Per raggiungere l'equità e ottimizzare l'efficienza all'interno della struttura di donazione di organi del Regno Unito, l'NHSBT doveva ottimizzare gli schemi di assegnazione degli organi e garantirne una rapida adattabilità.

Grazie all'utilizzo di IBM Business Process Manager, di Operational Decision Manager on Cloud e di Blueworks Live, l'NHSBT ha creato una piattaforma di sviluppo agile per la modifica degli schemi di allocazione in grado di riflettere i dati e le ricerche più recenti.

Migliaia di pazienti in lista d'attesa per un trapianto d'organo in tutto il Regno Unito forse non lo sanno, ma l'NHSBT è importante per loro, almeno quanto il chirurgo che esegue il trapianto. Prima che sia possibile salvare una singola vita con un organo donato, è necessario coordinare una complessa catena di eventi.

Questa responsabilità ricade sull'NHSBT, che gestisce la lista d'attesa per i trapianti e si occupa dei processi di abbinamento e assegnazione che identificano i potenziali riceventi di ogni organo donato: cuore, polmoni, fegato, reni, pancreas, intestino tenue e altro ancora.

Sebbene il numero di organi donati per il trapianto sia in crescita nel Regno Unito, ogni giorno muoiono in media tre persone in attesa di un trapianto, secondo Sally Johnson, Director of Organ Donation and Transplant dell'NHSBT, il cui team coordina gli ospedali dei donatori e i chirurghi che si occupano di trapianti e assiste le famiglie nella decisione di donare gli organi dei loro parenti. "Sfruttare al meglio il nostro pool di donatori è assolutamente fondamentale per salvare più vite, e migliorare i processi decisionali per l'assegnazione significa che possiamo utilizzare più organi di quanto faremmo altrimenti".

Le decisioni di allocazione (o schemi di allocazione, come vengono chiamati) vengono influenzate da una serie di fattori: età, dimensione e condizione clinica del donatore e del ricevente oltre che dalla fisiologia unica di ciascun tipo di organo. I fattori medici che determinano lo sviluppo di uno schema di allocazione dei reni di successo, ad esempio, sono completamente diversi da quelli relativi a un cuore o a un fegato.

In ogni caso, tutti gli schemi sono sviluppati presso l'NHSBT con l'intento di massimizzare l'equità di accesso e l'utilità del trapianto d'organo nel suo complesso, e tutti gli schemi sono destinati a riflettere i più recenti progressi della ricerca e della medicina. Questa necessità di rimanere al passo con i tempi, ovvero di modificare costantemente gli schemi di assegnazione e di sviluppare e implementare nuove regole e processi, si manifesta soprattutto come una sfida tecnologica all'interno dell'agenzia.

"Aggiorniamo i nostri schemi ogni 2 - 3 anni e uno dei problemi che abbiamo riscontrato è stato il fatto che avevamo integrato quegli schemi e i processi aziendali associati nel nostro ambiente IT esistente, che era estremamente complesso", afferma Aaron Powell, Chief Digital Officer presso NHSBT. "Con il passare del tempo siamo diventati sempre meno capaci di apportare modifiche in modo sicuro, perché avevamo perso le conoscenze istituzionali a causa dell'avvicendamento del personale e non avevamo una piena comprensione di ciò che accadeva all'interno del sistema".

Powell afferma che ci è voluto un tempo inaccettabilmente lungo per implementare i cambiamenti negli schemi di assegnazione: diversi anni in alcuni casi; più tempo rispetto a quello impiegato per sviluppare uno schema completamente nuovo e migliorato. "Dovevamo trovare un modo per acquisire workflow, semplificare i processi e sviluppare, implementare e modificare rapidamente le regole".

Questa capacità di sviluppare e attuare regole e di apportare modifiche rapidamente costituisce la base dello schema di assegnazione. "La capacità di utilizzare queste regole in modo efficace è il punto in cui entra in gioco IBM Business Process Manager on Cloud", afferma Powell. “Abbiamo scoperto che lo strumento si integra bene non solo con Operational Decision Manager on Cloud, ma anche con i nostri sistemi esistenti: un aspetto davvero importante per catturare il workflow e implementare rapidamente le modifiche. In Operational Decision Manager recuperiamo sia il workflow che la capacità decisionale per consentire effettivamente l'allocazione".

NHSBT ha recentemente raggiunto un traguardo fondamentale: il primo trapianto di organo, un cuore, assegnato in base a un nuovo schema sviluppato utilizzando IBM Business Process Manager on Cloud (BPMoC) per l'ottimizzazione dei processi e IBM Operational Decision Manager on Cloud (ODMoC) come motore delle regole per lo schema di allocazione stesso.

Powell e il suo team hanno realizzato il workflow dello schema di allocazione di cuore e polmoni in BPMoC, che consente al centro operativo dell'NHSBT di monitorare 24 ore su 24 lo stato di un'offerta d'organo (se è stata accettata o rifiutata) e di gestire il workflow successivo. Nel caso di un rifiuto, ciò significa passare rapidamente da un potenziale destinatario all'altro finché non viene identificato un destinatario compatibile.

