Quando si parla di difesa nazionale, si pensa innanzitutto al coraggio e alla dedizione dei membri delle forze armate: il Ministero della Difesa del Regno Unito (MoD) impiega più di 190.000 persone nell'esercito britannico, nella Royal Navy, nella Royal Air Force e nel Comando strategico. Tuttavia, non dobbiamo dimenticare il contributo fondamentale dei 58.000 membri del personale civile del Ministero della Difesa, che forniscono una vasta gamma di servizi di supporto per garantire la sicurezza della nazione.
Come ogni grande organizzazione moderna, il MoD dipende dall'efficienza di una miriade di servizi aziendali, come finanza, approvvigionamento e risorse umane. Anziché lasciare che il Ministero e le singole forze armate gestiscano autonomamente i propri dipartimenti di contabilità, acquisti e risorse umane, il MoD adotta un modello di servizi condivisi a livello centrale, di competenza della divisione Defence Business Services (DBS).
La DBS è responsabile dell'erogazione end-to-end di questi servizi, che comprendono non solo personale esperto e processi aziendali ben progettati, ma anche la tecnologia sottostante. Nel corso degli anni, con l'espandersi delle sue competenze, la DBS ha ereditato molti sistemi informatici eterogenei e origini dati da diverse agenzie interne al MoD, che vanno da applicazioni e database di grandi dimensioni a piccoli strumenti e fogli di calcolo costruiti su misura.
La gestione di questa complessità stava diventando un lavoro a tempo pieno per il team della DBS e l'onere della manutenzione rendeva difficile migliorare il servizio. L'organizzazione desiderava passare a un modello operativo più moderno ed efficiente ed era consapevole del fatto che la standardizzazione e la convergenza del suo panorama IT sarebbero state un primo passo fondamentale che avrebbe contribuito a tagliare i costi di proprietà, a ridurre la manutenzione e a mitigare i rischi aziendali.
"La DBS sta cercando di semplificare il proprio landscape di sistemi per una serie di motivi", spiega James Courtney-Holt, CIO Finance & Commercial Lead di DBS. “Questo ci consentirà di utilizzare al meglio i nostri software Oracle e IBM Cognos e di utilizzare le risorse della DBS. In questo modo, il team interno di DBS potrà assumersi la piena responsabilità del supporto e della modifica dei nostri sistemi. E ci preparerà per il passaggio ai servizi cloud in futuro".
Servizi condivisi più intelligenti
Servizi condivisi più intelligenti aiutano il Ministero della Difesa a supportare 190.000 membri del personale di servizio delle forze armate
Da sistemi legacy a sistemi aziendali
La nuova piattaforma sostituisce 4 sistemi legacy con una sola applicazione aziendale
La DBS ha lanciato un'importante iniziativa pluriennale per razionalizzare il proprio landscape di sistemi e promuovere l'efficienza. Con il supporto di IBM® Consulting e Deloitte, la DBS mirava a trasformare tre aree principali del proprio IT: le applicazioni aziendali a supporto dei processi di contrattazione, acquisto e finanza (CP&F), i sistemi finanziari a supporto della pianificazione, del budgeting e della previsione (PB&F) e i database e gli strumenti di analytics che forniscono informazioni di gestione (MI) agli utenti del MoD.
Contratti, acquisti e finanza
Per aumentare l'efficienza dei processi commerciali e finanziari, DBS ha deciso di sostituire diversi sistemi separati con un'unica applicazione Oracle eBusiness Suite in grado di gestire l'intero workflow end-to-end. Nel corso di quattro importanti release, i membri di un team congiunto di DBS, IBM, Deloitte e altri dipartimenti del MoD hanno lavorato a stretto contatto per implementare un ciclo procure-to-pay senza soluzione di continuità nel nuovo sistema per poi arricchirlo con funzionalità aggiuntive per la gestione dei contratti e l'integrazione con il Government eMarketplace (GeM), un nuovo catalogo di fornitori adottato da molti dipartimenti governativi britannici.
Passando a un sistema unificato per il CP&F, la DBS è riuscita a dismettere tre delle sue piattaforme ERP esistenti, oltre a una serie di sistemi ausiliari e processi manuali minori. In questo modo ha semplificato in modo sostanziale la manutenzione del sistema e ridotto i costi operativi, offrendo al contempo al personale più tempo per concentrarsi sul miglioramento della qualità del servizio e sullo sviluppo di nuove funzioni. Il progetto ha inoltre fornito l'opportunità di effettuare una pulizia dei dati, che ne ha migliorato in modo significativo la qualità e ha portato i decisori ad avere maggiore fiducia nel sistema.
