lunghe approvazioni, circa 45 giorni, per acquisire nuovi pezzi di ricambio. Complessivamente, utilizzavamo oltre 70.000 fogli di carta ogni anno, il che comportava elevati costi energetici e di stampa".
Per implementare la fase successiva, PDO e Carillion Alawi hanno coinvolto Praxis Solutions, business partner IBM.
"Dopo gli incontri esplorativi iniziali, ci siamo resi conto che, sebbene Carillion Alawi avesse sviluppato un processo di approvvigionamento completo per PDO, c'erano ancora alcuni problemi con i tempi di risposta alla manutenzione per il team di approvvigionamento", racconta Ankit Jain, Solutions Architect e Managing Partner di Praxis. "Abbiamo quindi lavorato con il team di Carillion Alawi per digitalizzare l'intero processo di gestione dei contratti, dell'approvvigionamento e degli inventari, assicurando al contempo che sia Carillion Alawi sia PDO avessero piena visibilità sulle fasi del processo".
Il team di Praxis ha instradato gli sforzi della supply chain di IFM attraverso il software IBM Maximo Asset Management, utilizzando la soluzione per supervisionare la gestione degli inventari, il rifornimento e gli acquisti. Inoltre, grazie alla collaborazione con Carillion Alawi, ha stabilito alcuni standard degli articoli per gli immobili aziendali in PDO e ha sviluppato un catalogo elettronico degli asset per le esigenze di IFM, pulendo e catalogando oltre 11.000 prodotti.
"Stiamo lavorando per migliorare ulteriormente la visibilità dei processi e ampliare l'implementazione di IBM Maximo tramite l'analisi", aggiunge Jain. "Stiamo implementando diversi KPI, report e dashboard che permetteranno a Carillion Alawi e PDO di avere ulteriori informazioni misurabili sull'efficacia dei processi in atto e di migliorarli per raggiungere l'eccellenza".
Nonostante la nuova soluzione di Maximo abbia reso i processi più efficienti per l'azienda, le attività di gestione degli inventari di PDO hanno probabilmente registrato i miglioramenti più significativi. Nel corso del 2019 l'azienda ha acquisito circa 192.000 articoli. Grazie all'automatizzazione e all'ottimizzazione di questi processi, PDO ora non ha più bisogno di stampare neanche un foglio di carta per supportare o approvare le proprie transazioni, eliminando la necessità di apporre le relative 25.579 firme.
"In passato abbiamo adottato un processo con 46 fasi individuali, tra una richiesta di progetto e l'emissione di un ordine di acquisto", fa notare Abri. "Adesso sono 14. Abbiamo calcolato che tutte queste nuove efficienze ci consentirebbero di risparmiare 2.300 ore nel corso di un anno, o circa un equivalente a tempo pieno (FPE)".
Allo stesso tempo, il team operativo di PDO ha una maggiore visibilità sulle attività di gestione delle strutture, di approvvigionamento e di manutenzione grazie ai dashboard delle prestazioni integrati. Inoltre, poiché la maggior parte dei processi vengono instradati attraverso Maximo, i trigger del workflow integrati contribuiscono a ridurre i tempi di risoluzione dei problemi e delle attività di routine.
L'integrazione di Maximo con il portale clienti di PDO ha migliorato anche la raccolta di dati sulla soddisfazione dei clienti. Il sistema ora importa le esigenze e i desideri dei clienti direttamente nel sistema di gestione delle attività dell'azienda, il che significa che queste richieste saranno elaborate più velocemente e avranno meno probabilità di essere posticipate.
Infine, la nuova integrazione su dispositivi mobili ha reso le attività CAFM molto più facili da gestire nella fase iniziale del processo. "L'accessibilità era davvero buona", aggiunge Abri. "Non è necessario recarsi in ufficio o in sede per recuperare i report. Si può accedere da casa e, poiché stiamo affrontando le continue restrizioni legate al COVID-19 nell'Oman, è davvero comodo".
Fondata nel 1937, PDO (link esterno a ibm.com) è una delle maggiori aziende petrolifere e del gas della regione, operante in un'area di 90.000 chilometri quadrati, ovvero circa un terzo dell'Oman. L'azienda gestisce circa 200 giacimenti petroliferi, 55 giacimenti di gas naturale, 9.000 pozzi attivi e gestisce una forza lavoro nazionale composta da oltre 8.500 dipendenti e 70.000 appaltatori.
Carillion Alawi (link esterno a ibm.com) fornisce soluzioni di costruzione e gestione integrata delle strutture a una vasta gamma di clienti. L'azienda è presente nell'Oman da oltre 50 anni e offre sistemi informativi immobiliari di livello mondiale che aggiungono valore alla gestione immobiliare aziendale.
Praxis (link esterno a ibm.com), business partner IBM, offre soluzioni IT e servizi di consulenza incentrati sulla gestione e la mobilità degli asset aziendali. L'azienda ha sede a Dubai, negli Emirati Arabi Uniti e ne gestisce altre nel Kuwait e in India.
Legale
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, settembre 2021.
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