E laddove BPMoC e ODMoC rendono operative regole e processi, il software IBM Blueworks Live (BWL), un'offerta SaaS, consente a NHSBT di valutare costantemente nuovi processi e modelli. "Blueworks Live ci ha permesso di acquisire informazioni sul workflow in un formato accessibile e comprensibile, in modo da migliorare la pianificazione dell'implementazione e spiegare a un pubblico più ampio come funziona in pratica l'attuale schema di allocazione". Questo pubblico più ampio include statistici, analisti, coloro che hanno responsabilità normative e il centro operativo NHSBT, nonché gli stakeholder dell'IT.

BWL, BPMoc e ODMoc sono le prime applicazioni business-critical che l'NHSBT ha trasferito sul cloud, una mossa che Powell attribuisce alla necessità della sua organizzazione di concentrarsi sulla sua missione, e cioè assicurarsi che il maggior numero possibile di persone riceva i trapianti di organi necessari, piuttosto che sulla tecnologia. "Per noi, il cloud significa lasciare che altre persone si preoccupino di cose come quante Virtual Machines dobbiamo eseguire in quale data center."

In media, ogni giorno nel Regno Unito si rendono disponibili da quattro a cinque donatori, ognuno dei quali donerà da 2,5 a 4 organi, per cui l'NHSBT sta cercando di utilizzare la sua piattaforma basata su cloud non solo per i programmi di assegnazione di cuore e polmoni. Il prossimo obiettivo è una lista d'attesa nazionale per i trapianti a cui i medici possono accedere dai loro dispositivi mobili, che consente di registrare un nuovo paziente o di modificarne lo stato in tempo quasi reale.

È in fase di sviluppo anche un programma di assegnazione di fegato, che dovrebbe aumentare il numero di trapianti di circa cinquanta all'anno. "Si tratta di cinquanta vite salvate o significativamente trasformate", afferma Johnson, che interagisce con i chirurghi nello sviluppo di schemi di allocazione. Attribuisce alle nuove capacità di sviluppo agile, facilitate dalle piattaforme BPMoC e ODMoC, il merito di aver migliorato la reattività agli input dei chirurghi.

"Sono i medici che progettano i programmi e poi noi lavoriamo con loro per trasformarli in qualcosa di implementabile", afferma. “Se parlo ai chirurghi di piattaforme cloud non hanno idea di cosa sto dicendo, ma capiscono certamente quando dico che possiamo adattare gli schemi di allocazione in modo incrementale e regolarli in base a nuovi dati o ricerche; non abbiamo più bisogno di anni. Questo miglioramento è enormemente prezioso per loro”.

Sul versante IT, Powell prevede un ruolo crescente dei dati nello sviluppo di schemi di allocazione e, a lungo termine, l’emergere di un ambiente IT basato sull'autoapprendimento. “La natura dei dati immessi nel sistema influenzerà il modo in cui progettiamo gli schemi di allocazione in futuro? Potremmo arrivare a un punto in cui il sistema impara quasi da solo e ci aiuta a raggiungere le esigenze concorrenti di equità di accesso e utilità degli organi nel tempo? Penso di sì. Lo consideriamo assolutamente un passo avanti verso schemi di allocazione più intelligenti nel tempo”.

"Cerchiamo l'equilibrio", afferma Johnson. “Cerchiamo di garantire che tutti abbiano pari accesso o pari opportunità per ricevere un trapianto qualora ne avessero bisogno. Ogni miglioramento che apportiamo ai nostri schemi di assegnazione garantisce il miglior utilizzo di tutti gli organi disponibili e la massimizzazione del numero di anni di vita delle persone con un trapianto. Questo è molto importante".

Il recente trapianto di cuore rappresenta l’inizio di un percorso di business process management basato sulla tecnologia presso NHSBT. Si dà il caso che, in questo campo specifico, gli esiti siano letteralmente di vita o di morte. Ma la sfida di fare di più con meno si applica a tutti i campi, mentre le organizzazioni dei settori pubblico e privato si trovano a risolvere il rebus di come allocare scarse risorse per raggiungere esiti critici. Indipendentemente dal fatto che un'organizzazione operi nel settore pubblico o privato, che sia in gioco una vita, la scadenza di un'applicazione o la consegna puntuale di un ordine di un cliente, il business process management (che sfrutta la tecnologia per identificare, comprendere e ottimizzare i processi interni e verso l'esterno) è fondamentale per guidare qualsiasi organizzazione verso il successo.

L'NHS Blood and Transplant (NHSBT) del Regno Unito (link esterno a ibm.com) è un centro indipendente del Dipartimento della Salute del Regno Unito. Si occupa di garantire una fornitura affidabile ed efficiente di sangue, organi e servizi associati al Servizio Sanitario Nazionale. Da quando è stata fondata l’NHSBT, l’organizzazione ha mantenuto o migliorato la qualità dei servizi forniti ai pazienti, stabilizzato l’aumento del costo del sangue e centralizzato una serie di servizi aziendali.