Pianificazione, budgeting e previsione
Diversi anni fa, la DBS ha sostituito un sistema di business planning che era giunto alla fine del ciclo di vita con una nuova piattaforma basata sul software IBM. Da allora, i team DBS e IBM hanno effettuato diversi aggiornamenti per migliorare le funzionalità, tra cui un recente aggiornamento alla versione più recente del software IBM® Planning Analytics. La soluzione PB&F ora supporta sia la gestione annuale del bilancio annuale e delle previsioni per l'esercizio finanziario in corso, sia un ciclo di budgeting annuale in una prospettiva decennale per la pianificazione a lungo termine.
Oltre ai dati relativi alla pianificazione e alla previsione, il sistema include anche i dati finanziari correnti, consentendo agli utenti di analizzare lo scostamento tra i risultati previsti e quelli effettivi. La DBS offre l'accesso a un'ampia gamma di strumenti per aiutare gli utenti a diversi livelli dell'organizzazione a interagire con questi dati: dai workflow per aiutare i responsabili di reparto a contribuire con i propri dati di budget ai potenti strumenti di analisi integrati nei fogli di calcolo per gli utenti esperti del team finanziario.
Informazioni di gestione
Parallelamente a questi progetti, la DBS ha anche creato un data warehouse centralizzato per le informazioni di gestione, attingendo ai dati relativi alle operazioni di contabilità e ai dati dei sistemi CP&F, nonché alla piattaforma PB&F e a diverse altre origini dati.
Utilizzando la soluzione IBM Cognos® Analytics, gli utenti possono accedere e visualizzare informazioni finanziarie e operative e generare automaticamente report basati su dati interfunzionali. La piattaforma abbatte i silos di dati e aiuta a eliminare la necessità di un reporting manuale basato su fogli di calcolo, consentendo agli analisti del Ministero di risparmiare tempo.
I decisori del MoD si affidano sempre più al data warehouse per ottenere dati controllati in modo rigoroso e provenienti da sistemi di origine ben gestiti. Questo riduce la necessità per i dipartimenti di gestire i propri dati e aiuta a garantire che le decisioni siano prese sulla base di informazioni coerenti e accurate.
"Stiamo cercando di espandere le nostre funzionalità di analytics in ambito finanziario e commerciale", afferma Courtney-Holt. "Entro i prossimi 12 mesi, avremo ampliato il magazzino includendo i dati relativi a risorse umane, retribuzioni e progetti. Stiamo anche cercando di condividere i dati con altri sistemi MI della difesa tramite API in modo che, ovunque i dati DBS vengano utilizzati, siano prelevati dal nostro warehouse come "singola fonte affidabile".
Le fasi più recenti dell’iniziativa di trasformazione della DBS hanno avuto luogo durante la crisi causata dal COVID-19. Durante il primo lockdown del Regno Unito, l'intero team di progetto è dovuto passare al lavoro da casa, il che ha posto delle sfide relative all'accesso ai sistemi. Tuttavia, grazie alla flessibilità e alla dedizione del team congiunto di DBS, IBM e Deloitte, il progetto non ha mai perso slancio. La DBS ha continuato a raggiungere tutti i suoi obiettivi di performance chiave e a consegnare puntualmente ogni release di nuovi software e funzionalità.
"La relazione tra la DBS e il team IBM è stato davvero importante per il nostro successo", afferma Courtney-Holt. “Anche quando abbiamo lavorato su singoli progetti, non abbiamo mai perso di vista gli obiettivi più ampi e a lungo termine che stavamo cercando di raggiungere. Abbiamo lavorato in modo congiunto per garantire che le risorse della DBS svolgessero un ruolo attivo nei cambiamenti che abbiamo apportato. Sono lieto che sia DBS che IBM l'abbiano gestita come una partnership strategica".
Oltre a significativi risparmi sulla gestione e sulla manutenzione dell'IT, i risultati includono il miglioramento delle prestazioni e della disponibilità del sistema, con una riduzione degli incidenti segnalati e dei tempi di inattività non pianificati. Avendo ottenuto una maggiore stabilità, il personale di DBS può dedicare meno tempo alla risoluzione di problemi informatici e più tempo al miglioramento dei servizi esistenti e allo sviluppo di nuove funzionalità.
“In passato abbiamo cercato di perseguire il cambiamento a scapito della sostenibilità a lungo termine dei nostri sistemi”, afferma Courtney-Holt. “Il passaggio a un approccio “evergreening” con aggiornamenti regolari del sistema e l’enfasi sullo sfruttamento delle funzionalità commerciali predefinite fornirà una base più solida da sfruttare per i nostri clienti e massimizzerà l’investimento che abbiamo fatto nei nostri sistemi chiave Oracle e Cognos”.
Il Ministero della Difesa è uno dei dipartimenti più grandi e importanti del governo del Regno Unito, con oltre 190.000 militari e 58.000 civili. Si adopera per mantenere la nazione sicura e prospera e per proteggere la sua portata e influenza globale tutelando i cittadini, i territori, i valori e gli interessi del Regno Unito in patria e all'estero.
Legale
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Prodotto negli Stati Uniti d'America, marzo 2021.
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